医院公文的应用和处理2.ppt

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1、医院公文的应用和处理 一 公文的定义 特点和作用 公文有广义和狭义之分 广义的公文是指党政机关 社会团体 企事业单位等社会合法组织在处理公务时形成和使用的各类文书 狭义的公文是专指 条例 和 办法 规定的18种法定公文 也就是我们常说的文件 医院公文的特点 1 公务性2 政治性3 工具性4 时效性5 程式性 医院公文的作用 1 领导指导作用2 处理公务作用3 规范行为作用4 宣传教育作用5 凭证依据作用 一 命令 令 一 决议 二 决定 二 决定 三 公告 三 指示 四 通告 四 意见 五 通知 五 通知 六 通报 六 通报 七 议案 七 公报 八 报告 八 报告 九 请示 九 请示 十 批复

2、 十 批复 十一 意见 十一 条例 十二 函 十二 规定 十三 会议纪要 十三 函 十四 会议纪要 国家机关公文文种党的机关公文文种 国发 2000 23号 中办发 1996 13号 二 公文文种选用规范 一 行政公文依照 办法 规定选用通知适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 通报适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 请示适用于向上级机关请求指示 批准 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 二 党的

3、机关公文依照条例 的规定选用报告用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出建议 答复上级机关的询问 条例用于党的中央组织制定规范党组织的工作 活动和党员行为的规章制度 规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范 行政机关的 条例 规定 属于法规范畴 三 文种选用失误1 混用文种 即没按 办法 和 条例 规定的适用范围选用文种 使 公告 与 通告 请示 与 报告 请示 与 函 等文种出现选用失误 2 误用文种 即把计划 总结等事务文书误作公文直接编发 3 自制文种 即随心所欲 生造文种 四 公文的制作规范 一 公文用纸的主要技术指标1用纸规格 行政机关公文用A4型 297mm 210m

4、m 长X宽 党的机关公文用A4型和16开型 16开型规格260mm 184mm 长X宽 公文应双面印刷 对纸张的质量要求高 大多选用复印纸 天头37 订口28 版心 225 156 A4纸 1mm 版心共分为22行 225 156 2页边与版心 二 各项要素的编写要求1眉首部分 6项 发文机关标志 版头 由发文机关名称 或其规范化简称 加 文件 构成 如 XX县人民政府文件用红色小标宋体字 其规格 长X宽 应小于22mmX15mm 下行文 字体上边缘距版心上边缘25mm 上行文 字体上边缘距版心上边缘80mm 字体下边缘至反线的距离 上行文和下行文均为30mm 发文字号 理论上由机关代字 发文

5、年度和发文顺序号三部分构成 用3号仿宋字 字体下边缘距反线4mm 年份标全称 用六角括号即 括入 不能用方括号 序号不留虚位 即从 1号 而不是从 01号 开始 如 国发 2000 23号X府文 2005 3号注意 公文的发文字号实际上有四部分内容 即机关代字 公文属性 发文年度和发文顺序号 上两例中的 发 文 即为公文属性词 份数序号用于带有密级的公文 没具体规定编几位数 但至少应有两位阿拉伯数字 秘密等级及保密期限 用3号黑体字 分 秘密 机密 绝密 需要标注保密期限的 密级和期限用五角星隔开 如 机密 3个月 紧急程度 用3号黑体字 分 特急 和 急件 无具体时间要求 签发人 用3号仿宋

6、字 后标全角冒号 冒号后用3号楷体字标注签发人姓名 发文机关标志 22 15 秘密等级 紧急程度 份号 发 2005 号 下行文首页眉首部分 发文机关标志 22X15 发文字号 签发人 XXX 上行文首页 发文机关标识顶上空白处为80毫米 比下行文长55毫米 以便上级首长签字 反线上多签发人及其姓名一项 其他与下行文相同 2主体部分 7项 1 标题用黑色二号方正小标宋体字标注完整式标题由机关 事由 文种三部分部分构成 重庆市人民政府关于加强水利工程管理的通知重庆市人民政府关于加强水利工程管理的通知重庆市人事局关于全市机关事业单位技术工人2001 2002年度升级考试考核工作的通知 主送机关 用

7、3号方正仿宋字 左侧顶格标注 回行也顶格 应标明主送机关的全称 规范化简称或同类机关的统称 如 重庆市XX局 各乡 镇人民政府 县府各部门 正文 用3号方正仿宋字 要求结构明晰 语言准确 简明 庄重 得体 用3号仿宋字 每页排22行 每行一般排28个字 附件 一是对正文的补充 证明 二是正文只起发布或转发作用 附件才是公文的主要内容 用3号方正仿宋字 附件 二字后标全角冒号和附件名称 名称末尾不加标点 有两件就应标明序号 附件 1 XXXXXXX2 XXXXXXXXX附件应与正文一起装订 位于印章之后左上角第一行标明 附件 二字有 序号时标明序号 成文时间 用汉字标全年 月 日 零 写成 o

8、日 字右边空4个字 既居于倒数第五字的位置 印章 上距正文3mm 4mm 下压成文时间 附注 左空两字 圆括号内用3号仿宋字标识 以注明公文的发放范围 使用注意事项等 3版记部分 3项 位于封四 主题词 主题词 三字用3号黑体字 词目用3号小标宋体字 依次为类别词 类属词 文种词 两组之间空一字 抄送机关 在主题词下一行 左 右各空一字 用3号仿宋字标识 抄送 后标全角冒号 抄送的机关之间用逗号隔开 最后标注句号 印发机关和印发日期 位于抄送机关之下 是公文的最末一行 印发机关居左空一字 用3号仿宋字 印发日期居右空一字 用阿拉伯数码 发文机关标志 22 15 秘密等级 紧急程度 份号 发 2

9、005 号 标题 机关 事由 文种 主送机关 从这里至结尾是正文部分 下行文首页眉首部分 主体部分 XXXXXXXXXXXXXX 附件 1XXXXX 2XXXXXX 二 六年x月x日 附注 XXXXX 主题词 XXXXXXXX 抄送 XXX XX XXX XX XXX XXXX XXXXXX2006年 月 日印发 第一行必须是正文内容 正文末页 版记部分 重庆市合川区卫生局 几种常用公文的写作 一 通知1指示性通知的正文 缘由 事项 结语 2颁转性通知的正文 颁转对象 意见或要求 3知照性通知的正文 根据或目的 具体事项 结语 二 报告根据内容 可分为四类1工作报告 总结的基础上 改版 2情况

10、报告 问题或情况的原委 基本看法 有时还提出处理意见 3答复报告 只能限于上级所询问内容 逐一作答 必须清楚 具体 毫无遗漏 4报送报告 写明所报送物件名称 数量 三 请示1请求指示的请示2请求批准的请示3请求批转的请示正文的共同点 请示的理由 请示的事项 结语 四 批复根据内容 可分为三种 1完全同意 不说理由 2完全不同意 要说理由 3部分同意部分不同意 都要说理由 五 函内容多样 安排较灵活 故略 六 公文的行文规范 1 行文精简的规则 行文应当确有需要 注重实效 坚持少而精 可发可不发的公文不发 2 职能部门行文的规则 党政各职能部门 在自已的权限内 可以相互行文 和向上向下行文 单位

11、内设机构办公室外不得对外正式行文 3 联合行文的规则 同级党政机关可以联合行文 4 文件抄送的规则 5 协商一致的原则6 文件退回的规则 7 按职权范围行文的规则 各单位的行文 都应根据本单位的隶属关系和职权范围 一般不得越级请示和行文 越级行文七条 1 情况特殊非此将造成重大损失者 2 多次请示长期不得解决者 3 指定越级上报者 4 检举控告上级者 5 上下级产生争议者 长期不得解决者 6 直接询问 答复 联系具体事项者 处理与直属上下级职权不相涉事宜者 8 向上请示的规则 一是按级请示 二是请示应一文一事 三是请示领导直接交办的外 一般不要直送领导个人 四是上报的请示不要同时抄送给下级机关

12、 五是不要多头请示 公文处理程序示意图 签收 登记 分送 拟办 加工 批办 承办 催办 注办 签发 传递 拟稿 审核 用印 缮印 校对 封发 立卷归档 清退 销毁 收文程序 发文程序 结办程序 请示的起草 一 应用范围1 对上级的政策 法规及文件不理解或不适应本单位情况 需要变通处理的问题 请求上级予以解释 指示与认可 2 请求审批或批转本机关制定的重要文件 3 请求批准人员编制 机构设置 干部任免 经费预算以及对人员或事故的处理 4 请求协调解决本单位无法解决的问题 5 根据规定必须履行审批手续的事项 二 请示的分类 1 请求指示 解决 我们请求该怎样做 的问题 接2 请求批准 解决 请求批

13、准我们这样做 的问题 接3 请求批转 解决 我们请求有关单位这样做 的问题 接 三 请示正文的写作方法 1 开头 说明请示的根据 目的 需要时明确交代请示事项的背景或理由 2 主体 明确提出请示事项 针对请示事项提出本单位的意见 建议或方案 如请示事项存在几种可能解决的办法或方案 要提出倾向性意见 积极帮助上级机关出谋献策 不能简单上交矛盾 3 结尾 恰当使用结语 以上请示妥否 请指示 以上请示如无不妥 请批准 以上请示如无不妥 请批转 执行 四 起草请示的注意事项 1 行文之前要与主管领导充分沟通 2 请示理由要充分 要求和建议要具体 3 严格执行一文一事制度 4 按照隶属关系逐级行文 5

14、请示与报告不能混用 接范文接病文 报告的起草 一 报告的用途用来向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 注意 报告与请示的联系与区别 接 二 报告的分类按照内容划分 综合报告 专题报告 按照目的划分 工作报告 总结报告 情况报告 调查报告 建议报告 检讨报告 三 工作报告正文的写作方法 开头 对前一段时间的工作状况作概括性说明 包括 工作针对的时间 主要工作项目 工作进程 总体效果评价等 主体重点回顾工作进展情况和主要成绩 提炼工作中取得的经验和体会 找出工作中存在的主要问题或薄弱环节 分析原因 提出改进意见与办法 提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望 结尾 使用下列公文术语特此

15、报告 请审阅 以上报告如有不当 请指正 四 注意事项 采用记叙为主的表达方式 按时间顺序 工作过程或问题的逻辑关系 概述工作内容及完成情况 避免罗列过多事例 重点突出 点面结合 突出中心工作进展情况及主要成绩 在重点叙述的同时 对面上的情况要有概括性叙述 适当引用数据材料 增强说服力 实事求是 如实报告成绩和不足 节俭篇幅 报告中不能写请示事项 接 通知的起草 一 熟悉用途用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 二 把握特点1 内容单纯 行文灵活简便 2 表述具体 可操作性强 3 时效性强 需要及时周知或执行 三

16、 明确分类 1 指示性通知2 规定性通知3 知照性通知4 事务性通知5 批转 转发 公布性通知6 任免性通知 四 事务性通知 会议通知 篇段合一式 用于小规模 临时性 内部会议要素 时间 地点 参加人 会议名称等 接分层表达式 用于规格较高 人数较多 较重要会议 导语部分 会议目的 根据 名称等 主体部分 分项说明时间 地点 参加人 内容 注意事项 联系方式等 结尾部分 提出准时到会的要求 或用结语 特此通知 接 五 指示性通知 分层表达式 导语部分说明指示事项产生的背景 强调发文目的 依据 或说明问题的现状 严重性与危害性 注意 针对性 表述政策与法规依据 主体部分围绕主题 分项说明要求收文机关领会 知晓 执行 承办的事项 通常包括 基本原则 指导思想 工作任务 政策措施 方法步骤 注意事项等内容 结尾部分1 意尽言止 2 请认真贯彻执行 3 围绕主题发出号召 4 说明注意事项 六 撰写通知的注意事项1 事务性通知注意要素齐备 事项具体 读者无疑问 讲究政策法规依据 增强发文的权威性 2 指示性通知注意政策措施的可行性 争取好效果 3 讲究条理性与逻辑性 便于阅读领会理解 4 注重发