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1、 第1章办公自动化 办公自动化以先进技术武装办公室为表现形式 以提高工作效率及管理水平 使办公系统达到信息灵通 管理方便 决策正确为目的 办公自动化是一个多学科互相交叉 互相渗透的系统科学与工程 并以计算机 通信 自动化技术作为支持技术 是现代信息社会的重要标志 它涉及行为科学 社会学 管理科学 系统工程学 人机工程学等多种学科 1 1办公自动化概述1 2办公自动化的模式1 3办公自动化的技术结构1 4办公自动化系统的建设1 5办公自动化的发展 1 1办公自动化概述1 1 1什么是办公自动化1 1 2办公自动化的特点1 1 3办公自动化的功能1 1 4办公自动化的意义1 1 5办公自动化的任务
2、 1 1 1什么是办公自动化办公自动化是一门综合性技术 它能不断地使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备 并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统 1 1 2办公自动化的特点1 办公自动化是一门综合性的学科2 办公自动化是一个人机信息系统3 办公自动化是对信息处理的一体化过程4 办公自动化可以提高办公效率和办公质量 1 1 3办公自动化的功能1 完善的文字处理功能2 较强的数据处理功能3 语音处理功能4 图像处理功能5 通信功能 1 1 4办公自动化的意义1 实现办公活动的高效率 高质量2 实现办公信息处理的大容量 高速度3 实现办公过程的智能化 1 1 5办公自动化的任
3、务1 事务处理2 信息管理3 辅助决策 1 2办公自动化的模式1 2 1传统办公模式1 2 2现代办公模式 1 2 1传统办公模式1 信息流模式2 过程模式3 数据库模式4 决策模式5 行为模式 1 2 2现代办公模式1 2 2 1办公室的分类1 确定型事务处理办公室2 非确定型决策处理办公室3 混合型处理办公室 1 2 2 2办公自动化系统的层次模型1 事务型办公自动化系统 1 事务型办公自动化系统的功能 文字处理功能 个人日程安排 行文 文件 办理 函件处理 文档资料管理 编辑排版 电子报表 其他数据处理 2 事务型办公自动化系统的组成事务型办公自动化系统由微机配以基本办公设备 复印机 打
4、印机 传真机 印刷系统 缩微系统 会议用各种录音设备和投影仪等 简单的通信网络 独立支持它的具有各种基本功能的软件 小型关系型数据库软件及专用软件等 等组成 2 管理型办公自动化系统 1 管理型办公自动化系统的功能管理型办公自动化系统除担负事务型办公系统的全部工作外 还要完成信息管理工作 它侧重于面向信息流的处理 即工业 交通 农贸等经济信息流的处理 人口 环境 资源等社会信息流的处理 以及公文文件类型的信息流的处理 2 管理型办公自动化系统的组成在事务型办公用基本设备的基础上 增加高档微机和工作站设备 通信设备 它使用的设备比事务型的设备级别要高 而且复杂 各部门间有很强的通信能力 除通用
5、专用软件外 还要求有自己的信息管理系统 在事务型办公系统的基础上加入专用数据库 3 决策型办公自动化系统 1 决策型办公自动化系统的功能决策型办公自动化系统以事务处理 信息管理为基础 主要具有决策和辅助决策的功能 其功能的强弱反映了该系统水平的高低 其数据库还包括模型库 方法库 知识库和专家库等 2 决策型办公自动化系统的组成设备在综合通信网的支持下工作 其软件在管理型办公自动化系统的基础上 扩充了决策支持功能 它具有完善的通信网络 包括本部门的专用网络和公共网络 现代办公活动中突出地体现了 通信化 计算机化 自动控制化 它将形成一个强大 高效率的信息网 是信息社会的中枢 信息经处理后服务于整
6、个办公领域 大大提高了工作效率 而办公自动化的普及和发展 使人们从重复的简单劳动中解放出来 将精力投入到其他有创造性的工作中 促进了整个社会的发展 最终将加快全社会的自动化 生产自动化 办公自动化 家庭自动化 进程 1 3办公自动化的技术结构1 3 1办公自动化的主要技术结构1 3 2办公自动化的支持技术 1 3 1办公自动化的主要技术结构1 从自动化发展水平看其技术结构 1 任务自动化 2 运行自动化 3 管理自动化2 从自动化发展程度看其技术结构 1 半自动化技术 2 综合自动化技术 3 高级自动化技术 1 3 2办公自动化的支持技术1 计算机技术2 通信技术3 自动化技术 1 4办公自动
7、化系统的建设1 4 1办公自动化系统的建设原则1 4 2办公自动化系统的规划1 4 3办公自动化系统的管理 1 4 1办公自动化系统的建设原则办公自动化系统的建设原则可归纳为积极稳妥 量力而行 统筹规划 分期建设 突出应用 做好服务 因地制宜 从简到难 1 4 2办公自动化系统的规划1 规划的制定 1 任务需求调查 2 办公环境调查 3 系统分析 4 设备选择分析 5 可行性论证 2 规划的可行性分析 1 技术分析 2 经济分析 3 社会分析3 可行性报告 1 目标 2 资源 3 结论 1 4 3办公自动化系统的管理1 运行管理 1 系统的日常管理 2 系统的日志 3 系统的修改2 运行检查
8、1 系统整体功能的检查 2 系统资源利用率的检查 3 系统评价 1 5办公自动化的发展1 5 1办公自动化的现状1 5 2办公自动化的未来 1 5 1办公自动化的现状一些发达国家已实现较高程度的自动化 以美国和日本为例 办公室已高度自动化 办公自动化系统已实现智能化 以网络为基础将办公自动化与全球范围的信息系统结合起来 形成统一的大型信息管理系统 但是也应该看到 由于政治 经济等方面的原因 办公自动化在全球范围的发展是不平衡的 在一定程度上影响了办公自动化的普及和发展 1 5 2办公自动化的未来1 办公自动化设备不断涌现2 人机界面不断改进3 办公自动化系统集成技术4 办公自动化系统引入了多媒
9、体技术5 现代化通信技术提高了办公自动化系统的效能 办公自动化的发展趋势可总结为 办公自动化设备向高性能 多功能 复合化和系统化发展 办公系统向数字化 智能化 无纸化 综合化发展 多媒体技术在办公自动化领域中将得到进一步发展 网络通信在办公自动化系统中的地位进一步加强 全球网络体系将逐步完善 办公自动化第2章信息处理 2 1信息处理方式2 2多媒体技术2 3计算机病毒 2 1信息处理方式信息管理是对信息系统进行监督和控制的全过程 而该系统的任务就是采集 输入 处理 复制 分发 存储 销毁信息等 2 1 1字符处理2 1 2表格处理2 1 3语音处理2 1 4图形图像处理2 1 5电子会议2 1
10、 6缩微系统2 1 7数据库2 1 8人工智能 2 1 1字符处理1 数字编码数字编码是将汉字按拼音或笔划排序 然后给每个汉字赋予一个数字编号 编码 数字编码的特点是不产生重码 编码难记 不易推广 2 字音编码字音编码法是将汉字拼音作为编码 它对大部分人来讲较易掌握 但由于汉字中重音字多 所以这种编码重码率多 影响输入速度 常见的字音编码法有全拼拼音编码 压缩拼音编码和双拼拼音编码 3 字形编码字形编码法是将汉字字形信息分解归类而给出编码 五笔字型便是这种编码法 4 形音编码这类输入法在编码中利用了部首 笔画 拼音 笔顺 声调等汉字信息 重码率低 这些汉字信息与人们的汉字常识十分接近 2 1
11、2表格处理1 表格的结构表格由三部分组成 表首 表体和表尾 表首包括表头与表首标志 表体是整个表格的实体 表示该表用途的主要信息 表尾则含有注脚等信息 表格中的数据主要有两种类型 一是文字型数据 二是数值型数据 分为原始数据和结果数据两种 2 电子表格用计算机进行表格处理 通过键盘和鼠标在屏幕上完成表格的设计 处理 制作等全部操作 实现了表格处理中各个环节的自动化 2 1 3语音处理1 概述语音处理就是利用计算机对语音进行处理的技术 一是要赋予计算机 讲话 的能力 即语音合成技术 二是要使计算机具有 听懂 的能力 即语音识别技术 2 语音的识别与合成 1 语音合成语音合成是模仿人的语言生成过程
12、 其做法包括波形存储法和参数合成法 2 语音识别语音识别是模仿人的语言识别过程 计算机对语音识别也有两种方法 一种是样板匹配法 另一种方法是按一定规则把测得的语言特征进行计算 转译成单词 短语和句子 此法较复杂 但有较好的发展前景 语音识别系统的复杂性取决于三方面的因素 词汇表的大小 能识别任何人讲话还是只能识别训练该系统人的讲话 能识别的语音是孤立的单词还是连续不断的讲话 2 1 4图形图像处理计算机的图形处理功能是指使用计算机进行图形设计与处理 图像处理功能是指能够输入照片 签字等图像 并能对这些图形进行分析处理 1 图形处理2 图像处理 2 1 5电子会议电子会议是物理地点分散的人们通过
13、PC机终端进行的会议 它可分为以下3种 1 电话会议2 通信会议3 视频会议 2 1 6缩微系统缩微系统是基于图像的把纸文件或计算机生成的信息记录缩小到一个胶片上的系统 为信息存储提供了新的长期的存储介质 2 1 7数据库数据库是以一定的组织方式集中起来保存在计算机外存中的数据 这些数据有着它们内在的组织结构和联系 具有综合性和通用性 可供许多部门和用户使用 可实现数据共享 数据是自动管理和维护的 其管理和维护由数据库管理系统 DBMS 来实现 2 1 8人工智能1 知识库知识库是指存储在计算机外存设备上的数据化知识 知识库系统由知识库和知识库管理系统组成 这些知识由知识库管理系统统一管理 2
14、 专家系统基于知识的系统称为专家系统 3 决策支持系统决策支持系统 DSS 是用以辅助各级管理者进行正确决策的系统 2 2多媒体技术2 2 1多媒体的基本概念2 2 2多媒体与数据压缩2 2 3应用实例 视频会议NetMeeting 2 2 1多媒体的基本概念多媒体 Multimedia 是融合两种以上媒体的人 机交互式信息交流和传播媒体 具有信息交流和传播媒体的功能 1 超文本的概念在处理文本文件时把文本中遇到的其他相关文本组织在一起的方法 让计算机能够响应人的思维以及能够方便地获取所需要的信息 称为超文本 Hypertext 其真正含义是 链接 的意思 用来描述计算机中的文件的组织方法 后
15、来人们把用这种方法组织的文本称为 超文本 2 2 2多媒体与数据压缩由于多媒体的数据量很大 因此在加大存储器容量的同时 还要对数据采用压缩的方法以减少存储容量 数据压缩可分成两种类型 一种叫做无损压缩 另一种叫做有损压缩 无损压缩是指使用压缩后的数据进行重构 还原 解压缩 重构后的数据与原来的数据完全相同 有损压缩是指使用压缩后的数据进行重构 重构后的数据与原来的数据有所不同 但不会让人对原始资料表达的信息造成误解 有损压缩适用于重构信号不一定非要和原始信号完全相同的场合 现在普遍使用的压缩软件有WinZip和WinRAR两种压缩软件 下面以WinRAR为例说明压缩软件的使用 首先选中压缩目标
16、 右键单击该目标出现快捷菜单 图2 4压缩快捷菜单 图2 5 档案文件名字和参数 对话框 解压缩时 首先选中解压缩目标 右键单击该目标出现快捷菜单 图2 6解压缩快捷菜单 2 2 3应用实例 视频会议NetMeeting NetMeeting是基于网络的一种全新的通信方式 由微软公司开发 它可用于视频会议 其功能十分强大 集成了许多有用的功能方便用户上网使用 如实时语音 视频 共享程序 白板 发送文件等 2 2 3 1NetMeeting的功能2 2 3 2NetMeeting的按钮和图标NetMeeting的按钮和图标 2 3计算机病毒2 3 1计算机病毒概述2 3 2计算机病毒的特点2 3 3计算机病毒的分类 2 3 1计算机病毒概述计算机病毒是 种为了某种目的而蓄意编制的 可以自我繁殖 传播 具有破坏性的计算机程序 计算机病毒是依靠传播媒介的携带才得以迅速传播的 其主要传播媒介有磁性 光性存储器 软盘 硬盘 光盘等 和计算机网络 2 3 2计算机病毒的特点1 隐蔽性2 传染性3 潜伏性4 破坏性5 寄生性 2 3 3计算机病毒的分类1 按病毒的破坏性分类 可以分为良性病毒和恶性病
