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1、第四章有效的写作 写作过程克服思路阻塞的技巧说明及肯定性信息负面信息劝说性信息报告 写作过程 构思选材创作评估反馈修改编辑复查 讨论问题 1 你常写的公文有哪些类型 2 写作前进行构思吗 列大纲吗 3 若你需要信息 到哪里去找 4 你用笔还是电脑起草公文 如何才能找到不受干扰的时间来写文章 5 你的上司对你的文章评价怎样 6 以自己的佳作或写出的最难的一篇文章为例 创作步骤使得写作变得容易和困难的因素各有哪些 7 本章讨论的八个步骤 你用了哪几个 克服思路阻塞的技巧 改变写作任务改变自己的活动改变自己的固有观念试试自由写作练习 说明及肯定性信息的写作 说明及肯定性信函的目的说明及肯定性信函的组
2、材 先说好消息并综述信函要旨 细节描述 解释和背景资料介绍 阐明不利方面 尽可能从正面阐述 说明读者受益处的内容 待用友善结尾结束全篇 肯定 个人化以及前瞻性 说明及肯定性信息的写作 好的说明及肯定性信函的特点 应该设计好的标题 表格或视觉效果 说服力强的读者受益处 针对读者提出的问给予回答 答案浅显易懂 容易落实 练习 不仅是说明性和肯定性信函 所有信函应注意 是否使用换位思考方式和正面论述 文风是否易懂 友善 版面设计是否悦目 格式是否正确 语法 打印是否有错误 负面信息的写作 含负面信息的信函的写作目的含负面信息的信函的组材方式 1 如果可以列出读者能理解和接受的理由 那么在说出拒绝性言
3、论之前 先解释拒绝对方的理由 2 否定性的信息只清楚地表述一次 3 如果有 可以介绍一些解决问题或妥协的办法 4 结尾时宜使用积极和富有前瞻性的言论 负面信息的写作 含负面信息信函的写作技巧 主题句委婉语理由拒绝多种选择结尾传达负面信息的语气 负面信息的写作 好的含负面信息信函的特点 好的 有效的委婉语的使用 表述清晰 完整的拒绝对方的理由 可取的 表达清楚的建议性问题解决办法 说明你很关心读者方的需求 适当增加一些细节描述 说明你考虑到了对方机构或机构中的某一成员的需要 练习 退休福利背景 假如你是一家达公司的员工福利部主任 今天收到了下面的E mail来自 米歇尔主题 我的退休福利下周五将
4、是我在公司上班的最后一天 我即将到其他公司任职 请开据支票支付我的退休福利金 包括应扣除的部分和过去6年半公司的奖金等 如果可能 希望能在下周五前收到该支票 问题 你能给米歇尔的答复可能算是个坏消息 因为公司的确把从职工月工资中扣除的退休福利金等额投资到了公司的退休基金中 但是服务年限不够10年的员工按规定只能得到从他们自己的工资中扣除的那一部分金额作为退休奖金 也就是说 米歇尔仅能得到扣除的那一部分工资 加上公司支付的4 5 的季度复利 最终粗算总额为17200元 最后的支票可能会略高些 因为她没有享用的假日和病假还可以得到一定的补偿 另外 当年扣除的工资属未完税基金 现在她得到这笔钱时还要
5、支付一定数额的所得税 所有关于支票的手续只有在她离职后才能办理 所以只能将支票邮寄给她了 档案中保存了她的邮寄地址 但是假如她搬家了 则必须将新的通信地址通知你 以确保支票能准确寄达 支票开据和发出的手续需要两至三用的时间 写封信给米歇尔 分析问题 收信的对方是什么人 你写信的目的是什么 你的通信中必须包含哪些信息 你怎样才能使自己的立场得到支持 哪些理由或读者受益处能另其说服 你的读者可能会有哪些反对意见 你的信中应淡化哪些负面内容 劝说性信函 劝说性信函的目的选择劝说方法 你想让对方做什么 他可能有什么反对意见 你举的理由有多有力 针对机构和其文化最合适的劝说方法是什么 劝说性信函写作 直
6、接提出要求的劝说信函组材方式 开门见山咨询你需要的信息和服务方面的情况 向读者提供实施你的建议所需的相应信息 要求做你想让他们做的事 劝说性信函写作 问题 答案式信函问题 答案式信函组材方式 谈及共同点 抓住读者的兴趣 明确定义你们共同面临的问题 解释问题的解决办法 向对方展示 负面因素 时间 花费等 同积极面相比 积极面是占上风的 总结出你的建议能带来的所有益处 提出你所要求对方采取的具体行动 劝说性信函写作 好的问题 答案式劝说信函特点好的主题句和共同的立场 清晰 有说服力地描述问题 考虑读者 描述细节以回答对方的问题 应对所有的反对意见 并且指示他们按照你的意思实施 增加细节以表明你所描
7、述的是某个具体的机构或该机构中的人们 劝说性信函的语气 练习 建议修改政策你是一家计算机加工厂的销售代理 这家公司通过电话或互联网直销其产品 每台计算机都是按照客户的要求组装的 你刚给一位十分恼火的顾客打了电话 5周前 珍尼 玻利斯预定了一台高级笔记本电脑 她需要的配置没有现货 你保证一有现货就给她组装 但是支票必须现在就送到公司来 她照办了 从那时起 每周她都打电话来 她需要的那种配置还是没有货 今天 她打电话来问库存有什么配置 当得知假如不要CD ROM驱动的话 可以在一周之内组装好 她改变了定货 这次新的配置节省 150 她要求公司立即将余款以支票形式返还 根据公司的政策 不能这样做 假如顾客改变定货 只能在其他客户定了这位顾客不要的货品并付款成交后 才可以将差价返还这位客户 玻利斯小姐十分恼怒地说 你们收了我的钱1个月了 总是说我定的货随时都会到的 骗人 干脆立即退款吧 最后 你只好答应尽力再想想办法帮助解决问题 练习 a 给上司写一封电子邮件 申请将 150差额立即退还给玻利斯小姐 b 写一封能通过上司转呈销售副总裁的电子邮件 建议修改公司这方面的规定
