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1、 部门 讲师 订单管理系统培训 COP 1 前言2 订单管理的系统架构3 基础信息创建及信息字段说明4 日常交易作业程序及报表管理5 批处理作业6 其它报表7 期初上线及信息搜集8 测验及问卷 课程大纲 壹 前言 一 教育训练课程的目的二 系统功能及效益 了解系统的效益及功能 了解信息搜集及整理重点 熟悉系统的操作方式 了解系统例行作业程序 了解系统上线的步骤及导入程序 一 教育训练课程的目的 报价管理及商品售价管理 订单进度管理 销货实绩管理 一 系统功能 二 系统功能及效益介绍 提高客户及报价信息管理效率 提高客户接单 销货处理效率 减少延迟交货 提高对客户的服务质量 二 系统效益 1 前
2、言2 订单管理的系统架构3 基础信息创建及信息字段说明4 日常交易作业程序及报表管理5 批处理作业6 其它报表7 期初上线及信息搜集8 测验及问卷 课程大纲 一 系统主画面二 系统功能图三 系统主作业程序概述 贰 订单管理的系统架构 一 系统主画面 二 系统功能图 录入基础信息 日常单据录入 应收票据管理 信息创建与核对 期初数据录入 应收帐款管理 客户 部门 交易对象 商品计价 单据设置 导入未结案订单 基本信息列表 三系统主作业流程 1 前言2 订单管理的系统架构3 基本信息创建及信息字段说明4 日常交易作业程序及报表管理5 批处理作业6 其它报表7 期初上线及信息搜集8 测验及问卷 课程
3、大纲 1 前序作业2 订单管理系统基本信息创建 叁 基本信息创建 基本信息管理信息系统 1 录入部门信息2 录入币种汇率3 设置编码原则4 录入职务类别5 录入交易对象分类6 录入页脚 签核信息 1 前序作业 1 录入客户信息2 录入客户品号及设置信用控制参数3 录入客户价格管理信息4 录入客户商品的价格5 设置订单单据性质 2 录入订单管理系统基本信息 提高信息处理的速度 简化信息输入的操作时间 查询信息的排序 1 录入客户信息及字段说明 一 客户编号的用途 总店号请款 多家分公司的帐款统一向总店号请款 销售评等及信用评等 销售分析管理系统 客户ABC分析表 应收帐款 应收帐款的明细科目 自
4、动分录系统的需求字段 由会计人员输入 应收票据 应收票据的明细科目 自动分录系统的需求字段 1 录入客户信息及字段说明 设置客户信用参数 可单独针对此客户设置信用额度控制方式 税额计算方式 此客户发票的税额计算方式 1 录入客户信息及字段说明 结帐 结帐单 1 直接结帐2 整批自动结帐 应收系统 销货单 销退单 结帐作业的概念 销货单 销退单 结帐单 一对一 结帐单 结帐单 销货单 结帐作业的概念 直接结帐 结帐日期 每月20日 依客户固定结帐日 说明 假设结帐月份在8月从7 21 8 20日的销货销退 均为本期的应收帐款基础 预计收款日 结帐后10日录入结帐单时或生成时系统会依本日期默认用途
5、 票据资金管理的预计资金加项 2 录入客户品号及设置信用控制参数 客户商品描述 出口文件可选择打印此字段 二 设置信用控制参数 可设置客户信用超限时的处理方式及查核比率 客户商品信息 甲客户 A品号100元B品号200元 报价单 客户订单 销货单 1 1 2 2 3 客户商品的价格管理 一 单价默认来源 客户商品价格 报价单 客户订单 销货单 更新核价 Y 销售核价单 人工输入 1 更新商品计价 现行单价制 人工凭证 当单据核准时 该单据的新单价将保存于客户商品价格中 1 如果业务人员有更改单价的权限 计算机默认的单价可以于输入作业时更改为需求的单价 2 适用于商品的销售每次均必须重新议价 无
6、关于上次订购的价格 适用于合约式订单 3 为了保持单价更新记录方式唯一 最好能将客户报价单的更新核价设置为 Y 客户订单及销货单设置为 N 特性 客户商品信息档 优点 保留变更记录 统一议价 单价权限 Y 优点 售订权限弹性化 将来可追加比较差异分析表 报价单 客户订单 销货单 销售核价单 输入及更改权限管制 2 标准单价制 A 客户商品信息档 客户订单 销货单 优点 保留变更记录 统一议价 优点 售订权限弹性化 将来可追加比较差异分析表 报价单 更新核价 Y 单价权限 Y 3 标准单价制 B 币种 多币别的单价管理 上次销货 最近一次销货单日期 报价日期 生效日期 失效日期 4 商品价格信息
7、字段说明 报价日期 生效日期 失效日期 1 由录入客户商品价格中直接输入及维护2 由更新核价的报价单来更新 非一般报价单 2 分量计价 厂别区分 系统性质代码 2码 序号 5 设置单据性质及信息字段说明 一 单据编号原则参考 不可重覆 请以数字组合编码 单据性质 报价单客户订单销货单销退单营业日报 单别代号 年码数及流水数的位数可自行设置 但编码总数为11码1 日编 YYMMDD999992 月编 YYMM99999993 流水号 999999999994 手动编号 在交易作业中自行输入编号 编码方式 单据凭证输入完成后 是否马上进行库存帐务的更新 库存的增减 或单据实时生效 单据如果输入完成
8、还须第二人审查核准后 才可更新库存者 应设为 N 确认 凭证核准 交易交易时点 自动确认 1 凭证每输完一张马上打印出者这勾选 2 多人或多机共用打印机时应设置为批次打印 此字段不勾选 自动打印 针对销货单 销退单是否需输入订单单据 核对订单 直接结帐 针对销货单 销退单 此字段勾选后需输入结帐单号 当销货 退 单确认后即生成一张结帐单 单别示范 单别单据名称自动自动核对更新直接确认打印订单核价结帐 核价报价单 针对分量计价单价更改或有生效失效日期的报价单 将更新客户商品计价信息 一般报价单 复制订单用的报价单 不更新客户商品资 样品销货单 统计需求 可能当管销费用冲帐 而非应收帐款 且不生成
9、结帐单 零星销货单 统计需求 了解无订单销货统计 现金销货单 现金交易的销货单 说明 1 前言2 订单管理的系统架构3 基础信息创建及信息字段说明4 日常交易作业程序及报表管理5 批处理作业6 其它报表7 期初上线及信息搜集8 测验及问卷 课程大纲 一 销售预测作业程序二 商品报价作业程序三 客户受订程序四 订单变更程序五 销货单作业程序六 销货退回作业程序 肆 日常交易作业程序及报表管理 商品销售目标拟定 可参考 商品销售统计表 录入销售预测信息 登录日期 品号 数量 市场代码 录入客户订单信息 销售预测明细表 销售预测信息结案 一 錄入销售预测作业流程 日期 销售预测对物料需求计划而言是料
10、件的需求来源 信息若设置为04 30销售预测A产品要1000PCS假设前置时间为10天需要有20种料件组立 则采购计划会要求您能于4 20将所有料件购入 如果客户提早于4 20要出货这下子是不是就来不及了 一般而言销售预测均为提早的日期 当然提早后如果销售预测不准时生成存货 可以分散日期作预测 一 录入销售信息字段说明 纳入生产计划管制目的 录入报价单 报价单 客户报价单确认 报价单确认 更新客户商品价格 二 报价作业程序 核准 依需求 分量计价 信息取至客户基本信息及型态信息 如果本次客户所报价的商品不存在于商品销售资料中 单价的赋与方式将以本依据决定 BOM展开提供原物料零件展开的报价信息
11、输入 一 报价作业的字段说明 三 客户订单受订作业程序 录入客户订单 订单进度追踪 客户订单 客户订单确认 客户原始订单 订单CFM 1 现有库存可用量2 料件库存状况表3 库存信息查询作业 订单核准 商品预计出货表订单预计出货表客户预计出货表 1 可以直接输入报价单由报价单复制至订单2 可以输入客户品号做受订3 可以展BOM接单 单阶SKD及尾阶CKD 4 可以联机查询库存数量5 可以查询历史交易单价6 可以冲销销售预测的信息7 已交数量 由销货单更新 请勿自行更改8 结案码 当已交数量 订单数量 Y自动结案9 指定结案 订单确实不再交货了10 查询信用额度 二 录入客户订单的重要功能 录入
12、订单变更单 订单进度追踪 订单变更单 客户订单变更确认 客户原始订单 变更CFM 1 是否已经下单生产2 是否备货或出货中 变更核准 商品预计出货表订单预计出货表客户预计出货表 四 客户订单变更作业程序 1 订单变更的单据特性同原订单单别 2 未确认的订单直接从订单更改 无须由订单变更处理 3 已确定的订单且已经发出通知者 应保留变更信息且藉由订单变更通知单通知相关单位处理变更事宜 二 订单变更处理的特性 录入销货单 销货实绩管理 销货单 销货单确认 核准 商品销货统计报表历史交易记录表客户销货明细表客户销货汇总表 客户订单 五 销货作业程序 备货与点交 1 依订单可做分批交货2 可超交订单
13、完单订单自动结案3 允许一张销货单对应多张订单4 允许无订单的销货作业5 信用余额不足警讯6 各库库存可用数量查询7 BOM展料销货8 不存在的商品受订及更改品名规格 一 录入销货单主要功能 销售记录 客户订单 已受订量 销货单信息 库存数量 二 销货单确认后对信息的影响 批号信息 录入销退单 销货实绩管理 销退单 销退单确认 核准 检验 销货单 1 决定是否冲销已销货2 是否要指定结案 商品销货期报表历史交易记录表客户销货明细表客户销货汇总表 六 销退单作业程序 1 销退的货品如为不良品应退至不良品仓库中检验 2 销退单的确认由销退品入库的管理员确认为佳 3 一般销退品应输入原订单单号 如果
14、该订单已经结案 销退品已经确定不再销货 订单应指定结案 4 如无订单或销货单 销退单价来自客户商品信息 5 进行批号管理者 批号一定要输入 二 销退作业的注意事项 1 前言2 订单管理的系统架构3 基础信息创建及信息字段说明4 日常交易作业程序及报表管理5 批处理作业6 其它报表7 期初上线及信息搜集8 测验及问卷 课程大纲 一 重新计算订单已交量作业二 结束订单作业三 从订单自动转成采购单作业四 自动生成客户商品特价作业 伍 批处理作业 1 此为信息维护的程序 无须定期运行 当您通過訂單銷貨狀況表发现您订单的已交数量异常 而销货及退货凭信息均正常且正确时 可运行本作业 2 造成异常的原因为
15、机器不正常死机或关机造成数据库更新不正常所导致 一 重新计算订单已交量作业 二 结束订单作业 已发出的订单 当已交数量 订单数量而确实不再交货时 运行订单指定结案作业 确保不再进货 结案码y指定结案 三 从订单自动转成采购单作业 可将客户订单的完整信息整笔复制至采购单中 满足实务上买卖业先接单再采购的情形 转手买卖 作业目的 四 自动生成客户商品特价作业 对于客户计价信息于一段时间有特别价格统一调整生效则可使用此作业 使用时机及义 1 前言2 订单管理的系统架构3 基础信息创建及信息字段说明4 日常交易作业程序及报表管理5 批处理作业6 其它报表7 期初上线及信息搜集8 测验及问卷 课程大纲
16、一 已出货未开发票检查表二 销售价格异常表三 批号销售追踪表四 出货检配表作业 陆 其它报表 1 前言2 订单管理的系统架构3 基础信息创建及信息字段说明4 日常交易作业程序及报表管理5 批处理作业6 其它报表7 期初上线及信息搜集8 测验及问卷 课程大纲 一 录入未结案订单信息二 录入客户商品计价信息 柒 期初上线及信息搜集 一 录入未结案订单信息 在系统上线时 可能手头上有许多已接的客户订单 但尚未出货完毕 必须对这些信息加以收集整理 然后利用 录入客户订单 输入 如此才能在系统上线后对这些客户订单纳入出货的管制 在系统上线前 收集客户商品计价信息 利用 核价单 或 录入客户商品价格 输入 如此才能在系统上线后对这些客户单据的单价作预设 二 自动生成客户商品计价信息 期初余额不导入可不可以 1 预计出货的追踪信息将会有所遗漏 2 对所产生的生产计划或采购计划量将产生需求的低估 3 销货单无法追溯订单来源 期初资料不导入可不可以 1 应以录入报价单更新商品计价信息 2 或由订单受订时由业务人员逐笔录入单价后更新成商品计价信息 3 应无信息可参考 故主管对于单价审查必须更加仔细与小心
