办公软件操作培训演示教学

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1、OFFICE2007入门培训 生产部2016 11 16 OFFICE2007 EXCEL OFFICE2007新特性 工作界面 整体布局介绍 功能区布局 功能区有三个部分组成 选项卡功能区顶部有七个选项卡 组每个选项卡都包含一些组 命令命令是指按钮 用于输入信息的框或菜单 开始 选项卡 开始 选项卡包含七个组 剪贴板 字体 对齐方式 数字 样式 单元格 编辑 其中样式组中套用格式和单元格样式都提供了丰富的格式样本 在编辑组中提供了常用函数 排序和筛选 查找和选择等常用功能命令 便于用户使用 插入 选项卡 插入 选项卡包含六个组 表 插图 图表 链接 文本 特殊符号 其中插图组中SmartAr

2、t图形是您的信息的视觉表示形式 您可以从多种不同布局中进行选择 从而快速轻松地创建所需形式 以便有效地传达信息或观点 页面布局 选项卡 页面布局 选项卡包含五个组 主题 页面设置 调整为合适大小 工作表选项 排列 页面布局主要用于打印时进行格式的调整 公式 选项卡 公式 选项卡包含四个组 函数库 定义的名称 公式审核 计算 函数库 对各种类别的函数进行了一个分类 使用户能够方便快捷的找到所需函数 excel2007较2003版本提供一些新函数 如countifs sumifs等 数据 选项卡 数据 选项卡包含五个组 获取外部数据 连接 排序和筛选 数据工具 分级显示 在数据选项卡中 提供了排序

3、和筛选 数据合并计算 组合 分类汇总等常用功能 审阅 选项卡 审阅 选项卡包含四个组 校对 中文繁简转换 批注 更改 在审阅选项卡中 提供了一些文字处理功能 视图 选项卡 视图 选项卡包含五个组 工作薄视图 显示 隐藏 显示比例 窗口 宏 在窗口组中 提供了冻结 拆分等功能 使用键盘操作功能区 例如 在EXCEL中可使用按键提示居中对齐文本 1 按Alt可以显示键提示 2 然后按H选择开始选项卡 3 按A 然后在 对齐 组中按C以居中对齐所选文本 OFFICE按钮 通过使用 office按钮 可以打开或创建excel工作薄 点击右下方的EXCEL选项可以对工作表进行各项设置 更丰富的模板 新建

4、EXCEL2007时有更加丰富的模板以供下载选择 另存为功能 点击office按钮 另存为 可保存为PDF或XPS格式 同时也可以保存为EXCEL97 2003等版本 快速访问工具栏 Excel2007的快速访问工具栏中包含最常用操作的快捷按钮 方便用户使用 单击快速访问工具栏中的按钮 可以执行相应的功能 也可以在后面的下拉菜单中自定义快速访问工具 输入与编辑数据 数据的快速填充方法 填充一系列数字 日期或其他项目 在同一行或列中填充数据 同步录入 1 选中工作表中需要录入相同内容的单元格2 录入内容3 按住ctrl键 单击回车 选择性粘贴的应用 粘贴值 1 选择需要复制的单元格 复制2 选择

5、需要复制的目的单元格3 在 开始 选项卡的 剪贴板 组中 单击 粘贴值 选择性粘贴的应用 粘贴运算 1 在任一空白单元格录入1000 复制该单元格2 选择需要运算范围3 在 开始 选项卡的 剪贴板 组中 单击 选择性粘贴 选择 运算 中的 除 单击确定 选择性粘贴的应用 表格转置 1 选择原始数据表 复制2 选中要粘贴位置3 在 开始 选项卡的 剪贴板 组中 单击 转置 数据的分析和管理 排序 对数据清单排序 如果按照单列的内容进行排序 可以直接 开始 选项卡的 编辑 组中完成排序操作 如果要对多列内容排序 则需要在 数据 选项卡中的 排序和筛选 组中进行操作 数据的高级排序 数据的高级排序是

6、指按照多个条件对数据清单进行排序 这是针对简单排序后仍然有相同数据的情况进行的一种排序方式 排序 筛选 自动筛选 自动筛选为用户提供了在具有大量记录的数据清单中快速查找符合某种条件记录的功能 自定义筛选 使用Excel2007中自带的筛选条件 可以快速完成对数据清单的筛选操作 但是当自带的筛选条件无法满足需要时 也可以根据需要自定义筛选条件 筛选 筛选 数据的高级筛选 使用高级筛选功能 必须先建立一个条件区域 用来指定筛选的数据所需满足的条件 条件区域的第一行是所有作为筛选条件的字段名 这些字段名与数据清单中的字段名必须完全一样 删除重复值 选择单元格区域 在 数据 选项卡上的 数据工具 组中

7、单击 删除重复项 分类汇总 在数据选项卡上的分级显示组中 单击分类汇总 在分类汇总框中单击要计算分类汇总的列 在汇总方式框中 单击要用来计算分类汇总的汇总函数 在选定汇总项框中 对于包含要计算分类汇总的值的每个列 选中其复选框 创建数据透视表 在Excel2007工作表中创建数据透视表的步骤大致可分为两步 第一步是选择数据来源 第二步是设置数据透视表的布局 数据透视表 数据透视表 筛选数据表 单击透视表标题旁边的 可以按 标签 和 值 两种方式来筛选 数据透视表 改变数据汇总方式 在想要的数据上点击右键 从弹出的快捷菜单中选择 值字段设置 改变数据汇总方式 在 值字段设置 中设置相应函数即可

8、按日期分组 单击报表中某个日期 然后在 选项 选项卡上 分组 组中单击 将所选内容分组 在 组合 对话框中 可按月 季度 年份分组查看数据 可以多选 数据透视表 公式 函数 新增功能 可调整的编辑栏 编辑栏会自动调整以容纳长而复杂的公式 从而防止公式覆盖工作表中的其他数据 新增功能 函数记忆式键入 使用函数记忆式键入 可以快速写入正确的公式语法 公式 数组的操作 数组的操作方式以CTRL SHIFT 回车来表示确认 函数 常用函数 函数 语法 if 逻辑判断式 真值 假值 说明 逻辑判断式 是进行判断的条件 真值 是当判断条件为真时的操作 假值 是当判断条件为假时的操作 IF函数 统计函数 单

9、条件计数 Countif函数 语法 Countif 条件范围 条件 说明 条件范围 是用来计数的数据范围 条件 是指明需要的数据的类型或范围 多条件计数 Countifs函数 语法 Countifs 条件范围1 条件1 条件范围2 条件2 说明 条件范围 是用来计数的数据范围 条件 是指明需要的数据的类型或范围 统计函数 单条件求和 Sumif函数 语法 Sumif 条件范围 条件 求和范围 说明 条件范围 是用来指定条件筛选的数据范围 条件 是指明筛选的条件 求和范围 用于指定与筛选条件相对应的用于求和的数据范围 多条件求和 Sumifs函数 语法 Sumifs 求和范围 条件范围1 条件1

10、 条件范围2 条件2 函数 语法 Vlookup 查询值 数据源 显示序列 匹配参数 说明 查询值 是用于指定查询的条件 数据源 是查询的原始数据 显示序列 用于指定需要显示的内容 位于 数据源 的第几列上 通常是一个数字 匹配参数 用于指定查询时使用精确匹配或大致匹配 只有 false 或者 true 两个值 查找函数Vlookup 辅助功能 条件格式 突出显示单元格规则 选择单元格区域 在 开始 选项卡的 样式 组中 单击 条件格式 旁边的箭头 然后单击 突出显示单元格规则 选择所需命令 输入要使用的值 然后选择格式 限制输入内容的数据有效性 设置文本长度 选择你想设置时间有效性的单元格

11、点击 数据 选项卡 数据工具 中 数据有效性 在设置数据有效性的对话框中 在 允许 下选择 文本长度 限制输入内容的数据有效性 设定序列 在一个连续的单元格区域输入列表中的项目 单击 数据有效性 在 允许 下选择 序列 在 来源 中选择数据 单击 确定 限制输入内容的数据有效性 设定出错提示信息 在 数据有效性 对话框的 出错警告 选项卡中 可以输入在出错时弹出的警告信息 数据的安全性 保护工作表 在 审阅 选项卡上的 更改 组中 单击 保护工作表 打开如下保护工作表对话框 输入密码即可 数据的安全性 保护工作薄 在 审阅 选项卡上的 更改 组中 单击 保护工作薄 选择 保护结构和窗口 打开保

12、护工作薄对话框 输入密码即可 使用SmartArt获得视觉效果 在工作表中插入SmartArt图形可便于演示流程 循环 关系以及层次结构 在 插入 选项卡的 插图 组中单击SmartArt按钮 即可打开 选择SmartArt图形 对话框 在对话框中选择一种SmartArt图形样式 然后单击 确定 按钮 即可将其插入至当前工作表中 EXCEL常用快捷键一览表 WORD2007 Word2007的基本操作 Word2007是Microsoft公司最新推出的文字处理软件 它继承了Windows友好的图形界面 可方便地进行文字 图形 图像和数据处理 制作具有专业水准的文档 用户需要充分掌握Word20

13、07的基本操作 为以后的学习打下牢固基础 使办公过程更加轻松 方便 Word2007的工作界面 启动Word2007后 将打开如图2 1所示的工作界面 该界面主要由Office按钮 快速访问工具栏 功能选项卡和功能区 标题栏 文档编辑区及状态栏和视图栏等部分组成 Office按钮 Office按钮是Word2007新增的功能按钮 位于界面左上角 单击Office按钮 将弹出Office菜单 如下图 在其中选择相应命令后即可执行相应操作 Word2007的Office菜单中包含了一些常见的命令 例如新建 打开 保存和发布等 快速访问工具栏 Word2007的快速访问工具栏中包含最常用操作的快捷按

14、钮 方便用户使用 在默认状态中 快速访问工具栏中包含3个快捷按钮 分别为 保存 按钮 撤销 按钮 恢复 按钮 快速访问工具栏显示在功能区下方 功能选项卡和功能区 每个选项卡对应不同的功能区 在Word2007中 单击功能选项卡中的某个选项卡可打开相应的功能区 默认状态下 功能选项卡主要包含 开始 插入 页面布局 引用 邮件 审阅 视图 和 加载项 7个选项卡 下图所示为 视图 选项卡对应的功能区 图片工具格式 新特性之一 在文档编辑栏内插入或者粘贴图片后 功能菜单会多出一个 图片工具 格式功能栏 上面功能栏内可以对图片做出各种相对应的操作处理 小提示 在office2007各种办公软件内 都有

15、这样的新特性 凡是做一些特殊功能操作的时候 功能菜单栏内会相对应的多处功能栏给用户方便操作 图片功能栏 选择的图片 标题栏 标题栏位于窗口的顶端 用于显示当前正在运行的程序名及文件名等信息 如下图所示 标题栏最右端有3个按钮 分别用来控制窗口的最小化 最大化和关闭应用程序 文档编辑区就是输入文本 添加图形 图像以及编辑文档的区域 用户对文本进行的操作结果都将显示在该区域 文档编辑区 文档编辑区 状态栏和视图栏位于Word窗口的底部 显示了当前文档的信息 如当前显示的文档是第几页 第几节和当前文档的字数等 如图2 7所示 在状态栏中还可以显示一些特定命令的工作状态 如录制宏 当前使用的语言等 当

16、这些命令的按钮为高亮时 表示目前正处于工作状态 若变为灰色 则表示未在工作状态下 用户还可以通过双击这些按钮来设定对应的工作状态 另外 在视图栏中通过拖动 显示比例滑杆 中的滑块 可以直观地改变文档编辑区的大小 状态栏和视图栏 查找和替换文本 在文档中查找某一个特定内容 或在查找到特定内容后将其替换为其他内容 是一项费时费力又容易出错的工作 Word2007提供了查找与替换功能 使用该功能可以非常轻松 快捷地完成操作 文档格式化规范 选择文本或对象 文档段落设置 段落对齐格式 在工具栏上提供了四种对齐方式的选项按钮 分别是 两端对齐 居中对齐 右对齐 和 分散对齐 分散对齐与两端对齐的区别是 使用分散对齐的时候 如果一行内容不满一行 它将拉开字符的间距 使该行的文本在一行内均匀分布 而使用两端对齐的时候 如果一行内不满 将靠左排版 段落缩进格式 首行缩进 悬挂缩进 段落缩进 段落缩进指定的是正文与页边距之间的距离 由标尺上的游标来控制 如图所示 首行缩进 控制段落的第一行的缩进 悬挂缩进 控制出了段落第一行以外的其他的行 段落缩进 控制整个段落的缩进 并保持 首行缩进 与 段落缩进 的