《精编》高绩效时间管理

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1、高績效時間管理 1個小時的時間來領悟它 但也許您將獲得10年時間的回報 也許您將花費 時間是我們最有價值的資源 時間比金錢更有價值 我們必須妥善地運用時間資本 我們在世上的時間 就是我們在世上的生命 我們生命中最重要的意義 就是在生命中盡量利用時間 時間是寶貴的資產 時間是絕對有限的資產 時間不能買賣 時間不能儲存或堆積 時間綿延不斷 而且一去不回 時間就是生命 時間就是金錢你生命中一小時的時間 對你有多少意義 時間的掌握 是主權在你還是別人 你是否像處理金錢一樣小心地利用你的時間 時間的過程 是 紀律 還是 自律 我們有限的時間資產只能估計 就拿一個長壽的人來說中 也最多只有200 000小

2、時可以計划利用 今天就開始你余生的第一天 所有真正有成就的人 都有一個共同點 他們都曾經坐下徹底地考慮過有關他們時間資本的使用方法 若要完全發揮生命的意義 必須要有考慮周詳的時間或生涯規划作為后盾 必須知道如何利用時間來達成個人與事業上的目標 唯有如此 在完成日常工作與滿足個人發展之間 才可以建立直接的關系 不靠風向 是靠控帆才能抵達目的地 成功的時間管理指引你新的方法 如何 在待辦事項及其優先順序上得到更好的總體觀 得到更多的創造性空間 以主導代替反應 應付 減小與回避壓力 蠃得更多的休閑時間 給家人 朋友及自己本身 專注并有系統地達成目標 藉此賦予你的生命意義與方向把握時間 把握時間工作

3、它是成功的代價 把握時間思考 它是力量的源泉 把握時間玩樂 它是年輕的秘訣 把握時間讀書 它是智慧的基石 把握時間交友 它是幸福的大門 把握時間夢想 它是摘星的路徑 把握時間去愛 它是生命的真諦 把握時間歡笑 它是靈魂的樂章 典型浪費時間的15種因素1 電話騷擾2 不速之客3 會而不議4 突發事件5 缺乏目標期限與先后次序6 凌亂的辦公桌與個人無組織7 繁文縟節8 低估所需的時間9 在同一時間處理太多的工作10 權責不分11 資訊不足與拖延12 猶豫不決13 溝通不足14 過分承諾15 疲勞 時間浪費的12種因素1 缺乏適當的計划 使工作人員在換機種時產生等待或停工待料2 基層干部未能徹底了解

4、其所接受之命令與指示3 缺乏對全天工作內容之認識4 未確實督導工具材料 小裝置等應放置于一定之處所5 不應加班的工作造成加班6 未檢視每一工作是否供給合適的工具與裝備7 保有太多冗員或需要的人員不足8 縱容班員養成聊天 撤離工作崗位浪費時間之壞習慣9 未要求班員准時開始工作 松于監督10 拙于填寫報告及各種申請表格11 放任班員故意逃避他們能做的工作12 遲交報告 三種時間管理模式三種時間管理的有效模式是 1 秘訣的技巧 knowhow 熟練重要的技巧而使您在工作上更有效率 2 例行的技巧 Routines 以標准 良好的流程來改進時間的運用方法 3 控制的技巧 control 用有效的方法來

5、控制精神散漫及一些浪費時間的狀況如果你能不斷實行上述上三種時間管理模式 必可逐步改善時間 下面對上述三種模式 做更仔細的介紹 1 秘訣 knowhow 1 回想你以前知道的好方法 A 保存的組織檔案B 記住經常用的資料C 知道自己手中資料的種類D 知道自已公司里誰是熟手2 收集新資料的方法 A 練習敏銳的觀察B 耐心地聽不被打擾C 閱讀有關職務上的刊物當有人表現出困難狀況時 練習去深入情況 3 分析問題的方法 A 分析問題的起因 徵兆B 去明白問題讓別人也可以徹底明了C 明確選擇問題 讓別人也能深思問題D 以最少的負面反應去做決定以產生最佳的結果4 交互運用的技巧 A 表達您自己 使別人不誤解

6、您B 協助伙伴 互助合作C 主動鼓勵并回饋每一個人D 所在決定之事 均應建立追蹤 執行考核 2 例行之事1 重要的工作先做A 每天早上必須將待辦事項列出B 標出每一件事的優先順序C 首先完成最重要級的事D 訂出每月的工作目標 并努力完成2 計划最重要的工作A 預先計算完成一件工作 需要多少時間B 將預定表中相關活動歸類在一起 一并處理 3 運用一種制度A 盡可能將工作分配出去給許多人完成B 假如無法將所有工作分配出去 就分配一部分C 訂下標准流程 并不斷追蹤執行成效D 以最大的效率完成例行之事4 支配的技巧A 以特別之時間來進行主要工作B 處理每日的公文 應列為最重要級的工作C 每一星期做一次

7、列在明細表中較不重要的事 3 控制 Control A 持續性對自己有莫大益處 當事情做完時 我將給自己一具獎勵B 運用延遲策略針對浪費時間的人 讓我完成手上的事 再幫你 C 很平衡的處理事情 評估一個工作是否可以在預定時間內完成當您遵守時間日志時 將你分心及浪費時間的事件記錄下來 當您看到經常分心的理由與浪費時間的現象為何時 即可針對浪費狀況加以改善 對任務優先順序的排列原則 杜絕時間浪費的根源 明了 熟稔自己的工作任務 任務目標訂定的SMART原則 重要程度與急迫程度的交叉分析 靈活應用柏拉圖原理 20 80定律 20 的工作努力可以換得80 的工作績效 效率 efficency 與效果

8、effetiveness 并重分析你的時間運用 每天的工作排定得是否恰當 每一項工作所花費的時間是否過多或過少 某項工作是否應該在此時此刻由我來做 可否授權他人完成 可否從工作記當中剔除不屬于我或不重要的工作 可否透過工作時間的重新安排 更有效地做更多和更重要的工作 設定優先順序的優點將任務依重要次序排序 確保你 首先只作重要或必須的任務 必要時 也可依緊急程度處理 每次只專注在一件事務上 在既定的時間內 更有效地處理事情 在某些狀況下 依然圓滿地達成既定目標 將所有可以由他人處理之事 授權出去 在計划周期結束時 如 一個工作天 至少解決了最重要的事情 對于與你或個人能力考評有關的任務不會置之

9、不理 80 20 規則pareto 原則 可是現在應該從何處著手 許多人沒有把時間與精力集中在較少但極重要的事情上 而把他們大部份的時間花在處理較多卻次要的問題及任務上 經常正確運用百分之二十的時間與精力就可以產生百分之八十的效果 20 的顧客或物品帶來80 的營業額20 的生產缺陷造成80 的廢品20 的報紙篇幅包含80 的新聞20 的會議時間作成80 的決議20 的案頭工作可有80 的工作成果 這80 20 規則的關系 第一次在19世紀中 由意大利經濟學家VilfredoPareto提出 Pareto由不得統計研究發現 百分之二十的人口擁有百分之八十的國家財富 這個稱為PARETO 原則的

10、事實 也可適用于人生的其它方面 在職業及個人的生活中 可根據此20 80就因果關系 就設定目標 擬定計划及達成目標的行動間 選出并執行最優先的事項 SMART原則S specific具體的M measurable可量化的A attainable可達成的R relevant有相關的T time有時間性的重要度與迫切度的分析成功的企業經營 只有在制定了清晰明確的目標是成效稽核之下才有作用 目標是對每位參與者的挑戰 進而激勵行動 知道何去何從 目標也同時是評估能力的標准 以由設定目標的領導 目標管理與盛行的企業及同事領導法的合作理論一樣有效 成功的人物也同樣有明確的目標 若要完全發揮生命的意義 必須

11、要有考慮周詳的生涯規划為后盾 換句話說 也就是 機意追求個人明確的與事業上的目標 唯有如此在今天的任務及行動與明天的成就與滿足感之間 才可以建立起直接關系 只有那些定義過他自已目標的人 才能在忙碌的日常生活與繁重的工作壓力下保持總體觀 并設定正確的優先順序 知道如何有效的運用他的能力 迅速又有效的達成原望 這些在職業 家庭及休閑生活中都一樣唯有清晰的目標 并追求有它 出就能將他的潛能在實際行動發揮出來 自我鼓勵與自我規律 目標有助于將力量匯聚在真正的重點上 問題不在于你做什么事 而在你為什么做那些事情 設定目標是時間管理結果成功的先決條件與秘訣 時間管理小秘訣1 重新組合想想哪些事情是你生活上

12、并不需要的 而不是你能做得越多越好 重新組合你所有的活動 如果那些活動對你的生活或事業有所幫助則保留 如果沒有幫助就盡可能剔除掉2 了解自已了解自己的生理時鐘 每個人的生理時鐘并不一致 要確認自已的巔峰時間 在這個時間安排最困難的事情處理3 不要太忙不要把自己的每一分鐘排得滿滿的 一個工作接著另一個工作 這樣會使你充滿緊張 降低自己的工作效率 4 不慌不忙穩下來 不要急著把事情趕完 隨時問自己 為什么要這么趕呢 如果沒有這么趕 我會怎樣 了解 必要急 和 沒耐性 的差異 5 隨時調整當加入一個新活動時 就刪掉一個舊活動 配合身心體能的時間管理1 早點開始2 訂出期限 如期完成3 逃脫電話的陷阱

13、4 在 巔峰時間 處理最難的工作5 吃飯時間不是一成不變的6 養成隨時攜帶紙筆的習慣7 培養傾聽別人說話的技朮8 找出更快的方法9 控制壓力焦慮10 配合生理時鐘11 遇瓶頸時不要坐困危城 先嘗試起步12 保持開放的心靈13 在工作時間工作14 K I S S原則15 避免桌上亂七八糟16 找個葳身的地方 專心工作17 分派工作 監督完成18 果決19 你不需要 十全十美 20 控制文件的叢林 paperJungle 21 打破莫非定律 Murphy sLaw 22 反省你對時間管理態度 生涯規划與邁向美好前程工作團隊與精致化調配一 時間資源調配的觀念1 求快 效率2 求多 效能3 求精 調配

14、4 最適化 Optimization 二 整體利潤最大的觀念三 時間調配要領1 優先性 大小區分原理2 邊緣性 擠壓抽空原理3 協商性 整體獲利原理4 調適性 動靜互補原理5 分階性 標的組合原理6 雙用性 零碎運用原理 藉工具改善的時間管理技巧改善工具以提高時間效率1 該做的事 列表2 易忘的事及構想 Memo條3 交辦事 便紙條4 辦公桌空間安排 雜物盒5 省去記憶的精力 常用電話分類卡6 以免影響排隊 復寫紙7 存留現場訊息 隨身筆記本8 勾出要點 紅藍黑三色筆9 公文存檔 套夾10 記錄操作問題 工作日記本11 派工精確 印好表格12 以免疲倦 低桌高檔案柜13 不離開辦公室公桌開會

15、小圓椅群14 例行溝通報告的數字 小面板15 其它 鈴 熱水器 電腦 以合理化流程處理運作有關的事宜一 日記本 Logbook 二 定時查核 如警察崗及麥當勞而廁所簽字記錄 三 制度法規必須輔以行政呈報 公司宿估案例 四 流程制度在運作時要能變通 年后人事招募案例 五 如何建立標准作業流程 投影片 心智洗滌法一 中樞神經的活化 主導全身的功能1 超感意志力2 凝氣提精神3 幻想新鮮感二 記錄回饋法 工作日志1 建檔功能2 督導功能3 記錄功能4 查核功能5 報告功能6 分析功能一 差別要求法二 團體創意法1 BS法2 接力卡法3 CBS法4 入出法三 閱讀法 解決瓶頸的方法瓶頸可分為四類 1

16、變動機率性 Variation 未來情況無法掌控 且我方資源有限 注 現代化管理中以系統模擬來解決這方面的問題2 時間緊迫性 Timing 時間上限制得很嚴 或二部分組合銜接的時間很短 注 現代化管理中以精准時間法中的計划評核朮來解決這方面的問題3 人力不足性 Manpower 面對工作量增大時 沒有足夠的人力充當人力應付注 現代化管理中以前鋒及幕僚的彈性運用 全方案工作職責 工作補位來解決這方面的問題4 問題沖突性 Unexpectation 產生一些相當大的問題或非五一般性的工作任務 注 現代化管理中以工作團隊及專案管理來解決這方面的問題 應付超繁重工作技巧STEP1目標內化 體認 了解并消化工作目標STEP2工作時序 每一階段訂定工作間量 并確認完成點STEP3人力調配 評估內部可用人力 并配合完成工作的時間分點 做最適化調配STEP4督導并用 由上而下的有壓力式樣 監督 方式輔以橫切入的 輔導 方式STEP5人性管理 將執行方案看成產品以行銷手法逐步推介經客戶 使屬下接受且努力執行 STEP6肯定員工 以各種激勵方式 建立員工自信 以積極工作態度去努力STEP7管制稽核 工作進