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1、流程管理培训 财经流程管理办公室 目录 定义如何制订流程LOVEM图流程文件规范性要求流程框架简介 目录 定义如何制订流程LOVEM图流程文件规范性要求流程框架简介 定义 什么是流程 Process 流程就是一组共同给顾客创造价值的相互关联的活动进程 一组相互关联的活动 而非一个单独的活动 可重复性的活动 有输入和输出 是为实现业务所规定的工作途径 定义 什么是操作指导 OperatingInstruction 操作指导是对流程中某一业务活动具体操作的详细描述 是业务活动详细的操作指引文件 DP与操作指导同级 定义 流程文件与行政文件的区别 目录 定义如何制订流程LOVEM图流程文件规范性要求
2、流程框架简介 如何制订流程 怎样制订流程 确定流程设计的原则 目标 范围 分析 整理出流程中所有的业务活动 用动词词组表示 并明确活动的关键监控点 KCP 确定完成每个活动的角色 并明确所属部门 要职责分离 确定每个活动输入对照流程图 按流程文件模板的格式编写流程文件 设计操作指导 表格及模板 如流程中无法详描述清楚各活动的工作提示 操作指导 可编写各活动的操作指导文件及相关支撑的模板 表格 对重复 稳定运行的流程提出IT需求 如何制订流程 1 确定流程设计的原则 目标 范围 需考虑四个要素的影响 客户的需求和期望 业务策略 流程现状分析情况 IT战略和技术 2 分析 整理出流程中所有的业务活
3、动 用动词词组表示 根据流程的目标和范围 整理出为达到该目标所需要完成的活动清单 自上而下 层层分解 逐渐细化到完成每个操作的工作步骤 根据内控要求 明确活动的关键监控点 KCP 目的 规避风险 减少出错 保障流程符合内控要求设置标准 流程中的高风险活动和不可绕过的业务环节表达方式 在流程图中进行标识 在流程说明中进行描述 描述 先描述KCP要实现的目的 保障的业务目标 再描述为实现该目标应该做的事情 如何制订流程 3 确定完成每个活动的角色 并明确所属部门根据完成每个活动所需要的人力资源需求 整理并确定具体执行每个活动的角色各角色的设置和职责划分必须符合相互监督 互相牵制的原则 4 确定每个
4、活动输入 输出的名称和形式活动的输入即活动的启动信号 活动的输出即活动的结束信号 明确流程中所有活动之间的输出输入关系 如何制订流程 5 确定所使用的IT系统及界面关系明确流程中活动与IT系统的相互关系 流程与IT系统主要有三种界面关系 人机互动 例如复杂计算 文档库 案例库 在线操作 例如MRPII 工作电子流 批处理 例如财务数据处理系统 目录 定义如何制订流程LOVEM图流程文件规范性要求流程框架简介 LOVME图 流程有很多种表达形式 LOVEM图是其中的一种 我们推荐使用 LOVEM LineOfVisibilityEnterpriseModeling 是IBM公司开发的绘制流程图的
5、技术 是一种易于理解的图形语言 在LOVEM图中能清晰的表明 满足内部客户或外部客户需求的所有活动 活动之间的时间先后顺序 每个活动的输入和输出 以及不同活动之间的输入 输出关系 执行活动的角色 可由不同组织承担 与信息系统的接口界面 LOVEM图 LOVEM图的作用分析流程现状 即通过对流程现状清晰全面的定义 从而发现导致流程效率迷失的原因设计未来的流程 即能够准确 完整的描述未来流程是如何运作的 从而指导和规范流程的运作根据设定的目标来监控流程即在流程中明确相应的控制点 并设定相应的指标加以测评 LOVEM图 LOVEM图 LOVME图模板 LOVEM图的结构可见的线画一根水平的虚线来区分
6、客户的活动和我们的业务活动 顶部 带状区画几根等高的水平线来区分不同角色的活动 主体部分 角色画一根垂直的线把角色和活动分开 左边 要明确角色的岗位和部门自动化线画一根水平线表示与IT系统的接口 底部 人机交互 在线的上方空白处 在线操作 在线的上面 批处理在线的下部空白处 时间周期画一根带箭头的水平线表示时间的进程 底部 现状 在线的上部 目标 在线的下部 LOVEM图 LOVEM图 LOVEM图的制作方法1 活动的表示每一个活动用一个活动框表示给每个框的活动一个编号 用三位整数表示 如001提出需求 要用动词词组来描述活动 如批准PO 签订活动活动框按活动发生的时间顺序排列 不同角色共同完
7、成同一活动时 活动框垂直排列 并用相同的活动编号 当不同的活动在同一时间完成时 活动框垂直排列 并用不同的活动编号表示 同一活动 不同角色完成 不同活动 同一时间完成 LOVEM图 2 活动间信息流程的表示方法用箭头表示活动间信息的输入输出关系在箭头线上用一个名词 或使用图标配合 描述所传递的信息每一个箭头只表示一种信息的传递 不同信息的传递应使用不同的箭头表示 不得使用如下图所示的表示方法 LOVEM图 3 活动框接口表示方法3 1循环接口用一对LOOP连接来表示一个活动返回到前面活动的循环在循环接口中标明所需循环的活动步骤编号3 2页面接口如果一页不能表示完流程所有活动时 使用页面接口表示
8、两页间活动的接口关系所有接口都是成对的 就像一对双胞胎 4 活动框多个输出的表示方法4 1AND关系一个活动在同一时间有多个输出时 使用AND表示 如下图 4 2OR关系一个活动可能导致一个结果但需判断Yes或No 就用OR表示 LOVEM图 LOVEM图 LOVEM图图例 LOVEM图 LOVEM图符号关键控制点 流程中的高风险活动和不可绕过和业务环节 原LOVEM图中的符号表示CMP 关键测评点 需要重点监控 测评 以确保流程满足目标的关键环节 PA 问题区域 流程运行中的问题多发区 CSF 关键成功因素 使流程顺利运作的关键环节 KCP1 目录 定义如何制订流程LOVEM图流程文件规范性
9、要求流程框架简介 流程文件规范性要求 流程文件规范性要求流程文件的拟制应按公司统一发布的最新模板执行 所有文件原则上要求双语化 适用全球 非中国区的流程文件必须提交中 英文两个版本 且发布时必须在 创建文档 环节同步提交 流程文件发布前须通过会审 流程图绘制工具推荐使用LOVEM图 表格和模板无统一格式 但要求标注保存期限 文件编码和版本标于页脚左下方 表格或模板的保存期限标注于编码 版本的下一行 流程文件规范性要求 最新流程文件模板查询路径 DocCenterMgmt System SystemManagement DocumentManagement 财经流程文件模板 和 财经操作指导书模
10、板 公司流程文件模板 查询路径同上 财经模板与公司模板区别不大 财经流程模板在公司模板的基础上增加了流程总体要求 关键角色 职责 账务处理环节 此外就是文件表头上有点小修改 财经与公司操作指导书模板的区别仅仅是表头 流程文件规范性要求 流程文件排版要求流程文件编辑时 文件内容要求整齐 美观并符合以下要求 1 文件的章节条款须用阿拉伯数字 示例 22 12 1 12 1 1 1a b c 最多四个级别 第五级采用小写英文字母加圆点标识 前四级条款全部采用左对齐 第五级退两格 2 字体与字号 页眉 10号字宋体正文 条款和正文均采用小四号宋体 条款字体加粗 图表中的文字可视具体情况采用更小号或更大号 页脚 五号字宋体 目录 定义如何制订流程LOVEM图流程文件规范性要求流程框架简介 流程框架简介 公司层面流程框架 流程框架简介 财经流程框架 流程框架简介 ISC流程框架 流程框架简介 公司框架与财经流程框架的关系 流程框架简介 公司框架与ISC流程框架的关系 流程框架简介 目前 PMO正在进行财经流程框架建设 已整理出财经的Level0和Level1流程图 Level2和Level3正在整理中 对应文档管理 其流程结构为 财经 运作支持 文档管理 文档接收 文档整理 文档保管 文档借阅 文档销毁 流程管理 业务支持 TheEnd
