六步法概览 .pdf

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1、Page 1 Version 3 9th October 2013 六步法概览 六步法概览 Page 2 Version 3 9th October 2013 六步法概览 目录 简介 2 步骤 1 问题识别 3 卡片展示法 3 备选方法 流陈述法 4 步骤 2 原因分析 5 5 个为什么 5 鱼骨图 5 寻找关键因素 8 步骤 3 目标分析 9 步骤 4 寻找解决方案 11 头脑风暴 11 最佳实践调查 12 步骤 5 议定解决方案 13 记点投票法 13 集体优选法 13 步骤 6 行动计划 14 简介 六步法是一个分析问题并寻找解决问题适合的方案的工具 它适用于不同利益相关方共同参与 解决

2、问题 它能够使各方不同的利益得到沟通协商 并且可以通过创造双赢的局面来协调相冲 突的利益 这要通过进行以下六个步骤 这些步骤的每一步对于得出可持续发展的解决方案都至关重要 而且 每一步都有其最佳实施 方法 请注意 六步法并非系统公式 它的目的是为寻找解决方案的过程提供一套辅助工 具 因此它应根据具体的情况灵活应用 步骤 6 步骤 5 步骤 4 步骤 3 步骤 2 步骤 1 问题识别原因分析目标分析寻找解决 方案 议定解决方 案 行动计划 Page 3 Version 3 9th October 2013 六步法概览 步骤 1 问题识别 目的 这个步骤完成时 参与者将决定所需解决的问题 识别问题

3、有两个分步骤 首先 通 过卡片展示法找出工厂的各种问题 然后 参与者用记点投票法得出要解决的某一个问题 卡片展示法 1 在卡片上写问题 2 大声读出这些卡片上的问题 并且按照不同的主题进行归类 请记得 卡片总数不超过100 张 每位参加者2 3 张卡片 以上两点以较少者为准 一张卡片上只写一个问题 归 类 让 主 持 者 读 出 卡 片 的 内 容 但 要 与 全 体 人 员 公 共 讨 论 如 何 归 类 生产率低下 护士态度差经常停产工人缺勤未支付加班费 生产率缺勤卫生保健工资 生产率低下 护士态度差 经常停产 工人缺勤 未支付加班费 步骤 6 步骤 5 步骤 4 步骤 3 步骤 2 步骤

4、 1 问题识别原因分析目标分析寻找解决 方案 议定解决方 案 行动计划 Page 4 Version 3 9th October 2013 六步法概览 3 记点投票法 参照如下范例 决定选择哪个议题继续讨论下去 记点投票法 每一类卡片周围要有明确的贴投票点的区域 每位参加者收到同样数量的投票点 分配给每个参加者的投票点的数量取决于有多少项类别 3 项 2 个点 4 5 项 3 个点 6 项 4 个点 6 项 2 3 总项数 如 12 项 8 个点 每位参加者对于每一项最多贴一个点 不能交易投票点 所有的投票点都要被贴上 在上面的范例里 缺勤为 主要议题 它得到了最多的投票点 备选方法 流陈述

5、这个工具只能用于最多12 名成员 且仅当大家能够畅所欲言的情况 每位参加者用1 2 分钟 说出他想要解决的最多3 个问题 不允许讨论和评判 组织者将所有问题写在海报纸上 当每 一位参与者都发言完毕 跟全体人员进行开放式讨论来决定继续分析哪个问题 最后的决定基 于大家的一致同意 生产率低下 护士态度差经常停产工人缺勤未支付加班费 生产率缺勤卫生保健工资 Page 5 Version 3 9th October 2013 六步法概览 步骤 2 原因分析 目的 这一环节旨在找出一个问题的多种原因 然后分析该问题的根本原因 5 个为什么 对于不复杂的问题可使用5 个为什么 这个方法从提出 我们为什么会

6、有这个问题 开始 然后连问四个 为什么 举例 问题 1 为什么工人会缺勤 回答 1 因为他们不愿意呆在工厂 问题 2 为什么他们不愿意呆在工厂 回答 2 因为他们得一整天坐在硬椅子上 问题 3 为什么他们得一整天坐在硬椅子上 回答 3 因为经理没有购买新椅子 问题 4 为什么经理没有购买新椅子 回答 4 因为没人告诉他这些椅子很不舒服 问题 5 为什么没人告诉他 若需要 可以多问一两次 为什么 最后一个问题的答案应该是 好 让我们做吧 每个问题的答案应该被记录在海报纸上 对于更复杂的问题 鱼骨图是首选的方法 鱼骨图 1 每个人在卡片上写下原因或者分原因 营养差 工友不友好 车间脏乱 座椅不舒服

7、 有压力 步骤 6 步骤 5 步骤 4 步骤 3 步骤 2 步骤 1 问题识 别 原因分析目标分 析 寻找解决 方案 议定解决方 案 行动计划 Page 6 Version 3 9th October 2013 六步法概览 2 现在 组织者开始将卡片按照鱼骨的形状张贴在板上 鱼从头部开始腐烂 这是为什么 问题 高缺勤率 下图的红色方框 放在鱼头部 3 从最不具体的方面开始 下图里绿色和黄色的方框 令人不满的政策 和程序 不健康的 工作场所 高缺勤率 高缺勤率 Page 7 Version 3 9th October 2013 六步法概览 4 继续挖掘造成这一问题的各个方面的下一层原因 为每个原

8、因增加一根鱼骨 下图中较细的 鱼骨和较小的方框 令人不满的政策 和程序 不健康的 工作场所 高缺勤率 椅子不舒服 营养差 无恰当的请 假程序 低工资 Page 8 Version 3 9th October 2013 六步法概览 5 最后 找出这些原因的分原因 如下图所示 请留意 字体的大小 方框的大小和鱼骨的粗 细能方便你辨认正确的顺序 现在我们对于 高缺勤率 这一问题 分析出了3 层原因 以 红色圆圈中的数字标注 造成问题的各个方面原因分原因 寻找关键因素 帕累托原则 作为一个经验法则 20 的原因导致80 的问题 我们需要正确识别这关键的 20 为此 你可以制作一个集体优选表 让每个参与

9、人对各个因素进行重要性评价 从最高 等级1 开始 每个参训者独立的完成评分 不需过多的跟同伴商量 最后 汇总大家的评 分 从字母A 最高优先级 开始 从高到低定义各项的优先等级 在下面的例子中我们确定 了四个方面的原因 相应的矩阵如下所示 问题 高缺勤率苏米皮特亮总分优先序列 工资低3 2 4 9 C 无完善的请假程序2 3 1 6 B 椅子不舒服1 1 2 4 A 营养差4 4 3 11 D 3 2 1 令人不满的政策 和程序 不健康的 工作场所 高缺勤率 椅子不舒服 营养差 无请假程序 工资低 座椅太矮 座椅太硬 种类少 饭堂不清洁 加班费未足额 支付 计件单价不公 开透明 时间长 且复杂

10、 请假申请得不到 及时答复 1 1 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 Page 9 Version 3 9th October 2013 六步法概览 步骤 3 目标分析 目的 在此步骤中 将找到一个共同目标 这对于后面的所有步骤都至关重要 所有取得的进展 和成就将都依据这一环节产生的目标来进行衡量 这一步的主要部分在于目标协商 将个人的目标融合成一个共同目标 首先 让我们来看看什么是目标 什么不是目标 工人管理者 管理者的说法是对于一个还没有提出的解决方案的拒绝 这不是一个目标 它应该听起来像这 样 工厂需要考虑预算 改善工作场所的花费不应超过工厂的盈利 现在 这两个目标可以进行

11、协商 目的在于找到一个共同目标 即通过策略实现的一个具体的 预期结果 例如 我们想要降低缺勤率 确保一个拥有舒适座椅的健康安全的工作环境 同时成本不超过可用 预算 具体 不仅仅说 我们想要更舒适的座椅 而是说明了这背后真正的目的 一个健康 安全的工作环境 和一个可以衡量的结果 降低缺勤率 预期的结果 降低缺勤率 策略 确保一个拥有舒适座椅的健康安全的工作环境 一旦找到了共同目标 讨论将重点围绕识别出问题的解决方案需满足的条件上 举例如下 请记得 分组进行目标分析时每组最多不超过12 人 如果研讨会的参与者超过12 人 将他们分组 每组的讨论结果应在小组活动结束时进 行分享 每个小组内的成员直接

12、互相讨论 不需使用额外的工具或特定的方法 目标 我们想要降低缺勤率 确保一个拥有舒适座椅的健康安全的工作环境 同时 成本不超过可用预算 条件 1 每个不满意的工人都能感觉到工作场所的改善 条件 2 该解决方案的花费不应超过我们xxx 的预算额 条件 3 条件 4 条件 5 步骤 6 步骤 5 步骤 4 步骤 3 步骤 2 步骤 1 问题识别原因分析 目标分析寻找解决 方案 议定解决方 案 行动计划 工作场所不应导致 工人背痛 木椅子最便宜 我们 支付不起其他的椅子 Page 10 Version 3 9th October 2013 六步法概览 小组任务是 综合工人 管理层和工厂主各自的目标

13、形成一个每个人都认同的公司的 一个共同目标 每个人都有机会阐述他 她的目标 不要批评或评论 组织者的任务是帮助小组成员将他们的抱怨和拒绝转换成目标 要注意什么不是目标 椅子太硬 是抱怨 我们想买新椅子 是解决方案 不是目标 一旦每个想要说出目标的人阐述了他 她的目标后 参加者通过讨论协商 达成一个共 同目标 以此目标为前提 寻找将来的解决方案必须满足的5 个条件 将目标制定成所有参加者签署的书面协议 Page 11 Version 3 9th October 2013 六步法概览 步骤 4 寻找解决方案 目的 在这一步中 参与者是为了开发不同的解决方案 而不止一个 议定解决方案是下一 个步骤

14、头脑风暴 组织者就如何达成共同目标向大家发问 如 我们如何提供给工人一个舒适的工作环 境 无论参加者想到什么 尽管说出来 无论这些想法听上去多么疯狂和不切实际 在此阶 段避免评论和批评 将所有的想法都写在海报纸上 10 12分钟后结束头脑风暴 一个头脑风暴的海报应该 看起来如下 头脑风暴后 讨论和协商到现在为止已经提出的所有解决方案 结合之前在目标分析中提出的5 个 解决方案需满足的条件 来完善解决方案 在最后 你们将确定5个最佳解决方案 在此步骤的最后 得出5 个最佳方案列表 如 1 给所有人买新座椅 2 给所有人买软垫 3 调整椅子方向和座次 4 买一些新座椅 5 把木椅子换成软垫座椅 为

15、所有人买新椅子调整椅子方向和座次 每个工人带个软垫 每个工人从家里带自己的椅子来 用办公室的椅子工人站着 买些新椅子 把木椅子换成软垫座椅给所有人买软垫 步骤 6 步骤 5 步骤 4 步骤 3 步骤 2 步骤 1 问题识别原因分析目标分析寻找解决 方案 议定解决方 案 行动计划 Page 12 Version 3 9th October 2013 六步法概览 最佳实践调研 二者选一或者作为互补 你可以进行一次最佳实践调查 调研曾和你面临类似状况的公司或组织的经验 4 6 个人调查他们解决此问题的方式 你可以利用互联网 出版物 访谈 约见其他工厂和专家等方式进行调查 调研活动应该设定一个最后期限

16、 将调研的结果告知所有参与者 你们的情况可能跟其他公司的情况不同 因此 你需要调整你们的解决方案 以满足你 们的需求 该解决方案还必须满足共同目标 所具备的资源 本国的法律要求和你们的时间限制 Page 13 Version 3 9th October 2013 六步法概览 步骤 5 议定解决方案 要议定一个解决方案 你可以通过使用之前介绍的方法 记点投票法 迅速得到结果 但讨论非常有限 详见第 4 页 集体优选法 对结果理解的更加深入 但此方法只适用于少数人的小组 价值效益分析法 还可以采用的另一种方法是 进行价值效益分析 如下表所示 定义解决方案需满足的主项和分项标准 标准 纵列 依据目标分析过程中定义 的条件 标准 确定各个主项的权重 并确保它们的总和是100 然后确定各分项的权重 权重 纵 列 现在 分别给各个分项评分 评级 纵列 分值 0 最低评级 10 最高评级 然后将评级乘以权重 每一分项的 评级 乘以 权重 将每项的计算结果输入到 得分 纵列 最后 将每个分项的得分相加得出结果 总分 行 最后胜出的是 总分 最高的选项 标准权重 解决方案 1 给所有人买新椅子 解决