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1、目标是这样达成的 高效会议与问题追踪 作为企业管理人员 特别是中高层管理者 每个人都会有开不完的会议 如何开好会议 如何使会议开得有成效 如何让每个人都能各抒己见 各得其所 如何落实会议决议 追踪会上提出的问题 让我们看看那些管理比较健全的公司是如何做的 1 以积极的心态看待会议 在参加会议以前 一定要以积极正面的心态参加 要明白开会是一种最直接表现你自己能力的机会 你的业务能力 人际能力 应变能力 表达能力等都会在开会中表现得淋漓尽致 2 会议要有明确的目的 开会通常为了三个目的 沟通 管理和决策 不管哪一个目的 不管是主持者还是参会者 会前一定要明白会议的主题 围绕主题有的放矢做充分准备
2、3 精选参加会议的人员 参加会议的人员数量要适度 不能太多 在公司中的层次 级别不能相差太远 否则不可能做到畅所欲言 各抒己见 4 会前要明确议程 如果你是会议主持人 在会议之前 一定要确定会议议程 并在会前知会或将相关文件发给各位参加会议的人员 使他们能了解会议的目的 本质与架构 让他们有充分的时间准备相关的资料 5 参会前要充分准备 如果你是会议参与者 参加会议前要根据得到的会议议程作充分的准备 包括收集信息 准备资料 如要在会上发言 不但要准备发言内容 还要设想别人可能会提的问题并作准备 6 公开表态 私下批评 会上要做到就事论事 争论时不可恶意批评别人 对他人的意见如赞同 不要忘了公开
3、表态 对不同意见也要注意措词 不能伤害别人的自尊 特别是有上级人员参加时更要注意 千万不能为了体现自己而贬低他人 7 开放心胸 容纳意见 会议主持人要采取民主模式 要开放自己的心胸去倾听别人的意见 不要被自己固有的立场所左右 不要将你的结论强加于人 如果你要公布既定的政策 决定 要在公布前说明不容讨论 需要与会人员讨论的绝对不能是既定的决议 8 设定时间 准时开会 要尊重别人的时间 开会一定要准时开始 准时结束 并对每个议程定出大致的时间限制 一个议题不能讨论过久 如不能得出结论可暂放一下避免影响其它议题 如一个议题一定要有结论的话 要事先通知与会人员 使他们有思想准备 9 认真做好会议记录 一定要有一个准确完整的会议记录 会议的各项决议均要有具体执行人员及完成期限 假如此项决议的完成需要多方配合 一定要在决议记录中明确各自的任务 避免会后互相推诿 影响决议的完成 10 事后追踪 要建立会议事后追踪程序 会议的每项决议都要有跟踪 如有意外 可及时发现 适时调整 确保各项会议决议的按期完成 决议的追踪最直接的方式是采用表单式 下面是一份特别实用的会议追踪表单 广东韦邦集团有限公司会议记录及问题追踪表 会议时间会议地点主持人会议主题记录人参加人序号工作任务责任人完成日期完成结果责任人签名第0次跟进 检查时间 年月日时分检查人签名
