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1、2020 6 4 1 办公室工作规范与技巧培训班 2020 6 4 2 培训专题内容 第一专题 公文写作基本规则第二专题 常用公文起草要领第三专题 办公室建设与管理 2020 6 4 3 第一专题 公文写作基本规则 一 认识公文写作的特点公文写作的根本特点 规范性强受领导之命 代机关立言 以文辅政 目的 为处理公务服务 排斥个性化写作 内容 真实地反映事实 排斥文学手法 格式 具有规范体式 符合公文格式标准 表达 采用应用文体 恰当运用公文术语 时限 在领导规定的时间内完成任务 2020 6 4 4 二 遵循公文格式规范 依据国家机关公文格式标准 GB T9704 1999 眉首 发文机关标识
2、 发文字号 密级与保密期限 缓急时限 签发人标识 份号 主体 标题 主送机关 正文 附件 生效标识 成文日期 附注 版记 主题词 抄送机关 印发机关 印发日期 印数 2020 6 4 5 三 公文写作基本步骤与方法 一 做好准备工作思想准备 接受拟稿任务后 拟稿人要明确行文目的 主题 文种 公文重点 材料准备 围绕主题收集材料 方案准备 总体构思 确定篇章形式与表达方式 拟制提纲 确定各部分的基本框架 2020 6 4 6 三 公文写作基本步骤与方法 二 正式起草阶段 操作要领 拟写规范标题 设计好开头和结尾 安排主体结构 确定表达方式 注意事项 1 接受任务后抓紧办理 2 根据提纲有条理地写
3、作 3 联合发文做好协商工作 4 处理好材料和观点的关系 5 遵循公文格式规范 6 符合文字表达规范 2020 6 4 7 三 公文写作基本步骤与方法 三 加工修改阶段作用 保障文稿更加准确 鲜明 简练 范围 审读内容 主题 观点 材料 数据等 推敲文字 字 词 句 段的讹 夺 衍 倒方法 拟稿人读改法 请人代改法 集体讨论法 冷处理法 2020 6 4 8 四 公文写作的基本要求 一 目的明确 行文有据 主旨单一 1 明确 为了 2 明确 根据 3 明确 干什么 如 请示何事 通知何事 二 内容合法 务实 符合领导意图 1 符合法律法规 上级规定 本机关既定政策规章 这是制定决策和发文的根据
4、 2 从实际出发 注意针对性 真实性 可行性 3 符合领导意图 动笔前 起草中 完稿后 2020 6 4 9 四 公文写作的基本要求 三 文字表达准确 鲜明 简练 得体 准确 概念清楚 讲究分寸 符合语法 要素规范 鲜明 观点明确 用好标题 褒贬得当 段旨撮要 简练 锤炼语言 去除空话 控制篇幅 层次分明 得体 文体要求 书面语言 术语规范 四 合理组织语言 表意清晰 合乎事理 搭配合理 成分完整 语序得当 组织修改 2020 6 4 10 五 把握公文写作的基本规律 一 提高逻辑思维水平 常用思维方法如下 模式化思维 从不同文种角度思考 对象化思维 从收文机关角度思考 辩证思维 全面 发展
5、变化地思考 散点思维 多角度地思考 求同存异思维 思维与领导趋同 2020 6 4 11 五 把握公文写作的基本规律 二 找好角色定位与行文角度总原则 受领导之命 代机关立言 代拟文稿 要认准领导身份和职位特征 对外发文 要考虑收发文机关的地位特征 区别文稿应用范围 内外 上下有别 2020 6 4 12 五 把握公文写作的基本规律 三 符合行文的逻辑 严谨性 要求题文相符 首尾呼应 前后贯通横向 并列 结构没有严格的顺序要求 重要内容前排 纵向 递进 结构务虚到务实或务实到务虚提出问题 分析问题 解决问题为什么 干什么 怎样干纵横结合结构 总结 领导讲话稿 因果结构 查清问题的调查报告 总分
6、结构 外在的表达形式 2020 6 4 13 五 把握公文写作的基本规律 四 认真处理好三种关系作人和作文的关系先作人 后作文 文如其人 人如其文 有定法和无定法的关系文有定法 符合公文法规与约定俗成的规则 文无定法 具体问题具体分析 在实践中学习运用和掌握规则 文中无我和文中有我的关系代表机关发言 不能有 我 的看法 反映个人修养 有时要突出体现 我 的看法 2020 6 4 14 第二专题 常用公文起草规范 请示的起草报告的起草通知的起草怎样编写计划怎样起草总结编写会议纪要的要领领导讲话稿的起草 2020 6 4 15 请示的起草 一 应用范围1 对上级的政策 法规及文件不理解或不适应本单
7、位情况 需要变通处理的问题 请求上级予以解释 指示与认可 2 请求审批或批转本机关制定的重要文件 3 请求批准人员编制 机构设置 干部任免 经费预算以及对人员或事故的处理 4 请求协调解决本机关无法解决的问题 5 根据规定必须履行审批手续的事项 2020 6 4 16 二 请示的分类 1 请求指示 解决 我们请求该怎样做 的问题 接2 请求批准 解决 请求批准我们这样做 的问题 接3 请求批转 解决 我们请求有关单位这样做 的问题 接 2020 6 4 17 三 请示正文的写作方法 1 开头 说明请示的根据 目的 需要时明确交代请示事项的背景或理由 2 主体 明确提出请示事项 针对请示事项提出
8、本单位的意见 建议或方案 如请示事项存在几种可能解决的办法或方案 要提出倾向性意见 积极帮助上级机关出谋献策 不能简单上交矛盾 3 结尾 恰当使用结语 以上请示妥否 请指示 以上请示如无不妥 请批准 以上请示如无不妥 请批转 执行 2020 6 4 18 四 起草请示的注意事项 1 行文之前要与主管领导充分沟通 2 请示理由要充分 要求和建议要具体 3 严格执行一文一事制度 4 按照隶属关系逐级行文 5 请示与报告不能混用 接范文接病文 2020 6 4 19 报告的起草 一 报告的用途用来向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 注意 报告与请示的联系与区别 接 二 报告的分类按照内
9、容划分 综合报告 专题报告 按照目的划分 工作报告 总结报告 情况报告 调查报告 建议报告 检讨报告 2020 6 4 20 三 工作报告正文的写作方法 开头 对前一段时间的工作状况作概括性说明 包括 工作针对的时间 主要工作项目 工作进程 总体效果评价等 主体重点回顾工作进展情况和主要成绩 提炼工作中取得的经验和体会 找出工作中存在的主要问题或薄弱环节 分析原因 提出改进意见与办法 提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望 结尾 使用下列公文术语特此报告 请审阅 以上报告如有不当 请指正 2020 6 4 21 四 注意事项 采用记叙为主的表达方式 按时间顺序 工作过程或问题的逻辑关系 概述
10、工作内容及完成情况 避免罗列过多事例 重点突出 点面结合 突出中心工作进展情况及主要成绩 在重点叙述的同时 对面上的情况要有概括性叙述 适当引用数据材料 增强说服力 实事求是 如实报告成绩和不足 节俭篇幅 报告中不能写请示事项 接 2020 6 4 22 通知的起草 一 熟悉用途用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 二 把握特点1 内容单纯 行文灵活简便 2 表述具体 可操作性强 3 时效性强 需要及时周知或执行 2020 6 4 23 三 明确分类 1 指示性通知2 规定性通知3 知照性通知4 事务性通知5
11、批转 转发 公布性通知6 任免性通知 2020 6 4 24 四 事务性通知 会议通知 篇段合一式 用于小规模 临时性 内部会议要素 时间 地点 参加人 会议名称等 接分层表达式 用于规格较高 人数较多 较重要会议 导语部分 会议目的 根据 名称等 主体部分 分项说明时间 地点 参加人 内容 注意事项 联系方式等 结尾部分 提出准时到会的要求 或用结语 特此通知 接 2020 6 4 25 五 指示性通知 分层表达式 导语部分说明指示事项产生的背景 强调发文目的 依据 或说明问题的现状 严重性与危害性 注意 针对性 表述政策与法规依据 主体部分围绕主题 分项说明要求收文机关领会 知晓 执行 承
12、办的事项 通常包括 基本原则 指导思想 工作任务 政策措施 方法步骤 注意事项等内容 2020 6 4 26 结尾部分1 意尽言止 2 请认真贯彻执行 3 围绕主题发出号召 4 说明注意事项 六 撰写通知的注意事项1 事务性通知注意要素齐备 事项具体 读者无疑问 讲究政策法规依据 增强发文的权威性 2 指示性通知注意政策措施的可行性 争取好效果 3 讲究条理性与逻辑性 便于阅读领会理解 4 注重发文时限 2020 6 4 27 怎样编写计划 一 计划与管理职能密不可分管理有四大基本职能 计划 组织 领导 控制 计划是管理职能中的首要职能 计划的制定与执行的好坏 决定一项工作的成败得失 决定着事
13、业的兴衰存亡 计划的种类 称谓很多 二 计划的重要功能1 指明努力方向 协调行动步调 2 预测未来变化 减少不利因素影响 3 减少浪费现象 避免利益损失 4 加强行为控制 避免无序状态 2020 6 4 28 三 计划的编写方法 1 标题 单位名称 适用期限 内容事项 文种例如 区人事局2002年军队转业干部培训工作计划 2020 6 4 29 2 正文写法 5W 1H 做什么 为何做 何时做 何地做 谁去做 如何做 开头 阐明计划的依据 指导思想 现状分析 计划的总任务 做好工作的意义 主体 制定计划的 三要素 目标 做什么 具体工作内容 措施 怎么做 工作方式方法 步骤 何时做 工作时间安
14、排 结尾 说明注意事项或检查落实方法 描绘前景 鼓舞士气 2020 6 4 30 四 主体内容表述方式 开列式 把工作事项逐项列出 分项编写 适合于大型综合性计划 展开式 围绕中心工作 将具体目标 措施要求 实施步骤 依次展开编写 适合于单项计划 接阶段式 按工作阶段或时间顺序编写 适合于阶段性明显的工作 接图表式 将计划内容列成图表的主要项目 依次填写 单独或作为附件均可 2020 6 4 31 五 如何增强计划的操作性 内容方面 制定科学合理的目标和指标 总目标明确 具体 合法 方向正确 任务的数量和质量要求要合理 任务的指标要能够考核和控制 任务指标要相对稳定 可以衡量 任务指标要符合实
15、际 可以实现 任务指标要有明确的时间限制 2020 6 4 32 五 如何增强计划的操作性 形式方面 要做到表达简要 条理清晰 要素完整程序方面 坚持民主集中制原则 自下而上 自上而下相结合 要发挥上下两方面的积极性 善于听取专家意见 注意制定预案 以防不测 2020 6 4 33 怎样起草总结 一 含义目的与实质总结是对以往一段工作的回顾与反思 并以书面形式表达的事务性文件 目的 摸索事物发展规律 做好今后工作 实质 对人类社会实践的再认识 二 功能1 认识事物发展规律 制定切实的方针政策 2 有助于推广先进经验 提高管理水平 3 有助于上级机关对本单位工作的针对性指导 34 2020 6
16、4 怎样写总结 一 含义目的与实质总结是对以往一段工作的回顾与反思 并以书面形式表达的事务性文件 目的 摸索事物发展规律 做好今后工作 实质 对人类社会实践的再认识 二 功能1 认识事物发展规律 制定切实的方针政策 2 有助于推广先进经验 提高管理水平 3 有助于上级机关对本单位工作的针对性指导 2020 6 4 35 三 总结写作要领 做好写前准备1 调查研究 占有资料 2 归纳整理 筛选材料 3 学习理论 掌握政策 4 总体构思 拟制提纲 2020 6 4 36 总结正文的起草要领 前言 概括工作的基本情况 交代总结针对的背景 时间 工作事项 点明中心思想 主体内容回顾完成工作情况 内容 措施 方法 成绩提炼工作中的经验体会 指出存在的不足之处 今后的努力方向 结尾 简要说明今后工作的意见 2020 6 4 37 四 主体内容表述方式 1 两段式写法 采用叙述 议论方式 2 概述式写法 情况 成绩 经验 问题 意见 3 阶段式写法 分阶段总结 注意各阶段特点 4 经验式写法 略写工作内容 重点论述工作经验 以便发挥总结的指导作用 2020 6 4 38 五 如何发挥总结的指导作用
