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1、基层主管的基本技能和要求 讲师 宁文革时间 立木取信言行一致 主要内容 前言工作前先装备好你的思考能力了解你的职务完成你的指派工作如何进行你的工作基层主管的四大职责基层主管的基础守则有效的报告方法结语 知己 知彼 整合 一前言 二工作前先装备好你的思考能力 以科学方式进行工作明确你的工作目标收集事实资料依事实做判断计划执行检讨秉持强烈的 目的意识 及 问题意识 任何小事都不要疏忽了创意 三了解你的职务 对自己的职务充分了解责任权限义务了解你工作的前手与后手 四完成你的指派工作 1 命令接受方法主管呼叫你的名字时用有朝气的声音立刻回答不要闷声不响地走向主管不要用 做什么 什么事 等同辈团体的用语
2、回答带着你的记事本 以便随时记下主管的指示 四完成你的指派工作 2 命令接受方法记下主管交办事项的重点MEMO具有核对功能日后工作进行中 可根据Memo记录主管所提示的注意事项 协调事项 检查你工作状况可避免日后如 没有交待 没听到 等纷争发生 四完成你的指派工作 3 命令接受方法理解命令的内容不清楚的地方 询问清楚为止尽量以具体化的方式 向主管确认命令内容要让主管把话讲完 再提出意见或疑问 6W What 指要做的是什么及描述达成命令事项后的状态When 指什么时候要完成 工作允许的期间或什么时候要完成那一部分的工作Where 泛指各项活动发生的场所Who 指完成命令要接触或关连到的对象 如
3、担当者 责任者 参与者Why 指理由 目的 根据 Why能让我们更能洞悉我们为什么这样做而不要那样做Which 指各种选择可能及优先顺位 Which能让我们思考保持更多弹性 同时也让我们知道什么事情可以选择 也提醒我们必须决定我们的选择 3H How 指方法 手段 如何做Howmany 指需要多大 多少 以计量方式 让事情更具体化Howmuch 指预算 费用 五如何进行你的工作 了解二个类型的工作目标应达成状态的工作目标应达成状态的目标 是指维持公司营运或达成公司的年度经营目标 企业内的各个员工必须完成的目标 五如何进行你的工作 解决问题的工作目标解决问题的目标是指我们在工作上碰到问题发生 使
4、我们的目标与现状产生差距 或和我们的预想与期望不一样 因此必须采取一些解决问题的手段去克服问题 使问题消失不再发生 评估问题性质的两个步骤 问题的优先顺位紧急性 不管问题的大小 必须立刻解决重要性 一些重要的问题 未必是很紧急的妥当性 指解决问题的目标本身是否妥当区分问题的类别发生型问题 指现状与目标或标准已发生差距谋求改善型问题 是指现有的目标或标准往上提升潜在型问题 是我们预测未来环境的更动 可能会带给我们那些问题面对目标的态度 以PDCA完成达成目标的手顺 PDCA 目前的水准 程序化 在做计划时 若能把握住工作的顺序 步骤 相信你对你的工作能做出有效率的计划 这种依工作的顺序 步骤做成
5、的计划 谓之 程序化 程序化计划的五个步骤 Why 明确了解工作进行的目的及理由 为什么要做 What 确定要做哪些事项 Who 谁来做 明确责任者及协助者When 什么时候完成 Howto 明确如何进行及进行的顺序步骤 以问题解决程序 找出问题的真正原因找出解决问题的重点对策订出问题解决的行动计划 问题解决的九个步骤 1 明确的目标 标准知道自己想要达成的目的或状态 你才能发现有什么问题2 发现问题点积极地秉持你的问题意识及改善意识掌握现状 调查现状 密切注意现状 随时注意可能的问题点特别问题的种类 如与目标 标准规格的差异 策略执行不能达到预期的效果 外在环境变化所引起的 问题解决的九个步
6、骤 3 要因分析辨别问题的现象与产生现象的原因针对问题点 找出真正的原因整理归纳各项原因找出几项最重要的原因 问题解决的九个步骤 4 确定要解决的问题根据要因分析 发现要解决的课题很多 如无法同时解决 就要选出几项重要的课题解决有些要因来自客观的环境 不是凭自己主观的力量就能消除要因 例如 汇率 利率 关税的变动 问题解决的九个步骤 5 拟定对策思考出针对要因的解决问题点的对策针对客观环境产生的要因 找出减低影响或规避的方法提出多项对策 以便选择最适合的因应之道 问题解决的九个步骤 6 做出行动计划明确作业项目 担当者期限及行动进行的顺序7 执行行动计划注意执行时 是否确实依据行动计划的内容进
7、行随时了解实施的状况 问题解决的九个步骤 8 效果确认调查执行的结果 是否能有效地将问题解决若问题仍无法解决 要调查执行行动计划是否有偏差9 标准化订定标准化作业的方式 要能简单 浅显易懂 每个人都能够实施宣导标准化作业方式 让每个人都能遵守 六基层主管的四大职责 执行任务品质管理交期管理成本管理生产管理安全管理士气管理 六基层主管的四大职责 改善问题做好人际培育部属 七基层主管的基础守则 比上司期待的工作成果做得好一定在指定的期限完成工作工作时间集中精神 专心工作 七基层主管的基础守则 懂得提升工作效能与效率的方法依工作的重要性 决定完成工作的优先顺序依工作的重要性 决定投入工作的时间同性质
8、 同种类 类似性高的工作分门别类进行不断思考是否更有效率的工作方法请教有经验的老前辈备齐以往的做法 相关资料 相关的讯息 当做工作的参考随时订出完成工作的期限准备好必要的工具 材料 器材避免用过大的手段 达成较小的目的造成浪费避免用过小的手段 达成较大的目的螳臂挡车 七基层主管的基础守则 要有防止错误的警觉心使用一些未经确认的资讯工作上的专业知识或技巧不充分疲倦 不能集中心力情绪低潮 不稳定连络错误 协调不足把一知半解当做全部知道不注意 草率 马虎成见 专断无责任感 推脱责任不遵守作业规定 七基层主管的基础守则 做好整理 整顿 清洁秉持工作的改善意识简单化代替化统合化分散化废止化 七基层主管的
9、基础守则 养成节省费用的习惯合理的使用电话有效率的使用办公用具及事务机器节省电费 水费不要不当加班做好避免不良品的措施做好机械 维护 并正常操作机器做好预算 控制预算要有成本意识爱惜公司的资产 八有效的报告方法 报告的对象报告的时机做好计划时中间报告紧急报告工作完成时 八有效的报告方法 报告的原则口头报告原则先说结论 a 结论b 经过c 理由简洁 正确事实与主观的感想 臆测需区别不要遗漏重点成功 失败都要明言 八有效的报告方法 报告的原则书面报告的原则遣词用语要简单易懂标题清楚尽量用图表 数字说明报告顺序要合逻辑利用添附资料说明 九结语 知己 知彼 整合 信赖你的部属相信自己有无限的潜能显露你的企图心支持上司或组织所订目标订定目标 应就部属能力 水准与达成任务的难易度做合理公平的考量因人而有不同的激励方式容许无心 隐恶扬善 十附件 科学的步骤进行工作彻底完成职务的CHECKPOINTS接受命令的CHECKPOINTS工作进行的CHECKPOINTS工作程序化计划表问题解决九步骤防止不良现象的查核要点一览表生产作业现场巡查表向主管报告的CHECKPOINTS
