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1、青岛扶桑精制加工有限公司 程序文件文 件 编 号JFQ.P-O.01修 改 状 态0文 件 控 制 程 序页 数1 / 51 目的为对公司的文件进行控制,确保其适用性、系统性、协调性和完整性,公司制定并执行文件控制程序2 范围:2.1 本程序规定了管理体系文件的控制原则和方法。2.2 本程序适用于与质量/环境/职业健康安全有关的所有文件,其中有公司自己制定的,也有引用的国家或行业标准,以及顾客提供的各种资料。 3 职责3.1 ISO小组是文件控制的主管部门。3.2 秘书科对文件进行管理。3.3 三层文件由各主管部门进行控制。4 程序要求4.1 文件的分类:本公司文件分为5类4.1.1 手册 文
2、件类别代号:M(质量手册QM,环境手册EM,职业健康安全手册HM)4.1.2 程序文件 文件类别代号:P(共用程序P,质量程序QP,环境程序EP,职业健康安全程序HP)4.1.3 作业性文件 文件类别代号:O4.1.4 记录 文件类别代号:R4.1.5 技术标准 文件类别代号:S4.2 文件的编号规定公司的文件进行统一编号,由4部分组成:公司代号;文件类别代号;发布部门代号;部门流水号。编号形式: JFQ.(). a b c d 青岛扶桑精制加工有限公司 程序文件文 件 编 号JFQ.P-O.01修 改 状 态0文 件 控 制 程 序页 数 2 / 5a、 公司代号:JFQb、 文件类别代号:
3、见4.1.1 4.1.5c、 部门代号:总务部A;营业部B;生产部C;工程部D;品质保证部E;薄片部F;技术协作部G;ISO小组O。d、 部门流水号:由各部门经理将编号分配给各科室,流水号自01起,各类文件(5类)分别编号。流水号允许不连续。例:质量手册: JFQ.QM-O.01文件控制程序: JFQ.P-O.01合同评审控制程序: JFQ.QP-O.01文件控制程序: JFQ.P-O.01化验室管理规定: JFQ.O-E.024.3 文件的编写格式及内容要点4.3.1 针对公司内部的文件以中文编写,对外发布的文件可根据需要以中文、英文或日文编写。4.3.2 一般地,文件发布时采用书面形式,留
4、档保存的文件可采用磁盘硬拷贝。4.3.3 同类文件采用统一格式。4.3.4 程序文件应包括以下内容:封面、正文页眉、目的、范围、职责、程序要求、相关文件和记录。4.3.5 作业文件、记录可以包括以下内容:封面、正文文件名称、文件编号、范围、正文、相关文件和记录。4.4 文件的编制、审批4.4.1 手册由管理者代表编写审核,总经理批准。4.4.2 程序文件由ISO小组组织各有关部门编制,由管理者代表审核、总经理批准。4.4.3 三层文件由各部门主管负责组织有关人员编制,由部门主管审核,部门经理批准。4.5 文件的发放青岛扶桑精制加工有限公司 程序文件文 件 编 号JFQ.P-O.01修 改 状
5、态0文 件 控 制 程 序页 数 3 / 54.5.1 手册和程序文件的发放范围由管理者代表批准;其它文件的发放范围由各发布部门主管批准。4.5.2 文件必须按确定的文件发放范围发放,发放前进行标识、编号,并建立文件发放记录。4.5.3 文件的发放必须在文件实施日期前进行。4.6 文件的控制4.6.1 公司的文件分“受控”和“非受控”两类,分别在其封面加盖印章。受控文件受更改控制。4.6.2 文件的持有者应妥善保管。受控文件不允许复制、外借、涂改,不得遗失、破损。4.6.3 受控文件如遗失、破损,应及时向文件的管理部门说明情况,填写文件领用申请单后给予补发。同时应将破损不全的文件交回,由文件的
6、管理部门销毁,并填写文件销毁记录。4.6.4 非受控的文件允许复制,不受更改控制。对外发放的非受控文件须经发放范围批准人批准,并填写发放记录。4.6.5 文件一经修改,文件管理部门应立即将受控的作废文件向所有文件持有者收回,所使用的文件和资料必须是有效版本。作废的文件由文件管理部门集中销毁,并填写文件销毁记录。4.6.6 文件的管理部门应将作废文件的每一版本、每一次修改都保留一份,并加盖“作废”印章后存档。4.6.7 文件的管理部门应建立文件管理档案,内容包括:文件的每一版本(包括作废版本)、文件更改申请单、文件更改状况一览表、文件销毁记录、文件发放范围、文件发放记录等。文件管理档案由专人负责
7、管理。4.6.8 如需要借阅时,应向文件的管理部门办理借阅手续,填写借阅记录。4.7 文件的更改4.7.1 文件更改及换版时应填写文件更改申请单,由原批准岗位批准后,由原编制部青岛扶桑精制加工有限公司 程序文件文 件 编 号JFQ.P-O.01修 改 状 态0文 件 控 制 程 序页 数 4 / 5门进行,如由其它部门进行时,该部门必须获得原批准时所依据的所有资料。更改后的文件由原文件审核岗位审核,原批准岗位批准后才能发布。4.7.2 文件更改后仍须执行4.5和4.6条款。4.7.3 文件更改采用手写划改及换页更改两种方式:a、改内容较少时,可采用手写划改,将原文划掉,在行间填写更改内容并签名
8、。应保证更改内容有足够的空间填写。b、 同一页上手写更改达3处以上或更改内容较多,不能保证清楚明了时,应采用换页方式。4.7.4 当出现下列情形之一时,应进行换版a、一次性修改过多或更改次数过多,影响使用。B、体系发生重大变化或编制依据发生重大变化。4.7.5 手写更改时应将发放范围内的所有原文件都进行更改;换页更改或换版后的新文件仍按原发放范围发放,同时收回作废页或作废文件,保证所使用的文件为有效版本。4.7.6 文件的每次更改情况均应记入文件更改状况一览表,注明有关内容。4.8 外来文件的控制4.8.1 公司使用的外来文件,由各使用部门进行控制,同时建立外来文件及更新状况明细表。4.8.2
9、 外来文件应由其控制部门设专人每年进行检索,并在新版文件发布后及时进行更新。外来文件的更换情况应在外来文件及更新状况明细表进行记录。4.8.3 对于适用的法律法规、行业标准、地方标准等,各部门应按照法律、法规及其他要求控制程序予以控制。4.9 文件在控制过程中产生的记录,由其控制部门整理,归档,保存。具体参见记录控制程序。5 相关文件青岛扶桑精制加工有限公司 程序文件文 件 编 号JFQ.P-O.01修 改 状 态0文 件 控 制 程 序页 数 5 / 55.1 记录控制程序6 记录6.1 文件发放范围6.2 文件发放记录6.3 文件领用申请单6.4 文件销毁记录6.5 借阅记录6.6 文件更改申请单6.7 文件更改状况一览表6.8 外来文件及更新状况明细表