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1、香港上市房产企业项目公司管理手册 目 录 第一章前 言 3 第二章岗位架构图 4 第三章 部门职责 5 3 1 办公室职责 5 3 2 销售策划部职责 7 3 3 项目工程部职责 8 3 4 财务部职责 10 第四章 各岗位工作内容 流程 工作指引 11 4 1 总经理 11 4 2 副总经理或总经理助理 主管工程 设计 16 4 3 办公室主任 18 4 4 文 员 24 4 5 资 料 员 28 4 6 内勤管理员 30 4 7 司 机 32 4 8 策划经理 33 4 9 销售经理 38 4 10 销售代表 47 4 11 工程部经理 49 4 12 工程部副经理 54 4 13 工程监
2、理员 57 4 14 财务经理 60 4 15 会计 63 4 16 出纳 65 4 17 统计 67 4 18 按揭 69 4 19 设计主管 71 第五章 工作总流程 78 5 1 员工辞职 78 5 2 员工转正 78 5 3 用章 78 5 4 文件 合同会签程序示意图 79 5 5 文件借阅程序示意图 79 5 6 费用借支 79 5 7 行政费用报销 79 5 8 发放工资 79 5 9 付款审批 80 5 10 出纳收付现金 81 5 11 按揭总流程 82 5 12 商品房面积计算 83 5 13 交楼 84 5 14 业主申请工程修改 84 5 14 业主申请工程修改 85
3、5 15 工程部 设计工作程序 86 5 15 1 工程建设总流程 86 5 15 2 施工图纸会审工作程序 86 5 15 3 工程施工计划审批程序 87 5 15 3 施工组织设计或方案审批程序 88 5 15 4 建设项目施工场地管理程序 89 5 15 5 测量放线监理程序 90 5 15 6 工程开工审批程序 91 5 15 7 单位工程质量控制程序 92 5 15 8 材料 设备质量控制程序 93 5 15 9 工序质量验收程序 94 5 15 10 分部 分项 样板工程质量控制程序 95 5 15 13 工程通知单审批程序 97 5 15 15 单位工程进度控制程序 100 5
4、15 16 工程项目竣工验收程序 101 5 15 17 竣工资料 图纸交付审查程序 102 5 15 18 工程竣工初验程序 103 5 15 19 工程保修管理程序 104 5 15 20 建筑电气安装工程监理程序 105 5 15 21 建筑卫生 室内给排水工程质量监理程序 106 5 15 22 设备安装工程监理程序 107 5 15 23 市政工程施工阶段监理程序 108 5 15 24 市政工程质量控制程序 109 5 15 25 市政工程进度控制程序 110 5 15 26 室外排水工程监理程序 111 5 15 27 道路工程质量监理程序 112 5 15 28 绿化工程监理程
5、序 113 第一章 岗位架构图 财务部 按 揭 内勤管理员 资 料 员 第三章 部门职责 3 1 办公室职责 总职责 负责公司的行政后勤管理工作 协助总公司行政人事部做好人事管理工作 3 1 1 协助经理掌握各部门的工作情况 协调公司内各部门之间的关系 3 1 2 上传下达 沟通总公司各部门与本公司的联系 对公司重要工作部署以及领导 批示的贯彻落实情况进行督促 检查 催办 保证公司运作的顺畅 3 1 3 根据正 副总经理的指示精神起草公司的各种公文 3 1 4 建立健全文件管理制度 做好文件的收发 传送 阅办 打印 归档工作 管理 电脑及有关软件 3 1 5 组织布置公司的业务例会及其它会议
6、做好会议场所布置 记录和文件资料的整 理工作 并跟踪落实会议部署的各项工作 3 1 6 负责各种有关业务资料的收集 如国家有关政策法规 房地产行业状况 信息以 及公司有关广告宣传资料 重大活动的原始资料存放等 3 1 7 负责外来人员的接待工作及转达代办事项 接受客户投诉并调查有关事因 为公 司领导处理问题提供参考 3 1 8 计划组织员工举办各种有益的文体 娱乐 旅游活动 3 1 9 负责管理公司办公场所秩序 清洁卫生 绿化维护管理 办公设施的保管 维护 并做好固定资产的管理工作 3 1 10 负责每月员工考勤统计和上报工作以及职员工作餐 饮用水的购发 3 1 11 按计划及公司预算购置公司
7、办公用品 印制信封 名片 信纸 以及报刊的订 阅 各种资料的发放及藏书 非工程类 的管理 并做好日常用品的领用 登记工作 3 1 12 合理调配公司车辆及车辆的保养 年审工作 3 1 13 办理小区通邮 门牌申报 跟进综合验收过程 办理公建配套移交 3 1 14 按时提交公司周计划 月总结 工作计划跟进表 3 1 15 保安队伍管理 3 1 16 公司通讯录的修订 3 1 17 协助策划部门做好销售促销活动 楼盘交付使用时负责与物业公司协调处理有 关清洁 交楼现场后勤工作等事务 3 1 18 制定公司人员编制及行政费用预算 以及行政费用预算的登记工作 3 1 19 做好其他后勤工作及上级交给的
8、其他工作 3 2 销售策划部职责 总职责 主要负责楼宇的销售工作及售后服务工作 催收款工作 3 2 1 根据公司下达的销售指标 制定每个月的销售计划 确保完成公司下达的销售任 务 3 2 2 规范销售管理 热情接待来访客户 熟练 主动 诚恳地向顾客介绍楼盘 认真 回答客户查询电话 做好客户资料登记 并主动联系客户 自觉塑造和维护公司良好 的形象 3 2 3 加强销售人员综合素质和销售技巧的培训 互相学习 互相帮助 切磋销售心得 每日 每周 每月定期做销售小结和总结 不断提高销售业务水平 3 2 4 认真细致地与客户签订认购书 预售合同等销售文件 协助顾客办理好按揭等有 关手续 3 2 5 做好
9、售后服务 跟踪客户提出的问题或要求 并督促有关部门尽快处理 3 2 6 积极反馈客户的要求 并注意收集市场信息 为楼盘设计 施工 销售策划及物 业管理等方面提供参考 3 2 7 监督检查展厅及样板房的日常清洁卫生工作 自觉保持前台和资料台的整洁 以 及销售资料的准确 完整和整齐 3 2 8 根据统计每半月报出的 房款催收表 核对后负责催收 对于连续两次以上在 催收表上出现的客户名单 发出书面的催收通知或挞订通知 3 2 9 协助办理交楼工作 3 2 10 协助物业管理部门做好售后服务工作及社区活动 3 3 项目工程部职责 项目公司工程部的职责是负责项目公司建设工程生产的全面管理工作 即 三控
10、两管 一协调 质量控制 进度控制 投资控制 合同管理 信息管理 组织协调 达到质量 建设工程优良率达到 50 以上 进度 按时完成公司领导提出的项目建设 计划 投资 在满足工程安全性和适用性的前提下 最大限度节省工程投资的目标 3 3 1 行政上由项目公司领导 技术上接受总工室的指导 负责本项目的生产管理工作 对工程实施质量 进度 投资控制和合同 信息管理及组织协调工作 3 3 2 协组项目公司领导负责编制 制定 下达设计及工程委托书 总承包合同或设计 合同 施工 监理承发包合同等 参加本项目招标 投标 评标工作 对勘探工作跟 踪管理并参加对勘测报告评定 3 3 3 审查建筑工程施工组织设计或
11、方案 3 3 4 负责编制 工程项目监理规划 报总工室审批后执行 根据监理规划和公司工期 要求编制 专业监理细则 报总工室审批 3 3 5 负责项目施工过程底质量控制 监督施工单位严格按图纸要求和国家规范进行 施工 3 3 6 负责单位工程原材料 成品的质量核查及进场的复检试验并签证 3 3 7 负责分项工程 隐蔽工程的验收及签证 组织施工样板 样板房 重要分项工程 的验收 3 3 8 及时向总工室上报质量安全事故 提供原始资料 负责处理一般的质量问题和 设计 施工质量缺陷 参与处理设计 施工质量事故 3 3 9 负责组织单位工程 分项工程竣工初验 参加竣工验收 负责督促施工单位做好 保修期工
12、作 3 3 10 协助项目公司领导办理工程项目交付使用的移交手续 负责督促施工单位做好 保修期工作 3 3 11 负责项目工程施工过程的进度控制 计划调整和落实 审查单位工程 或单项 工程 施工总进度计划和分阶段进度计划 3 3 12 负责对施工单位每月报送的施工形象控制进行审核 报审核部审核造价 按审 核部审定的结果 向财务部申报进度款 3 3 13 负责对设计图纸 设计变更进度的跟踪 协调 参加图纸会审 3 3 14 负责设计图纸外的现场签证 控制工程投资 3 3 15 协助项目公司领导与建设工程有关的政府部门 资源部门 勘察 设计 施工 监理 物业等单位的协调工作 3 3 16 负责编制
13、本部门年度 月度工作计划 编写月报 周报 按时上报总工室 3 3 17 跟踪需要开发部协助的事项 如测绘 规划验收 人防验收 消防验收等 3 4 财务部职责 总职责 负责项目公司的日常财务工作 贯彻执行集团公司的各项财务制度 保证公司 资金安全 及时为管理层提供参考数据 与税局 银行等有关部门保持良好关系 按 时办理纳税申报等业务 3 4 1 参与合同会签及付款审批表的审核 3 4 2 审核行政费用报销单 3 4 3 计发工资及奖金 3 4 4 编制资金营运计划表 3 4 5 负责日常帐务处理 编制各类财务报表 3 4 6 配合香港及国内会计师事务所的审计工作 3 4 7 配合税务部门的稽查工
14、作 3 4 8 负责办理有关纳税申报事项及发票的领购 移交 保管等 3 4 9 负责收取房款及各项税费 3 4 10 办理付款手续 到各银行办理资金调拨手续 3 4 11 负责输入整理统计资料 编制相关统计报表 3 4 12 负责开具结算书及交楼通知书 3 4 13 复核售楼部报送 请款资料及产权组请款资料 3 4 14 负责跟进贷款合同的签定工作 了解 分析按揭欠款原因 3 4 15 负责办理保证金的付款审批手续 第四章 各岗位工作内容 流程 工作指引 4 1 总经理 工作职责 在总公司经营领导班子的领导下 全面负责项目公司经营管理工作 并全 力完成年度目标管理责任书的各项任务和经济指标 4
15、 1 1 1 工作内容 根据年度目标管理责任书各项任务及指标安排 落实各项工作 4 1 1 2 流程 总公司制定年度目标管理责任书 与集团经营班子签署责任书 将 责任书有关指标分解下达到各部门 各岗位 根据指标内容对部门和个人进行月度 年度考核 与与奖金分配挂钩 接受集团管线和主管老总的考核 与预提奖金 总额挂钩 4 1 1 3 工作指引 1 将各项任务指标分解落实到各部门 再由各部门经理落实安排到各工作岗位 并 与其绩效考核成绩挂钩 使每个员工与公司一起建立共同的发展目标 2 把各项任务指标作为部门和员工绩效考核的根本依据 并与奖金分配挂钩 使员 工的工作与公司的发展目标保持一致 3 要求通
16、过全面了解掌握经营状况 随时对各项工作进行指导督促 检查 随时发 现问题 解决问题 适时调整策略 采取必要的措施 以保证任务指标的完成 4 1 2 1 工作内容 依据目标管理责任书的有关指标 分阶段对公司楼宇设计 楼宇施 工 广告策划 楼盘销售等做出计划 并组织实施 4 1 2 2 流程 根据年度目标管理责任书 制定年度工作计划 制定各分项 各 阶段计划 落实责任人 组织实施 定期检查 调整 4 1 2 3 工作指引 房地产开发经营是一个系统 复杂的过程 理顺工作流程能极大地 提高工作效率 为公司的发展提供速度优势 制定详尽的年度工作计划 可以一目了 然各项工作的进程 并定期对照检查实际工作与计划的偏差 督促下属部门按计划要 求实施 并帮助其及时找出工作中存在问题 及时采取有效措施予以解决 尽快跟上 计划要求 如问题非部门内部可解决 而牵涉到其它单位或总公司职能部门 则需及 时与之沟通 必要时请公司领导予以协调 4 1 4 4 工作内容 根据目标管理责任书 设置有效保证完成目标的计划 4 1 4 2 流程 1 销售指标 分析销售形势 项目 产品 优劣势 竞争对手态势 存货量 存货类 型
