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1、四川祥和园装饰工程有限公司 行政部管理制度汇编二OO三年一月目 录第一章 职位说明书 第3页行政部经理 第4页行政部文员 第7页行政部采购 第8页行政部司机 第9页第二章 管理规定 第10页考勤管理制度第11页会议管理制度第14页办公室规范管理制度第17页印章管理制度第19页合同管理制度第20页书籍管理办法第23页电话及传真管理制度第24页物资采购管理制度第25页物资入库及库存管理制度第27页物品领用管理制度第28页司机行车及工作管理制度第30页车辆肇事管理办法第32页清洁卫生管理制度第34页奖惩制度第35页档案保密制度第28页行政部管理制度汇编 第一章 职位说明书第一章 职位说明书行政部经理
2、一、基本资料职位名称行政部经理-樊春梅定员人数1人直属上司总经理直接下属行政部员工二、工作概要处理公司的行政事务和对外联络事务，充分发挥行政部的协调、服务和管理功能。协调公司内部各部门、办公室各职能主管之间以及公司外部与政府有关部门、社区有关方面之间的关系；负责公司行政部的日常工作；贯彻执行上级的指示决议，检查督促各部门的工作落实情况；做好后勤服务工作。三、岗位职责1 全面领导行政部工作并具体主持行政事务工作，制定本部门每年、每月和每周工作计划。2 管理行政部人员编制。3 负责制订公司的行政规章，经总经理签发后督促各部门贯彻执行，并注意收集执行情况，从公司的实际出发，不断完善公司的规章制度。4
3、 负责联络公司各部门的工作进展情况，注意收集各方面的意见、建议、先进事例和存在问题，并向总经理报告。5 负责协调公司各部门之间的关系，努力发挥公司的整体组织优势。6 负责安排、督导办公室各职能主管的工作，确保办公室各项功能的有效发挥。7 负责审批各部门采购计划，组织安排人中同按计划实施物资采购。8 根据总经理指示，负责安排公司的各类会议，做好会议记录，安排并做好会务工作，组织编写会议纪要或有关的决议，检查会议精神的贯彻落实情况，并及时编写公司的大事记。9 负责起草、修改以公司名义送发的各类公文函件、请示、报告等。10 指导和督导办公室有关人员做好公司文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、
4、登记、归档和保管工作。11 按照总经理的指示搞好专项调查研究，拟写调查报告，为总经理提供决策依据。12 负责拟写公司的阶段性工作总结和工作规划，编制行政开支预算。13 严格管理和使用印章、介绍信，需经签字批准并进行登记后方可用印。14 组织做好函电收发、书籍报刊征订与保管工作。15 负责对外合同的审核盖章及对外事务协调，审查公司内部文件、记录及内刊。16 管理公司车辆，合理调度使用，安排人员进行年审，办理车辆保险事务。17 组织与安排公司活动。办理经批准的公司员工的暂住证、保险福利。 18 管理公司员工及住房，管理环境卫生，负责公司防火、防盗及交通等安全管理工作。19 安排外来宾客的住宿。20
5、 组织落实公司关于创建文明单位和文明班组的计划和部署，抓好公司的两个文明建设。21 负责联络政府有关部门和社区有关方面的关系，搞好对外合作，并根据总经理的要求参与有关的社会活动。22认真完成总经理交办的其它工作。四、职权规定1 有权向公司各部门索取必要的资料和询问各部门工作情况。2 有权检查督促对总经理指示的贯彻执行情况。3 有权催促各部门按要求完成公司下达的工作任务。4 有权催促各部门及时做好文件与资料的立卷、归档工作。5 有权按总经理的指示，协调各部门之间的工作关系。6 有权安排、调度公车的使用。7 对各部门以总经理办公室名义起草的文件有审核和校正权。8 对不符合规定，或质量不高、效果不大
6、的文件、资料，有权拒绝打印发放。9 对要求各部门主管参加的会议，有综合平衡或精简压缩的权力。10.有权根据总经理的指示，对办公用品、用具标准化进行检查、督促。五、职责规定1 对得知公司出现重大异常情况后未及时向总经理反映，以致造成重大损失负责。2 对总经理办公室行文的差错，收集与整理资料失实而造成的后果负责。3 对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损失负责。4 对公文、函件、报刊传递不及时，或发生误传现象，影响工作负责。5 对印章、介绍信管理不严或使用不当而造成的不良后果负责。6 对下属工作质量造成的不良影响负责。7对未及时根据公司方针目标的有关要求，编制好本室方针目标或未及时
7、检查和落实负责。六、注意事项1 要认真学习政府有关建筑装饰、房地产管理的政策法规，了解公司法基本内容，掌握有关的业务基础知识和专业管理知识。2 在对外关系中要处处注意维护公司的声誉和形象，在涉外活动中要严格遵守涉外纪律，维护国家的尊严。3不断提高自己的思维判断、组织协调、语言文字和应变处理等方面的能力。行政部文员一、基本资料职位名称行政部文员定员人数1人直属上司行政部经理直接下属二、工作概要根据行政部经理指示，负责收集信息，整理各类文件资料，做好资料、书籍保管及文书打印工作，完成办公室日常事务工作。三、岗位职责1、 负责前台接待、登记、引见、接送来访宾客。2、 负责接转电话，做好电话记录。3、
8、 负责公司书籍、电子文件、报刊的整理、收集、分类、编号、保管工作。要求收集齐全，装订规范、存放有序。负责书籍、刊物资料借阅登记，及时督催促归还。4、 负责文件、资料的打印、复印、登记、发放、装订，做到规范、准确、及时。5、 负责请假及加班申报单的保管、汇总、造表。6、 熟悉各类物品的品种、性能、规格、物价，掌握库存物品的使用情况。7、 负责办公用品、电脑耗材等物品的库存保管工作，熟悉各类物品的品种、性能、规格、物价，各种用品、零配件分类清楚，排列整齐，存取方便。履行领用签字登记手续。8、 保管、登记和按规定发放公司办公文具与器材。9、 负责传真收发与登记。10、 管理饮水，登记、发放水票。11
9、、 负责维护电脑、打印机、复印机、传真机等文印设备，保管保修卡、驱动程序等资料，发现故障，及时通知维修人员或供货商修复，确保设备正常使用。12、 负责监督打卡和汇总考勤。13、 每月对公司物品、书籍刊盘进行一次盘点，将盘存情况以书面形式上报。14、 完成领导交办的其他工作，做好其它部门的协助工作。六、注意事项1 在工作中要谦虚谨慎，勤备踏实。要坚持原则，秉公办事，遵守纪律，严守公司机密。行政部采购一、基本资料职位名称司机定员人数1人直属上司行政部经理直接下属二、工作概要 负责各类办公用品、劳动保护用品和工程部备品备件的日常采购。三、岗位职责1 汇总各部门主管和仓库保管员填制的采购计划清单，经上
10、报领导审批后及时进行采购。2 严格执行货物验收入库制度，确保货物的品种、规格、质量、数量与请购要求相符，与发票内容相符。3 严格执行财务报销制度。采购后及时办理结帐手续，做到单据清、帐款清、手续清。4 认真做好采购记录，对计划表上采购不到的物资要及时向需用部门、仓库保管员说明情况，提出解决的办法。5 广泛收集与本公司有关的各类产品信息（包括收集各类材料供应商、办公用品、电脑耗材厂商价格表等），及时提供给工程部、设计部及有关的使用部门参考。6 坚持“货比三家”和“质优价廉”的原则，既保证质量又节省支出。7 经常主动了解库存情况，及时做好各类物品的补缺，避免供应中断。8对于管理上急需的物品，即需即
11、购，确保供应，但采购手续要完备。9完成领导交办的其它临时性工作。六、注意事项1 工作要认真细致，要有为各部门服务、做好后勤保障的精神。2 以公司利益为重，不利用职务之便谋取私利。3要熟悉商品市场，通过比较选择信誉好的供应商，建立良好的合作关系。行政部司机一、基本资料职位名称司机定员人数1人直属上司行政部经理直接下属二、工作概要保证公车的正常、合理使用与出行安全。三、岗位职责1、 保证公司业务部门用车的及时出行与安全。2、 按要求用车，用车人在出行前认真填写派车记录单，包括行程、用车原因、预计时间、返还时间等项。经行政部经理批准后，司机方能出行（临时、紧急情况除外）。3、 车辆返回或出车前半小时
12、，司机人员需认真检查车辆安全状况（油、水、电），以确保车辆正常运行。4、 对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。5、 外出行车时，如不能及时返回，行车司机需及时通知公司行政部，以利调度。6、 认真填写每日行车日志，经使用者签认实际使用时间及里程后，于次日交行政部审核，行车日志作为油费、路桥费、餐费报销的依据，否则费用不予报销。7、 保证公司用车及时及来宾接送用车。8、 负责使用车辆的保管及日常清洗、维护、保养工作。9、 具全办理车辆的年检、年审、保险、维修并与管理部门联系。六、注意事项1 司机人员接送来宾及人员，应具备基本礼貌礼仪，以将客人、来宾送至目的地大门口为
13、原则，不得将车辆未驶进目的地即让客人下车步行。2 车内不准吸烟。本公司员工在车内吸烟时，应有礼貌地制止；公司外的客户在车内吸烟时，应婉转告知本公司陪同人，但不能直接制止。3 不准酒后驾车。4 遵守交通规则，凡违章罚款由行车司机本人自理。5 保证通讯联络设施畅通，以方便公司领导随时调遣。6 妥善保管车辆资料。工程部管理制度汇编 第二章 管理规定第二章 管理制度考勤管理制度第一条 本公司除各分部、各小区项目组外，其余部门均实行每天8小时、每周40小时，周六周日休息工作制。作息时间： 夏季：星期一至星期五8:3017:30，午休12:0013:30冬季：星期一至星期五9:0018:00，午休12:0013:00分部与小区项目组：每周
