《文件和资料控制程序(9个记录表格).doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文件和资料控制程序(9个记录表格).doc（19页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、 XXXXXXX 服 饰 有 限 公 司文件和资料控制程序 受控印章 受控副本章文件编号HJ-OP-001文件版次A0发布日期生效日期拟 制审 核批 准批准日期文 件名 称 文件和资料控制程序版 次A0文件编号HJ-OP-001页 次3/91.0 目 的 确保公司质理管理体系中的所有文件和资料均能得到有效控制，所使用的文件和资料是最新有效版本。2.0 范 围指质量手册、程序文件、作业指导书、表单、外来文件、外发文件、技术文件。3.0 定 义3.1 文 件3.1.1 文件：由信息和承载媒体构成；3.1.2 文件承载媒体具体表现形式是纸张、磁片、光盘、电子媒体、照片、样板等。3.2 受控文件：分为
2、正本和副本两种文件。正本为手签本，盖“受控正本”印章，由文控中心统一管理，副本盖有“受控副本”印章，由使用部门管理。3.3 非受控文件：3.3.1 盖有“非受控文件”印章或未盖任何识别章的文件；3.3.2 分发时是最新版本，但修订后不再另行分发，废止后无须收回及销毁。3.4 质量手册：是公司建立符合ISO9001：2000要求的质量管理体系的，是落实质量方针、目标的指导性纲领及最基本的文件。3.5 程序文件：质量手册中管理重点所延伸引用的下一级文件，是质量管理体系活动中跨部门运作流程的最主要文件，用于描述公司部门与部门之间的管理接口和运作流程。3.6 作业指导书：程序文件中作业内容所延伸引用的
3、下一阶文件，是质量管理体系的重要补充性运作文件。这一类的作业通常都针对单一部门性质或单一工作岗位较为复杂的作业而制订的。3.7 表单：包括各类记录格式、表格、图表、或经过作业产生的图表、原始记录的记录格式。3.8 外来文件：来自公司外部的文件，如来自客户图表、资料、供应商的产品规格说明书、国家标准、国际标准、法令、法规等。3.9 外发文件:发放给供应商、客户或第三方机构的公司内部资料文件。4.0 职 责4.1 文件的编制、修订、审核和审批。4.1.1 质量手册A) 人事行政部组织编制修订；B) 副管理者代表审核；C) 总经理批准。编制审核批准日期文 件名 称文件和资料控制程序版 次A0文件编号
4、HJ-OP-001页 次4/94.1.2 程序文件：A) 责任部门主管/经理/总监编制修订；B) 副管理者代表审核及相关责任部门经理/总监会签；C) 管理者代表批准。4.1.3 作业指导书：A) 责任部门主管/经理组织编制修订；B) 编制修订部门经理/总监审核；C) 总经理批准。 4.2 文控中心负责：文件的登录、分发、回收及旧版/废止文件的销毁，确保使用有效版本；4.3 各文件使用部门负责：建立文件一览表，本部门文件的有效管理，配合文控中心的文件管理工作。5.0 流程图 作业流程 责任部门 记 录 文件制、修订、废止各部门 文件制修订申请表 文件废止申请表文件编号（版本号） 封面标准格式 文
5、控中心 发放范围及修改记录标准格式讨论、审核、会签 N 正文标准格式 相关责任人批 准 N N 总经理分 发 文控中心 受控文件最新一览表检 讨 文件收发记录表文件资料借阅记录表回收记录、控制 文控中心 文件收发记录表回收失效文件 文控中心销毁 文控中心 文件销毁申请表编制审核批准日期文 件名 称文件和资料控制程序版 次A0文件编号HJ-OP-001页 次5/96.0 程 序6.1 文件编号及文件版次号6.1.1 质量手册编号 HJ - QM - 代表“质量手册”流水号 代表质量手册，为英文字母缩写。 公司编号，按汉语拼音的开头两个汉字的第一个字母组合。 6.1.2 程序文件编号 HJ- OP
6、- 程序文件流水号 程序文件代号，为英文字母缩写。 公司编号，按汉语拼音的开头两个汉字的第一个字母组合。 6.1.3 作业指导书编号 HJ - WI- 指导书流水号 作业指导书代号，为英文字母缩写。 公司编号，按汉语拼音的开头两个汉字的第一个字母组合。 6.1.4 表单编号： - - 表单版次 表单流水号 部门编号，按汉语拼音的开头两个汉字的第一个字母组合。 部门编号如下：总 经 理 办 公室人 事 行 政 部产 品 开 发 部生 产 部品 质 部营 销 中 心财 务 部ZJRSCPSCPZYXCW编制审核批准日期文 件名 称文件和资料控制程序版 次A0文件编号HJ-OP-001页 次6/96
7、.1.5 文件版次号（包括表单格式版次号以A、B、C26个英文字母编列 ）A) 首版一律为：文件版次号：A0或格式版次：A0B) 每修订一次，顺次提升版本/版次号，如：第一次修订，版本号：A1；第二次修订，版本号：A2；C) 所有文件修改5次后换版,（质量手册换版参照质量手册中的规定）6.2 文件架构6.2.1 质量手册架构：按ISO9001：2000条款，排列顺序编订各章节及项目，并明确体现章节内项目所对应的程序文件、作业指导书。6.2.2 程序文件架构：A) 目的；B) 范围；C) 定义；D) 职责；E) 流程图；F) 程序；G) 支持性文件；H) 记录；I) 附录。6.2.3 作业指导书
8、架构：作业指导书的架构参照程序文件架构，其中C、D、E、G可根据实际情况选择是否需要。6.3 文件标准格式：6.3.1 封面按“RS-A0-001”（附件一）格式制作；6.3.2 发放范围及修改记录按“RS-A0-002”（附件二）格式制作；6.3.3 正文页按“RS-A0-003”（附件三）格式制作，并统一编排页次。6.4 文件制订、修订、废止6.4.1 文件制订：A) 根据实际工作需要，由文件编写部门提出文件制修订申请表，经部门经理/总监或以上职位人员审核后。制修订承办者参照“文件标准格式”拟订文件内容，确定文件版次号。联同文件制修订申请表呈相关人员审批，审批权限按本文件第四条款执行；B)
9、 在文件审核、批准阶段，若有任何意见由制修订部门负责修改完善。6.4.2 文件修订： 编制审核批准日期文 件名 称文件和资料控制程序版 次A0文件编号HJ-OP-001页 次7/9A) 文件需更改、修订时，文件编写部门提出文件制修订申请表，经部门经理/总监或以上职位人员核准后，由原制修订部门职位承办人参照“文件标准格式”修订内容，确定文件版次号，联同文件制修订申请表呈交相关责任人员审批，审批权限见第四条；B) 文字错误，而不影响实质文义时，则直接由各制修订部门在文件上更改签章后，一并纳入下次新版修订内容之一。6.4.3 文件废止：A) 当整份文件不适合公司运作或考虑简化运作需要删减文件时，可由文件编写部门提出文件废止申请；B) 文件废止后原文件编号不得重复使用；C) 文件废止由申请部组填写文件废止申请表报原文件职位审批人批准后可予以废止。6.5 文件发行及借阅管理6.5.1 公司所有运作文件的发放均需以受控文件形式发放且由文控中心负责，文控中心需确保发放到各部门使用的文件是最
