《精编》联想电脑公司会务

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1、 联想电脑公司联想电脑公司 会务手册会务手册 1 01 0 版 版 企划办秘书处企划办秘书处 目目 录录 一 手册说明一 手册说明 4 二 会议制度及规范二 会议制度及规范 4 三 流程图三 流程图 7 在公司内召开的会议在公司内召开的会议 8 在公司外召开的会议在公司外召开的会议 9 四 程序四 程序 10 会前工作 按顺序 会前工作 按顺序 10 议题及参会人员范围的确定议题及参会人员范围的确定 10 会议场所的选定 会议场所的选定 10 会议通知的起草会议通知的起草 11 申报会议预算申报会议预算 11 人员确认人员确认 12 设备准备设备准备 12 预定预定 12 车辆安排车辆安排 1

2、3 会务通知起草会务通知起草 13 议程议程PPT制作制作 13 食品的采买食品的采买 14 指导服务员工作指导服务员工作 14 会议场地布置与熟悉会议场地布置与熟悉 14 会中工作 按顺序 会中工作 按顺序 15 会议室保障会议室保障 15 汇报人员的保障汇报人员的保障 15 用餐的保障用餐的保障 15 娱乐的保障娱乐的保障 15 住宿的保障住宿的保障 16 会后工作 按顺序 会后工作 按顺序 16 离会车辆安排离会车辆安排 16 退房退房 16 设备整理设备整理 16 结帐结帐 16 设备归还设备归还 16 费用报销费用报销 17 会务总结会务总结 17 五 注意事项五 注意事项 17 附

3、件 附件 18 会议通知草稿会议通知草稿 19 会务通知草稿会务通知草稿 22 会议预算草稿会议预算草稿 27 会务分工明细表会务分工明细表 28 主要会议场所明细表主要会议场所明细表 29 一 手册说明手册说明 为了便于秘书处人员掌握会议服务的各项流程 更好地为总经 理室会议做好服务保障工作 特编写了 联想电脑公司会务手册 供大家参考 会务手册 内容主要包含组织一次总经理室总经理室会议中 所应做好的各项工作 会前 会中 会后 及注意事项 望随时提出修改意见 谢谢 二 会议制度及规范二 会议制度及规范 为保障会议顺利召开和会议的效果 电脑公司特制定并颁发了 会 议制度 试行版 对会议的全程工作

4、做了要求 现将制度附下 联想电脑公司会议制度 试行 联想电脑公司会议制度 试行 1 目的 目的 会议是公司一项重要的工作方式 为了提高会议效率 保证会议效 果 规范公司的会议工作 特制定本制度 2 适用范围 适用范围 本制度适用于公司或部门牵头组织的各类会议 部门内部会议 不做要求 可做参考 3 名词解释 名词解释 3 1汇报 汇报 使参会人员了解某项工作的状况 并就有关问题进行讨论和决 策 3 2通报 通报 使参会人员了解公司某项工作的状况 一般不涉及决策和讨论 3 3研讨 研讨 参会人员就某一主题畅所欲言 目的在于碰撞出更多的思路和 火花 3 4汇报人 汇报人 对会议议题的内容进行阐述 并

5、回答参会人员的问题 参与 讨论 3 5主持人 主持人 对会议的进程进行整体控制 保证会议目标实现 3 6参会人员 参会人员 对会议议程参与讨论和决策 3 7列席人 列席人 列席会议 但不参与会议议题的讨论和决策 3 8与会人员 与会人员 参会人员 汇报人员 列席人员和主持人等参加会议人员 的总称 4 4 会议通知起草与发送会议通知起草与发送 4 1会议组织部门应在会议前发出会议通知前应该充分准备 一项会议的 召开必然涉及到其它部门人员的相应工作安排和时间资源的占用 因 此在组织会议前应有充分的客户意识 使与会人员能够准确了解本次 会议的关键信息 以便提前准备 保证会议目标的实现 4 2会议通知

6、应该包括以下几项内容 4 2 1会议目的 会议目的 明确说明举行此次会议要达到的效果 4 2 2会议时间 会议时间 应包括会议的开始时间和结束时间 4 2 2 1由多个部门参加的会议 上午的会议定为 9 10 开始 下 午的会议定为 14 10 开始 由于特殊情况无法按以上规定时 间开始的会议 需由会议组织者在会前通知中明确说明 4 2 2 2为保证会议效率和质量 在议题和内容有限的情况下 会议时间一般应控制在 2 小时以内 4 2 3会议地点 会议地点 会议地点应该明确标出 如果会议地点在公司外部 与会人员并不熟悉 会议通知中应附上会议地点示意图 4 2 44 2 4会议议程 会议议程 4

7、2 4 1会议议程的第一项是主持人讲解会议要求 4 2 4 2根据会议内容的不同 会议可分为汇报 通报 研讨等 内容 参见名词解释 4 2 4 3会议议程应以 30 分钟为单元 列出本单元的会议内容 如果某项内容多于 30 分钟 也应该分为多个单元 其目的 保证与会人员参加会议前能对会议内容有清晰的了解 4 2 4 4每项会议议程应该列出本项议程的汇报人 参会人员 列席人员和主持人的名单 组织会议人员在确定与会人员时 应该在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会 哪些人可 参加可不参加 努力做到既不因某些人的缺席而影响会议效 果 也不因使与本次会议关系不大的人员原因参加此次会议 而影响他们的正常

8、工作 同时又给相关人员以学习 观摩的 机会 4 2 54 2 5会议注意事项会议注意事项 4 2 5 1着装要求 在工作日期间召开的会议需正式着装 在周末 或休息日期间召开的会议可以着便装 如有特殊的着装要求 需要明确指出 4 2 5 2会议内容保密要求 会议组织者根据会议的性质和内容 确定会议内容是否要保密 如果需要保密 需要采取必要的 保密措施 例如 涉及公司商业秘密的会议 参会人员如果 委托他人代替参加会议 必须事先报会议主办部门批准 除 主办会议部门外 一律不得录音 摄像 会议中使用的文件 一律由会议主办部门统一收发 若需要会后带走的必须履行 相应的登记手续 等等 4 2 5 3对会议

9、文件的要求 会议组织人员根据会议的目的 规 模的等内容确定是否要用 PPT 文件 是否需要文本文件 需 要多少份 其它特殊求也要一并注明 汇报部门在制作 PPT 文件时 首页应该包括本次议程的时间安排和会议注意事项 使与会人员清楚本次会议的议程 同时 制作 PPT 文件应该 使用公司标准模版 为保证投影效果清楚 应注意色彩的搭 配 4 2 5 4对请假的要求 明确参会人员如果因特殊原因无法参会 需要通过合种途径请假 4 2 5 5明确对会议纪律的要求 见后 4 2 5 6其它需要特殊说明的会议注意事项 4 3会议通知的发送 4 3 1跨部门的会议 会议组织部门应该提前 3 个工作日发出会议通

10、知 如果会议涉及公司总经理室一半以上人员参加 应该提前 5 个工作日发出通知 涉及总经理使全体成员参加的会议 应该提 前 10 个工作日发出通知 以便与会人员能够事先调整好时间安排 并为参会做好准备 4 3 2如果因特殊情况需要临时召开会议 会议通知发出距离会议召 开 24 小时以内 跨部门的会议应该由本系统的总经理室成员批 准 总经理室一半以上人员参加的会议应该获得公司总经理的批 准 5 5 会议主持人会议主持人 5 1会议主持人负责控制整个会议进程 5 2会议主持人在会议开始前 应该清点参会人员名单 向与会人员通报此 次会议的会议目的 会议的具体议程 明确说明此次会议的注意事项 和会议纪律

11、 5 3会议主持人在会议过程中 应该控制讨论的方向和时间 促成会议目 标的实现 6 6 会议纪律会议纪律 6 1与会人员应按时参会 迟到而没有事先请假要罚占 1 分钟 6 2会议期间避免随意走动 对 BP 机 手机做消音处理 6 3与会人员如果因特殊原因需要在会议中途离开会场 需要向会议主持 人请假并得到允许 7 会议纪要撰写 会议纪要撰写 在会议结束之后的 3 个工作日之内 会议组织部门应该撰 写出会议纪要并发给相关人员 会议纪要应该准确 真实地反映会议的结 论 8 8 会务组织 会务组织 8 1会议预算 会议应本着高效 节约的原则进行 每次的会议费用在 5000 元以上时 会议组织部门要进

12、行会议预算 并报本部门的直接上 级审批 8 2交通 食宿 如果会议在公司外部举行 会议组织部门应该视会议时 间安排组织与会人员的交通和食宿 如果下午有会议议程 午餐应安 排为工作快餐 三 流程图三 流程图 在公司内召开的会议在公司内召开的会议 部门部门 时序时序 总总 经经 理理 室室 总总 经经 理理 秘秘 书书 相相 关关 部部 门门 备备 注注 会前会前 会间会间 会后会后 在公司外召开的会议在公司外召开的会议 部门部门 时序时序 总经理室总经理室 总经理秘书总经理秘书 相关部门相关部门 备备 注注 确定参会人员 时 间范畴 内容 N 审批 修 改 Y 下 发 准备工作 会间服务 审 批

13、 N 下 发 结 束 整理资料 Y 开 始 确定时间 地点 人员 拟定通知 修 改 接 收 反 馈 会会 前前 会会 中中 Y N 确认议题及 参会人员范围 选址及确定 起草会议通知 会议预算 人员确认 住宿 交通 设备准备 预定会议室 房 间 用餐 娱乐 车辆安排 起草会务通知 议程 PPT 制 作 食品采买 指导服务员工作 场所布置与熟悉 会议室 汇报人员 用 餐 娱乐 住宿保障工 作 人员离会车辆安排 退 房 设备整理 结 帐 返回公司 设备归还 报 销 会务总结 结 束 开 始 会会 后后 四 程序四 程序 会前工作 按顺序 会前工作 按顺序 议题及参会人员范围的确定议题及参会人员范围

14、的确定 会议场所的选定 会议场所的选定 在会前至少十个工作日会前至少十个工作日确定好会议地点 并详细了解场地的具体 费用标准 要求要求 A 外部环境幽雅 适宜散步 A 内部设施齐备 会议室的布局 光线明暗 灯光 音响 空调等 娱乐设施齐全 乒乓球 保龄 游泳等 住宿 餐饮 娱乐的距离要适宜 说明 说明 对符合上述条件的场所最终提请总经理室 会议通知的起草会议通知的起草 A 在会前一周会前一周确定本次会议的议程议程 其中包括 汇报的具体时间汇报的具体时间 主要内容及安排主要内容及安排 汇报人汇报人 列席人员列席人员 等事项 举例如下 举例如下 议议 程程 时间时间汇报议题汇报议题主要内容及时间安

15、排主要内容及时间安排主要汇报人员主要汇报人员列席人员列席人员 1 1 9 009 00 1010 00009898 财年经营情况财年经营情况 通报通报 汇报人 汇报人 1010 00 1000 10 1515休息休息 2 2 1010 1515 1111 4545人力资源情况通人力资源情况通 报报 人事及培训工作人事及培训工作 通报 通报 4040 分钟分钟 通报通报 50 50 分钟研分钟研 讨 讨 汇报人 汇报人 A 结合会议议程起草会议通知 其中应注明会议的时间 地点 主 持人 议程 会议的注意事项 必须包括着装要求 内容保密要求 会议文件的要求 请假的要求 会议的纪律等 及路线图 并在

16、会会 前十天前十天 发出 申报会议预算申报会议预算 依据会议的长短及对参会人员情况的确认 做如下费用明细 A包括 会议室费用 住宿费用 餐饮费用 娱乐费用 食品费 交 通费 相关费用 不可预见费等 A会议预算要求在会前四天会前四天 完成 经秘书处经理审阅后 报王总或 刘总审批 人员确认人员确认 结合会议通知中所注明的参会人员名单 主要是总经理室成员及全 程列席人员 与其确认住宿 交通 往返 情况 AA 对于 QDI 的总经理室成员要了解到京及离京的时间 做 好接机 送机及住宿的安排工作 原则上如有继续留京人 员 建议安排在翠宫饭店入住 设备准备设备准备 设备明细设备明细数数 量量设备明细设备明细数数 量量 投影仪投影仪1 台长线接线板长线接线板至少 2 个 胶投胶投1 台激光笔激光笔2 个 笔记本电脑笔记本电脑1 台磁带 电池磁带 电池依据会议长短 打印机及驱动程序打印机及驱动程序1 套胶卷胶卷依据会议长短 幕布 大 幕布 大 1 个胶片胶片1 本 白板 笔 擦 白板 笔 擦 至少 2 套A4 复印纸复印纸1 包 照相机照相机1 台订书机订书机1 个 宽带透明胶宽带透明胶1 卷圆珠笔圆