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1、审计学 第五版 中国人民大学商学院宋常 第11章采购与付款循环 11 1概述11 2采购与付款循环的内部控制11 3采购与付款循环的控制测试11 4采购与付款循环的实质性程序 11 1概述 11 1 1采购与付款循环涉及的凭证与记录11 1 2采购与付款循环涉及的主要业务活动 请购单 订购单 订货合同 验收单 卖方发票 退货 或折让 通知单 付款凭单 支票 采购日记账 现金和银行存款日记账 材料采购明细账和总账等 采购与付款循环涉及的凭证与记录 采购与付款循环的主要过程 采购与付款循环涉及的主要业务活动 1 请购商品和劳务 2 编制订购单 3 验收商品 4 存储已验收的商品 5 编制付款凭单
2、6 确认并记录应付款项 7 付款 8 记录现金 银行存款支出 采购与付款循环涉及的主要业务活动 涉及的主要业务活动 购买商品或劳务 1 请购商品或劳务企业仓库管理部门和商品或劳务的使用部门均可以提出购买商品或劳务的申请 请购须填写请购单 2 订购商品采购部门根据审批后的请购单编制订购单 订购单必须经授权审批人员审批之后才能发出 3 验收商品订购的商品到达之后 应由验收部门进行验收 验收完毕之后 验收部门应按规定编制验收单或验收报告 作为会计记录的依据 4 储存商品经过验收合格的商品交仓库管理部门储存 是保证资产安全 完整的重要措施 商品验收后入库时 仓库保管人员应编制入库单 5 编制付款凭单货
3、物验收入库或交付使用之后 应付凭单部门应在核对订购单 验收单和购货发票基础上 确认负债 编制付款凭单 并将经审核后付款凭单 连同每日的凭单汇总表一起 送交会计部门 作为会计部门编制记账凭证和登记有关明细账和总账的依据 储存商品 6 记录资产和负债会计部门首先检查购货发票的内容与订购单 验收单以及运货单是否一致 并验算购货发票金额的计算是否正确 然后根据已审批的付款凭单及时地编制记账凭证 登记有关资产和负债明细账和总账 并由稽核人员定期进行账证 账账核对 记录购货业务 支付货款和记录支出 7 支付货款会计人员应根据审批后的付款凭单 供应商的付款条件以及本企业的资金状况 采用适当的结算方式合理地安
4、排付款 凭证 现金支票 转账支票等 8 记录现金 银行存款支出会计部门应根据付款原始凭证编制付款记账凭证 并据以登记现金或银行存款日记账和应付账款等账簿 并由稽核人员独立检查现金 银行存款明细账和应付账款明细账的金额一致性 11 2采购与付款循环的内部控制 11 2 1采购循环的内部控制11 2 2付款循环的内部控制11 2 3固定资产的内部控制 1 适当的职责分离2 信息传递程序控制 1 授权程序 2 文件和记录的使用 3 独立检查3 实物控制 采购循环的内部控制 内部会计控制规范 购货与付款 1 企业应按照有关货币资金内部控制的规定办理采购的付款业务 2 企业财会部门应严格审核相关凭证的真
5、实性 完整性 合法性及合规性 3 企业应建立预付账款及定金的授权批准制度 4 企业应加强应付款项的管理 5 企业应建立采购商品的退货管理制度 6 企业应定期与卖方 供应商 核对应付款项 预付款项等 付款循环的内部控制 在企业的业务循环划分中 固定资产业务可以归属于采购与付款循环 在内部控制方面 它与一般商品采购有其共性 但因不经常发生且往往金额较大而有其特性 因此有必要进行单独讨论 1 固定资产2 在建工程 固定资产的内部控制 1 固定资产预算 2 授权批准 3 账簿记录 4 职责分工 5 区分资本性支出和收益性支出 6 固定资产的处置 7 固定资产的定期盘点 8 固定资产的维护保养及定期检修
6、 固定资产内部控制的有关制度 1 岗位分工与授权批准 2 工程项目决策控制 3 工程项目概预算控制 4 工程项目价款支付控制 5 工程项目竣工决算控制 6 工程项目监督检查 在建工程的内部控制 11 3采购与付款循环的控制测试 11 3 1采购循环的控制测试11 3 2付款循环的控制测试11 3 3固定资产的控制测试 通常 根据内部控制的性质 审计人员比较容易地确定控制测试的类型 审计人员索取采购业务的各种文件资料 依照采购业务的正常程序追踪 进行相关的检查与验证 检查 观察 询问相结合 采购循环的控制测试 审计人员需检查与验证的内容 1 核对请购单与订购单是否一致 请购单是否经过适当的授权人
7、批准 订购单是否连续编号 2 核对采购合同上确定的价格 付款日期与财会部门核准的支付条件是否一致 3 检查合同是否经过有关部门审查 核对卖方发票上所购物品的数量 规格 品种与合同是否一致 4 抽验部分付款凭单 检查是否附有请购单 订购单 验收单 付款凭单和验收单是否连续编号 验证验收环节的有效性和计算的正确性 5 核对采购合同 卖方发票 验收单与入库单是否一致 6 检查购入材料的计价是否正确 当被审计单位采用永续盘存制核算时 则应复核计价的正确性 审计人员在了解付款循环的基础上 可以抽查部分付款业务 以测试付款循环的内部控制 检查付款循环控制环节的设置与执行情况 通过抽查应付款项偿付业务 审计
8、人员可以查明其付款的依据是否正确无误 付款及记录 过账是否及时 对应账户是否正确 有关现金折扣的处理是否符合规定 付款循环的控制测试 付款循环控制测试的主要内容 1 了解应付款项记录 付款业务是否分开 了解有关凭证的传递过程等 2 抽查应付款项明细账 检查应付款项各明细账向银行存款 或现金 日记账和向总分类账的过账情况 检查原始凭证的合法性 正确性以及一致性 3 审核货款结算手续 检查应付款项明细账上金额与订购单 验收单 卖方发票是否完全一致 4 检查签发的支票是否有被授权人的签字 支票中各个项目与卖方发票是否一致 5 追查材料采购账簿 原材料账簿与银行存款日记账或应付款项账户的过账是否正确
9、6 审查现金折扣的合理性 CPA教材 以内部控制目标地为起点的控制测试 1 请购 订购 验收 应抽取请购单 订购单 验收单 2 编制付款凭单 确认与记录负债 应抽取订购单 验收单 和采购发票 3 付款 应抽取付款凭证 审计人员在实施固定资产控制测试时的注意事项 1 8 审计人员在实施在建工程控制测试时的工作内容 1 6 在固定资产控制测试的基础上 审计人员应明确本业务循环的审计目标 并围绕审计目标收集充分 适当的审计证据 从而需要实施采购与付款循环的实质性程序 固定资产的控制测试 采购与付款循环控制测试案例 基本案情 ABC公司产品销售以仓库为交货地点 注册会计师于20 7年10月25日至11
10、月10日对ABC公司采购与付款循环的内部控制进行了解 测试 在审计工作底稿吕进行如下记录 2005 1 对需要购买的已经列入存货清单的项目由仓库负责填写请购单 对未列入存货清单的由相关需求部门填写请购单 每张请购单须由对该类采购支出负责预算的主管人员签字批准 2 采购部收到经批准的请购单后 由其职员E进行询价并确定供应商 再由其职员F负责编制和发出预先连续编号的订购单 订购单一式四联 经被授权的采购人员签字后 分别送交供应商 负责验收的部门 提交请购单的部门和负责采购业务结算的应付凭单部门 3 验收部门根据订购单上的要求对所采购的材料进行验收 完成验收后 将原材料交由仓库人员存入库房 并编制预
11、先连续编号的验收单交仓库人员签字确认 验收单一式三联 其中两联分送应付凭单部门和仓库 一联留存验收部门 4 应付凭单部门核对供应商发票 验收单和订购单 并编制预先连续编号的付款凭单 在付款凭单经被授权人员批准后 应付凭单部门将付款凭单连同供应商发票及时送交会计部门 并将未付款凭单副联保存在未付款凭单档案中 会计部门收到附有供应商发票的付款凭单后即应及时编制有关的记账凭证 并登记原材料和应付账款账簿 案例分析 第 1 项 第 1 项没有缺陷 理由 仓库负责对列入清单的货物填写请购单 同时如果没有列入存货清单 则可以由其他部门根据需要填写 但是每张请购单要由经过该类支出负责预算的主管人员签字批准
12、第 2 项 第 2 项有缺陷 由采购部的职员E进行询价并确定供应商 理由 询价与确定供应商是不相容的岗位 第 3 项 第 3 项没有缺陷 理由 对于验收单应当是一式多联 而该单位根据实际情况制定三联是正确的 第 4 项 第 4 项有缺陷 会计部门根据只附有供应商发票的付款凭单进行账务处理 理由 如果会计部门仅根据付款凭单和供应商发票记录存货和应付账款 而不需同时核对验收单和订购单 会计部门将无法核查材料采购的真实性 从而可能记录错误的存货数量和金额 改进建议 第 2 项建议 询价与确定供应商应该由不同岗位的人员来实施 第 4 项建议 应付凭单部门应将经批准的付款凭单连同验收单 订购单和供应商发
13、票送会计部门 会计部门应在核对收到的付款结算单以及后附的验收单 订购单和供应商发票后记录存货和应付账款 2006五 综合题2 Y股份有限公司 以下简称Y公司 主要经营中小型机电类产品的生产和销售 采用手工会计系统 产品销售以Y公司仓库为交货地点 C和D注册会计师负责审计Y公司2005年度会计报表 于2005年12月1日至12月15日对Y公司的购货与付款循环的内部控制进行了解 测试与评价 要求 3 针对资料二第 1 至第 2 项 假定不考虑其他条件 请逐项判断Y公司上述资料控制程序在设计上是否存在缺陷 如果存在缺陷 请分别予以指出 并简要说明理由 提出改进建议 4 针对资料二第 1 至第 2 项
14、 请指出哪一项与 已发生的购货业务均已记录 这一控制目标相关 并确定针对该控制目标的测试程序 资料二 C和D注册会计师在审计工件底稿中记录发所了解的有关购货与付款循环 销售与收款循环的控制程序 部分内容摘录如下 1 采购原材料由请购部门编制请购单 采购部门审核请购单后发出预先连续编号的采购订单 采购的原材料经采购人员验收后入库 仓库人员收到原材料后编制预先连续编号的入库单 并交采购人员签字确认 2 应付凭单部门核对供应商发票 入库单和采购订单 并编制预先连续编号的付款凭单 会计部门在接到经应付凭单部门审核的上述单证和付款凭单后 登记原材料和应付账款明细账 月末 再与仓库核对连续编号的入库单和采
15、购订单后 应付凭单部门对相关原材料入库数量和采购成本进行汇总 应付凭单部门对已经验收入库但尚未收到供应商发票的原材料编制清单 会计部门据此将相关原材料暂估入账 参考答案 3 答案 1 存在缺陷 采购部门的人员不能验收商品 理由 采购与验收是不相容的岗位 建议 验收商品应当由验收部门的人员进行验收 2 没有缺陷 4 答案 第一项与已经发生的购货业务均已记录这样控制目标相关 控制测试是 检查订货单连续编号的完整性 检查验收入库单的完整性 要求 5 针对资料三第 1 第 2 项 请分别指出这些事项主要与存货和应付账款的什么认定相关 6 针对资料三第 1 第 2 项 假定不考虑其他条件 请逐项指出上述
16、事项是否相关内部控制得到有效执行 如果表明相关内部控制未能得到有效执行 请简要说明理由 并提出改进建议 资料三 C注册会计师负责购货与付款循环的内部控制实施测试 并在审计工作底稿中记录了测试情况 部分内容摘录如下 1 应付凭单部门在9月末编制了已验收入库但尚未收到供应商发票的原材料清单 会计部门据此将相关原材料暂估入账 并在10月1日全额冲回 上述原材料清单显示已入库甲原材料1000公斤 单价为每公斤1300元 以核对批准发出的采购订单和入库单 数量和单价均相符 但C注册会计师注意到Y公司另需向运输单位支付该原材料的运费100000元 财务人员解释 由于原材料运费是与运输单位另行结算的 因此在原材料暂估入账时未予考虑 并且 在10月8日收到运输单位的运费发票时 Y公司已将运费计入该原材料的采购成本 C注册会计师在甲原材料明细账中找到了上述100000元运费的记录 计价和分摊 未有效 2 原材料明细账显示 Y公司在11月27日购入乙原材料694公斤 金额为70000元 不含增值税 C注册会计师注意该原材料采购订单所列数量为700公斤 单价为每公斤100元 不含增值税 但相应的入库单所列数
