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1、回顾 计划及其制订 计划职能是管理的首要职能 计划可指明方向 有助于有限资源的合理配置 能使我们防患于未然 同时有助于提高效率 调动积极性 并为控制提供标准 计划是对未来活动所作的事前预测 安排和应变处理 一项完整的计划包含 前提 目标 目的 战略途径 人选 进度安排 涉及范围 资源预算 应变措施 时间是一种不可再生的资源 通过对时间的计划 将有助于管理者有效地利用有限的时间资源 时间管理的关键在于明确在一定的时期内所要达到的目标 所需进行的活动和每一项活动的重要性和紧迫性 第九讲组织结构及其设计 主讲 邢以群管理学博士浙江大学管理学院教授2008年9月 一个组织的目标 计划制定出来以后 一个
2、重要的问题就是如何使它们变为现实 这就要求管理者按照目标和计划要求 设计出能保证计划顺利实施的组织结构 合理安排和调配各种资源 也就是要做好组织工作 本讲内容 一 组织及其组织设计二 组织设计基本理论三 常见的组织结构形式四 如何做到人岗匹配 一 组织及其组织设计 组织是人们为了实现某一个特定目的而形成的系统集合 推论 共同目标的存在是组织存在的前提 管理者必须使组员确信共同目标的存在 并根据组织的发展不断制订出新的目标 推论 没有分工与合作的群体不是组织 只有分工和协作结合起来才能产生较高的集团力量和效率 推论 组织要有不同层次的权力与责任制度 只有这样 才能使各项工作落到实处 从而保证目标
3、的实现 目标落实过程 总体目标 年度计划 组织结构 部门职能 部门月度计划 月度计划 部门年度计划 岗位职责 岗位月度工作计划 各岗位工作 各部门工作 达成的组织目标 组织目标转化为组织成员具体行动的过程示意图 首先在于有一个具体清晰的计划 同时 要做好组织设计 组织工作 确定组织特定的结构以实现组织目标的过程 组织管理的任务通过设计和维持组织内部的结构和相互之间的关系 使组织中的各个部门和各个成员能为实现组织目标而协调一致地工作 组织管理主要内容设计包括组织内部分工和相互关系的组织模式 通过充分发挥组织中每一个成员的才能获得专业化的优越性 协调组织中各部分的活动 以确保组织目标的实现 组织设
4、计 组织设计的任务是建立组织结构和明确组织内部的相互关系 设计结果 提供组织机构图 部门职能说明书 岗位设置方案 岗位职责说明书 流程图 组织设计 进行专业分工和建立使各部分相互有机协调配合的系统的过程 组织结构设计 组织结构设计通过以部门职能说明书和岗位职责说明书的形式来体现组织内部的分工协作关系和权力配置情况 组织机构图示例 组织机构图 组织机构图描述的是一个组织内部部门的设置情况及其各部门之间的关系 与其相对应的是部门职能说明书 所谓部门是指具有独立职能的工作单元的组合 在组织结构设计过程中 首先要根据组织目标体系 明确为实现组织目标必须开展哪些工作 并将这些工作按方便管理的原则进行部门
5、化 一个组织通常应包含的组织机构 部门职能说明书基本要素 部门职能说明书 部门基本信息 部门职能描述 部门主要责任 部门主要权力 部门岗位设置 根据公司现状及未来的发展战略 可将部门的职能分为 主要职能 和 一般职能 与公司发展战略密切相关 对公司业务发展起重要作用的职能归入主要职能 操作性的 维持公司日常运作的职能划分为一般职能 主要责任是部门宗旨的具体表现 对完成该部门主要职能后所产生结果的要求 合理的职权体系应当做到责 权对等 为完成各项职能 部门应当享有相应的权力 部门内的岗位设置与定编方案 岗位结构图 这是一家什么类型的企业 岗位职责说明书的元素说明 岗位职责说明书 重点工作与一般工
6、作 为突出重点 将岗位工作分为重点工作与一般工作 为便于记忆 各条工作前以4 6个字做为提要 与部门职能对应 每一项部门职能都能分解到相应的岗位 每一条岗位工作也都是部门职能的体现 主要责任 明确责任 避免 只对工作负责 不对结果负责 岗位权力 通过岗位职责说明书梳理岗位权力 避免 有责无权 权责不对等 职级 与责任相对应的报酬 流程及其作用 业务流程 一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动 业务流程图是用一些经过归纳得出的标准图例 加上简捷的文字组成的用以说明或描述管理或业务程序的示意图 流程 业务流程图 工作环节 涉及的部门或岗位 工作步骤和环节 各部门间信息联系 组织结构与组织关
7、系 组织结构组织结构是指组织的内部结构框架 反映组织中的分工情况 用结构图表示 组织结构是维持组织存在所必须的 若无一定的结构 组织本身就不复存在 但仅有结构而不拥有具有共同目标的人也构不成完整的组织 组织关系在一个组织中 人与人之间的关系主要表现为权力关系 权力 职权 是指组织成员为了达到组织目标而拥有的开展活动或指挥他人行动的权利 权力来自于组织授予 与职责相关联 表明的是成员间的协作关系 思考题 在一个组织中 人和结构哪个更为重要 二 组织设计基本理论 古典组织理论 强调以工作为中心 依靠权力来维系组织内部之间的关系 基于这种理论的组织模式是 官僚组织 模式 行为组织理论 认为组织是由人
8、所组成的 有效的组织模式应注重组织中的人际关系 给予组织成员较多的行动自由和发挥潜在能力的机会 其提出的是 参与式 组织模式 系统组织理论 认为不论是参与式还是权力式组织模式都不一定是适用于任何组织的最佳模式 组织是一个系统 要根据组织所处的内外部环境进行系统设计 组织设计理论 有关组织结构和组织关系的系统设想 思考题应该如何设计组织结构 在设计组织结构时应注意哪些因素 案例分析 健康协会的组织结构设计 北京的申奥成功 让奥运一下成了校园中最火爆的话题之一 越阳希望借此东风 成立一个健康协会 通过对 奥运精神 的深入了解 赵阳决定以 宣扬奥林匹克精神 倡导健康生活态度 作为这个社团的宗旨 希望
9、在众多的校园社团中占有一席之地 但一个社团从无到有谈何容易 最初只是几个好友因为兴趣走到了一起 每个人都没有明确的分工 有事情大家一起做 真的是 同甘共苦 但这并不是长远之计 随着事情越来越多 由于没有清晰的组织框架和明确的责任分工 每个人都忙得团团转 但工作进度却越来越慢 效率直线下降 眼看又一轮纳新大潮出现 赵阳也想通过这次机会进一步完善组织的架构 但是 纳新绝对不是招几个人就可以一劳永逸的 而是需要根据社团的目标 所要开展的活动和工作量大小来确立部门的组建和岗位的设置 那么 健康协会需要设立哪些部门和招收具有哪些方面能力的人员 各部门之间的工作如何分配 关系如何协调 作业交流 YAYA组
10、 精英团队 破晓LU 混合联队 第二版 组织结构框架基本设计思路 组织结构设计的影响因素 组织结构设计主要影响因素 影响因素 发展战略 业务特点 组织规模 发展阶段 人力资源状况 设计原则一 目标原则组织整体架构应根据组织目标设计 并随战略调整而调整 组织建设的目的是为了使实现组织目标必须开展的各项工作能够得到切实的落实因此 在设计组织结构 配置人力资源时 应保持人力资源配置 组织结构设计与组织发展目标和战略重点的一致 组织结构的设计必须以目标和战略为出发点 围绕着战略重点配置人力资源 设计原则二 分工协作原则组织设计中坚持分工协作原则 做到分工合理 协作明确 根据这一原则 首先要搞好分工 解
11、决各人干什么的问题 分工时 应注意分工的粗细要适当 同时 对于每个部门和每个岗位的工作内容 工作范围 相互协作方法等 有明确的规定 设计原则三 有利于人才成长和合理使用原则为保持组织活力 在部门设置时要有利于人员更替和积极性调动 在我们培养新人时 既要让优秀员工来带新人 以优秀培养优秀 又要设立一个单独的或比较有活力的蓄水池来承担培养新人的职责 同时也要为老人退出设置过渡部门和岗位 先设立部门和岗位 虚席以待 有助于获得相应的人员为了有利于调动员工的积极性 可以恰当地因人设岗位或部门 在中国 组织结构的调整宜采用 先加后减 法 设计原则四 经济高效和信息畅通原则 保持最短的信息联系线 避免因划
12、分过细而增加不必要的组织界线 影响信息沟通 要明确各部门之间的协作关系以及各项跨部门工作的流程 防止因接口不清而导致责任不明 要有利于开展非正规的讨论 有利于组织成员间的相互理解及和谐气氛的形成 机构要精简 要减少不必要的管理层次 但又要为组织将来的发展做好人员储备 并有利于各种资源的有效利用 三 常见的组织结构形式 由于每一个组织的目标 所处的环境 所拥有的资源是不同的 因此其组织结构也必然会有所区别 有多少个组织 就会有多少种组织结构 但各种组织结构之间会有很大的相似性 也就是说 它们的基本构成形式是差不多的 常见的组织结构形式有 直线 职能制事业部制模拟分权制矩阵制项目组委员会 直线 职
13、能制 事业部制 模拟分权制 矩阵制 项目组 项目组 指为了完成某个特定的任务 而把一群不同背景 不同技能和来自不同部门的人组织在一起的一种组织形式 项目组的特点 根据任务需要 把各种人才集合起来进行攻关 任务完成 小组也就解散 项目组的人员不固定 项目组的优点 适应性强 机动灵活 容易接受新观念 新方法 各个成员像一个球队的运动员一样 都了解整个组的任务和问题 目的明确 责任感强 其缺点是 缺乏稳定性 在规模上有很大的局限性 项目组形式适用于需要各种不同专长的人在一起才能完成的工作 以及具有许多事先不确定的复杂因素的工作 随着网络技术的发展 又进一步出现了不在同一地点工作的虚拟项目组形式等 委
14、员会 委员会也是一种常见的组织形式 委员会由一群人所组成 委员会中各个委员的权力是平等的 并依据少数服从多数的原则决定问题 它的特点是集体决策 集体行动 委员会可以有多种形式 委员会的优点 可充分发挥集体的智慧 可防止个人滥用权力 有利于从多个层次 多种角度考虑问题 并反映各方面人员的利益 可在一定程度上满足下属的参与感 有助于激发成员积极性和主动性 委员会的缺点是 作出决定往往需要较长时间 集体负责 责任不清 有委曲求全 折中调和的危险 有可能为某一特殊成员所把持 形同虚设 委员会组织对于处理权限争议问题和确定组织目标是比较好的一种形式 四 怎样做到人岗匹配 一个组织的能力大小 在很大程度上
15、取决于组织所聘用与保有的人员的素质得到并保有合适的员工 是一个组织能够得以成功的关键之一 组织结构的设计为贯彻落实实现组织目标所必须开展的工作奠定了基础 但若不能根据各岗位的要求选配到合适的人员 则最好的组织结构也无法有效地发挥作用 因此 在设计合理的组织结构的同时 还需为所设计的各岗位选配合适的人员 人员配备及其目的 人员配备的目的谋求人与事的最佳组合 人员配备组织通过对工作要求和人员素质的分析 为每一个岗位配备合适的人员以完成实现组织目标所需开展的各项工作的过程 人员配备的原则 使组织系统得以运转 组织中的每个岗位都配备有符合岗位素质要求的人 为留住人才创造条件 通过轮岗 转岗或岗位的重新
16、设计 为员工才能的充分发挥和实现个人的发展目标创造良好的条件适应组织发展需要 考虑到组织结构和岗位设置将来可能发生的变化 使每个人的知识和才能得到公正评价和运用 工作要求与其能力相符 工作目标具有挑战性 工作内容符合兴趣爱好 使每个人的知识和能力得以不断发展和提高 知识与技能的提高 不仅可满足人们较高层次的心理需要 而且也是组织成员得以不断晋升发展的基础 人与事的最佳组合 讨论题应该 按岗定人 还是 因人设岗 人员配备的内容和原则 人力资源规划 确定人员需要种类和数量 以组织设计中的岗位类型和岗位定编数为依据 招聘与甄选 选配合适人员 对组织内外的候选人进行筛选 以作出合适的选择 培训与考核 使人员适应发展需要 因事择人 适应发展原则 要根据工作需要配备具备相应知识和能力的人员 并留有一定的余地 因材器使 客观公正原则 根据一个人的特长和兴趣爱好来分配不同的工作 为人们提供平等的就业 竞争上岗和培训机会合理匹配 动态平衡原则 人与事的最佳组合 总结 组织工作的重点是组织结构的设计和变革 组织关系的明确与协调 建立分工合理 协作关系明确的组织结构体系是贯彻落实计划工作的基础 以目标为中心
