办公自动化(OA)系统课件

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1、办公自动化 OA 系统 1 内容提纲 一 OA与OA系统的概念二 OA系统的发展历程三 OA系统解决方案举例四 OA系统解决方案选择 2 一 OA与OA系统的概念 OA OfficeAutomation 利用先进的科学技术和设备来实现某些办公工作自动化 办公 OA 办公 办理公务 起草文件 通知 接受外来文件存档 查询本部门文件 外来文件 产生文件复件 收集信息辅助决策 将决策信息下达 3 一 OA与OA系统的概念 OA系统 利用先进的电子信息技术和现代办公设备构成的人机信息处理系统 人 机器 4 二 OA系统的发展历程 1 业务操作电子化 2 业务操作电子化 3 业务操作电子化 4 业务操作

2、电子化 企业信息化发展历程 5 二 OA系统的发展历程 企业信息化发展历程 1 业务操作电子化 将日常手工事务性工作转变为机器工作的过程 关注个体的工作行为 可以提高个体的工作效率 以财务电算化 生产制造自动化等为代表 6 二 OA系统的发展历程 企业信息化发展历程 2 业务流程信息化 通过企业的管理重组和管理创新 结合IT优势周化业务流程 关注整个组织的流程 提升组织的效率 广泛开展流程梳理和信息化建设 例如ERP CRM SCM BOSS系统建设等 7 二 OA系统的发展历程 企业信息化发展历程 3 业务管理知识化 让合适的角色在合适的时间合适的场景获取合适的知识和资源 系统推动企业管理生

3、态的建立 对环境的变化作出灵活的反应 业务流程持续改善 全面提升执行力 获得持久的竞争力 强调实现业务活动和管理活动的真正结合 以KM 协同 门户等为代表 8 二 OA系统的发展历程 企业信息化发展历程 4 业务决策智能化 在企业的已有知识的基础之上 能够智能创造 挖掘新知识 用于业务决策 日常管理等 形成自组织 自学习 自进化的企业管理体制 人工智能 专家系统的思想应用在企业管理领域中 9 二 OA系统的发展历程 1 文件型OA 2 流程型OA 3 知识型OA 4 决策型OA OA系统的发展历程 10 二 OA系统的发展历程 OA系统的发展历程 1 文件型OA 初步的办公自动化 从单机版的办

4、公应用软件开始 例如WPS MSOFFICE Lotusl 2 3等软件 当时许多人把OA称为 无纸化办公 11 二 OA系统的发展历程 OA系统的发展历程 2 流程型OA 从最初的关注个体 以办公文件 档案管理为核心的文件型OA逐渐发展到目前正在成为应用主流的流程性OA 12 二 OA系统的发展历程 OA系统的发展历程 3 知识型OA 随着OA系统应用的逐步深入 企业的员工每天上班做得第一件事情可能就是登陆OA系统 收一下邮件 看看公司最新的新闻 处理自己今天需要待办的工作等 OA俨然成为一个日常工作的基础平台 企业已经不可离开它了 随着客户需求的不断发展 OA也逐步融合 知识管理 思想 整

5、合组织内的信息和资源发展 发展为 知识型OA 13 二 OA系统的发展历程 OA系统的发展历程 4 智能型OA 随着组织流程的周化和改进 知识的积累和应用 技术的创新和提升 最终OA系统将会脱胎换骨 全新的 智能型OA 成为未来的发展方向 该阶段OA更关注组织的决策效率 提供决策支持 知识挖掘 商业智能等服务 14 三 OA系统解决方案举例 智慧 开放 智能 灵便 随需应变协同 人员协同 流程协同 数据协同 资源协同 15 三 OA系统解决方案举例 产品定位 标准化 低成本的协同OA办公系统 快速实施与应用 满足企业综合办公需要 实现全员协同办公 适合用户 创业型企业 小型企业的全员信息化 部

6、门 人员较多 流程较复杂 需求较全面 但以日常行政管理为主 不需要数据整合 统计和二次开发 16 三 OA系统解决方案举例 17 三 OA系统解决方案举例 18 三 OA系统解决方案举例 19 三 OA系统解决方案举例 20 三 OA系统解决方案举例 设计理念 21 三 OA系统解决方案举例 设计理念 22 三 OA系统解决方案举例 文化 Culture 企业文化是团队战斗力的根本保障 在现代企业没有企业文化的团队绝对无法成为一个具有强战斗力的团队 它是企业的灵魂和精神支柱 金和C6协同管理平台在企业文化的建设方面提供了多方面的支持 沟通 Communication 沟通是一个团队的力量能得以

7、发挥最根本的基础 若没有沟通则团队无法存在 C6协同管理平台从寻呼 邮件 短信 工作协同等多个方面对团队模式的沟通提供了支持 以期提高团队效率 23 三 OA系统解决方案举例 协作 Collaboration 个人英雄主义的年代已经过去 现代企业中几乎没有任何工作能靠一个人独立完成 要发挥团队的作用 相互之间的协作非常重要 除了对沟通的支持之外 金和C6协同管理平台提供了强大的流程设计和表单制作工具 使企业能够根据业务灵活的定制适合自己业务的流程 创新 Creation 创新是企业生存之本 一个没有创新的企业注定是无法长久的 而创新来源于积累 C6协同管理平台在组织知识的积累 应用 创新方面提

8、供了诸多支持 是充分研究了人的本性和组织特点开发出来的系统 24 三 OA系统解决方案举例 控制 Control 控制是为了更好的保证企业战略 工作计划 工作目标等的实现 控制更多体现在对计划进度整体的把握和控制 通过层层分解的工作或项目 使计划能够真正的得到执行和实施 中心 Center 前面5C要素保证了团队效率的大幅提升 但团队的效率提升并不就是公司效率的提升 C6协同管理平台引入了工作台的概念 将企业所有的系统 包括非金和的软件系统 引入到一个平面上来 并作相应的数据分析 以便公司高层掌控全局 引领公司快速健康的成长 25 三 OA系统解决方案举例 协同模型 26 三 OA系统解决方案

9、举例 业务协同 BusinessCollaboration 基于ERP等企业所有的原业务系统之上 从而做到了内部管理系统 协同软件 与业务系统 ERP等 的关联 内外得以结合 此模型最大的优越性在于 内部管理系统的信息化实施不用改变企业原来的业务模式 业务协同这一层能够明确地将各种业务系统纳入到一个统一的平台 实现协同应用与业务的关联 从而避免了因为内部管理而对企业赖以生存的业务模型造成干扰 防止业务与内部管控可能出现断裂 从而确保企业业务的正常运营 27 三 OA系统解决方案举例 个人协同 PersonalCollaboration 涵盖计划的协同 沟通的成本 冲突的成本 业务的信息碎片整理

10、 可以将其简单理解为个人的工作计划如何与事务 岗位相关联 个人如何有效协同沟通开展工作 个人如何通过协同化解工作冲突 对各类业务完整或残缺的信息如何进行有效的归类 整理 从而提升个人的工作效率 28 三 OA系统解决方案举例 团组协同 TeamCollaboration 团组不仅仅指一个组织内固有的部门 如市场部 财务部的协同工作 更多时候指的是一个为了某项目标 任务 项目而组建起来的一个团队 比如产品研发部门要开发一套新产品 需要抽调不同的人员组成一个项目小组 为了举办全国市场巡展而调动企业各种资源形成市场活动小组等 在这样的情况下 一个临时的项目小组开展工作需要有人负责 那么如何负责 如何

11、发挥临时小组人员以最高的效率开展工作 强化执行力 如何对项目计划 目标 资源等进行精确 适时的管理 如何实现项目组内的即时交流沟通和经验分享 如何将项目进展状况及时自动传输到上层等都将通过团组协同予以解决 29 三 OA系统解决方案举例 管理协同 ManagementCollaboration 主要面向中国企业的管理者 进行经营要素 企业指标 风险控制 工作绩效等协同管理 由于管理协同建立在三层协同基础之上 所以企业无需改变既有管理模式 管理者犹如坐在驾驶舱里一般 根据各种有效的数据信息明白自己和自己管理的企业下一步要走向何方 30 三 OA系统解决方案举例 应用架构 31 三 OA系统解决方

12、案举例 产品定位 主要面向面向中高端企业 政府机关和事业单位等大型企业的协同办公软件 面向集团化 多元化 国际化和大型政府机构 针对其异地管理 跨区域分支机构 跨地域审批等大范围协作应用设计的集团管控和信息资源管控的办公软件综合平台 32 三 OA系统解决方案举例 产品家族 33 三 OA系统解决方案举例 公文管理 34 三 OA系统解决方案举例 知识管理 35 三 OA系统解决方案举例 流程审批 36 四 OA系统解决方案选择 根据企业不同发展阶段需求来做取舍 原始创业期阶段 在企业创业的初期有个非常明显的特点 更多地依靠创业者的个人创造性和英雄主义 由于此时的把新产品迅速销售出去 因此不需

13、要太复杂的管理 透过创业者本人就可以控制整个团队 根据所处行业不一样可能存在需要解决部分客户资料和库存管理业务的处理 重点是强调研发 重视市场销售 37 四 OA系统解决方案选择 根据企业不同发展阶段需求来做取舍 规范化管理阶段 企业在经过初创期 基本解决企业生存和业务开拓问题后 开始寻求摆脱粗放式的经营管理模式 形成一定的规章制度和运营规范 实现对业务的规范化制度化管理 初步建立起可管理的业务运行机制 38 四 OA系统解决方案选择 根据企业不同发展阶段需求来做取舍 精细化运营阶段 在建立起可管理的业务运行机制后 企业逐步建立运营数据信息的积累 以及各种关于供应商 分销商以及最终用户的信息

14、对这些来自于内部和外部的数据信息进行分析挖掘 使企业业务运作和管理流程始终处于不断优化的状态下 不仅使产品及服务更适应于市场的需求 也提高运作效率 降低运营成本 使业务和管理水平提升到一个新的高度 39 四 OA系统解决方案选择 根据企业不同发展阶段需求来做取舍 价值链整合阶段 当内部运行机制日趋合理并持续优化后 企业将与价值链的上游和下游的合作伙伴联合起来 形成以一条产业链为单位的市场力量 通过强化业务协同机制 减少与上下游进行交易的经济成本和时间成本 提高企业应对市场变化的能力 从而改变原有的单打独斗的竞争格局 转而利用这个价值链的力量参与市场竞争 40 四 OA系统解决方案选择 根据企业

15、不同发展阶段需求来做取舍 全球化发展阶段 随着业务的发展 企业的将不在局限于原有的业务范围和市场范围 而在全球化浪潮下 企业需要在更广阔的范围内更有效地获得资源和市场 与更广泛范围内的合作伙伴或竞争对手产生联系 实现全球化的竞争与合作 41 四 OA系统解决方案选择 根据企业不同发展阶段需求来做取舍 42 四 OA系统解决方案选择 根据企业不同发展阶段需求来做取舍 原始创业期阶段 需要事务型办公系统 并着重需要解决客户管理或营销管理 进销存业务方面管理 而并不需要更多的内部业务流程等这类规范化的管理系统 43 四 OA系统解决方案选择 根据企业不同发展阶段需求来做取舍 规范化管理阶段 需要业务

16、型办公系统 解决外部门户网站 基本行政办公 客户关系基础管理 进销存 人力资源基础管理 费用管理等标准通用型软件 44 四 OA系统解决方案选择 根据企业不同发展阶段需求来做取舍 精细化运营阶段 需要业务型办公系统 解决协同办公 客户关系管理 供应链管理 人力资源 费用管理或行业专业软件 45 四 OA系统解决方案选择 根据企业不同发展阶段需求来做取舍 价值链整合阶段 需要决策型办公系统 解决除业务型办公以外 还需要解决和各类专业管理系统软件的数据集成问题 上下游伙伴的业务处理问题 46 四 OA系统解决方案选择 根据企业不同发展阶段需求来做取舍 全球化发展阶段 需要的是以门户形式展现的综合信息门户管理平台 包括内外部门户信息的整合 所有系统的统一认证登陆和数据联机分析处理等企业内部数据大集中管理模式 47 四 OA系统解决方案选择 OA系统解决方案选择还需考虑因素 技术生命周期 比如在WIN98下开发出来的管理软件 由于WIN技术的升级 而管协同办公OA系统理软件产品本身没有紧随相应升级 导致产品不适用 或者是由于开发语言比较落后导致软件使用存在很多缺陷而不能适用 价值生命周期 比如