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1、XX 传真机有限公司传真机有限公司 信息系统分析报告信息系统分析报告 策划设计 专家组 XXXX 企业管理有限公司企业管理有限公司 目 录 公司改革 方案之五 第一部分 各系统的现状分析第一部分 各系统的现状分析 1 1 一 信息系统现状分析 1 二 EDP 系统的现状与问题分析 3 应用情况 4 存在问题 5 三 销售系统分析 9 应用现状 9 存在问题 10 四 财务系统分析 12 应用现状 12 存在问题 13 五 NOTES办公系统分析 16 应用现状 16 存在问题 16 第二部分 现存问题的原因分析第二部分 现存问题的原因分析 1818 一 各子系统内部的缺陷 详见现状分析 18
2、二 企业缺乏一个比较前瞻性的战略 导致信息系统的定位与规划不明确 18 三 子系统之间无法实现信息共享 22 四 缺少一个统一负责信息系统规划和管理的部门 而是分散在各部门 各司其职 缺乏总体协调 23 第三部分 第三部分 XXXX 信息系统规划的对策建议信息系统规划的对策建议 2626 一 信息系统规划的目标 26 二 信息系统应用系统分析 27 一 信息系统愿景 27 二 信息系统应用总体结构 30 三 订单获取与完成流程 31 四 制造与物料流程应用系统 33 五 新产品研究与开发流程 35 六 售后服务流程应用系统 36 七 财务流程应用系统 37 八 人力资源流程应用系统 38 三
3、信息系统实施方案的简单建议 39 四 关于 WEB 应用的建议 41 五 关于成立信息中心的建议 42 附录 46 第一部分 各系统的现状分析第一部分 各系统的现状分析 一 信息系统现状分析一 信息系统现状分析 从信息技术基础框架角度而言 XX 目前拥有终端 200 多台 服务器 4 台 包括一台 AS400 的 服务器 配置良好 在金桥的办公大楼已经形成了一套较好的网络体系 有 DDN 专线与外高桥 PCB 部门连接 与日本的信息传播使用的是日本理光的卫星专线系统 可以直接连接到日本理光的 R WAN 系统 与日本理光世界各地的公司共享数据和信息 从平均水平上看 XX 的硬件环境与一般企 业
4、相比处在中上水平 即便在上海同类的 IT 行业也能处在中等水平 从 XX 的信息系统应用分析 目前主要包括用于生产本部的 EDP 系统 经理课的金蝶财务系统 经营部的一套小型的用友经营软件以及部分科室使用的比较多的 Notes 办公系统 具体分管部 门职能如下 本报告的目的是希望通过对 XX 目前信息系统的分析 找出具体原因 并提出相应的对策建议 下面分别就每个系统的现状进行详细的描述 生产本部 开发中心 维修中心 PCB 事业部 生产管理课 统括课 专人负责 专人负责 EDP 系统的 维护和 应用开 发 Notes 系统的维护 与开发 局域网的维护与 管理 财务系统的维护 经营系统的维护 P
5、CB 事业部 局域网 的维护 与管理 管理本部总经理办公室 公司 网站的 发布与 维护 维修中心 局域网的维 护与管理 小型的库 存管理软件 二 二 EDPEDP 系统的现状与问题分析系统的现状与问题分析 EDP 系统涉及到的部门主要包括生产管理课 资材课 进出口课 经理课 配膳课 部品检查课 部品管理课 负责 EDP 系统日常维护工作和管理工作的有 4 个人 对 EDP 系统的应用与技术比较熟 悉 可以针对业务的需求对 EDP 系统进行一定的扩展和开发 目前 EDP 主要的应用范围如下 生产管理课 部品基准情报维护 BOM 的编制 生产体制与生产计划维护 组付实绩输入 数 据查询等 资材课
6、供应商情报维护 单价等订货参数维护 订单的自动发行 手工订单的发行 变更 紧急部品情报查询 交货期延迟情况查询等 进出口课 进口部件手册输入 出口清单输入 各类核销假报表输出 关联情报查询等 经理课 每日部品在库清单 每月部品收发存情报 每月部品购损情报 每月生产实绩情报 等 部品检查科 检查结果报告的输入 进货预定情况查询 检查区部品情况查询等 部品管理课 入库实绩报告的输入 自动发行出库票 出库实绩报告的输入 残返票自动打 印 杂入杂出票据的输入 各类情报查询 收货实绩报告的输入 AIS 自动 注残查询等 应用情况应用情况 总的来说 EDP 系统是 XX 当前生产运营不可或缺的一部分 在生
7、产协调中起着非常重要的作用 从 EDP 的现行能力角度分析 目前的应用情况如下 EDP 系统是日本理光集团采用的统一的计算机生产辅助系统 XX 与日本方的技术交流和沟通 一定程度上也依赖于 EDP EDP 与同类产品相比在部品管理方面的效果比较明显 比较适合 XX 目前的生产方式 EDP 系统本身是一套比较简单 易维护的系统 对服务器 PC 机等硬件的要求不是很高 对 维护人员的要求也不是很高 而且 XX 在 EDP 方面的应用经验时间比较长 解决问题的能力也 比较强 EDP 可以在目前的生产模式下在目前的生产模式下比较好地协调生产本部的信息交换 满足基本的信息需求和信息 控制 EDP 系统经
8、过了 EDP 管理部门的一系列开发和功能补充后 已经与现有的生产流程互相 适应 日常运行基本正常 通过 EDP 积累的生产性基础数据相对比较全 在经过一定的处理后 能打印出一些相关的报 表 清单提供给需求的部门或主管 如经理课 但不能进行系统之间直接的数据交换 也可 以在现有数据库的基础上 通过数据仓库或数据挖掘提炼出一些综合性的数据 提供给上层 领导辅助决策 存在问题存在问题 尽管从目前来看 EDP 能够基本满足当前的生产管理的要求 但就目前而言该系统也还存在许多 问题 1 EDP 系统的目的主要是针对部品物流过程 而不是向经营层提供产品成本 在库 品质等经营 信息 这就造成了经营层很难及时
9、地了解生产方面的信息 更不用说通过信息对企业的运营 进行管理和控制了 2 目前 XX 的 EDP 系统的功能不及深圳理光 EDP 功能的 1 3 其它模块如 产品计划 BOM 物料 管理 质量管理 财务管理 产品管理 销售与分发管理等都没有实现 整个系统的整合水 平如与财务 设计系统的连接等也远不及深圳理光 对比先进的制造系统如 Oracle 公司的产 品 还缺少物料管理 粗能力计划 能力计划 车间作业管理 成本管理等模块 从 XX 的业 务角度出发 至少还需要成本管理 销售与分发管理 能力计划 质量管理等模块 所以很 多流程仍需要人工协调 且目前还没有实现与日本理光管理系统的直接连接 3 E
10、DP 系统从计算机技术而言 采用了简单的工作站 服务器的二层结构 而不是把数据库另列 为一层的三层结构 从而导致系统的安全性 脆弱性 开放性等问题 比如说在运行过程中 有时会出现 EDP 系统的流程与当前业务流程相冲突的情况 需要人工干预 而这种干预只能 是直接对数据库操作 危害到数据的安全 更不用说有人恶意破坏数据库时系统的安全性问 题 EDP 的软件结构框架决定了安全性的问题无法通过 EDP 本身来解决 4 同时由于 EDP 的界面是与 DOS 类似的命令操作型 而不是易操作的主流图形化界面 信息的 可读性非常差 且不支持日文版 一般的员工需要经过较长时间才能适应 也引起培训成本 以及因员
11、工流失而引起的成本的增加 5 EDP 系统的灵活性较差 在很多流程规则上与现有的先进的生产流程完全不兼容 现在 XX 靠 着 打补丁 修修补补的方式维持着现有的生产方式 从长期看 除非企业想维持这种生产 方式 否则 EDP 是坚持不了多长时间的 6 EDP 系统管理的权限设置与文档问题 EDP 系统的权限管理应该规范起来 如负责输入部品数 量的人就不应该让他负责货物的盘点 同时 EDP 系统的每次修改和开发都应该有文档的记录 否则后来的人很难对系统有全面的了解 XX 已经充分认识到了 EDP 目前的缺陷 但对于 EDP 在企业战略角度的缺陷很少意识到 实际 上从长期的战略角度来看 EDP 可能
12、存在的问题就更严重了 A 随着企业业务的变化 EDP 系统已经调整了很多次 但目前为止 还有很多规则被人为地违反 软件设计的科学性也被破坏 如采购订单的发注基本都没有按 EDP 系统自动生成地进行 原因是 自动的订单可能会造成库存的积压 这样整个游戏规则都被破坏掉了 其它子系统的功能也受到 影响 这些问题随着时间的积累越来越严重 当然问题的最根本原因在于软件制度的执行程度不 够 是人为的因素 企业无论采用什么系统 都会存在这个问题 B XX 的 EDP 系统基本只包含了计划模块 库存模块 采购模块以及一些相关的查询功能 缺少完整 的生产制造系统中应有的车间作业管理 生产能力平衡模块等 所以只能
13、勉强支持流水线组装的 生产方式 对于其它生产方式如固定工位的组装生产 细胞式生产方式等复杂型的制造方式就难 以适应 如果企业的产品开发战略改变 EDP 就会成为最大的障碍 PCB 事业部目前没有应用计 算机系统的主要原因也正于此 一般完整的制造型企业的生产系统模式如下图所示 销售订单 物料需求计划 JIT 生产管理 主生产计划 供应 协配质 量 应付帐 成 本 总 帐 固定资产 应收帐 基础数据 设备管理 车间作业能力平衡 库存管理 综合查询办公自动化 C EDP 系统无法与开发部门 技术部门的产品构成进行直接的数据连接 从长期发展而言 如果企 业自我开发的产品比重加大 目前的设计部门与生产部
14、门之间的沟通方式很有可能不适应生产和 需要 而且一些先进的生产方式如并行工程 FMS 等都无法在 EDP 的基础上实现 仅仅利用管理 而不通过信息技术来提高工作效率 提高的程度非常有限 D EDP 无论经过何种处理 都不能达到真正意义上的总经理决策支持系统 这是由 EDP 系统的定位 决定的 E XX 不只是一个生产中心 还包括开发 销售等功能 而 EDP 系统只是生产制造系统 不是企业信 息系统的全部 即使 EDP 在生产管理方面做的再好 如果不能与企业的其它信息进行整合 不支 持企业的战略也是不够完善的 甚至在某种程度上阻碍了未来企业信息系统的整合 三 销售系统分析三 销售系统分析 应用现
15、状应用现状 销售公司之所以购买销售系统 最根本的原因是财务部门无法及时地提供详细的统计信息 如日 销售报表 月销售报表 担当销售排行等 只能有市场课人员手工编制 工作量非常大 购买了用 友公司的网络财务软件并进行一定的二次开发后 这部分工作就由计算机来完成了 这套系统的功能主要包括销售计划的制定 发货管理 订货管理 开票管理 销售账表 销售统 计与分析 应收管理等 目前用到的最主要的是开票管理 计划的制定和应收管理 统计打印功能 是另行开发的 其它模块因为业务特征的原因基本没有用起来 总的来说 销售系统只是一个统计 查询 打印的工具 起到的是替代手工劳动的功能 存在问题存在问题 只是为了满足上
16、级部门对相关报表的需求 没有起到任何管理功能 更谈不上信息系统对企 业应有的战略意义 只能作为部门内部的一个小应用软件 称不上系统 真正意义上的销售 系统应该能够处理整个功能链从定单处理的询价到发货和货单的需要 包括以生产系统为后 台的报价管理 提货管理 货物信息管理 经销商信息与业绩管理 销售订单管理 客户退 货管理 客户资料管理 售后服务文档管理 售后服务配件管理等 然后与财务 仓库等部 门一起实现应收账款管理 销售成本管理 售后服务管理 货物库存管理等 重复数据输入情况严重 实际上销售系统目前所做的工作财务部门都能提供 已经在财务系 统的数据库中存在相关的数据 但是财务部门因为本身的业务处理引起效率太低 或者不愿 意给销售部门提供比较琐碎的报表 所以销售部门专门设一个人负责输入财务已经输入过的 发票信息 应收账款信息 导致重复输入 引起潜在的数据不一致 维修中心目前有一个简易的自我开发的库存管理系统 对维修中心的部品仓库进行管理 这 一部分似乎与企业的销售系统没有任何的相关关系 而是直接与财务打交道 其中也存在重 复输入的问题 实际上 售后服务也是销售的一部分 客户信息 产品信息
