2017企业贯标内审员培训（杭州）

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1、企业知识产权管理内审员培训GB T29490 2013内部资料版权所有敬请保密 知识产权管理体系审核要点交流 DIRECTORY 知识产权管理体系内部审核 知识产权管理体系管理评审 知识产权管理体系审核主要内容 知识产权管理体系内部审核 在建立知识产权管理体系之前 企业业已存在自身管理体系 知识产权管理体系不是一个完全独立的管理架构 是需要依附在企业现有管理体系之上的 并不是将原有的管理手段 制度 组织机构等彻底推翻 而是应用管理体系标准的框架模式重新构造 安排 组合和完善组织现有的管理体系 充分利用现有管理体系基础 增强体系运行的有效性 可行性 降低企业知识产权管理体系运行成本 提高运行效率

2、 包括策划 文件形成 记录形成等 如 文件审批流程及表单 专利申请及审批流程及表单等都可遵循现有 建立管理体系的正确思路 准确理解标准要求 整理公司现行有效的管理制度文件 编制适宜与本公司操作的体系文件 程序文件 记录表单等 一个文件可以包含多个程序 一个程序可以包含在多个文件中 充分结合现有文件体系 尽可能与现有体系进行融合 如果条件允许可以考虑将公司管理体系做全面融合形成一套体系文件 覆盖多个管理体系 战略导向 领导重视 全员参与 建立管理体系正确的运作方式 体系审核 是从不同层面对体系运行的适宜性 有效性进行评价 进而完善和提高组织的管理绩效 形成 循环 大 小 只提要求 以符合标准要求

3、为准 基本要求 不固定方法 结合企业实际进行策划 适宜 有效的才是最合理的 管理体系特点 术语和定义 审核准则 一组方针 程序和要求 要求 如 法律法规 GB T29490 2013 知识产权管理体系文件 其他要求 审核证据 与审核准则有关的并且能够证实的记录 事实陈述或其他信息 审核证据可以定性的或者定量的 术语和定义 审核发现 将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果 符合与不符合 合规与不合规 审核结论 审核组考虑审核目的和所有审核发现后得出的审核结果 内部审核 有时称为第一方审核 由组织自己或以组织的名义进行 用于管理评审和其他内部目的 可作为组织自我合格声明的基础 在许多情况下

4、尤其在小型组织内 可以由与受审核活动无责任关系的人员进行 以证实独立性 可以由内部或外部审核员承担审核 内审标准内容 应编制形成文件的程序 确保定期对知识产权管理体系进行内部审核 满足本标准的要求 内部审核控制程序 内审的目的和依据 目的满足知识产权管理体系运行和改进的需要为了顺利通过第二方和第三方审核确保知识产权管理体系的持续满足有效性 适宜性作为一种知识产权管理手段 及时发现问题 采取措施加以改进 依据GB T29490 2013 企业知识产权管理规范 组织知识产权管理体系文件相关法律法规要求 内审的时机和频次 内审的频次 GB T29490 2013并没有明确规定 只是要求企业应按照策划

5、的时间间隔进行即可 通常多常时间进行一次内审由企业自己进行策划 内部审核在一年期间内 不超过12个月 不少于一次 其审核范围覆盖公司 知识产权管理手册 的全部要素 根据知识产权管理体系变化情况及近期结果等情况可适当增加某些要素或区域的审核频次 通常情况 企业以一年进行一次或两次比较适宜 内审的时机和频次 内审按照审核的时间分为例行性审核和特殊审核 临时审核 例行性审核 按照策划的时间间隔进行的审核特殊审核 针对突发性事件临时增加的审核 内审的时机 一般 当出现以下情况时 组织可以考虑增加内审 1 发生了严重知识产权问题或侵权投诉 2 本公司组织机构 知识产权方针和目标 产品工艺有重大改变 3

6、知识产权管理体系初建 有重大改变或将进行第二方 第三方审核 4 法律 法规及其他外部要求的变更 5 在证书到期换证前 管理体系审核的分类 依据审核范围分类 全部审核 全过程 全要素 全部门 部分审核 部分依据管理体系策划特点分类 单独型审核 知识产权 质量 环境 职业健康安全管理体系分别进行审核 称为 单独审核 结合型审核 当知识产权管理体系 质量 环境管理体系和或职业健康安全管理体系被一起审核时 称为 结合审核 内审工作流程 内审准备 审核实施 组建审核组 任命审核组长收集相关信息例 如翻阅受审部门体系文件 文件评审 确定审核目的 范围 依据等编制审核计划和审核检查表 首次会议现场审核 搜集

7、证据 记录审核记录 开不符合报告 末次会议 报告审核情况 宣布审核结论 内审工作流程 内审报告编制 内审不符合跟踪及验证 内审报告内容 审核目的 范围 依据 时间审核组组成审核情况分析综述审核结论附录备注 必要时 分发范围 一般情况下由内审员或组进行跟踪验证 验证包括纠正和纠正措施的效果不符合事实 原因 纠正措施三者是否相互对照 内审工作流程 年度内审计划编制 说明年度内审计划一般适用于一年计划做两次或以上内审时才编制 若计划做一次审核 则直接编制内审计划即可 年度内审计划一般情况下根据上年度审核结果由管理者代表于上年年底或本年年初编制 最高管理者批准后实施 年度内审计划每次可以进行全面审核

8、也可以分次进行抽样审核 一般情况下全年的审核要能覆盖所有区域和GB T29490 2013所有过程 年度内审计划应包括以下内容 审核目的审核依据审核策划 审核时间 范围 审核组 审核日程 内审工作流程 年度内审计划 范例参考 编制 日期 批准 日期 内审工作流程 内审说明 1 审核时可以组织规模大小进行分组审核例如可以将内审员分为几个小组 并每个小组任命一个小组组长 2 审核范围可以覆盖所有区域和所有要求 也可以根据实际情况进行抽样 例如抽几个部门审核或几个过程进行审核 3 对审核员进行调配和分工时 注意审核员不能审核自己的工作 如果内审员不够确实需要外聘需签订保密协议 4 审核时间的长短可以

9、根据组织的规模大小和过程复杂程度来确定 对于每个部门审核时间策划长短可以根据该部门业务范围大小和过程复杂程度来确定 应提前通知受审部门 5 审核目的不必局限于上述 可以根据实际情况来确定 如外审前进行内审 则 目的即为了迎接外审 顺利通过外审 6 一个审核组最好以2到3个人 最好不要超过3个人 但也最好不要低于2个人 因为一个人提问 一个人记录 内审工作流程 审核计划应包括以下内容 审核目的审核范围审核依据审核时间审核组审核日程安排 包括日期 具体时间 受审部门及审核要素 内审工作流程 内审计划 范例参考 内审工作流程 检查表的编制 对照GB T29490 2013以及公司知识产权管理体系文件

10、 手册 程序 结合收集的信息如审查受审部门的体系文件以及与受审部门的相关人员交谈等选择典型的问题 抽样应具有代表性 所以确定了受审部门时 要考虑该部门的主要职能以及相关职能 以主要职能为主 相关职能为辅 确保审核内容能覆盖其所有相关活动 按部门编制的检查表要考虑涉及的所有过程 包括直接相关的过程和间接相关的过程 按过程编制的检查表要考虑涉及的所有部门 包括主要职能部门和相关配合职能部门 审核内容不能偏离受审区域 部门 要能在受审部门找到证据 如果以过程为主编制检查表 从而评价过程的有效性时 应尊从过程的识别和确定 职责和权限 输入输出以及实现程序 有效性等流程来进行审核评价过程的有效性 内审检

11、查表分类按照部门进行编制 备注 A 符合 B 观察项 C一般不符合 D 严重不符合 内审工作流程 2 按照过程进行编制 备注 A 符合 B 观察项 C 一般不符合 D 严重不符合 内审工作流程 内审检查表实例 参考 内审工作流程 内审工作流程 首次会议由审核组长主持与会者需要签到审核组长向与会者介绍本次内审目的 范围 依据时间及日程 审核组请受审部门在整个审核工作过程中给予支持与配合介绍不符合项的分类准则 内审工作流程 现场审核 方式 交谈查阅文件现场检查收集证据 将体系运行效果及不符合项详细记录在检查表中 并请被审核方确认 内部会议 组长需每日召开内部会议 全面了解内审情况 对不符合事实进行

12、核对 形成 不符合报告 内审工作流程 现场审核 审核组会议 审核组长主持审核组会议 主要内容有 1 听取审核组成员关于审核进度 审核情况及审核中发现的不合格事项的汇报 2 协调进度 解决组员提出的问题 3 讨论发现的不合格项 作出评价与判定 审核报告 现场审核后 审核组长完成 内部管理体系审核报告 交管理者代表审核 最高管理者批准后下发 内审工作流程 末次会议由审核组长主持与会者签到审核组长重申本次审核目的 范围 依据 时间以及审核组组成各审核员报告各自的审核发现 不符合报告审核组长总结分析报告本次审核情况 宣布审核结论感谢各受审部门给予的大力支持与配合 使本次审核顺利圆满完成必要时与各受审部

13、门讨论本次审核情况 交换意见 内审工作流程 不符合报告应包括如下内容 a 受审部门及负责人姓名b 审核员姓名c 审核依据d 不符合事实描述应力求具体 明确4W1Hwhat who where when使受审方一目了然 对于who一般不写明 因为审核对事不对人 具有可追溯性e 不符合判定 违背标准还是文件应力求确切 遵循就近不就远 就小不就大的原则 包括不符合类型 性质判定 严重 一般 f 原因分析 why g 纠正措施及预计完成日期 采取的纠正措施要与确定原因相对照 h 措施效果验证 内审工作流程 不符合报告范例 NO IA 01 001 案例 根据下列给出的场景 请写出不符合报告 判定不符合

14、条款 说明不符合该条款的内容 案例1 审核员在仓库看到两份知识产权保密管理制度 两份文件都没有审批 仓库管理员说 这一份制度是原来的 后来公司发展又增加了一个库房 所以又针对两个库房新制定了一个新保密管理制度 上级说让我们先用用看 但是新的制度内容不全 所以我就两个制度参照着使用 其实我们也把不准用的是不是对 不符合事实描述 审核员在仓库看到两份知识产权保密管理制度 两份文件都没有审批不符合条款 GB T29490 20134 2 2a 发布前经过审核和批准 修订后再发布前重新审核和批准 案例 根据下列给出的场景 请写出不符合报告 判定不符合条款 说明不符合该条款的内容 案例2 B公司的知识产

15、权事务均有研发部管理 因此研发副总任命研发部长为知识产权管理者代表 授权其落实各项资源 管理和考核知识产权办公室 审批各项知识产权管理文件等 不符合事实描述 管理者代表不应该由研发副总任命 而是应该由最高管理者任命 应有企业最高管理层中人员担任 不应该由研发部长担任 不符合条款 GB T29490 20135 4 1最高管理者应在企业最高管理层中指定专人作为管理者代表 案例 根据下列给出的场景 请写出不符合报告 判定不符合条款 说明不符合该条款的内容 案例3 审核员在XX公司的技术室询问一个知识产权纠纷的处理过程 查阅一份律师函时没有找到 负责此项工作的小张说 那份律师函交给小王了 谁知她调到

16、外地工作 我忘记跟她要该份律师函了 电话问她 她也记不起来在哪里了 八成弄丢了 还好我们都看过 也没耽误事 不符合事实描述 查阅一份律师函时没有找到不符合条款 GB T29490 20134 2 4c 外来文件与记录文件完整 明确保管方式和保管期限 案例 根据下列给出的场景 请写出不符合报告 判定不符合条款 说明不符合该条款的内容 案例4 A公司管理者代表将知识产权方针和目标定为 激励创造 有效运用 依法保护 科学管理 并在中层会议上集中学习 规定与会者均需牢记 并结合部门实际传达到相关工作人员 不符合一 不符合事实描述 企业知识产权方针目标不应由管理者代表确定不符合条款 GB T29490 2013不符合标准5 2a b 不符合二 内审工作流程 内审不符合分布表 现场审核结束 不但要根据审核发现开 不符合报告 一般情况下 还应对内审的不符合情况进行统计分析 发现体系运行薄弱之处包括薄弱条款和薄弱部门 为下次内审策划作好准备 并为改进提供依据 即编制 内审不符合分布表 不符合分布表包括如下内容 a 标准要求条款b 受审部门c 不符合项分布情况d 不符合项统计e 不符合项分布情况分析 备