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1、会展企业的组织机构 1 1会展企业的组织结构 会展业是个协作性要求极高 时间性强的行业 每个环节都应细致划分 进行工作分析 配备人员 因此 会展企业最常见的组织机构类型有职能制 矩阵制和事业部制等 2 1职能制 职能制最早由 科学管理之父 泰勒提出要求 行政主管把相应的的管理职责和权力交给相关的职能机构 各职能机构在自己范围内向下级行政单位发号施令 下级行政负责人接受上级行政主管人指挥和上级各职能机构的领导 优点 充分发挥职能专业管理作用 加强各部门的业务监督和专业性指导 高效完成部门职责 减轻工作负担 缺点 多头领导 发生矛盾容易导致纪律松散 管理混乱 适用于 业务类型单一 规模较小的会展企
2、业 3 1 小型会展公司组织结构范本 4 2矩阵制 矩阵制是以项目服务为中心的组织结构形式 优点 项目小组成员同原职能部门保持组织和业务联系 又参加项目小组工作 加强横向联系 人力资源共享 缺点 稳定性差 容易产生短期行为 适用于 规模庞大 服务种类齐全的大型会展公司 5 2 中型会展公司组织结构范本 6 3事业部制 是一种高度 层 集权下的分权管理体制 优点 总公司领导可以摆脱日常事务 集中精力考虑全集问题事业部实行独立核算 发挥经营管理的积极性 利于组织专业化产生和实现企业化内部协作各事业部之间有比较 竞争 利于企业发展事业内部容易协调事业部经理从事业部整体考虑问题 利于培养和训练管理人才
3、缺点 公司与事业部的职能机构重叠 构成管理人员浪费事业部实行独立核算 考虑自身利益 影响事业部之间的协作 一些业务联系与沟通往往也被经济关系所代替 适用于 规模庞大 品种繁多 技术复杂的大型会展企业 7 事业部 2 事业部制是分级管理 分级核算 自负盈亏一种形式 即一个公司按地区或按服务类别分级成若干个事务部 而公司总部只保留人事决策 预算和监督权 通过利润等指标对事业部进行控制 8 3 大型会展公司组织结构范本 9 二 会展企业的部门设置 考虑到了部门划分的科学性 又兼顾会展服务的质量与效率 可分为以下部门 策划部 市场部 招商部 设计部 服务部 安保部 信息管理部 工程部 物流部 财务部
4、人力资源部 等等 10 1 策划部 策划部是会展企业的基础部门 也是整个会展服务的核心工作 会展策划部 会展策划 对整个会展企业形象的策划 组织的包装 会展项目策划 制定会展工作方案 安排会展工作进程 11 2 市场部 市场部是会展企业的重要部门 主要负责会展新闻宣传 会展广告策划实施 协调与各社会团体或政府之间的关系等 宣传工作是会展服务成功的基本保证 主要手段有广告与联络 12 3 招商部 招商部是会展企业的拓展部门 13 4 设计部 设计部是向客户提供各种创意与设计的业务部门 主要工作是在会展服务中 利用空间环境 采用建造 工程 视觉传达等手段 借助设施高科技产品 将所传播的信息和内容呈
5、现在公众面前 包括 展台设计 空间布局设计 平面设计 照明道具设计 展馆设计等等 14 5 服务部 服务部是会展企业的窗口部门 其服务质量的高低直接影响到企业的形象主要包括 接待 设备租赁 翻译 司仪 礼仪等等 15 6 保安部 保安部是会展活动不可或缺的部门 主要保证会展活动的顺利召开维护安全 16 7 信息管理部 会展信息管理部涉及和管理会展服务企业的日常业务 有效地实现会展集团的资源共享 管理多个会展活动 分类管理展商和观众等方面数据 全面管理客户关系 使大量的重复工作可以实现自动处理 防止客户数据因业务人员流动而流失 并可以直接对会展过程进行有效管理 应用精确的统计数据辅助企业决策 1
6、7 8 工程部 工程部是承担会展企业各项基建 现场施工的部门 18 9 物流部 物流部是负责会展企业的物资采购 管理和运输的业务部门 19 10 财务部 财务部是会展业最重要的保障部门之一 直接管理资金 进行账户处理 主要职责是协助会展经营者搞好企业经营预算 控制企业运营费用 取得最佳经济效益 20 11 人力资源部 也叫人事部主要职责是负责企业员工招聘 培训 考核 激励等 确保在任何情况下都能找到合适人选的主要部门 21 长沙红星国际会展中心 部门设置 22 北京国邦会展有限公司部门设置 公关策划部 媒介关系项目策划撰稿客房服务会展招商部 会展策划会展招商会展组织展台展示部 三维设计项目管理
7、 会议活动部 接待项目管理设备租赁特装制作厂 漆工组木工组焊工组电工组美工制作部 平面设计制作 23 2 1 3会展策划部门的绩效考核 绩效考核是针对企业中每个员工所承担的工作 应用各种科学方法 对员工的工作行为 工作效果及其对企业的贡献或价值进行考核与评价 并将评价结果反馈给员工的过程 可以有效的激励员工 提升企业综合的竞争能力 促进企业经济效益的提高等方面发挥了重要的作用 24 策划部经理的绩效考核表 25 市场调查专员的绩效考核 26 会展策划师的绩效考核表 27 公关专员的绩效考核表 28 市场推广专员的绩效考核 29 2 2会展项目策划的流程管理 会展项目策划是对会展进行管理和决策的
8、一种程序 它是对会展项目的进程以及会展项目的总体战略进行前瞻性的规划活动 策划者会展项目策划包括策划对象策划依据策划方案策划效果评估 30 策划者 在会展运作实施过程中起着 智囊 的作用 直接影响会展活动的质量水平策划对象 既是某项整体会展活动 也是会展诸多要素中某一要素 如会展宣传项目 会展设计项目等 策划依据 既包括策划者的知识结构 信息储存以及有关策划对象的专业信息 也包括会展项目立项的主客观条件等策划方案 是策划者为实现策划目标 针对策划对象而设计创意的一套策略 方法和步骤策划效果评估 对实施策划方案可能产生的效果进行预先的判断和评估 它为以后的会展项目策划提供决策依据 31 策划部
9、32 2 3会展项目策划的立项报批 确定了展会的目标 题材以及主题 需要进行展会项目的立项策划立项策划 根据掌握各种信息 论证即将要举办展会项目的可行性 对将举办的展会的有关事宜进行初步规划 设计出展会的基本框架 33 2 3 1会展项目立项可行性论证报告 会展项目立项可行性论证报告是会展项目组织者决定是否继续进行某项展会活动的依据 可分为以下几点 34 2 3 2会展项目的报批与管理 1 会展项目的申报2 国内展会项目的审批3 境内举办对外经济技术展会项目的审批4 出国举办对外经济技术展会项目的审批 35 1 会展项目的申报 提交主办单位主管部门或举办地工商行政管理机关申报立项的主要材料有
10、举办会的可行性报告 招展招商方案与计划 合作单位证明材料 联合或委托举办的证明材料 安全防范工作方案 上一届举办的总结和会刊 其他相关材料等 如向举办地工商行政管理机关申报立项的展会项目还需提交举办者具有法人资格的证明材料 举办展会的项目申请书 当地政府的立项批复 会展组织实施方案等材料 36 2 国内展会项目的审批 需到举办地工商行政管理机关登记即可国内举办展销会的审批法律依据目前是按照国家工商行政管理局颁布的 商品展销会管理办法 执行的P44 37 3 境内举办对外经济技术展会项目的审批 根据国务院办公厅 关于我国境内举办对外经济技术展会加强管理的通知 对展览面积在1000平方米以上的对外
11、经济技术展览会 实行分级审批管理 确需以国务院相关部门或省级人民政府名义主办的国际展览会 博览会等 须报国务院批准 对在北京以外地区举办的 主办单位须事先征得举办的外经贸主管部门的同意 以科研 技术交流 研讨为内容的展览会 有国家科学技术委员会负责审批 对外经济技术展览会凡涉及中国台湾地区厂商或机构参展的 应报对外贸易经济合作部审批 报国务院台湾事务办公室备案 38 3 境内举办对外经济技术展会项目的审批 具有对外经济技术展览会主办资格的单位 可自行举办面积在1000平方米以下的对外经济技术展览会 但应该报有关主管单位备案 加强协调管理 严格审批办法 避免重复办案 规范展览行为 以国际展为名称
12、的对外经济技术展览会 境外参展商必须占20 以上 组织招商必须以企业自愿为原则 不得通过行政干预招展 有关广告 宣传材料必须真实可靠 主办单位应在办展结束后一个月内 按照对外贸易经济合作部规定的内容和要求 想审批单位提交展览情况的总结报告 对1000以上展览的境外展品进境及留够 由海关凭通知规定的审批单位出具的正式批准文件按规定办理 1000平方米以下的 海关凭主办单位申请按规定办理 举办对外经济技术展览会 由对外贸易经济合作部负责协调和办理 39 4 出国举办对外经济技术展会项目的审批 出国举办对外经济技术展会项目审批的主要依据 出国举办经济贸易展览会审批管理办法 详P47 40 谢谢 41
