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1、PPT报告制作规范 Page2 课程安排 分析报告的构架方法PPT制作的版面布局文本一致性图表设置技巧提高效率技巧 1 2 3 4 5 第3页 SOLVINGTHEPROBLEM分析问题的方法 由因到果 Facts事实 Analyses分析 Conclusions结论 Recommendations建议方案 COMMUNICATINGTHESOLUTION沟通解决问题的办法 由果及因 Recommendations建议方案 Actions steps reasons行动 步骤 理由 Facts analyses事实 分析 Whatshouldbedone 该做什麽 Howorwhyshould
2、itbedone 为什麽该做这些 如何做 Howdoyouknowtherecommendationsaresound 怎麽知道这建议方案是完善的 沟通问题与分析问题的差别 第4页 结论 Mckinsey倡导的金字塔思想 雪莉吾友 我俩是多年老朋友了 共渡过许多好时光 但一个月前你说了些令人难受的话 上两星期你又没来参加我办的宴会 后来 雪莉吾友 我恨你 因为 第5页 中心思想 主要理由 中心思想 论证式 组合式 论证式与组合式表达 第6页 中心思想 中心思想 论证式 组合式 论证式与逻辑组合的利弊 利弊 便于记住要点对注重具体措施的听众极为有效一点被否定 其余各点仍具说服力听众可能有勉强之嫌
3、 证明内容的必然走向 没有第二条路可走 对有拒绝心理的听众尤为有效如听众对 情况 或 意见 有异议 该论证即失去了说服力听众在听到最后的 所以 结论时前 先要记忆大量信息 利弊 第7页 练习题一 第8页 练习题一答案 第9页 练习题一答案 续 第10页 课程安排 分析报告的构架方法PPT制作的版面布局文本一致性图表设置技巧提高效率技巧 1 2 3 4 5 第11页 制作PPT的第一要旨 空间感 第12页 制作PPT的第二要旨 信息传递及其布局 要说明的要点 分析结论点 主要建议 一页PPT只传递一个观点 来源 假设 说明 备注 论据 要点 第13页 制作PPT的第三要旨 图 表 文字 应做何取
4、舍 第14页 母板设计 第15页 课程安排 分析报告的构架方法PPT制作的版面布局文本一致性图表设置技巧提高效率技巧 1 2 3 4 5 第16页 一致性使演示更加的专业 一致性包括 1 字体一致2 标题 字体 样式 大小 编号风格和排列的一致3 一张页面中图的大小和风格一致4 缩写和术语一致5 举例一致性 比如例子的标题 例子的句式 承上启下等等6 叙述风格一致 文本一致性 有问题吗 第17页 不一致的举例 第18页 文本的注意事项 编号和换行 编号PowerPoint中最好不要用长篇大论的文字 演示需要用简短的语句表达交流的中心思想 所以建议给文本进行编号 不要所有的编号都用一种类型 子标
5、题和一些不重要的论点可以使用不同的编号 换行单字换行就是在一段或是一行的最后出现的一个单独的文字 一个文字占一行 调整文本框来避免单字换行 最好在最后一行放更多的字而不是一个字 第19页 图形与文字默认格式 第20页 复制 粘贴注意事项 第21页 课程安排 分析报告的构架方法PPT制作的版面布局文本一致性图表设置技巧提高效率技巧 1 2 3 4 5 第22页 图表的两种主要形式 数据类图表 概念类图表 第23页 数据类图表 不同的表达方式应该选择不同的图形 第24页 五种基本的图表类型 第25页 数据图表的三个步骤之一 确定要表达的信息 第26页 数据图表的三个步骤之二 确定比较类型 第27页
6、 数据图表的三个步骤之三 选择图表类型 第28页 Officegraphics简介 Officegraphics提供了方便的图表绘制功能 在excel和powerpoint中均可以使用该功能 图表的组成 销售额 万元 图例 网格线 数据标志 刻度线标志 数值轴标题 背景 数据单位 第29页 柱形图 柱形图用于显示一段时期内数据随时间的变化或者对各数据项进行比较 柱形图中 横轴表示分类 纵轴表示数值 第30页 最基本的柱形图 柱形图用于显示一段时期内数据随时间的变化或者对各数据项进行比较 第31页 堆积柱形图 堆积柱状图可以表示细分的高 中 低端产品 市场的容量随时间 地市的变化 第32页 百分
7、比柱形图 百分比柱状图可以表示总体构成随时间 地市的变化 第33页 瀑布柱形图 瀑布柱状图可以形象地表示总体的组成 增长 目标的达成情况等 第34页 柱形图横放 条形图 条形图更常用作类比 而且相对于柱形图有其独特的优势 第35页 折线图 拆线图的注意事项 第36页 饼图 饼图的注意事项 2 第37页 饼图 饼图的注意事项 3 第38页 EXCEL PPT图表注意事项 第39页 概念类图表 常见的主要类型 第40页 甘特图 工作计划中各 事件 之间在时间上的相互关系 第41页 流程图 流程图的注意事项 1 用箭头表示流程的方向 2 用不同类型的线表示不同类型的流程 3 用不用形状的框区别不同的
8、功能 4 用箭头上的百分比表示分配的流向 5 很多组织图的注意事项同样适用于流程图 比如线的格式 框的粗细 宽度等 第42页 只要你能想像 没有什么不可以做成图形 概念图 第43页 矩阵图是分段的强大工具 它不局限于2 2的矩阵 你可以自由的应用2 3 3 3 的格式 一定要把数轴标注清楚 以便读者可以立即了解 最好的 和 最高的 是在哪里 把关注的段填充上颜色也是必须的 矩阵图 第44页 常见图表问题 常见图表问题组合图表图表元素设置按比例缩放图表截图与压缩 第45页 课程安排 分析报告的构架方法PPT制作的版面布局文本一致性图表设置技巧提高效率技巧 1 2 3 4 5 第46页 第一种方法
9、 一般人需要16秒 选择目标 按 复制 按钮 按 粘贴 按钮 把复制的那个从原始的那个上边移选择正确的位置摆放第二种方法 使用Ctrl D F4 代替Ctrl C Ctrl V 可以提高2 4秒第三种方法 我只需要2秒 我的做法是 什么是效率 复制并对齐一个对象需要多少时间 第47页 定义自己的 桌面 快捷键移动和复制选中格式化文本格式化线条格式化对象 提高效率的主要方法 第48页 这里说的 桌面 是你和PowerPoint的接口 定义桌面的目的就是使工作环境更加的舒服 这样一来就把工作中的干扰减少到最低限度 如何定义 桌面 在菜单栏选择工具定义 然后按 命令 按钮 把要选择的图标移动到活动工
10、具栏中 定义自己的 桌面 第49页 定义自己的桌面 用自己公司的标准格式作为幻灯片的模板 第50页 使用快捷键是最高效的绘图方法 复制剪切粘贴保存全选撤消打开插入新幻灯片 调出网格线组合解除组合字体加粗斜体下滑线字体放大字体缩小 第51页 使用鼠标可以很自由的移动对象 但是如果你想纵向或是横向的平行移动 就必须同时按住Shift键 如果你想复制一个对象并且把它移动到和原始对象平行的位置 可以按住Ctrl和Shift的同时移动对象 移动和复制过程中的技巧 第52页 把鼠标移动到一个对象上并且点击 选中对象 按住鼠标左键并且拖动光标 就可以选中所有拖动区域内的对象 如果你想选择一些分散的对象 就可
11、以按住Ctrl键一个一个的选中 Ctrl A可以进行全选 在一个文本框中 三次点击鼠标左键 可以选择段落 点击两次 可以选择词组 选择文本框的最快的方法是在点击文本的任何地方的时候都按住Shift键或者Ctrl键 选中的技巧 第53页 格式化文本与格式刷 F4 字体的大小 最大的96号字 最小的是6号项目符号和编号 PowerPoint中提供了很多的项目编号的样式可供选择项目的缩进 可以利用PowerPoint的标尺实现项目的合理缩进 字体的大小 最大的96号字 最小的是6号项目符号和编号 PowerPoint中提供了很多的项目编号的样式可供选择项目的缩进 可以利用PowerPoint的标尺实
12、现项目的合理缩进 字体的大小 最大的96号字 最小的是6号项目符号和编号 PowerPoint中提供了很多的项目编号的样式可供选择项目的缩进 可以利用PowerPoint的标尺实现项目的合理缩进 第54页 画一条直线很简单 如果你需要这条线或是水平的或是垂直 或者要有一定的角度 15度 30度 45度 60度 75度等 你会怎么画 我的方法是 Shift键 如何画一条折线请不要画三条直线在把他们连接在一起 这个非常浪费时间并且难以编辑 我的方法是用PowerPoint提供的自选图形功能画 格式化线条 第55页 格式化线条 如何连接几个图形画若干条直线在把他们连接在一起 这个非常浪费时间并且难以编辑 我的方法是 第56页 大家都知道如何改变对象的形状吗 如果你想成比例的改变对象 你怎么做 你是事经常遇到一个圆形会变成一个椭圆形或是一个正方型变成一个长方型 你相信自己的眼球吗 你用眼来调整图形吗 进一步的 如果你想扩大一个复杂的对象 你怎么做 格式化对象 扩大和缩小 第一阶段 第二阶段 第三阶段 第一阶段 第二阶段 第三阶段 第57页 如何把下面的等距水平居中对齐 格式化对象 对齐对象 用鼠标拖 再配合肉眼看 高级一些的方法是调出网格线做参考 但这都太浪费时间 而且伤眼睛 我的方法是 第58页 交流时间 谢谢大家
