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1、 日常费用及差旅费报销流程与注意事项 前言 在日常工作中 部分员工对财务知识比较欠缺 对公司财务报销流程及报销规定不太了解 出现报销单据不规范 报销内容不明确等情况 给公司财务部及相关部门工作带来不必要困扰 对原始单据的要求 财务报销管理规定 不予报销的单据 费用报销一般规定 费用审批签字流程 报销时间的安排 原始单据粘贴规范 日常费用报销 票据粘贴要求 报销的合法票据 财务报销管理 差旅费用报销 日常费用报销 票据粘贴要求 报销的合法票据 差旅费用报销 1 发票必须是发票联或报销联 用复写纸复写或计算机打印 不得用圆珠笔或铅笔填写 存根联 发货联 记账联不能作为报销单据 2 内容要齐全 抬头
2、 日期 品名 单价 数量 金额等项目要填写齐全 字迹要清楚 金额要准确 大 小写要一致 严禁涂改 3 印章要齐全 须有收款单位印章 财务专用章或发票专用章 及收款人签字 章 事业单位的收据 要有财务专用章 企业和个体户须是税务部门统一印制的收据 4 购买农民的农副产品而无法取得正式发票时 可使用财务科印发的自制单据 自制单据要用墨水笔填写 内容要填写齐全 5 从外单位取得的原始单据 车 船 飞机票等 因保管不善而被盗或遗失 后果自负 一 对原始单据的要求 日常费用报销 票据粘贴要求 报销的合法票据 差旅费用报销 正面例子 要素填写齐全 盖章清晰 日常费用报销 票据粘贴要求 报销的合法票据 差旅
3、费用报销 内容填写不全 字迹不清或有明显涂改 伪造的票据一律不予报销 二 不予报销的单据 日常费用报销 票据粘贴要求 报销的合法票据 差旅费用报销 反面例子 要素填写不全 章不清晰 要素填写不全 章不清晰 日常费用报销 票据粘贴要求 报销的合法票据 差旅费用报销 反面例子 要素填写不全 品名过于笼统且无清单或小票 日常费用报销 票据粘贴要求 报销的合法票据 差旅费用报销 反面例子 发票抬头不是公司的全称 而是地名 日常费用报销 票据粘贴要求 报销的合法票据 差旅费用报销 反面例子 章不合规 发票上必须加盖发票专用章 加盖其他类型章的发票无效 如 现金收讫 章 行政事业单位收据等除外 日常费用报
4、销 票据粘贴要求 报销的合法票据 差旅费用报销 反面例子 报销项目与发票内容不一致 左图发票为订票发票 不能用于报销市内交通费 左图发票上的发票章为某饭店 不能用于报销市内交通费 后经网上查询此发票 发现此发票章与网上信息也不符 日常费用报销 票据粘贴要求 报销的合法票据 差旅费用报销 反面例子 印章不清或根本没有印章的发票无效 产生这样的问题原因之一是有的经营单位为了推卸责任保护自己 在出具假发票时 故意不将印章印清或拒绝盖章 消费者事后无法再去索要真票 日常费用报销 票据粘贴要求 报销的合法票据 差旅费用报销 反面例子 同一次消费的几张发票的发票号码相同 相同为虚假发票 日常费用报销 票据
5、粘贴要求 报销的合法票据 差旅费用报销 在日常报销工作中 我们经常发现有一些票据粘贴的不规范 例如一张纸上粘贴的票据太多 太乱 正反颠倒 很不整齐 这些都给会计报销的后续工作 合计金额 稽核 装订 会计档案保管等 带来很大的不便 尤其是耽误报账者的时间 鉴于上述情况 现将财务票据粘贴要求的规范向大家做简要介绍 希望大家在今后碰到类似业务能按规范操作 三 原始单据粘贴规范 日常费用报销 票据粘贴要求 报销的合法票据 差旅费用报销 票据整理粘贴要求 1 票据分类 对于集中较多的票据按照内容进行分类 如办公用品 电话费 差旅费 市内交通费等等 按照类别分别粘贴 2 将票据整理齐后 将胶水涂抹在票据左
6、侧背面 沿着粘贴单装订线内侧和粘贴纸的上边依次均匀排开横向粘贴 且应避免将票据贴出粘贴单外 装订线左侧不要粘贴票据 不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴 以免造成中间厚 四周薄 3 如果票据大小不一样 可以在同一张粘贴单上按照先大后小的顺序粘贴 票据比较多时可使用多张粘贴单4 对于比粘贴单大的票据或其他附件 也应沿装订线粘贴 超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内 1 所有经济业务均应提供正规合法票据 发票要填写完整 字迹清晰 没有涂改 污染 发票专用章清晰可辨 假发票 空白发票和填写不规范的发票 不予报销 2 应使用黑色水笔或钢笔以规范汉字填写粘贴单 绝对不允许使用圆珠笔 铅笔或者红色的笔书
7、写 并且绝对不得涂改 经办人 报账人 单据张数等信息应如实完整填写 3 不要将票据倒置粘贴 不要用订书机订票据 4 发票上未列清详细品名 数量 单价的 比如只写了 办公用品一批XXX元 以及各种购买物品的定额发票 无论金额大小 均必须附有加盖发票专用章的购货清单或小票 定额发票要用黑笔写上单位抬头 开具日期等信息 不得空白 原始单据粘贴规范 5 原始粘贴单上相关数据填写规范要求 1 阿拉伯数字要加上人民币符号 如 报账金额为12345元 则在阿拉伯数字填写栏内填写 12345 00元 2 大写汉字栏内应按规范汉字在已经印刷好的相应位数内填写数字大写 并在大写汉字前的每一空位上画 X 在数字是0
8、的位置填写汉字 零 例如 报账金额为 2034 50元 则大写数字栏内填写 X拾X万贰仟零佰叁拾肆元伍角零分3 汉字的数字大写标准写法为 壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万元角分 原始单据粘贴规范 报销票据粘贴 基本要求 紧靠粘贴单的左上端 从左横向粘贴 相邻票据间须留出间隔距离 票据较多时 可分行粘贴 不得竖向粘贴 报销人须在每张票据背面空白处注明开支的用途 不符合规定要求的报销单据 财务部有权退回 要求报销人重新整理 票据粘贴 紧靠粘贴单的左上端 从左横向粘贴 粘贴方向 票据粘贴范围 票据粘贴 票据应当横向粘贴 胶水涂在票据的背面粘贴端 图1火车票的粘贴 图2车辆通行费发票的粘贴 图3出租车票的粘
9、贴 图4汽车车票的粘贴 图5汽车客票的粘贴 示例1 票据粘贴 如图 靠装订线右侧 自左至右沿上边以鱼鳞式粘贴票据 要求每张票据均保证贴在粘贴单上 不得以票贴票 不得集中在中间粘贴 不得将票据贴到粘贴单外 原始单据粘贴规范 示例2 费用报销单填写 费用报销审批单 填写可参照下图 原始单据粘贴规范 1 2 3 4 报销人必须取得相应的合法单据 相关规定见原始单据的一般要求 且发票上有经办人和证明人签名 填写报销单应注意 根据费用性质填写对应单据 严格按单据要求项目填写 注明附件张数 金额大小写必须完全一致 简述费用内容或理由 按规定的审批程序报批 报销 元以上需提前一天通知财务部以便备款 四 费用
10、报销一般规定 部门员工发生费用 本部门主管审核 部门经理审核 财务审核票据是否有误 总经理审核签字 到财务部报销领款 1 2 3 4 5 4 审核无误 审核未通过返回报销人 五 费用审批签字流程 为了协调公司对内 对外业务的工作安排 方便员工费用报销 财务部将报销时间具体安排如下 六 报销时间的安排 一 财务报销管理规定 二 借款管理规定 三 专项支出管理规定 四 工资结算管理规定 1 出差借款 出差人员凭审批后的 出差申请表 按批准额度办理借款 出差返回5个工作日内办理报销还款手续 2 临时借款 如业务费 周转金等 借款人员应及时报帐 除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支 3 借款销账规定
11、 4 借款流程 案例 1 2009年12月5日 王欢 销售部业务员 预借差旅费3000元 2 2009年12月15日 王欢 销售部业务员 出差回来报销差旅费2500元 余款500元退回 借支单的填写 差旅费报销单的填写 差旅费报销单的填写 王欢 与客户谈业务 1211 河源 天津 火车 300 34 100 1200 1212 700 1213 天津 1214 河源 火车 300 伙食 20091215 人民币贰仟伍佰元整 2 500 00 3 000 00 500 00 收据的填写 2009 12 15 王欢 现金 伍佰元整 500 00元 预借差旅费余款 王露 王欢 李梅 一 财务报销管理
12、规定 二 借款管理规定 三 专项支出管理规定 四 工资结算管理规定 1 审批后的报告文件到财务部备案 以便财务备款 2 签订合同 由直接负责部门与合作方签订正式合作合同 合同签订前由公司法律顾问审核 合同应注明付款方式 发票的开具日期及条件等 3 付款流程 1 有预付款的 填写江苏太能实业有限公司付款申请单 审批流程同费用报销流程 2 合同终结 需要再次付款的 在明确收到对方提供的发票后 由经办人员整理发票等资料并填写付款申请单或费用报销单 填写规范参照日常费用报销一般规定和流程 发票上必须有经办人和证明人的签名 在备注内详细注明前期付款合计 本次再需付款金额 3 按审批程序审批 部门主管审核
13、签字 财务部复核 主管副总签字 常务副总签字 总经理或董事长审批 4 财务部根据审批后的付款申请单或报销单金额付款 5 付款方式 一般不用现金现款 通常采取转账支票或网银付款的方式 6 付款抬头 合同单位和付款申请单的收款单位必须一致 否则不予付款 转账支票付款的 必须填写抬头和金额 抬头及金额必须和付款申请单一致 否则不予付款 财务报销流程 一 财务报销管理规定 二 借款管理规定 三 专项支出管理规定 四 工资结算管理规定 公司财务部每月10日结算上月员工工资 节假日顺延 董事长特批 员工合同期满等特殊情况除外但员工必须凭人力资源部经理 董理长签字批准的离职手续到财务部办理工资结算手续 结算日期 每月工资结算前 人事部必须将上月人事工资变动情况说明表及考勤记录提交到财务部以便财务部及时准确计算员工薪资 所得税和社保个人及公司各自缴纳部分 人事部对提交资料的真实性负责 人事工资变动情况 工资发放以现金或银行转账方式发放 一旦确定 不再变更 以现金发放方式有员工签名 不再提供工资条 以银行转账方式 员工如有需要 可于每月15日至财务部领取个人工资条 以现金发放的员工福利 将在每月发放工资时计入员工薪资 计算个人所得税 发放方式 谢谢观赏 THANKS 每天改进一点 每天进步一点
