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1、资深讲师 范兴中 时间管理TimeManagement 作业1讨论1 请用些成语或者字句来描写时间 在过去的岁月里 对时间的看法 感觉 习惯真的很难改吗 有什么方法 每天忙的要命 时间真是不够用 时间管理不是管理时间而是管理自己 时间管理的关键 关注结果而不是使自己忙碌 计划有效顺序而不是优先处理计划表 从钟表转变到罗盘 物有本末 事有终结知所先后 则近道矣 控制自己的时间与工作 而不是让它控制自己 基本了解 方向重于努力 目标在于实现 理想必须具体化 时间是绝对有限的资产 不能买卖 堆积 储存 更不能增加 意愿 能力 意愿 愿意投入的态度能力 处理事物的才干 有意愿有能力 无意愿有能力 有意
2、愿无能力 无意愿无能力 效率 效果 效果 达成预期目标 有效率有效果 有效率无效果 无效率有效果 无效率无效果 产出 投入 效率 黄先生时间管理案例分析 练习 知行合一 检视一下围绕你身边的时间杀手有哪些 哪些可以由你控制 哪些不可以 你感到身不由已的 你可以做些什么去改善 时间杀手 TimeWaster 的分类 设立和确定目标原则 Specific 具体的Measurable 可衡量的Achievable 可达成的Result orientated 以结果为导向的Timebound 有时限的 SMART原则 量化目標 幸福成功英俊美丽自信积极 目标设定的重点 挑选少数重要的避免太多或太少权数
3、分配 工作计划 时间计划 全面计划 目标行动次序 时间估计时间表灵活性 美钢铁大王CharlesSchwab的ToDoList 分配时间上要紧记定律 梅菲定律 Murphy sLaw 八二定律 意大利经济学家巴雷德VilfredoPareto 80 20 20 80 80 20 20 80 事情 时间 时间 效果 周工作记实表 星期 时间 周工作记实分析 时间管理的象限 紧急程度 非常重要非常紧急 重要但不紧急 紧急但不重要 不重要不紧急 重要程度 A B C D 时间管理 重要而紧急的事 重要 影响深远的 紧急 要立刻处理的 现象 压力大精疲力竭危机处理忙于救火 时间管理 重要而不紧急的事
4、做事有品质有计划善于运用资源现象 看似不忙碌井然有序 时间管理 紧急而不重要 现象 疲于拼命在非重点事项缺乏自制力轻视目标犹豫不决但不偷赖 时间管理 既不紧急又不重要 一些事情不重要又不紧急 但却给我们一种忙忙碌碌的成就感 似乎表现出自己并没偷懒 现象 缺乏责任感工作效率低下 制订时间管理计划的前期准备 评估现在时间的运用设立目标计划有效的利用时间注意优先次序避免干扰工具 计划应具备六个要素 结果 是什么目标 要达到怎样的结果 行动 要做些什么 次序 哪些为先 哪些为后 时间估计 每项行动需要多少时间 时间表 什么时候处理什么事项 灵活性 有无预留时间给不可估计的突发事件 制定时间管理计划 时
5、间日志参考至少过去一周时间的使用流水记录日常所需完成工作的列表本周 本月所需完成工作的列表每项工作任务的优先及设定每项工作所需时间的设定每项工作所需资源的规划考核标准的表现形式 作业2讨论2 在一天当中 花费时间最多地方在哪里 原因 影响时间最重要因素有哪些 三个以上 目标怎么管理 工作过程中 有人打扰怎么办 如何执行时间管理计划 持之以恒 信任你的计划 依赖你的计划 使计划本成为你不可缺少的随身伴侣 及时修正你的计划 建立确实可行的任务 使计划中涉及的人员和部门及时了解你的计划进展情况及他们所应负责的那部份工作 及时记录执行结果 时间管理计划执行的评估 阶段性的量化分析已完成的工作有效时间与
6、无效时间比例计划内与计划外时间比例重要任务与非重要任务所占用时间比例主动时间与被动时间比例日常工作与创造性工作所占时间比例阶段性的与时间管理计划涉及的相关人员进行沟通 获取反馈意见 管理循环 方针 策略 目标 实施计划 日程表 标准化 修正做法 找出问题原因 检查结果 执行 训练 工作分配 Plan 计划 Action 行动 A P C D Do 执行 Check 检查 周工作计划安排 日期 月日至月日 目标 1 2 3 每日工作计划表 日期 年月日 常见的时间浪费因素 练习三 请问什么情况下我们倾向拖延 拖延的原因 不知如何下手不知为什么要做不喜欢去处理个人情绪或健康问题缺乏压力没有迫切性找
7、借口过分优虑忙碌过后 改善拖延的解决方法 建立自信设立目标找出与自己相关之处改善情绪自我奖励自设期限时刻提醒自己事情的重要性加强质量观念时间就是金钱避免 最后期限症 设立一个中间目标 分阶段完成 自我因素时间浪费 混乱解决 5S整理 整顿 清洁 清扫 修身文件 物品各得其位 各得其所 颜色管理 自我因素时间浪费 做事品质差 解决 把事情作 对 理清 好 的标准丢掉 马马虎虎 差不多 可以了 的观念 自我因素时间浪费 无计划 解决 周工作计划安排每日工作计划表 将大任务分解成小任务 依优先级别处理今日事今日毕 自我因素时间浪费 闲聊 解决 强制自己不参与站着说 改善被打扰的方法 谈话前设定时限设
8、定会谈地点暗示 到此为止 忙碌的样子 请勿打扰 挂牌沉默是金果断地说 不 适当改变办公桌位置 能够站着说话就不要坐着能够在桌边解决就不要去会议室能够写便条就不要搞文件 比尔 盖茨 缩短必须要做的事所花时间电话 找不到人留言的方式电话前先写要点若复杂 先送文件 待对方看过后再谈 站着打电话遇短话长说者 果断做结论 缩短必须要做的事所花时间会议 不偏主题会议通知亦说明预计结束时间站着开会处罚迟到者开会通知说明目的与希望收到的成效 增进沟通避免延误 邱汉来 JohariWindow 窗口理论 开放个人 隐藏 盲点 未知数 自己知道的 自己不知道的 别人知道的 别人不知道的 我不是说我没说过它 我说的
9、是我没有说我说过它 我希望你能明白我的意思 罗姆尼 G Romney 和主管沟通的时间管理 重复主管交待事项 以免会错意 将这件事与你现在正在进行的工作做一个优先顺序比较 询问哪件事比较重要 若主管属于忙碌型 而却要等他决定时 事先言明若某日某点前未得到答复 你将如何处理 和属下沟通的时间管理 交待事情依5W1H原则事由何处来回到何处去要求下属重覆一遍鼓励及教会下属如何工作及和别人协作授权 情境 周会上 销售部王经理关心着销售额是否成长 王经理说 小张 我们来看看你上个月的销售成绩 你跟我说会有显著改善的 对吧 小张说 不过我还以为到这个季度结束时再来评估我的成果 不管怎样我已经有了显著改善
10、王经理说 是吗 你总销售量是上去了一点 但增长部份却多来自于小客户 小张说 我并不想忽略大客户 但我认为提高销售量最好的办法是在一些中等的客户上下功夫 王经理说 但是我还是希望每个人将精力放在大客户上 这样才能将销售额提高很多 小张说 哦 你是要我提高销售额啊 我还以为要从增加销售产品给客户做为起步 王经理说 增加产品种类当然没错 但不能增加销售额 小张说 那你认为我所做的这一切都是毫无价值的吗 请问错在哪里 黄金时间 100 50 0 上午8 00 中午 下午17 00 象限 象限 增加效率人的体能 珍惜上班的第一个小时中段休息积极的人生观上午做思考的事 下午做行动 晚上是创意 增加效率再造时间 寻找先例略加修改避免重蹈覆辙娱乐时工作 增加效率权力下放 解释目标 表明要求 提供支援 定期检讨 肯定成就 提高士气 到目前为止 一直想改变的地方是什么 为什么没改 最浪费时间在哪里 怎么办 习惯真的很难改吗 有什么方法 一天里面 什么时间 时段最有效 重要 原因 每天工作时间 排得满满的 觉得如何 作业3讨论3 练习 坚持时间的管理 若把你的错误归咎于你的习性 则永远改变不了你那错误的习性 知道 做到做到 做好 实践是唯一方法 目标 人生6大发展目标 通过时间管理 迈向美满人生 家庭 社会 财富 知识 心智 健康 THANKSFORYOURPARTICIPATION谢谢您的参与
