《202X年时间管理培训课件3》由会员分享，可在线阅读，更多相关《202X年时间管理培训课件3（68页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、時間管理 不能管理时间 便什么都不能管理 美 杜拉克 因为我们不知道究竟什么对我们最重要 所以每件事好像都很重要 因为每件事好像都很重要所以我们不得不每件事都做 有些人看到我们每件事都做 所以 他们期望我们什么都做 每件事都做让我们非常忙碌 所以我们没有时间去考虑 究竟什么对我们最重要 忙人的告白 下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间 你只需回答 Yes Or No 1你通常工作很长时间吗 2你通常把工作带回家吗 3你感到很少花时间去做你想做的事吗 4如果没有完成你所希望做的工作 你是否有负罪感 5即使没有出现严重问题或危机 你也经常感到工作有很多压力 6你的案头有许多并不重要但长时间未处理
2、的文件 7你经常在做重要工作时被打断吗 8你经常占用用餐时间工作吗 9在上个月里 你是否忘记一些重要的约会 10你时常把工作推到最后一分钟 然后很努力的去做完它们 11你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗 12你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗 13当你长休了一段时间 你是否有负罪感 14你常无暇阅读与工作有关的书籍 15你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事 16你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来 测测你的时间安排是否合理 总结你的时间掌控 12 16 yes 救命 你在时间管理上需改进 8 12 yes 4 8 yes 0 4 yes 当心 你需要重新审视你的
3、时间行动指南 可以 方向正确 但需要提高冲劲 恭喜 坚持并保留你的方法 案例 老王的故事 延误 原因 1 没有以第一时间把报告做好 拖延 没有界定缓急先后 2 打算做报告的当天 下属生病 代出席会议 上司紧急命令 一些电话 突发事件 紧急事件 被打扰 3 下班回家 交通堵塞 4 看电视 不能自我约束 5 放弃工作 不能自我约束 6 赖床 不能自我约束 7 没有带一些文件回家 善忘 8 上班 交通堵塞 时间管理误区 误区之一 工作缺乏计划工作缺乏计划 将导致如下恶果 1 目标不明确2 没有进行工作归类的习惯3 缺乏做事轻重缓急的顺序4 没有时间分配的原则 误区之二 组织工作不当 组织工作不当的主
4、要体现在以下几个方面 职责权限不清 工作内容重复 事必躬亲 亲力而为 沟通不良 工作时断时续 误区三 时间控制不够 在时间控制容易陷入下面的陷井 习惯拖延时间不擅处理不速之客的打扰 不擅处理无端电话的打扰 泛滥的 会议病 困扰 拖延商数测验请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案 1 为了避免对棘手的难题采取行动 我于是寻找理由和借口 A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意 2 为使困难的工作能被执行 对执行者下压力是必要的 A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意 3 我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作 A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意 4 我遭遇了太多足以妨
5、碍完成重大任务的干扰与危机 A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意 5 当被迫从事一项不愉快的决策时 我避免直截了当的答复 A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意 6 我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会 A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意 7 试图令他人为管理者执行不愉快的工作 A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意 8 我经常将重要工作安排在下午处理 或者携回家里 以便在夜晚或周末处理它 A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意 9 我在过分疲劳 或过分紧张 或过分泄气 或太受抑制 时 以致无法处理所面对的困难任务 A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意 10
6、 在着手处理一件艰难的任务之前 我喜欢清除桌上的每一个物件 A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意 误区四 整理整顿不足 误区五 进取意识不强 个人的消极态度 做事拖拉 找借口不干工作 唏嘘不已 做白日梦 工作中闲聊 前面我们谈到了五个时间管理的误区 不管以前我们做得怎样 要记住 世界上所有的成就都是 现在 所塑造的 因此 我们要记取 过去 把握 现在 放眼 未来 送给大家一句话 昨天是一张已被注销的支票 明天是一张尚未到期的本票 今天则是随时可运用的现金 成功和失败的分水岭可以用五个字来表达 我没有时间 平均80岁寿命 我们只有3年的时间去创造价值 我们如何管理它 一寸光阴一寸金 1 2
7、0 60 80 忽略不计 余401年为1寸项目每天耗时40年耗时结余 睡眠8小时13 3年26 7 一日三餐2 5小时4 2年22 5 交通1 5小时2 5年20 电话1小时1 7年18 3 看电视 上网3小时5年13 3 看报 聊天3小时5年8 3 刷牙 洗脸 洗澡1小时1 7年6 6 3 3 現在來看看你每分鐘的時間價值 每天 元 每小時 元 每分鐘 元 思考你的時間價值 时间到底值多少钱 下面我們一起來看這個實例 伯利恆鋼鐵公司總裁舒瓦普請效率專家利進行企業診斷 總裁介紹說 我們知道自己的目標 但不知怎樣更好地執行計划 利說可以在10分鐘內給他一樣東西 這東西能把公司的業績提高至少50
8、利讓他寫下第二天要做的6件最重要的事 并用數字標明每件事對總裁及公司的重要性次序 利說 明早第一件事就是做第一項 不要看其他項 著手辦第一件事 直到完成為止 然后用同樣的方法對待第二項 第三項 直至你下班為止 如果你只做完第五件事 那不要緊 因為你總是做著最重要的事 整個會見不過半小時 几個星期后 利收到一張2 5萬元的支票和一封信 總裁在信上說那是他一生中最有價值的一課 我愿意用我的所有 去交换一点时间 伊丽莎白一世临终遗言 很多人都在努力地寻找许多节约时间的办法 然而这是一个不正确的观点 因为只有当你注重对时间的分配时 你才能真正有效地去运用时间 时间管理的本质是 自我管理 在了解怎樣管好
9、你的時間以前 不妨先回答下列几個問題 你希望有更多時間做些什么 你想在哪一方面少花一點時間 你期望自己身上有些什么樣的改變 了解了時間管理以后 你希望得到些什么 重要 紧急 不重要 不紧急 時間管理四象限 重要 紧急 不重要 危机急迫的问题紧迫的计划不得不做的事情有期限压力的事有难度的事情 拓展人际关系防患未然创新与改进规划和组织发掘新机会学习成长 琐碎的事情广告函件某些电话某些报刊新闻逃避性活动 某些会议造成干扰的拜访某些信件某些电话吸引人的聚会 事务分类 不紧急 紧急 重要 不重要 偏重第一类事务 结果压力精疲力竭危机处理忙于收拾残局 不紧急 紧急 重要 不重要 不紧急 偏重第二类事务 结
10、果有远见 有理想平衡纪律自制少有危机 偏重第三类事务 结果短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力 怪罪他人人际关系浮泛 甚至破裂 紧急 重要 不重要 不紧急 紧急 重要 不重要 不紧急 偏重第四类事务 结果全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生 紧急 重要 不重要 防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划 休闲 繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动 重要 与 紧要 之区别 从容人 无用人 危机急迫的问题有期限压力的计划 压力人 不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的事受欢迎的活动 无聊人 不紧急 不重要 时间分配 重要 紧急 不紧急 不重要 时间分
11、配 重要 紧急 不紧急 4D法则 不重要 重要 紧急 不紧急 Delegate授权别人去做 Don tdoit 别去做了 Doitnow 马上就做 Diarize 定出做的时间 变为Doitlatter 呆会做 假如我们有心用对时间 我们有的是时间 歌德JohanWolfgangvonGoethe 时间自然法则总结 Parkingson sLaw帕金森原则 时间象一根弹筋 设立期限 Pareto sPrinciple帕雷托原则 80 的结果来源20 的努力 ConcentrationEnigmas注意力之谜 注意力需要及时恢复 InternalEnergyLevels内在能量水平 有效地利用你
12、的生物钟 Efficacy Efficiency效能与效率 做正确之事 做好它 我的生物钟 不能控制它 就去合理利用它 6 00 8 00 14 00 16 00 8 00 12 00 16 00 20 00 20 00 睡觉 節省時間 提高效率的十五法則 法則一 制定時間管理計划計划每月 每周 每日的行程表 在計划上所花的每件事將在實際操作中節省至少3個小時 而且效果會更好 設定每項活動的完成期限或跟進日期 制定應急措施 幫助應付意外情況 优先管理的核心1 Makealistofthingstodotoday把每天要做的事情列一份清单2 Setpriorityandworkonthemost
13、important确定优先次序 从最重要的开始做3 Doiteveryday 每天这么做 每日计划 Planthenextdbyoultheoffice 在你办公室前 计划天的工作 订定每日工作计划 详细地计划今天下午或是明天早上的工作 工作计划 为每天的2 3件事项留出完整的时间 A M P M 6789101112 DailyExpenses每日支出 12345678910 Appointments日程 合理地安排时间 MonthlyPlan月度计划MonthYear年月 Projects Goals本月项目 目标 A BBusiness工作开始日 Personal个人生活 下周不会有任何
14、危机发生 因为我的日程表已经排得满满当当 亨利 基辛格 節省時間 提高效率的十五法則 法則二 養成快速的節奏感 不僅提高效率 節約時間 也能給人以良好的作風印象 法則三 學會授權 法則四 高效的會議技巧 授權 我是萬能的 焦頭爛額的經理人養了一堆沒事做的屬下沮喪的員工 不被信任 才能無從發揮經理人無法專心從事改善公司作業等的思考 清楚描述 下個步驟 並確認其重要性指派給至少能完成這件事的最低階層員工a 給予建議 然後行動b 行動 然後給予建議安排適當的後續追蹤時間 經理人 学习分配工作 学习将不同的工作授权给不同的单位执行 分工合作才能在最短时间内以有效的方式达成目标 与别人的时间取得协作 節
15、省時間 提高效率的十五法則 法則五 養成整潔條理的習慣據統計 一般公司職員每年要把6周時間浪費在尋找亂堆亂放的東西上面 保持桌面整潔 桌面上只放當天要用的文件和物品 其他所有文件 物品按固定位置存放 要用時才拿出來 建立良好的文書檔案系統 方便存檔及查閱 CleartheDesk清理桌面1 Create3files建三个文件档案2 Organizeallitemsaccordingtothe4D s根据4D原则整理好所有东西3 Workthrough Do pile把 立即做 档案里的工作一件件处理完TimeActivate给活动定下时间UseHoldingFiles使用活页文件4 Clear
16、thedeskeachday 每日清理桌面 節省時間 提高效率的十五法則 法則六 專心致志 有始有終不要讓突然而來的想法 主意影響手頭上的工作 應把它記錄下來 在方便的時候再考慮 盡量完成一項工作才開始另一項 切忌有頭無尾 需時較長的重要項目 應安排大塊完整的時間 避免時斷時續的工作方式 因為停頓下來費時 重新工作時 還需要花時間來調整情緒 思路和狀態 才能在停頓的地方接下去干 節省時間 提高效率的十五法則 法則七 簡化工作流程消除不必要的任務或步驟 合并某些任務或步驟 同步進行兩項或更多的任務或步驟 將任務或步驟進一步細分 重新安排工作流程 使用更有效的工作方法 節省時間 提高效率的十五法則 法則八 一次做好 次次做好所有文件 資料只經手一次便處理好 可采取以下行動之一 A 歸檔B 執行C 傳閱D 廢棄切記閱讀后不做處理 留待下次再閱讀 再處理的重復工作 保証工作的質量 避免返工帶來的浪費 節省時間 提高效率的十五法則 法則九 克服拖延 現在就做 人并不是因為跑得不快而趕不上火車的 而因為出發晚了才趕不上的 應做而未做的事務不斷給人壓迫感 拖延者心頭不空 因而時常感到時間的壓力 使人
