2020（管理制度）合同与采购管理制度

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1、（管理制度）合同与采购管理制度 XXX有限公司 XXX Technology Co., Ltd.编码：XXX 适用范围：内部使用合同与采购管理制度版 本编 写审 核会 签审 定批 准生效日期A发布之日主办单位综合管理部审查发送单位此文件产权属XXX有限公司所有，未经书面许可，不得以任何方式复制和外传。This document is the property of Technology Co. Ltd; no part of this document may be reproduced by any means, nor transmitted without the written per

2、mission of the XXXXX.修订记录版次作 者文 件 修 改 原 因日 期修 改 页A黄诗琪初版2012-6-5全部目 录第一章 总则4第二章 职责4第三章 采购临时组织管理6第四章 采购管理的基本原则7第五章 采购流程管理8第六章 合同履行与执行管理14第七章 供应商管理16第八章 合同文档管理18第九章 附则18第十章 参考文件19附件19第一章 总则1.1 目的为了明确公司各部门在合同与采购活动过程中的职责，加强对采购活动的管理和监督，保证采购质量、有效控制成本、降低采购风险，并为采购活动提供操作依据，特制定本程序。1.2 适用范围除国家法律、法规和公司政策有特殊规定，以及

3、有关借贷、人事招聘、投融资项目本身和收购、并购项目本身外，本程序适用于公司业务相关的所有采购及合同管理活动。第二章 职责2.1 总经理部按照公司XXX有限公司授权管理暂行规定，负责批准或授权总经理部授权范围内的采购事项及合同签订、变更等。对超过总经理部授权的采购项目及合同签订，审核后应出具是否同意报送董事会批准的意见。2.2 投资经营部2.2.1 负责合同商务谈判策略和商务文件的准备。2.2.2 负责合同的商务评标标准的制定及评价工作中商务部分的评审及商务评标报告的编写。2.2.3 组织合同商务谈判工作。2.2.4 提出合同推荐申请，并负责其审批手续。2.2.5 控制所推荐合同的商务风险。 2

4、.2.6 安排合同签订。2.2.7 对公司作为付款方的合同，负责审核合同支付申请并确定支付条件的满足性。2.2.8 负责建立与管理合格供应商库。2.3 归口/使用部门2.3.1 根据业务需求提出采购立项申请，跟踪立项审批。2.3.2 负责提供询价所需的技术规范书，编写招标文件的技术标书。2.3.3 参加供应商资格评审，负责对供应商技术能力的审查，并出具技术方面的资格审查评价。2.3.4 参与采购/销售合同谈判，负责合同的技术条款（包括工作范围、技术规范、质量要求、进度计划、验收标准、保修条款等技术内容）的起草和审核，对合同技术条款负责，控制合同技术方面的风险。2.3.5 负责采购合同的履行，包

5、括合同履行过程中有关问题的处理、项目进度管理及验收等，出具书面验收报告，确认支付条件的满足性，并及时对供应商履约能力做出反馈。2.4 综合管理部2.4.1 负责车辆、房屋、捐赠、办公设备、办公用品、行政后勤物资、车辆租赁、办公室装修维修与改造、通讯设备、办公礼品、宣传品、会议、计算机与网络设备及其安装、调试、信息化建设与维护、文印、书报信息、资料等事项的归口管理。2.4.2 负责上述采购项目履行过程中有关问题的处理、项目进度管理及验收。2.5 财务部2.5.1 负责所有采购立项、合同推荐、合同变更等的审核，审查成本费用预算、支付、税务等条款，负责控制合同文本中的成本、支付、税务、汇率和资金风险

6、。2.5.2 参与供应商资格评审，负责对供应商财务能力及相关财务事项进行评价。2.5.3 参与合同支付的审核，负责交叉审核支付条件的满足性及支付支持文件的完整性和有效性，规划和安排资金，及时办理合同支付。 2.6 法律2.6.1 负责与公司常年法律顾问的接口沟通工作。根据采购项目的需要，参与合同谈判，提供法律方面的专业支持。 2.6.2 审查合同结构和法律条款，负责控制合同活动中的法律风险。参与合同推荐、合同变更的审核。2.6.3 参与供应商资格评审，负责对供应商主体资质合法性及相关法律事项进行评价。2.6.4 当合同活动涉及重大法律问题，发生索赔或争议事项时，负责组织法律应对措施工作。2.7

7、 审计2.7.1 负责对合同与采购活动的过程和内容进行监督和审计，视需要监督供应商资审、招评标和商务谈判。视需要对采购项目的招评标及合同管理的重要流程进行不定期的审查和评价。2.7.2 根据公司管理需要，有权对存在重大风险的采购活动加强实施监督措施。 2.7.3 有权对合同活动中严重违法违规、严重损失浪费行为，做出制止决定。2.8 安全质保2.8.1 负责牵头组织供应商资格评审，负责对供应商的质保能力进行审查。2.8.2 对采购活动和供应商合同履行情况进行质保监查和监督。2.8.3 参与涉及核安全和质保要求的采购立项的审核、项目评审，负责安全和质保相关内容的评价。2.8.4 对于涉及核安全和质

8、保要求的采购，根据项目需要参与合同谈判，提供核安全及质保方面的专业支持，参与合同推荐的审核，负责对合同中质保条款的审查。 第三章 采购临时组织管理3.1 采购小组3.1.1 对于立项金额为50,000元人民币以上的采购项目，实行“技商分立”的采购管理模式。归口/使用部门负责办理立项并提供技术规范书的内容，投资经营部行使商务采购职能牵头成立采购小组，归口/使用部门、法律事务、财务部、安全质保、审计，分别从法律、财务、质保、审计角度，参与合同谈判或审核工作。3.1.2 对于立项金额为50,000元人民币以下的采购项目，实行“用户自办”的采购管理模式，由归口/使用部门负责自行采购。保证至少两名或以上

9、人员参与并见证采购过程，形成有效的询价报价文件、商务谈判书面记录（必要时）、谈判结果请示报告以及审批结果。投资经营部、法律事务、财务部、安全质保、审计，分别从商务、法律、财务、质保、审计角度，对采购过程进行监督。3.2 供应商资格评审小组供应商资格评审，应由安全质保牵头，归口/使用部门、投资经营部、财务部、法律事务（必要时）参加，组成供应商资格评审小组，负责对潜在供应商的安全质保能力、技术、资质状况、财务、法律关系进行评审，形成记录文件。3.3 索赔小组由投资经营部牵头，联合归口/使用部门、财务部、法律事务组成索赔小组，必要时邀请常年法务顾问参加，负责实施索赔行动。第四章 采购管理的基本原则4

10、.1 基本原则4.1.1 合法合规、公平、公正、诚实信用原则：合同与采购活动应严格遵守国家的相关法律、法规、安全环保要求，以及集团公司及公司有关政策、制度和程序，并遵循公平、公正、诚实信用的原则。4.1.2 竞争性优先原则：合同与采购活动遵循竞争性程度高的采购方式优先的原则，并应尽可能做到从源头采购，充分引入竞争，以降低成本。4.1.3 分级授权原则：合同与采购活动的相应环节应按照公司各级人员财务管理权限的规定取得相应授权人的批准。4.1.4 相互制约原则：采购立项、合同推荐与支付的批准不得为同一授权人，除非上述授权批准人均为公司总经理。任何采购项目不得由一个人单独完成采购全过程；商务或技术谈

11、判时，公司应至少二人以上（原则上应是不同部门）参加。4.1.5 “预算立项承诺支付”顺序不可逆原则：没有预算不得立项，没有立项不得承诺，没有承诺不得支付。4.1.6 内部控制原则：采购和合同管理工作应做到有章可循、有人负责、有人监督、有据可查。视需要制定合同与采购过程各个环节所涉及的程序和制度供遵循；每项采购和合同管理过程均需有完整的文件记录，并有经办人或/和负责人签字；审计人员对合同与采购活动实行监督，提出纠正意见或改进要求。4.1.7 资源优化配置原则：频繁发生的采购项目及办公后勤、劳保物资采购，尽可能采取长期定点合同或协议的方式，简化采购过程，建立优质、稳定的采购渠道，达到合理优化公司管

12、理资源的目的。4.2 一般性规定4.2.1 任何项目的合同谈判应有二名以上人员参加。4.2.2 所有参加合同活动的人员要遵守商业和职业道德，保守商业秘密，避免利益冲突，并遵守中国广东核电集团商务人员廉洁从业行为指南。4.2.3 已明确为重复的采购项目，优先向已签订框架合同的供应商进行采购。通常情况下，采购框架合同签订期限不得超过四年。框架合同到期后，应重新进行合同采购的商务流程。4.2.4 合同采购的付款方式原则上采用项目完成后付款或按进度分期付款，除单一采购渠道或稀缺资源产品的项目外，一般不接受先付款后实施或托收承付方式，原则上预付款比例不应超过采购金额的30%。4.2.5 归口/使用部门应

13、按规定进行市场调研和技术调研，但不得对供应商做出任何承诺，亦不得以任何方式提示供应商，以导致不公平竞争。4.2.6 合同采购实施过程中，应形成有效的询价报价文件、市场比价分析、商务谈判书面记录或谈判过程报告。商务谈判书面记录或谈判过程汇报书面文件是合同推荐表的必要附件。4.2.7 合同承诺金额不得超过立项金额，否则须提交补充立项申请，报原授权人或上一级授权人批准。4.2.8 采购立项、合同推荐、合同变更和索赔、违约处理等审批过程中，各审核环节应在3个工作日内完成审核工作，特殊原因不能完成应进行备注；有问题应主动沟通和澄清，不得擅自拖延时间，影响工作进度。第五章 采购流程管理5.1 预算5.1.

14、1 归口/使用部门应根据实际采购需求制定采购预算。5.1.2 财务部进行预算审核。5.2 立项5.2.1 立项申请5.2.1.1 归口/使用部门为立项申请的发起部门，负责完整、准确地填写采购立项申请单信息，并根据要求提供相应附件；负责答复各审批环节提出的疑问，并视需要修改、补充采购立项信息。5.2.1.2 立项申请项目须在预算范围内，价格合理。5.2.1.3 一个采购立项只能对单一项目的采购事项进行申请。5.2.1.4 凡超出原采购立项批准金额，需要对超出部分做补充立项。补充立项的项目类型、立项规则及附件明细要与主采购立项保持一致，并添加已批准的主采购立项作为附件。5.2.1.5 采购立项自批准之内起至当年12月31日内有效，原则上不跨年使用，当年未使用应做作废处理。5.2.2 立项审批审批环节审批部门审批内容归口环节归口/使用部门1. 申请采购项目费用的归属管理是否在本部门2. 申请采购项目是否确属工作或工程需要3. 应对项目市场情况进行必要的分析，建议合理的采购方式、采购策略及实施计划。4. 若开展采购方式为以非竞争性方式的，需在“采购立项申请表”中附上详细的说明报告充分说明理由，并对