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1、公务文书写作 龚政豪 一 公文的概念 公文即办理公务的文书 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 二 公文的作用 1 法规作用2 指导作用3 互通情报的作用4 宣传教育的作用5 凭证和依据的作用6 现实执行效用7 解决问题 处理事务的作用 三 公文种类 按照行文关系和行文方向分 上行文下行文平行文按照紧急程度分 紧急公文常规公文按照秘密等级分 保密公文周知性公文 按行政公文的来源去向分 发文收文内部文件按具体职能分 法规性公文指挥性公文报请性公文知照性公文商洽性公文实录性公文 四 公文的特点 1 公文由法定的作者2 公文有法定的权威3
2、 公文有特定的效用4 公文有规范的体式5 公文有规定的处理程序 五 公文的语言 一 公文语言的主要特点是什么 公文语言的主要特点就是 庄重 准确 朴实 精炼 严谨 规范 二 公文词语的选用 P88 89 1 称谓 我 本 该 你 您 贵 大家2 时间 不日 不时 即日 即刻 当即 一度 几度 如期 限期 届时 定于 兹 行将 旋即 在即 如期 拟于 逾期 曾 前迄 自 嗣后 俟 径行 先期 迅即 3 发端 为了 根据 按照 遵照 顷据 顷奉 接 前接 近接 闻 近闻 悉 兹有 兹因 兹派 兹聘 兹定于 电悉 谨悉 欣闻 欣悉4 收束 函告 函复 函达 盼复 盼示 见复 此令 此复 此致 此据
3、谨此 谨呈 谨贺 谨启 谨上 为要 为盼 为荷 为宜 请批复 请批示 请核示 请予审批 5 期请 期 以期 望 尚望 希 盼 切盼 请 务请 呈请 报请 提请 恳请 敬请 敬希拟请 烦请 切望 敬祈 尚祈6 判断 系 确系 显系 果系 纯系 均系 属7 执行 实行 实施 施行 遂行 贯彻8 征问 当否 妥否 可妥 能否9 应答 函告 速告 见告 得悉 悉知 示知 10 经办 经 已经 业经 兹经 现经 一经 拟经 一俟 业于 业已 查 经查 复查 查询 拟 拟请 拟定 拟于 本拟 径报 径送 擅自 核准 以资 呈送 呈报 悉 办 悉数 责成 责令 承转 承诺 事宜 申报 申述 申明 申诉 会商
4、 商洽 商榷 会同 协同 连同 酌办11 审核 审订 审阅 审查 审理 审定 审批 审核 核查 核实 核对 核定 核准 核减 查 查实 查照 查办 查询 查对 查访 查证 查收 查究 复核 复议 六 公文的拟制和办理 1 公文拟制包括 起草 审核 签发等程序2 公文办理主要程序是收文办理 发文办理和整理归档收文办理包括 签收 登记 初审 承办 传阅 催办 答复发文办理包括 复核 登记 印制 核发 七 函写作 函是不机关相隶属之间相互商洽工作 询问和答复问题 或者向有关部门请求批准事项 答复审批事项时所使用的公文 例一 学生课外辅导P31 关于拟录用2005届大中专毕业生的函 国安政 2005
5、18号XX省人事厅 根据中共 省委组织部 省人事厅 关于2005年省级机关录用应届高校 中专学校优秀毕业生的通知 规定 我们对拟录用到我厅机关工作的大中专毕业生按规定程序进行了统一考试 面试 体检 政审 经厅党组研究 拟录用大中专毕业生24名 现将有关录用审批材料报上 请批复 附件 录用审批材料24份 省安全厅二00五年三月二十五日 关于批准录用 等24名同志为国家公务员的复函X人政 2005 25号 XX省安全厅 你厅 关于拟录用2005届大中专毕业生的函 国安政 2005 18号 收悉 根据中共 省委组织部 省人事厅 关于部分省级机关从2005年应届高校 中专毕业生中考试录用国家公务员和机
6、关工作人员的通知 的规定 经考试 考核合格 批准录用 等24名同志为国家公务员 特此函复 附件 录用人员名单 省人事厅二00五年三月二十九日 函一般由标题 主送机关 正文 落款等四部分组成 1 标题 分为去函 询问函 商洽函 告知函 请批函 和复函两种标题 去函的标题由发文机关名称 事由和文种构成 如 辽宁省人民政府关于与国家安全生产监督管理总局共建辽宁工程技术大学的函 复函的标题由发文机关名称 事由和文种构成 标题最后的文种为 复函 2 主送机关 即受文单位 写明全称或者是标准简称 后面加冒号 3 正文一般包括三层 1 缘由 概括交代发函的目的 根据 原因等内容 然后用 现将有关问题说明如下
7、 或 现将有关问题函复如下 或 现就有关问题提出如下建议 等过渡语转入下文 2 事项 函的事项部分内容单一 一函一事 无论是相互商洽工作 询问和答复问题 还是向有关主管部门请求批准 都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题 意见叙写清楚 如果属于复函 还要注意答复事项的针对性和明确性 有的公函 事项涉及的内容比较多 也可以分条列明 3 结语 一般根据函询 函告 函商或函复的事项 选择运用不同的结束语 如 请予函告 特此函复 等 有的函可以不用结束语 4 落款 一般包括署名和成文时间两个项目内容 署名写上机关单位的名称 一般使用机关全称或标准简称 并加盖公章 成文时间用汉字写明年 月 日 撰写函
8、件应注意的问题 1 要注意用语把握分寸 无论是平行机关或者是不相隶属机关的行文 都要注意语气平和有礼 不要倚势压人或强人所难 也不必逢迎恭维 曲意客套 2 复函要注意行文的针对性 答复的明确性 还要注意时效性 改错 XX市第七变压器厂抓紧归还劳动服务公司借款的函市第七变压器厂 你厂于二00五年一月 从我厂借去资金3万元 作为你厂劳动服务公司开办费 当事双方讲好年内一定偿还 目前已经是二00六年一月了 我厂正在编制去年的财务决算 为使我们能及时搞好各类款项的清理结算 要求你厂务必将所借之款于20日前归还我厂 切不要一拖再拖 给我厂财务工作的顺利进行带来不应有的困难 此致敬礼 XX市第一变压器厂
9、年 月 日 关于要求报价的函 茶厂经理 我们对你厂生产的绿茶很有兴趣 十分想买一批君山毛尖茶 我公司要求不高 只要求该茶叶品质一级 规格为 克一包 望你厂能告诉单价报价和交货日期 结算方式等给我公司 如果价钱合理 且能给予最好的折扣 我们将做到大批量订货 此致敬礼 XXX副食品公司 年 月 日 大学关于借用市体育馆的商洽函 市体育局 为丰富学生课余生活 增强学生体质 本大学拟于近期举办第十届校运会 因场地不够 望贵局将市体育馆暂借本校使用 特此函达 大学 年 月 日 根据所给材料 完成公文写作 为做好2010年的春运工作 及时运送在广东省工作的外省民工回家过年 广东省交通厅准备组织民工运送专门
10、车队 但由于运力不足 车辆不够 于是向湖南省交通厅去函商议 请湖南省派出大型客车20辆 与广东省组成运送民工车队 负责运送湖南省民工 发文字号是2009年125号 关于组建运送民工车队的商洽函粤交函 2009 125号 湖南省交通厅 为做好2010年春运工作 我厅拟组织民工运送专门车队 及时运送在我省工作的外省民工回家过年 但由于我厅运力不足 车辆不够 无法满足民工的要求 为此发函协商 恳请贵省能派出大型客车20辆 与我省共同组建运送民工车队 负责运送贵省在我省工作的民工 妥否 请速函复 以便办理有关手续 广东省交通厅二00九年十二月十五日 请示的写作 请示适用于向上级机关请求指示和批准 属上
11、行文 只用于下级向上级请示工作 请示应当遵循的原则 凡属机关 部门职权范围内的 并且有既定方针 政策可依循的 本机关 本部门可以解决的问题或事项 应自行处理 不必请示 本机关 本部门无权 无力 无法解决或处理的 几必须请示 实际工作中 请示的适用范围大致有4种情况 一是因职权范围所限不能解决的问题或上级明确规定经请示批准才能办理的事项 二是因特殊情况不能执行上级的统一规定和安排 需要作变通处理的 三是因方针政策的规定或依据不明确 本机关 本单位没有把握处理的新情况 新问题 四是本机关 本单位无力解决或难以解决而又亟需解决的问题和事项 请示的特点 1 请示必须是下级向上级行文 其他如平行机关 不
12、相隶属机关之间的行文都不能用请示 2 请示必须是自己职权范围内无法解决或无法处理的事项 行文机关既不要请示与自己职权无关的事 也不要请示本应自己处理并有条件 有可能处理的事 前者超越职权范围 会给工作带来混乱 后者则属于把矛盾上交 3 请示要求上级必须明确表态或者批复 请示是有针对性的上行文 上级机关对下级机关呈报的请示事项 无论同意与否 都必须给予明确的答复 请示一般以批复的形式或上级领导批示的方式将处理意见或结果答复原请示机关 不需上级机关 批复 的 办公部门应将领导同志的处理意见转送请示机关 请示的分类 请示大体有三种 请求指示 请求解决 请求批准 1 请求指示此类请示为就某一问题或事项
13、请求上级机关指示该怎么办或询问政策 精神 多是下级机关 部门执行政策时有不明白之处或遇到困难 问题需要变通处理 却又不清楚政策界限 不知该怎么处理或执行 请求上级给予明确的指示意见 如 关于商业企业增值税有关问题的请示 2 请求解决下级机关遇到自身人力 财力 物力无法解决的困难或问题时 请求上级机关给予帮助解决的 如 关于西丰县计量测试所改造维修办公楼所需资金的请示 3 请求批准本机关 本部门关于某一问题或事项已有处理意见 但因职权所限必须请求上级机关批准 同意 这类请示 主要是呈请上级认定或批准 与前两类请示有明显区别 如 关于购买车辆的请示 铁市质监 2010 37号 请示的写法 请示一般
14、由标题 主送机关 正文 落款四部分组成 1 标题 请示的标题由发文机关名称 事由和文种构成 首先 标题应做到一题一事 指事具体 一文一事 是请示行文的规则 因此 标题中应该避免以 和 及 连及两事或多事的错误 其次 请示的标题应用词准确 表意完整 最后 请示标题应该避免出现 双请 情况 即在一个标题中出现两次 请 字 如 关于请求 申请 解决扩建教学楼经费的请示 前边的 请求 应该去掉 写成 关于解决扩建教学楼经费的请示 请示文种本身包含了请求 申请等含义 2 主送机关 原则上一份请示的主送机关只能是一个 这是由文种的性质和用途决定的 如果主送机关有两个或多个 由于没有明确的牵头部门 就容易贻
15、误工作 或上级机关互相推诿不及时答复甚至不复 或因上级机关各有答复 出现分歧而无法执行 因此应杜绝请示的多头主送现象 对主送机关以外的有关上级机关可用 抄送 处理 3 正文 主要包括请示缘由 请示事项和结语等项内容 1 请示缘由 即正文的开头部分 需要明确 为什么请示 的问题 缘由部分写完 一般用 现就有关问题请示如下 过渡 2 请示事项 请示事项是正文的主体和核心部门 每个请示只能是一个事项 而且要写得具体 明确 这部分主要写请示的具体内容 请求指示的 事项部分要明确提出问题和要求 请求解决的 正文主体部分则应明确提出需要上级支持 帮助或解决的具体事项 同时还应充分考虑到解决的必要性和可能性
16、 解决的要求应提得合理 适度 请求批准的 主体部分应提供本机关 部门的具体意见 措施 方案 要避免以决断的口吻行文 对本机关的意见 措施 方案等均应表述为 拟 怎么办 而不能表述为 决定 怎么办 3 请示结语 常另起占行 惯用的请示用语有 请予审批 请予批准 当否 请批复 等 但不能使用 以上请示如无不妥 请批转 执行 或 当否 请批转 之类的呈转性用语 4 落款 请示的落款为请示单位名称和成文日期 请示单位名称一般为加盖请示单位公章 成文日期为汉字的年 月 日 请示还应该在附注处标明联系人和联系电话 以便于上级机关与请示机关及时沟通 病文修改 盛达公司关于盛达制衣厂翻建房屋的请示报告总公司 我公司下属盛达制衣厂于 年 月开始翻建汽车库 且已经拆除了司机 装卸工宿舍 武装部办公室 基建科办公室等共计510平方米 因为以上办公用房的拆除 以致汽车无处停放 有关职工无处办公 严重影响正常工作 为缓和厂区占地紧张状况及结合全厂长远规划 故决定一层为汽车库 二层为办公用房 为解决当前办公用房之急需 决定把已拆除的510平方米面积加在汽车库顶层 资金由本公司自行解决 妥否 请批示 盛达公司201
