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1、关于公文处理 印章与档案管理的若干问题 安徽大学教授马仁杰博士二O一一年二月十日 2020 6 3 2 主要内容 一 公文处理二 印章管理三 档案管理 2020 6 3 3 一 公文处理 一 发文程序与办理发文程序是公文处理的重要环节 国家行政机关公文处理办法 第二十四条规定 发文办理指以本机关名义制发公文的过程 包括草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发等程序 发文处理是一个不断形成和积累公文的过程 是发文机关履行法定职责 表达自身意志和愿望 形成 加工和记录 传递有用信息的过程 是由发文机关众多工作人员共同参与的集体活动过程 2020 6 3 4 1 拟稿拟稿即拟定公文文稿 是发文
2、办理的初始环节 也是最重要的一个环节 拟稿一般由机关或单位的秘书部门负责 具体的由秘书草拟 如果草拟内容是在职能部门承办范围之内的 则由职能部门的工作人员草拟 拟定公文不同普通的文学创作 由于公文的特殊性 因而要求拟定的内容符合单位的集体意识 具体而言 是在领导授意内容的基础上进行的写作 这要求秘书部门要收集相关信息 以正确的政策为指导 以领导的意识为方向 对公文进行草拟 拟稿要做到符合法律 法规和政策要求 内容要明晰 条理要清楚 要体现单位领导的意识 要格式规范 文字简洁 为了更好的拟稿 工作人员要加强政策 理论和相关业务知识的学习 要及时收集单位的有用信息 要学会总结领导的意图 提高文字表
3、达的能力 2020 6 3 5 2 会商会商是指发文单位拟稿的内容涉及其他职能部门时 应主动与其他职能部门联系 进行商讨 争取获得同意和支持 以免越权或者造成其他矛盾 使得收文单位难以处理 会商是提高公文的合法性和有效性的重要环节 是十分重要的 如果各个部门下发的公文相互冲突 就会导致政令不统一 影响公文的效用 使得相关工作无法顺利开展 这就提醒我们在发文之前进行必要的会商 将不统一化为统一是非常重要的 会商要弄清楚除了发文机关 还涉及哪些部门 如果涉及其他多个部门 都需要联系 不能遗漏会商对象 会商的方式有很多种 可以通过电话进行联系 也可以采用书面文书的形式交流 还可以通过面谈 座谈等方式
4、进行协商 对于会商的结果 如果各方达成统一意见 需要在相关的意见栏内注明 如果会商未能统一意见 则需要上报上级机关 由上级机关定夺 2020 6 3 6 3 审核审核是指机关或单位秘书部门的领导人或负责人 对拟稿的公文进行审查 核准以及修改 这个过程是对草拟的公文进行把关 看其是否符合相关政策 是否做到了真正体现部门的意识 是否交代清楚了需要传递的内容 从而确保发文的质量 审核过程十分重要 一般是由经验丰富的秘书人员或办公室相关负责人担任 通过审核 不仅可以保证公文的质量 而且可以控制发文的数量 具体而言 审核内容包括 1 确认是否具有发文的必要 2 确认公文的格式是否正确 3 确认公文选用的
5、文种是否恰当 4 确认公文的内容是否符合国家相关法律法规 是否正确 全面地体现了单位的意识 语言是否准确 结构是否完整 涉及的数据 人名 时间 地点 标点等是否无误等 5 确认公文的发文单位是否正确 行文方式是否恰当 针对审核过程中发现的问题 要及时进行处理和修改 以保证公文的权威性 2020 6 3 7 4 签发签发是指机关或单位的领导对已经进行审核的公文进行最终的审核 并进行签署 决定印发 签发是发文过程中公文草拟的最终环节 公文一旦进行签发 即刻生效 具有法律效力进行签发前 单位的领导要对公文进行最后一次的全面审查 及时纠正错误 确认无误后才能进行签署 签发时 领导首先要明确签署自己的意
6、见 如 同意 发 等 然后签署自己的姓名和签署时间 签发后的公文是定稿 是可以作为法律依据的文件 签发时首先要先对公文内容进行最后的把关 确保公文的质量 提高工作效率 其次 签发不能越级 各级领导人只能负责签发自己职责以内的公文 如果相关领导人不在 可以授权或委托其他负责人负责签发 再次 签发时态度要严肃 签署姓名要写全称 不可只写姓 签发的时间也要清楚注明 2020 6 3 8 5 复核复核是在缮印公文前 出于慎重以及对公文具有法定效力的尊重 秘书部门对定稿履行复核手续 这种复核手续包括从格式到内容的检查 具体包括复核公文的格式是否规范 复核公文签发手续是否完整 复核公文内容是否准确 复核公
7、文行文关系是否正确 6 缮印缮印是指将公文的定稿印成正式对外发送的文本 缮印可以先进行人工誊写或者是机器誊写 无论采取哪种方式 都要做到文本清晰 字体适中 装订美观 缮印而成的文本是具有法定效力的 是最终的成品 印制文件可以采用油印 复印 胶印 激光打印等多种方式 要在规定时间内完成指定份数的印刷 缮印时要注意几个细节 首先是缮印要以定稿为底本 不能随意地改动 对原稿也要进行保存 其次是缮印机密文件时 要做好保密工作 由专人负责 以免泄露机密 2020 6 3 9 7 校对校对是依据定稿 对缮印的内容进行核准 发现缮印错误的地方要及时进行修正 校对的基本原则是忠于定稿 校对时要认真仔细 杜绝错
8、误 保证公文的法定效力和严肃性 为了明确责任 负责缮印和校对的工作人员都应当在校本上签名 8 用印或签署用印是指在公文的正本上加盖机构或单位的公章 用印后的公文法律效力即刻生效 签署是指在公文的正本上由领导人签署姓名或加盖领导人印章 签署姓名或加盖领导人印章后 公文的法律效力即刻生效 用印是有要求的 首先 未经签发的公文不可用印 其次 用印时采用的公章要与发文单位一致 再次 用印时 若是单独盖章要清晰端正 盖在成文日期上 上边缘不能压住正文 下边缘要骑年盖月 若是联合行文的 发文机关都需要用印 具体的印章管理内容放在本讲座的第二部分 2020 6 3 10 9 登记登记是指发文机关在用印或者签
9、署后 在公务分发之前 将公文的相关内容按照一定的格式进行登记 方便查找 统计和管理的重要环节 登记主要采用簿式登记 登记内容包括公文标题 发文日期 发文字号 密级 发送单位 份数等 10 分发分发是指发文机关将公文分装发送至收文单位 这个环节需要及时进行 因为公文的时效性很强 尤其是紧急公文更需要迅速传递 分发公文也是有规定的 分发之前 要填写 发文通知单 或者是 回执单 然后 将公文装入封套 填写收文单位的名称和地址 最后 是封口 如果是急件或者密件 要在封套上表明紧急程度和密级 再按照紧急程度和密级发送 2020 6 3 11 二 收文程序与处理根据 国家行政机关公文处理办法 的规定 收文
10、办理是指对收到公文的办理过程 它包括签收 登记 分发 拟办 批办 承办 催办等程序 收文程序属于将收到的公文进行加工 处理的过程 它与发文程序处于同等重要的地位 是单位履行工作职责的条件和保证 因此 应高度重视 2020 6 3 12 1 签收签收是指收文机关或单位对收到的公文进行确认 清点 检查 签注等 收文人员要在发文单位随同公文发来的 发文通知单 或 回执单 上进行签字 签收是收文程序的第一步 通常由各机关 单位秘书部门所属的收发室进行 称为外收文 然后 当收发人员签署完毕后 及时交给办公室人员接收 称为内收文 如果是注明送呈领导的 亲启 公文 则应该直接交给领导本人或者是交给领导指定的
11、秘书 2 登记登记是指收文机关对收到的公文进行一定形式 内容的记录 从而便于查找 管理 也可以作为交接公文的凭据 公文登记的方式可以采用登记簿式 卡片式或电脑登记 登记簿式即按照事先定好的流水号形式进行记录 容易保存 然而按照内容查找时不方便 卡片式即以单独的卡片对各个公文进行记录 这种形式很灵活 可以按照发文单位进行归档 但是卡片容易散落 电脑式是将公文的主要信息 如标题 发文单位 主题词进行登记 这种方式最容易检索 是现代文秘办公的主要形式 2020 6 3 13 3 分发分发是指收文机关或单位将收到的公文送达有关部门告知或处理 分发文件需要按照紧急程度 密级 部门职责 文件性质等进行 文
12、件可以分为阅读件和办理件 阅读件是多为信息的告知 如简报 抄送文件的内容等 办理件是指需要部门办理的文件 一般先由秘书部门提出拟办意见 然后进行批办 承办等 分发文件是有要求的 如果分发的是阅读件 分发前要附上 文件传阅单 如果分发的是办理件 分发前要附上 收文处理单 如果分发的是给各部门的文件 分发前要填写 文件交办单 如果分发的是给领导直接办理的文件 分发前要填写 送领导人文件登记单 2020 6 3 14 4 拟办拟办是指秘书部门根据文件内容对公文提出的初步办理意见 相当于请示或建议 供领导参考 拟办是收文处理中的重要环节 它会直接影响公文的最终处理结果 拟办也是有要求的 为了提高效率
13、首先 秘书要熟悉相关政策 熟悉自己部门的情况 熟悉公文办理的程序 其次 要认真研究收到的公文 对问题仔细考量 提出细致的解决方案 要条理清楚 简明扼要 拟办的意见一般附在 文件交办单 的拟办栏中 并附上拟办人姓名以及拟办日期 2020 6 3 15 5 批办批办是指机关或单位的领导针对公文提出的问题 在拟办意见的基础上 对文件作出批示或指示 批办时 要表明对拟办意见的态度 拟办意见只是参考性的建议 而批办则是单位负责人作出的决策 两者的意义是不同的 批办的意见一般附在 文件处理单 的批办栏中 并附上批办人姓名以及批办日期 6 承办承办是指有关部门根据批办的意见具体办理事务 承办属于收文的中心环
14、节 通过承办 各方的意见才能得以落实 承办是有严格的时效性要求的 因而承办部门应对收到的文件及时办理 尤其是对于紧急公文 更要设定明确的办理时限 以免贻误时机 影响工作 2020 6 3 16 7 催办催办是指机关或单位的秘书部门对公文承办的情况进行监督 检查 以免公文挤压 延误事情 催办有多种形式 可以通过电话的形式 提醒承办单位 可以填写 催办单 以书面文字的形式提醒 也可以举办座谈会或面谈 进行催询 还可以直接登门 口头进行催办 一般要求对紧急公文跟踪催办 重要公文重点催办 一般公文定期催办 8 注办注办是由承办人在文书处理单上简要注记公文的处理情况 以备日后查考和公文的整理 使公文处理
15、的来龙去脉留下清晰的记录 注办一般包括以下内容 一般的传阅文件 在有关人员传阅完毕后 由文书人员注明阅毕的日期 需要办理复文的文件 办完后由文书人员注明 已复文 并注上复文的日期和文号 用口头或电话答复的文件 文书人员要注明时间 地点 接谈或接话人 主要内容等 并由承办人签字 不需复文的文件 文书人员要注明 已办 已阅 已摘记 等字样 2020 6 3 17 三 文书立卷与归档1 文书立卷及其意义文书立卷是指将一定时期内 一般为一年 处理完毕的 具有保存价值的公文 按照一定的规律和联系进行系统的整理 形成一个个案卷的工作 通过文书立卷 既可以有效地利用公文 又可以有效地保护公文 它是将公文转化
16、为档案的必不可少的环节 2020 6 3 18 2 文书立卷的原则 1 保持公文之间的历史联系文书立卷 不能随意组合 而是要遵循公文之间的客观规律 保持公文之间的联系 在此基础上进行立卷 也唯有此 才能真实地再现公务活动的过程 使得公文真正成为再现公务活动的载体 2 便于查找和利用为了做到这一点 首先 要选择合适的组卷方法 案卷排列要也要合理 其次 每个案卷内的文件数量要适宜 文件的份数不宜太多 也不宜太少 一般提倡立小卷 最后 重要文件和次要文件要分开 重要文件利用频率高 可以相对细分 单独装订 次要文件参考价值不大 可以较为集中 2020 6 3 19 3 区分文件的保存价值文书立卷时 要根据文件的保存价值进行划分 具体方法有以下几种 A按照文件的密级进行立卷 对有密级的文件 应该按照不同的密级进行划分 这是因为不同的密级规定着文件有不同的使用范围 因而在文件立卷时 不同密级的公文要区分开来 同一密级的文件可以组成同一个案卷 B按照文件的保管期限进行立卷 根据国家档案局公布的 关于文书档案保管期限的规定 案卷的保管期限分为永久 长期 16年至50年左右 和短期 15年以下 三种 区
