《精编》信息管理知识的基本原则

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1、信息管理 欢迎辞 热烈欢迎大家来参加本课程的学习 学习目标 解释数据 信息和知识之间的差别识别最适当的信息源以满足需求评估信息质量管理信息过载有效地表达书面信息掌握信息系统设计和管理的关键原理掌握知识管理的原理 时间安排 从数据到信息到知识和学习 数据 数据是没有经过处理的事实和数字是人们为反映客观世界而记录下来的可以鉴别的符号 如数字 文字等 在商务环境中 数据与经营密切关联 数据类型 信息 是人们从数据中所得到的对客观事物的了解 它能为接受者增添某些新的认识或看法 能影响接受者的行动 当数据被应用于某种目的时 它就添加了对于接收才有意义的值应用于某种目的 数据 信息 数据转换为信息的过程

2、数据 原材料过程 将数据转化为信息的处理信息 解除不定度 对决策或行动有价值 数据 转换过程 选择 组织 复制 应用原则 信息 对管理者和决策者有价值的信息应具有以下特征 准确性 准确信息 没有错误完整性 包含所有重要事实经济性 获取信息的成本低于信息价值 信息收益 可靠性 可靠性依赖于信息来源和数据处理方法相关性 互信息对决策者很重要及时性 或称为时间性 过时的信息毫无价值共享性 可为多名管理者共享 信息的含义信息是事物运动及运动状态的反映信息是消除不定性信息是经过加工后的数据 对使用者具有价值是关于客观事实的可通讯的知识 知识 知识是被人脑接受 处理 吸收和利用的信息 它是将信息与资料化为

3、行动的能力 应用于某种建立和目的处理 数据 信息 知识 知识按照可表达程度分为两种 不能明确表达的知识也称为隐性知识或默认的知识 是存在于个体中的私人的 有特殊背景的知识 它依赖于体验 直觉和洞察力 能明确表达的知识也称为显性知识或明确的知识 是在个人或组织间以一种系统的方法传达的更加正式和规范的知识 它通过语言 文字及其他沟通方式传达 有人把组织的知识创新看作是两类知识的交互作用 知识与信息关系有两种典型的但却相当对立的观点一种观点认为 信息存在于自然界 人类社会 人类思维之中 而知识只存在于人类活动范围内 因而信息包涵了知识 另一种观点则认为 信息是可编码化的知识或显性知识 而知识除了显性

4、的之外 还包含隐性知识 即存在于人的大脑之中的 不可编码化的知识 因而知识包涵了信息 数据 信息 知识 信息与数据和知识的关系 建立知识 学习 在各种学习情境中 每一个学习者都必须由自己来感知信息 对信息作出处理 储存和提取等反应 而学习者之间存在着生理和心理上的个体差异 不同的学习者获取信息的速度不同 对刺激的感知及反应也不同 Kolb将人们的学习周期分为四个不同阶段 思考 理论化 计划和实践在Kolb理论的基础上 Honey和Mumford提出人们有着偏爱的学习方式 这要看所处的学习周期阶段而定 行动型 思考型 理论型 实用型 建立知识 学习 具体经验 从感觉学习 有效的实践客观的观察 通

5、过实践来学习 通过观察和聆听来学习 抽象化为概念 通过思考来学习 行动型 反省型 实际型 理论型 注意 学习方式并非自己的天性 我们可以在不同的场合下采取不同的学习方式 然而 我们通常偏好一种或两种学习方式 实际 根据我们的理论模型 我们需要采用四种学习方式来完成我们的 学习循环 在任何学习方式上的欠缺将成为我们有效学习的阻力 成功的学习 培训计划应该采用各种培训方法和资料 利用以上各种学习方式来促进学习 当人们主动去思考概念和技巧并有机会去挖掘新思想和将新思想付诸实践时 这就是学习过程 正在使用的理论Argyris和Schon在1974年提出 人们按照他们自己创建的思想图表行动 正是这些默认

6、的图表 或者私人的 自己生成的理论 指导和控制着人们的行为 暗示人们如何行动 支持的理论 espousedtheory 我们用来对他人说明行为的话语 包括我们喜欢怎样判断我们对他人的行为 或者我们希望别人怎样想 可能是有相当差异的 问题是 怎样尽可能地使这两个不同的理论协调一致 从个人到组织的学习 当人们面对新的环境时 常常会通过寻找信息进行学习 并使用这些信息来得出初步的结论并形成思维模型 随着时间的推移 而使它们变成常规组织使用了常规 规则和程序 在整个组织内来作为共享知识和创建标准化的过程的方法 组织的问题是常规变成了陋习 从而抑制了创造性和灵活性 组织生存和发展的基本条件是提高学习的灵

7、活性 提高适应改变的能力 组织学习的驱动力量 管理者对于环境的看法不同会引发不同的因应行动 Weick 1979 因此 管理者所知觉到环境中驱动组织学习的力量不同 将会引发不同的组织学习行动 当人们对于不同驱动力间的重要性大小有所权衡时 便会产生不同的组织学习类型 带有人本主义色彩的 建构学习型组织 让组织能学习 1 在生产要素的重要性上 逐渐由资本转移至劳动力 尤其是智能劳动力 2 知识逐渐成为竞争优势的主要来源 3 企业经营环境的快速变动已成常态 4 管理者与一般员工对于传统的命令 控制典范 愈来愈不满意 5 全球经营环境的竞争日趋激烈 6 社会大众对企业的要求 如社会责任 愈来愈高 学习

8、型组织定义是 为共创愿景而共同学习与改变 因而能不断扩大其能力 与活出生命意义的组织 推动学习型组织是希望组织能够产生根本改变 profoundchange 而这种改变结合了人们的价值 渴望 aspirations 行为等内在的改变 以及策略 结构 系统等外在的改变 建构学习型组织 的过程模式 让组织能学习 的过程模式 进行 学习管理 的过程模式 信息的多种形式 为什么管理人员需要信息 需要了解组织作为一个整体在干什么需要了解影响业务的其它情况帮助解决日常问题和制定较长期的计划它能够避免从头返工激发出新的思想并易于改进 信息的形式 内部的和外部的电子的 硬拷贝的和口头的硬性的和软性的 定量的和

9、定性的 正式和非正式的 信息的类型 正式信息报纸和电子新闻期刊文章管理报告员工训练程序产品演示录象规划 非正式信息聊天与同事交流会面非正式联系 信源 数据采集 处理加工 数据存储 传输 输出 信宿 信息系统 信息的收集 主要是识别 采集 表达信息的传输 信道 编码 转换信息的加工 数据 预信息 信息 决策 结果信息的存储 什么 在哪 时效 信息的维护 准确 及时 安全 保密信息的使用 技术上 深度上 价值转换 不同信息来源的特性 表2 2信息需求和信息源的例子p12 为什么管理人员更喜欢非正式的信息传输方式 响应和反馈更及时信息接收者已被初步筛选正式信息在哪里文化方面的原因 经验和判断 帮助决

10、策的信息 决策过程 管理决策的层次 运营决策 这些是影响组织运营的日常决策战术决策 这些决策持续时间较长 并且往往直接由中层管理人员制订 他们直接介入组织策略的实施战略决策 这些决策是由高层管理人员做出的 西蒙的结构化决策与非结构化决策 非结构化决策是指决策人要做出判断 评价和对问题的确定要有深刻的理解 这类决策是新颖的 重要的 非惯常的且无公认的决策过程可循 结构化决策是重复的 惯常的 且具有处理问题的确定做法 因此不必每次重新进行考虑和斟酌 有些决策是半结构化的 只有问题的一部分可用公认的做法得到明确的答案 决策的信息特征 战略级 战术级 作业级 来源寿命精度加工保密方法要求 外长低不固定

11、高内短高固定低 信息的等级性 获得正确信息以作出决策 组织取得正确信息的途径是开发正式的信息系统来支持管理人员 没有受到阻碍的能方便地传递所有需要它的人可以访问 现实生活中的信息 1 大多数信息包括人们真正想要的信息 并不在机器里2 公司越关注的核心业务 员工们就越不可能对其有一个明确的定义 现实信息的多重含义3 如果信息是金钱和权力 员工就不会轻易地把它共享 4 员工使用一种信息模型效率和他参与制定这一模型的成度成正比 5 因为人是信息的重要来源和传递者 所以任何信息模型都应把人包括在内 管理信息系统 管理信息系统 中国企业管理百科全书 的概念 ManagementInformationSy

12、stems MIS管理信息系统是一个由人 计算机等组成的能进行信息的收集 传送 储存 加工 维护和使用的系统 管理信息系统能实测企业的各种运行情况 利用过去的数据预测未来 从企业全局出发辅助企业进行决策 利用信息控制企业的行为 帮助企业实现其规划目标 管理信息系统是一个人机系统 社会技术系统 计算机不一定是管理信息系统的必要条件把什么样的信息处理交给计算机更合适人和机器如何联系 从而充分发挥人和机器各自的特长 组成一个和谐有效的系统 生产要素相互替代作用 管理信息系统的概念图 专家系统人工智能 决策支持系统 是以管理科学 计算机科学 行为科学和控制论为基础 以计算机技术 人工智能技术 经济数学

13、方法和信息技术为手段的 面向半结构化决策问题 辅助支持中高级决策者的决策活动的一种人机计算机网络系统 决策支持系统 用户 决策者 DSS数据库 DSS模型库 DSS软件 群体决策支持系统的组成 规程库子系统 公共显示设备 私有决策支持系统 通讯库子系统 公共模型库管理子系统 公共数据库管理子系统 公共方法库管理子系统 人机接口 主持人 决策者 决策者 执行支持系统 用户 顶级管理者 ESS软件 MIS数据库 外部数据库 特殊数据库 个人数据库 电子邮箱 使用Web作为信息源 搜索引擎 Web搜索 检索 的起点是搜索引擎 searchengine 它是通过搜索Web而响应信息请求的一种推动力 它

14、把查到的内容翻译为相关的材料目前网络上大约有3000多种搜索引擎著名的搜索引擎有 google yahoo MSN提供中文搜索引擎的站点有sina sohu netease和baidu openfind 搜索主要指标 流量 用户数 点击率YST是雅虎搜索技术 Yahoo SearchTechnology 的简称 是雅虎公司2003年斥资近20亿美金收购Inktomi Overture AltaVista Fast四家国际知名搜索服务商后 经过数百名工程师一年的开发打磨 于2004年2月正式推出的国际领先的搜索引擎 海量数据库雅虎yahoo45亿网页古狗Google40亿百度baidu2亿雅虎数

15、据库更新速度 数据库整体更新时间为两周 Google为三周美国互联网调查2004 3月份的最新数据显示 Google与雅虎的市场份额已升为45 与43 四种基本的搜索工具 机器生成的索引人工生成的索引元搜索工具自然语言工具 机器人搜索引擎由一个称为蜘蛛 Spider 的机器人程序以某种策略自动地在互联网中搜集和发现信息 由索引器为搜集到的信息建立索引 由检索器根据用户的查询输入检索索引库 并将查询结果返回给用户 服务方式是面向网页的全文检索服务 该类搜索引擎的优点是信息量大 更新及时 毋需人工干预 缺点是返回信息过多 有很多无关信息 用户必须从结果中进行筛选 这类搜索引擎的代表是 AltaVi

16、sta Excite Lycos Infoseek Google 国内代表 天网 OpenFind等 目录式搜索引擎以人工方式或半自动方式搜集信息 由编辑员查看信息之后 人工形成信息摘要 并将信息置于事先确定的分类框架中 信息大多面向网站 提供目录浏览服务和直接检索服务 该类搜索引擎因为加入了人的智能 所以信息准确 导航质量高 缺点是需要人工介入 维护量大 信息量少 信息更新不及时 这类搜索引擎的代表是 YAHOO LookSmart OpenDirectory GoGuide等 元搜索引擎 这类搜索引擎没有自己的数据 而是将用户的查询请求同时向多个搜索引擎递交 将返回的结果进行重复排除 重新排序等处理后 作为自己的结果返回给用户 服务方式为面向网页的全文检索 这类搜索引擎的优点是返回结果的信息量更大 更全 缺点是不能够充分使用所使用搜索引擎的功能 用户需要做更多的筛选 这类搜索引擎的代表是WebCrawler InfoMarket等 中文搜索引擎中文搜索引擎跟英文搜索引擎最大的区别是分词 因为中文的字与字之间是没有间隔的 人阅读的时候能自动辨别组合一个句子中的各个单字 看到的是有意义