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1、规范报表填制加强费用管理 委派会计培训讲义 蒯文德 内容提要 报表种类与格式报表填制方法报表报送方法与程序推动运杂费登记簿应用费用报销需注意的事项 一 报表种类与格式 配送中心填报的报表种类主要有 商品进销存日报表 商品入库验收表 商品销售明细报表 资金回笼明细表 商品内部调拨单 商品损溢报告单 商品进销存月报表 库存商品盘点表 资金报账对账单 辉隆连锁农资配送统计表 等 二 报表填制方法 商品进销存日报表 凡库存商品数量发生变动的当日必须填报商品进销存日报表 报表按月按部门编号 品名按物料编码顺序填列 本期应收数量按供应商确认的火车 汽车 轮船装运的数量填报 内部商品调拨由双方配送中心负责人
2、签字确认并同时在报表上反映 原则上调拨单由调入方传真到公司本部 对相同品名商品本期销售数量和金额汇总填列 本期损溢数量填写经物流主管审核通过并回传的商品损溢报告单上列明的损溢数量 票已开货未提必须如实反映 预收货款暂不做销售 待货到后实际发货时方可做当期销售 在备注栏说明预收商品品名 数量 单价 担保销售必须履行担保销售手续并于货物发出时开票销售 本期实收数量与商品入库验收表相符 商品入库验收表 品名按物料编码顺序填写 到货时间为商品到达车站 港口 码头 仓库及直发给客户的时间 应收数量按供应商确认的火车 汽车 轮船等货物运单的实发数量填报 入库单号码填列仓库保管员填写的商品入库验收单上的编号
3、 损溢数量 填写经物流主管审核通过并回传的商品损溢报告单上列明的损溢数量 验收时发现的商品短件和破包情况在备注栏说明 存放地点按验收后实际存放的仓库填写 属站台直发销售的 填写直销 预计运杂费为根据费用定额计算出的运杂费预计费用在备注栏中注明车船号 以货物运单为准 商品销售明细表 凡发生商品销售行为的当日必须填报商品销售明细表 按月按部门编号 品名按物料编码顺序填列 购货单位 个人 详细填列 如需单独开票请在备注栏说明 销售价格按站台与仓库提货价格分别填列 担保销售必须如实填列 在备注栏说明 资金回笼明细表 凡资金发生变动的当日必须填报资金回笼明细表 报表按日序时填列 一月一张电子表格 每日资
4、金分部门分项目归集 本期结存资金是指本期收到的资金在本期内未能及时交存到本部指定的账户而形成的资金结余 本期上划资金是指本期实际交存到本部指定账户的资金或交寄本部的银行汇票和银行承兑汇票 担保销售形成的赊销资金要在本表如实反映其发生 收回和结余情况 本期销售抵减前期预收货款的在本期预收资金栏以负数填列 填表时要注意保持表内 表间勾稽关系正确 商品内部调拨单 必须在公司本部的协调下由调拨双方确认数量 单价 金额后方可实施商品调拨 调入方凭此单增加当期库存 调出方凭此单减少当期库存 原则上由调入方收到商品的当天将此单上传至物流主管 并通知调出方入账 商品损溢报告单 是财务登记商品损溢的依据 由配送
5、中心填制 铁路运输货到验收如发现短件或溢余填写该单 同时将货运记录或普通记录传真并寄送至物流主管 船运和汽运货到验收如发现短少损耗 则按市场销售价格由承运人赔偿作当期销售处理 进库时发现破包 含不够标重包 下同 在备注栏说明 需及时整理过磅换包 破包损耗要填写该单 同时将磅码单记录传真至物流主管 水涝等自然灾害造成数量短少的比照破包损耗处理 盘库时如发现因保管不善而造成短少 则由保管员负责赔偿作当期销售处理 填写铁路运输验收时发生的短件损耗 必须以铁路部门出具的货运记录或普通记录为依据 破包损耗此时在备注栏写明破包数量 待进行破包整理时单独填报 应收数量按供应商确认的火车 汽车 轮船装运的数量
6、填报 填写验收入库升溢的商品数量 填写破包整理损耗 应收数量填写破包标准重量 实收数量填写过磅后实际重量 入库单号码填列仓库保管员填写的商品入库验收单上的编号 业务部门处理意见由主管业务部门提出具体意见 财务部门处理结果由财务按业务部门处理意见选择适当的方法进行账务处理 本单在未批准之前 不得做帐面库存数量的变动 待批准后由物流主管回传给配送中心委派会计填入商品进销存日报表 配送中心方可据此记账 商品进销存月报表 该表是 商品进销存日报表 的汇总表 按月按部门编号 于次月一日填报 要注意表内 表间勾稽关系正确 相关人员签字确认后传真至物流主管 库存商品盘点表 各配送中心定期于次月一日由委派会计
7、牵头 仓库保管员参加 负责人现场监督对库存商品进行全面盘点后填报 相关人员签字确认后传真至物流主管 账面结存数量按委派会计的商品账账面结存数量据实分析填列 货到未记账数量按仓库已验收入库但未及时办理入库单交财务入账的商品数量据实填列 票开货未提数量是指财务已开出发货单交于客户 但客户尚未提货的商品数量 凡出现数量差异的要注明产生差异的原因 存放地点按商品实际的存放地点填写 资金报账对账单 报账日期 是指该单反映月份的第1天至最后1天的日期 期初预收帐款余额 是指上月末预收账款余额 期初应收帐款余额 是指上月末应收账款余额 本期交存资金总额 是指本月实际交存在公司指定账户的资金总额 含上交的银行
8、汇票和银行承兑汇票金额 本期商品销售收入总额 是指本期上报的所有 商品销售明细表 中销售金额的累计数 期末应收帐款余额 填写月末实际应收账款总额 需详细反映其本月的形成过程并按客户明细填列 期末预收帐款余额 填写月末实际预收账款总额 需详细反映其本月的形成过程并按客户明细填列 合计 按本列一至三项的合计金额填列 两列的合计金额应相等 期末业务周转金余额 是指配送中心月末业务周转金的结余金额 说明 出纳员根据此单与公司账面情况进行核对 如发现不符 详细说明差异原因并及时进行账务处理 辉隆连锁农资配送统计表 是对辉隆连锁店农资配送情况的考核统计 按月填报 连锁店编号按综合管理部下发给各配送中心辉隆
9、连锁店的编号顺序填列 配送金额按所列商品类别分析填列本年累计数 三 报表报送方法和程序 1 报送时间 商品进销存日报表 商品入库验收表 商品销售明细报表 资金回笼明细表 商品内部调拨单 商品损溢报告单 为业务发生的当天 商品进销存月报表 库存商品盘点表 辉隆连锁农资配送统计表 为次月1日配送中心当天报表最迟于次日上午9点前上传到公司本部 本部各物流主管将审核签字后的配送中心报表连同本部直发商品报表最迟于次日上午10点上报财务部 2 报送途径 商品进销存日报表 商品入库验收表 商品销售明细报表 资金回笼明细表 辉隆连锁农资配送统计表 利用网络平台使用电子邮件上报 商品内部调拨单 商品损溢报告单
10、商品进销存月报表 库存商品盘点表 通过电话传真上报 3 收集分工 商品进销存日报表 商品入库验收表 商品销售明细报表 按主管业务部门分别编号上报 如 化肥部7月第1期 为一张Excel表格 Sheet1 Sheet2 Sheet3三张工作表分别填制化肥部的 商品进销存日报表 商品入库验收表 商品销售明细报表 由物流主管负责收集 打印 审核 传递 资金回笼明细表 编号上报财务部 由钟晓芳负责收集 审核 打印 辉隆连锁农资配送统计表 上报财务部 由马涛负责收集 打印 4 传递程序 商品进销存日报表 物流主管审核签字 部门经理审核签字 财务录入员核对库存 录入销售数据并开具销售发票 发票交财务核算员
11、核对 核对商品进销存报表与销售发票 入帐 商品入库验收表 商品销售明细表 物流主管审核后录入供应链管理 物流主管打印商品入库验收单 部门经理审批 财务核算员审核后入帐 商品内部调拨单 调入方传递至物流主管 物流主管审核后录入供应链管理 调拨单交财务核算员审核入帐 商品损溢报告单 物流主管审核 部门负责人提出处理意见 财务录入员进行处理 物流主管回传配送中心委派会计入账 四 推动运杂费登记簿应用 为加强运杂费的管理 提高对费用支出有效性和合理性的审核 堵塞漏洞 节约费用 学习皖江公司的先进管理方法 全面推动 运杂费登记簿 的应用 业务部门物流主管和配送中心委派会计要根据商品出入库情况建立 运杂费
12、登记簿 详细记录运杂费的支出情况 日期 填写商品入库的时间 入库通知单号码 填写仓库保管验收入库时的商品入库验收单上的编号 预计运杂费 填写 商品入库验收表 上根据费用定额计算出的运杂费预计费用总额 车站或码头费用 是火车站台或港口码头实际发生的费用 车站或码头至仓库费用 是从火车站或码头运输到仓库实际发生的短途费用 公路直运费用 是从工厂汽车自提或内部调拨实际发生的汽车运输费用 上力 是商品在车站码头装车的人工费用 下力 是商品运达仓库后卸车的人工费用 其他费用 是仓库内发生的整理费用等 差异原因 是反映预计费用与实际结算费用之间差额的形成原因 配送中心委派会计和业务部门物流主管要把好运杂费
13、报销审核的第一关 严格执行制度规定 对超预算又无经审批同意的报告的费用要坚决行使否决权 不予审核 五 费用报销需注意的事项 资产 固定资产和低值易耗品 费用 凭经领导批准同意购置的报告核报 委派会计需及时按原值登记入帐 修理费 凭经领导批准同意维修的报告核报 网络建设费 凭经领导批准同意的报告核报 驻外补助按实际在配送中心住勤天数计算 与回家的差旅费在一张报销单上填报 每月报销一次 个人通讯费 每半年报销一次 当年12月份产生的费用带入下年度报销 运杂费 分部门填报审核 尽量取得正规发票 无发票的必须凭收款人签字的收款凭条方可报销 业务活动费 凭经领导批准的业务招待费申请单核报 房租费 要尽量索取发票 真正没有发票的 必须附收据及租赁合同 有发票费用与无发票费用一定要分开填报 结束语 各位同仁 参加集体会议培训时间是有限的 所讲解的内容不可能面面俱到 关键是大家回去后要认真自学 努力实践 勤思考 善钻研 促进工作有进步 管理上台阶 谢谢大家 Thankyou
