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1、1 第一章商务秘书概述 一 你如何看待秘书这一职业 2 绪论认识秘书 联合国历任秘书长 联合国第一任秘书长赖伊 第二任达格 哈马舍尔德 第三任秘书长吴丹 第四任秘书长库尔特 瓦尔德海姆 第五任秘书长佩雷斯 德奎利亚尔联合国第六任秘书长加利 联合国第七任秘书长安南和现任联合国秘书长潘基文 3 毛泽东的秘书 胡乔木 1941年2月起任毛泽东秘书 中共中央政治局秘书 田家英 毛泽东秘书 新中国成立后 历任中央办公厅秘书室主任 4 第一节秘书秘书的含义 一 秘书的含义我国历史上 秘书有多种历史性含义 如在辞海中有五种涵义 陈合宜 秘书学 一 指职务名称之一 是领导的助手 三国时曹操高级助手郭嘉 三国志
2、 记载 曹操赤壁之战后 叹曰 郭奉孝在 不使孤至此 又云 哀哉奉孝 痛哉奉孝 惜哉奉孝 5 第一节秘书秘书的含义 二 指官名 中国自秦汉以来 历代封建王朝曾设有尚书 秘书监 秘书令 秘书主 秘书郎等官职 掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍及皇帝宣布命令的宣示及官禁的图书等工作 三 特指使馆的外交人员 分为一 二 三等级秘书 四 指宫禁藏书 五 指图录 宫禁藏书 文皇帝实录 尚书令印章 6 第一节秘书秘书的含义 就我国面言 普遍认同用的定义是以下3种 1 秘书是为领导或雇主提供辅助管理 综合服务的人员 陈合宜 秘书学 2 秘书 在我国现代主要是指党和政府机关 企业事业单位 社会团体 军队 院校内的一种
3、行政职位 其主要职能是辅助管理 综合服务 主要工作是撰拟文稿 管理文书 接待来访 组织会议 调查研究 处理信息 办理事务 参谋咨询 联络协调等等 袁维国 秘书学 3 秘书是领导者 主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员 他们以辅助决策 综合协调 沟通信息 办会 办事等为主要职能 是主事者的参谋和助手 方国雄 秘书学 7 第一节秘书秘书的分类 二 秘书是一个统称 从不同的角度 可分为不同的类别 一 从组织形式分 从服务对象和经济来源分 可分为公务秘书与私人秘书公务秘书 是指为各级机关 企事业单位 社会体团服务 由组织与人事部门选调 从国家集体领薪的人员 私人秘书 指为民办 集体企业 农民专业
4、产 个体户及外资企业服务 由它们聘请并支付薪酬的秘书工作人员 8 第一节秘书秘书的分类 二 从工作性质 担任的角色分 即不同领域的秘书 政治生活中的秘书 经济生活中的秘书 科技文化领域的秘书 就工作性质分 可分为机要秘书 党务秘书 行政秘书 文字秘书 事务秘书 生活秘书 通讯 信访秘书等 就社会领域分 可分为党政秘书 商务秘书 法律秘书 教学秘书等 9 第一节秘书秘书的层次 三 秘书的层次系统论认为 一切有机体都是按照严格的等级层次组织起来的 秘书作为一项职业种类也不例外 秘书的层次主要指两方面的内容 一方面秘书人员所在的机关单位 其级别的高低 可分为中央 省 市 县 基层 另一方面 同一机关
5、 单位秘书人员的职位也有高低不同 显现不同的层次按秘书人员担任的职务划分 秘书长 办公厅主任 秘书处处长 科长 含科级干事 股长 非正式级别但有实际职务 科员 办事员七个层次 职业资格等级可分 高级秘书 中级秘书 初级秘书 10 第一节秘书秘书的层次 例如省市政府机关秘书层次划分 高级秘书 指秘书长 办公厅 室 主任 他们可以参改议政 深入到决策全过程 是领导的重要助手 大部分是厅处级干部 有些人本身就是领导成员 中级秘书 一般指任非领导职务的秘书 例如机要秘书 党务秘书 行政秘书 文字秘书等正副科级秘书及秘书科长等 大部分是科级以上 处级以下的干部 处于党政或企事业单位办公室的中层 他们负责
6、起草文稿 办理文书 处理公文 调查研究 整理信息等工作 其工作成效 以领导决策起重要作用 初级秘书 指从事一般日常工作的事务秘书 如接待 联络 会务 印校 收发与财务等 他与人民群众的联系最密切 其工作态度与作风 往往影响整个机关的形象 11 商务秘书 是指在从事各种商务活动的组织中 协助投资者 经营者 企业管理者处理各种商务性事务 负责组织行政事务处理 并协助上司做好决策工作和信息工作 担负上司的近身参谋 助手和工作伙伴的工作人员 12 商务活动的特点 交易性 竞争性 利益性 13 商务秘书工作内容的分类 常规事务性工作 指派性工作 自主创造性工作 14 案例一 将近年底 公司特别忙 就要召
7、开董事会了 由于销售大幅度滑坡 老总心情不太好 这天上午10点钟左右 广告公司的赵总来电话 想就明年的广告代理问题与老总交换一下看法 老总正忙得焦头烂额 听秘书说赵总要谈明年的广告问题 就对秘书说了一句 不就是明年的广告吗 现在没时间 秘书应该如何回答广告公司赵总的电话 15 案例二 于雪是某集团公司新来的秘书 这天早上一进办公室 办公室主任就交代她整理一份材料 明天下班之前交给他 说是下个星期开会要用 她看了一下 有20页 共3万多字 她还没来得及坐下 周总就来电话 说今天下午2点他要与财务部总监 市场部和销售部总监一起商量工作 让秘书通知他们 刚放下电话 机要室有给于雪送来一份传真 这份传
8、真是一个代理商发来的 说他们一个副总过几天要来本地办事 请接待一下 她刚看完传真 办公室主任又来电话 说田副总原定下月初到电视台为 一周财经观察 节目做嘉宾 现在由于时间关系去不了了 让于雪打个电话通知电视台 人力资源部门的人又过来通知她 让她填写参加存档新方法讲座的报名表 明天下午下班之前为报名的最后期限 一上班就遇到这么多事 于雪觉得头都大了 一下子不知如何下手 16 ABCD工作法 紧急程度 BA很重要 但不紧急很重要 也很紧急DC既不重要 也不紧急很紧急 但不重要 重要程度 17 案例三 周红长得并不好看 学历也不太高 在一家房地产公司做文字秘书 周红的打字室与老板的办公室之间只隔着一
9、块大玻璃 老板的举止她只要愿意就可以看得清清楚楚 但她很少向那边多看一眼 周红每天都有打不完的材料 她知道工作认真刻苦是她惟一可以和别人一争短长的资本 她处处为公司打算 打印纸舍不得浪费一张 如果不是要紧的文件 她会把一张打印纸两面用 一年后 公司资金运作困难 员工工资开始告急 人们纷纷跳槽 最后总经理办公室的工作人员就剩下她一个 人少了 周红的工作量也陡然加重 除了打字 还要做些接听电话 为老板整理文件的杂活儿 18 有一天 周红走进老板的办公室 直截了当地问老板 您认为您的公司已经垮了吗 老板很惊讶 说 没有 既然没有 您就不应该这样消沉 现在的情况确实不好 可很多公司都面临着同样的问题
10、并非只是我们一家 而且虽然您的2000万美元砸在了工程上 成了一笔死钱 可公司没有全死呀 我们不是还有一个公寓项目吗 只要好好做 这个项目就可以成为公司重振旗鼓的开始 说完她拿出那个项目的策划文案 隔了几天周红被派去负责那个项目 2个月后 那片位置不算好的公寓全部先期出售 周红为公司拿到了2000万美元的支票 公司终于有了起色 19 过了三年 公司改成股份制 老板当了董事长 周红则成了新公司第一任总经理 老板在新公司的周年庆上当着全体员工热泪满眶的对周红说道 谢谢你 当初没有你的那番话和你的支持我不可能走出那次危机 也不可能有今天 我永远感激你在我最困难的时候给予我的鼓励和帮助 周红却说到 这
11、是我的份内之事 也是每一个公司员工应该做的 台下顿时掌声雷动 20 秘书的全部活动都必须在上司的授权和监督之下 注意服务性和从属性 辅助性 中介性 机要性 综合性 秘书是辅助管理人员 起着承上启下 联系左右 沟通内外的作用 表现在全面性 多样性和系统性三个方面 指秘书工作的机密性和重要性 商务秘书工作的特点 21 请设想一位秘书工作者一天的工作 可以从上班前 上班中 下班时 下班后的工作实际 并加以评述 课堂实训 22 第二节秘书机构概念 一 秘书机构的概念 秘书机构有狭义与广义之分 狭义的秘书机构 是指担负文牍性工作 并直接为领导工作服务的办事部门 如办公室的秘书 文书 机要等业务部门 广义
12、的秘书机构 是指凡具有参谋助手 沟通协调 督促检查的等功能 并为领导工作和机关工作服务的办事部门 如办公室的秘书 文书 机要 调研 协调 督察 信访 接待和值班等业务 23 秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位 都是直接为单位领导层服务的 它处于承上启下 协调左右 沟通内外的枢纽地位 如图 24 第二节秘书机构性质 作用 二 秘书机构的性质秘书部门是领导的左右手 可概括为三方面 1 秘书部门是辅助机构 而不是权力机关2 秘书部门是综合办事部门3 秘书部门是协调部门秘书机构的特点 1 辅助功能的综合性2 所处位置的中枢性3 组织关系的封闭性 三 秘书机构的作用1 综合作用2 枢纽作用3 过滤
13、作用 25 第二节秘书机构原则 设置 26 第二节秘书机构我国设置 我国秘书部门的设置情况 一 中央机关的秘书机构中央机关与国务院机关实行的是分理制 分理制即采用部门办公的形式 全国人大常委和全国政协常委会实行综理制 由秘书长领导办公厅 综合办理日常工作 国务院办公厅是协助国务院领导同志处理国务院日常工作的机构 其主要职责有 一 负责国务院会议的准备工作 协助国务院领导同志组织会议决定事项的实施 二 协助国务院领导同志组织起草或审核以国务院 国务院办公厅名义发布的公文 27 第二节秘书机构我国设置 三 研究国务院各部门和各省 自治区 直辖市人民政府请示国务院的问题 提出审核意见 报国务院领导同
14、志审批 七 处理群众来信 接待群众来访 及时向党中央 国务院领导同志报告来信来访中提出的重要建议和反映的重要问题 办理党中央 国务院领导同志交办的有关信访事项 八 根据国务院领导同志的指示 组织专题调查研究 及时反映情况 提出建议 九 负责国务院值班工作 及时向国务院领导同志报告重要情况 协助处理各部门和各地区向国务院反映的重要问题 十 做好行政事务工作 为国务院领导同志服务 十一 办理国务院领导同志交办的其他事项 摘自国办发 1998 31号文 28 第二节秘书机构我国设置 二 省 市 县级的秘书机构 三 基层单位的秘书部门 四 企事业的秘书部门 五 民主党派和人民团体的秘书部门 六 临时性
15、秘书机构 29 秘书机构图 办公室 主任 副主任 调研科室 秘书科室 档案科室 信访科室 行政科室 督查科室 机要科室 30 请联系我院实际 谈谈你对我院秘书机构设置的想法 课堂实训 31 第二节秘书机构机构建设 一 队伍建设1 保持相对稳定2 提高综合素质3 优化队伍结构4 发挥整体效能 二 制度建设1 秘书工作制度2 秘书管理制度 一是秘书的录用 考核 奖励 升迁 培训 交流等制度 二是按工作岗位制定工作责任制 工作责任目标管理制度 32 思考与练习 理解秘书机构设置的原则与意义 准备课堂模拟商务秘书面试情境 作业 33 本讲结束 谢谢点看 返回 34 链接 周总理秘书分类 周恩来的秘书们 部分 赵炜 周恩来的生活秘书越茂峰 周恩来的机要秘书张永池 周恩来的贴身秘书赵行杰 周恩来的警卫秘书李越然 周恩来的俄文秘书雷英夫 周恩来的军事秘书马列 周恩来的外事秘书钱嘉东 周恩来的外事秘书韦明 周恩来的文教秘书李岩 周恩来的经济秘书顾明 周恩来的工业秘书杨纯 周恩来的农业秘书周研森 周恩来的行政秘书王伏林 周恩来的秘书 返回
