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1、学 海 无 涯 管制编号 文件编号 NZ QP 01 制定单位 行政部 版次 A 0 页次 1 6 文文 件件 控控 制制 程程 序序 修改记录 修改时间 修改内容简述 版次 分发 经理 管理代表 行政部 品质部 生产部 采购部 业务部 财务部 制定人 日期 审查人 日期 核准人 日期 学 海 无 涯 文 件 文件控制程序 文件编号 NZ QP 01 版 次 A 0 页 次 2 6 1 目的 对本公司质量管理体系文件的制定 分发 评审 修改等过程予以规定 以确保有效防 2 范围 适用于与本公司质量管理体系有关的文件 包括适用的外来文件 3 权责 3 1 本程序由品质制定 管理者代表审查 经理核
2、准后生效 3 2 品质主要负责本程序的执行 各相关单位协助执行并维持 4 定义 4 1 质量手册 阐明一个组织的质量方针并描述其质量管理体系的文件 4 2 程序文件 规定完成各项质量活动方法的文件 4 3 作业指导文件 规定具体的作业活动方法和要求的文件 是程序文件的 支持性文件 包括作业指导书 验收标准 工艺文件等 4 4 质量记录 质量管理体系最基础部分 是质量活动的真实记载 是对满 足质量要求的 5 主要内容 5 1 文件制定 审查与核准 5 1 1 按标准及公司运作需要 由相关责任单位指定人员 以各阶文件标准 格式制定 5 1 2 所有文件之制定 发行和修改需经由相关权责单位人员或上级
3、审查核 准后方可生效 分发 审查 核准人员 按文件阶别规定如下 文件阶别 文件名称 制定单位 审 查 核 准 一阶文件 质量手册 管理者代表 经 理 总经理 二阶文件 程序文件 部门主管 经理 管理者代表 三阶文件 作业指导书 部门主管 经理 管理者代表 四阶文件 表格 记录 部门主管 经理 管理者代表 学 海 无 涯 文 件 文件控制程序 文件编号 NZ QP 01 版 次 A 0 页 次 3 6 5 2 文件的格式 5 2 1 一 二阶级文件皆有封面 封面需有制 修改记录 正文构成 三阶 文件视需要而定 但全公司需统一 表格右下角需按顺序编号和显示版次 5 2 2 程序文件编号格式 1 日
4、的 2 范围 3 权责 4 定义 5 主要内容 6 记录 7 参考文件 5 2 3 三阶文件视需要而定 但至少包括有目的 范围 内容三部分 5 2 4 各阶文件章节编目 排版格式如下 5 主要内容 5 1 要项 5 1 1 小节 5 1 1 1 细节 5 3 文件编号原则 5 3 1 文件类别与使用符号 一阶文件 质量手册 使用符号 QM 二阶文件 质量文件 使用符号 QM 三阶文件 作业指导文件 使用符号 QM 四阶文件 记录 表格 使用符号 QM 5 3 2 文件编号 所有受控文件由文控人员统一编号 5 3 2 1 程序文件 如文件编号格式为 CN QP AA CN 代表本公司代号 QP
5、代表程序文件 AA 代表流水号 如 文件控制程序 编号为 NZ QP 01 记录控制程序 编号为 NZ QP 02 学 海 无 涯 文 件 文件控制程序 文件编号 NZ QP 01 版 次 A 0 页 次 4 6 5 3 2 2 作业指导书文件 CN WI XX XX 公司 检验 生产作业指导书 部门代号 序号 5 3 2 3 表格 记录 CN Q XX 公司 部门 顺序号 如 文件清单 编号为 CN Q XX 表示为品质部所需表格 5 4 本公司部门代号说明 XZ 行政部 SC 生产部 QC 品质部 YW 业务部 CG 采购部 5 5 文件收发 5 5 1 文控人员将收到的经审查 核准后的文
6、件登入 文件清单 表明此文件己经受到控 制 然后复印相关单位所需的份数 在文件封面盖上红色 受控 章 原稿文件不盖 章 无封面之第三阶文件的每一面的右上角盖 受控文件 章 文件发放时依 文 件分发记录 之要求逐项填写完整 分发范围 分数由管理者代表视需要而定 5 5 2 未经文控人员盖红色 外来文件 章的文件视为未确认文件 将不受控制 外来文件 盖 外来文件 章 文控人员须于每月月底查核公司内部有否使用最新版本文件 以 杜绝不同版本并存和使用无效文件的现象 依据每月 文件清单 进行 如当月无文 件增减则可不做 5 6 文件的修订 废止与回收 5 6 1 每年年底由管理代表组织各部门负责人对质量
7、管理体系的协调性 操作性 适宜性进 行评审 确定是否需要修改 文件的修改需再次得到批准 文件的第一次制订为第一 版 以 A 0 表示 修订版代码递增为 A 1 A 2 A 3 A 9 当版次到 A 9 后 再修 改为 B 0 B 1 B 2 B 9 递增 5 6 2 因动作需要或公司要进行文件修订时 由该文件使用单位或提出人填写 文件修订申 请单 经审查 核准人员会签后交文控人员 文控人员确认无误后予以修改 5 6 3 经核准后的一 二阶文件需将修订内容登于文件 修改记录 中 三四阶文件需严格 按 文件修订申请单 内修订内容进行修改 学 海 无 涯 文 件 文件控制程序 文件编号 NZ QP
8、01 版 次 A 0 页 次 5 6 5 6 4 文件修改完毕后 文控人员按 5 5 内容执行收发作业 5 6 4 1 因文件修订 废止或缺页 破页 字迹模糊而引起的文件收发 一律由文控人员依 分发记录到各使用单位回收旧版 回收时应注意数量及内容之完整 加收日期应登记 在 文件分发记录 上 5 6 4 2 对于公司以外 如认证公司或客户 发放的失效或废止文件一般不予加收 必要时 可予以更正 5 7 文件的保存与销毁 5 7 1 各类文件的保存 5 7 1 1 经颁布发行之文件原稿 均由文控人员保管 5 7 1 2 表格原件由文控人员保管 记录则由相关责任单位保管 5 7 1 3 外来文件按 5
9、 9 外来文件管理执行 5 7 1 4 文件保存期限 A 旧版原稿文件存到文件颁布 3 个月为止 如超过 3 个月仍需保留旧版文件作参考 时 则由文控盖 参考用 间予以继续保存 否则盖上作废章后予以处理 B 表格 记录按 文件控制程序 执行 5 7 2 文件的销毁 从各单位回收的旧版作废文件由文控人员盖红色 作废 章 可作资源加收使用 涉 及公司机密的文件统一由文控人员统一销毁 5 8 文件管理 5 8 1 现场使用文件须置于方便取得的场所 并注意防潮 防虫蛀 防油污 受控文件严禁 任何人在上面涂写和乱写乱画 5 8 2 非现场使用之文件由各单位指派专人另行集中管理 各阶文件不呆杂乱放置 受控
10、文 件与非受控文件用文件夹分别管理 标示明确 以方便查找 5 8 3 文件使用单位不得以任何形式 如复印 自行自制受控文件 若因工作业务需要补发 份数或因遗失 缺页破损 字迹不清不能使用时 需填写 文件需求申请单 经管 理者代表或部门主管级人员核准后 由文控人员复制分发 并回收旧版且登记在 文 件分发记录 上 若为表格之使用 如需印刷则执行 采购控制程序 相关规定 5 8 4 因工作或学习需到文控借文件时 则填写 借出单 经管理者代表批准后方可执行 5 9 外来文件管理 5 9 1 品质部和文控人员应该常与质量技术监督局 标准情报研究所 标准出版社等单位保 持联系 至少每 3 个月联系一次 获
11、取与质量有关的国家及地方法律 法规 国家标 学 海 无 涯 文 件 文件控制程序 文件编号 NZ QP 01 版 次 A 0 页 次 6 6 准 行业标准及其它产品要求转交文控人员 还可以通过互联网 政府机构 行业协会 图书馆 书店 专业性报刊或杂志 咨询机构 认证机构等渠道补充 经保持对法律 法 规各其它产品要求变化的及时追踪 文控人员会同管理者代表选择确认所获取的质量法律 法规 标准及产品要求的适应性 按类别列入 外来文件清单 经济管理者代表审批后 规定分发范围 由文控人员加盖红 色 外来文件 章后进行发放 并做好签收记录 5 9 2 文控人员保存法律 法规 标准及其它产品要求原件 当上述
12、外来文件更新或增加时 及时更新 外来文件清单 将新的内容补发至相关的部门 回收旧版本 并封旧原件做相 应的标识 5 9 3 其它外来文件和资料直接引用 作为设计 采购 生产 检验 校准等的依据时 由 管理者代表确认 并交文控人员登记 编号 留存一份备案 分发时加盖红色 外来文件 印章并做好签收记录 6 记录记录 6 1 文件清单 由文控人员保存 2 年 6 2 外来文件清单 由 外来文件清单 6 3 文件分发记录 由 外来文件清单 6 4 文件修订申请单 由 外来文件清单 7 参考文件参考文件 7 1 ISO9001 XXXX 第 4 2 章节 7 2 记录控制程序 学 海 无 涯 管制编号
13、文件编号 NZ QP 02 制定单位 行政部 版次 A 0 页次 1 3 记记 录录 控控 制制 程程 序序 修改记录 修改时间 修改内容简述 版次 分发 经理 管理代表 行政部 品质部 生产部 采购部 业务部 财务部 制定人 日期 审查人 日期 核准人 日期 学 海 无 涯 文 件 记录控制程序 文件编号 NZ QP 02 版 次 A 0 页 次 2 3 1 0 目的目的 为保证产品实现过程中纠正和预防措施的可行性 并具有可追溯性 为顾客提供有效 的客观证据 特制订本程序 2 0 范围范围 2 1 对记录的填写 传递 保管 归档 借阅各销毁作了具体规定 2 2 适用于质量管理体系有关的所有记
14、录的管理 包括供应商的质量记录 3 0 权责 3 1 本管理程序由人事部依据 ISO9001 XXXX 的 4 2 4 章节制订 经管理者代表审查 经 理核准后生效 修改亦同 3 2 各部门主管负责质量记录之索引 建档 分类储存与管理 3 3 文控负责记录清单建立 维护与管理 3 4 管理者代表负责质量记录销毁处理之核准 4 0 定义定义 记录 就是为己完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件 质量记录是质量活动 的真实记载 5 0 主要内容 5 1 质量记录的管制类别 5 1 1 管理审查记录 5 1 2 订单审查及出货记录 5 1 3 供应商评鉴记录 5 1 4 各项检验与测试报告 5 1
15、 5 校验报告 5 1 6 合格与不合格报告与记录 5 1 7 品质异常处理单 5 1 8 审核报告 5 1 9 培训记录 5 1 10 各项统计分析报告 5 1 11 与质量管理体系有关的特殊记录 如供应商的质量记录等 学 海 无 涯 文 件 记录控制程序 文件编号 NZ QP 02 版 次 A 0 页 次 3 3 5 1 12 质量记录管制类别的各种表单 详见 记录清单 5 2 质量记录的填写 记录的填写均应清晰 明了 字迹工整 严禁乱写乱画 涂改处须由涂改人签章 5 3 质量记录的审查 5 3 1 文控负责全公司 记录清单 的建立 5 3 2 各部门主管须对质量记录的有效性进行审查 如
16、经谁签署后方可生效 或记录 经涂改后是否确认及核实 记录是否清晰 完整等 5 4 质量记录收集存档 5 4 1 各部门需派专人对质量记录追踪 收集 归档 当有不符规定或记录不实应报告 追查 5 4 2 质量记录索引编制及归档均应依产品规格或日期等以查询方便为原则 作为查询 追查 5 4 3 质量记录除管理评审记录及内部审核报告由文控管制外 其余由责任部门主管指 定专人 定位负责保管 保存环境应避免文件受潮 防虫蛀等 5 4 4 质量记录档案夹需分类标识要定点存放 以便查阅 5 5 质量记录的查阅 5 5 1 本公司内部人员查阅质量记录 须经保存部门主管核准 5 5 2 外部人员查阅质量记录 须经总经理或管理者代表核准方可查阅 5 5 3 当合同或订单有要求进 合同期间的相关质量记录可提供给顾客查阅 5 6 过期质量记录的处理 5 6 1 依质量记录的重要性 参考性各追溯性 各项质量记录的保存期限由各部门参照 记录清单 执行 5 6 2 各部门质量记录保管员 每月月底清理是否有过期质量记录 若有则应呈报总经 理或管理者代表核准后 方可销毁或集中封存 5 7 凡涉及保密性技术 档案资料的记
