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1、总则 一、为了加强档案工作的管理，充分发挥档案在医院管理工作中的作用，有效地保护和利用档案，促进医院的建设发展，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法，以及卫生部、省、市档案主管部门的规定，结合本单位实际制订本办法。 二、本院档案是指历年各项工作以及各种活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料。 三、本院档案管理工作实行统一领导、统一制度、分级负责、综合管理、集中保管的原则。全院工作人员都应按照国家档案管理、保密和行政法规，维护档案的完整，确保档案安全。 档案工作体制 四、分管办公室的院领导，分管档案工作。分管领导负责统筹档案工作的总体规划，组织实施，督促检查
2、和协调工作。 五、本院设立综合档案室和人事档案室，配备专职档案管理员，行使管理职责。综合档案室隶属院办公室领导。人事档案室隶属组织人事科领导。 六、本院各科室均确定一名兼职档案管理员。档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，自觉提高业务素质。对完成档案工作任务成绩者，给予奖励；对严重违反档案管理规定者，给予严肃批评，并按本院有关规定予以处罚。 七、本院的档案管理工作接受市档案主管部门和市卫生局的指导。档案的收集和整理. 档案的收集和整理 八、档案的收集和整理，应根据材料形成特点和规律，保持其有机联系，归档保管和利用。 九、综合档案室负责对本院各科室的各种文件材料的收集、整理、立卷归档工作进行监督和指
3、导，负责集中统一管理本院各科门类和载体的档案。 十、文书档案按年度、问题、保管期限分类编排组卷，由办公室负责组卷归档。 十一、业务档案以各科室业务工作范围和年度、问题、保管期限分类编排，由科室收集、整理、归档后向综合档案室移交。 十二、会议档案以会计凭证、帐簿、报表和其他会计文件材料为主体，按年度和保管期限分类编排，由财务部门整理归档后向综合档案室移交。 十三、基建档案按基建项目组卷由负责基建的同志收集整理，工作竣工后归档并向综合档案室移交。 十四、声像档案按载体性质、形状分类编排、按年度编目，由各科室向综合档案室移交。 十五、设备档案按设备性质、功能分类编排，由设备管理部门整理归档后向综合档
4、案室移交。 十六、人事档案按照人事部门的统一规定和要求整理、管理。 十七、对规定的立卷归档的材料，任何部门和个人不得据为已有，不得拒绝归档或者拒绝向综合档案室移交。 档案的管理 十八、采取措施，做好管理工作，尽量延长档案使用寿命。 1、设置适用档案库房，购置必需的档案盒柜、装具、配置必需的管理设备； 2、档案库房做到八防，好防盗、防虫、防霉、防尘、防光、防潮； 3、定期检查档案管理情况，随时修复破损档案； 4、编制档案存放示意图。 十九、建立档案保密制度，维护档案的完整和安全。 1、档案工作人员认真学习保密法及有关法规，遵守医院制定的保密制度； 2、档案工作必须做到严守秘密，对于涉及党和国家的
5、秘密守口如瓶； 3、档案室在档案管理过程中，按有关规定做好各有关载体档案的保密工作； 4、档案室属重要管理部门，非档案工作人员不得擅自进入档案库房； 5、借阅档案必须严格执行保密制度，认真履行借阅手续； 6、利用档案的秘密文件和资料，必须经领导批准。 二十、建立档案工作统计制度，及时掌握档案工作状况。 1、统一收集、移交档案数量； 2、统计档案用房、设备等数量； 3、统计档案利用和利用效果； 4、统计档案资料和其他档案工作方面的情况。 档案的鉴定与销毁 二十一、档案的鉴定与销毁，由分管档案工作的领导召集有关部门负责人、专职档案人员进行，其他任何人不得擅自销毁档案。 二十二、制定医院各类档案保管
6、期限表，作为鉴定销毁档案的依据。 二十三、销毁档案程序 1、对经鉴定确保无保存价值的档案，先拟写销毁报告并登记造册； 2、会计档案的销毁应按程序报批； 3、其他档案的销毁应经院档案工作分管领导及办公室主任签字，并有两人以上参加； 4、秘密文件的销毁，应按保密工作的有关规定执行； 5、销毁文件的清册存档备查。 档案的利用 二十四、开发档案资源，提供利用服务。 1、编写案卷目录、卷内目录、全引目录等检索工具， 以方便利用查找； 2、编写大事记，各类基础数据和资料汇编； 3、档案人员要熟悉档案内容的存放情况，了解院各主要部门业务工作情况，做好跟踪服务。 二十五、调阅利用档案应注意做到： 1、本院工作人员因工作需要调阅相关档案，须经办公室主任批准。外单位调阅必须持单位介绍信，并经办公室主任同意后方可调阅。 2、调阅档案只限室内查阅，不得携带阅文离室，阅前登记，阅后及时归还。档案员应对归还档案实行检查。 3、阅档人员需要摘抄、复印档案，应在征得办公室主任同意后，方可进行。涉及机密性质的档案不得复印。 4、档案管理人员要认真做好调阅、利用的登记工作，掌握利用的效果和结果。
