《精编》公文处理基本知识讲解

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1、公文处理基本知识 2003年12月 行政机关的公文种类 1 命令 令 2 决定3 公告4 通告5 通知6 通报7 议案8 报告9 请示10 批复11 意见12 函13 会议纪要 1 命令 令 适用于依照有关法律 行政法规公布规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 2 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 3 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 4 通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 5 通知 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知

2、或者执行的事项 任免人员 6 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 7 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 8 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 9 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 10 批复 适用于答复下级机关的请示事项 11 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 12 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 13 会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 注意事项 1 命令 决定和通报三个文种都可适用于奖励 我们常用的是决定和通报 一般不用命

3、令 2 意见文种可以用于上行文 下行文和平行文 作为上行文 应按请示性公文的程序和要求办理 上级机关应当对下级机关报送的意见作出处理或给予答复 作为下行文 文中对贯彻执行有明确要求的 下级机关应遵照执行 无明确要求的 下级机关可参照执行 作为平行文 提出的意见供对方参考 公文格式 公文一般由秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期等部分组成 1 公文中各组成部分的标识规则 按照 国家行政机关公文格式 国家标准执行 2 发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称 行政机关联合

4、行文 主办机关排列在前 3 发文字号应当包括机关代字 年份 序号 年份 序号用阿拉伯数字标识 行政机关之间联合行文 标注主办机关的发文字号 与其他机关联合行文 原则上应当使用排列在前机关的发文字号 也可以协商确定 但只能标注一个机关的发文字号 4 上行文应当注明签发人 会签人姓名 联合上报的公文 主办机关签发人姓名排列在前 其他机关签发人姓名在主办机关签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列 5 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类 一般应当标明发文机关 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 标题 发文机关 主要内容 文种 6 主送机关指公文的主要受理机关 应当

5、使用全称或者规范化简称 统称 7 公文如有附件 应当注明附件顺序和名称 附件序号使用阿拉伯数字 附件名称后不加标点符号 8 公文除 会议纪要 和电报外 应当加盖印章 联合上报的公文 由主办机关加盖印章 联合下发的公文 发文机关都应当加盖印章 9 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应当调整行距 字距 务使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法 另外 印章采用中套或下套的方法 不论用哪种印法 印章应距正文2 4mm 以防止添加文字 10 成文日期以本机关负责人签发的日期为准 联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准 电报以发出日期为准 11 公文附注指需要说明的其他事项 公

6、文如有附注 应当加圆括号标注 一般在 请示 公文中要有附注 即 联系人 联系电话 12 公文应当标注主题词 上行文按照上级机关的要求标注主题词 主题词的标注难度很大 省厅对此还不作严格的要求 市局也暂不作明确的要求 这里 我简单提几个基本要求 1 主题词必须按照主题词表标注 不得使用表外词 2 主题词不是从标题中挑几个关键词 而是要从整个文章的宗旨去确定主题词 13 抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关 应当使用全称或者规范化简称 统称 14 印发机关和印发日期 印发机关统称机关办公厅 室 或文秘部门 印发日期以公文付印日期为准 用阿拉伯数字标识 行文规则 1 行文应当确有必要

7、注重实效 省政府 省厅都有明确要求 要避免文山会海 发文要坚持少而精的原则 既要提高质量 又要控制数量 这里把握五个原则 凡是可以用电话 协商 原件批回等方式解决的问题 不发公文 凡是可以用办公室公文解决的问题 不发部门公文 可以用便函解决的问题 不发正式公文 可以用电子公文解决的问题 不发纸质公文 除有特别规定的外 涉及人 财 物等具体业务问题的 可以直接向有关主管部门行文 不必经政府转办 各部门的工作会议纪要 情况报告 调查报告 工作部署等 一般不以政府或政府办公室名义批转或者转发 上级的公文 如需各地 各部门贯彻执行的 一律将原件翻印下发 确需本级 本部门发文的 必须结合实际提出切实可行

8、的贯彻意见 2 下级机关应当向直接上级机关请示 报告 因特殊情况必须越级请示 报告的 应当抄送被越过的上级机关 并注明理由 向下级机关的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 3 各部门需要请示政府的事项 应当抓紧做好前期工作及时上报 给政府留出研究 决策的时间 一般事项不得少于2周 紧急事项不得少于5个工作日 特别紧急的事项 需要在5个工作日以内批复的 除突发事件以及法律 法规等另有规定或领导同志另有交待的事项外 必须在文中说明紧急原因及在本单位的办理过程 4 属于部门职权范围内的事务 应当由部门自行行文 确有必要和有关部门联合行文的 应当明确主办部门 5 政府各部门可以相互行文和向下一级政府的

9、相关业务部门行文 一般不得向下一级政府正式行文 如需行文 应报请本级政府批转或由本级政府办公室转发 6 行政机关联合行文 主办机关排列在前 首先签署意见 协办机关依次会签 一般不使用复印件会签 7 请示 应当一文一事 一般只写一个主送机关 需要同时送其他机关的 应当用抄送形式 但不得抄送其下级机关 也不得抄送个人 8 报告 不得夹带请示事项 9 不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准 或者有关主管部门向来文机关答复请求批准的事项 应当使用 函 不得使用 请示 或 批复 如博爱县国土局向焦作市水利局请示某项工作 即使对方级别高也不能用 请示 注 函是一种应用非常广泛的文

10、种 政府各部门间的文件往来一般只有函 比如我们 6 25 土地日在广场宣传 需要通过城管局审批 我们就应该给城管局发一个请求批准的函 可是我们很多部门忽略了函 向同级部门请求批准事项 往往用错了文种 例如 某县局向县财政局申请资金 应该用函这个文种 但我们往往为了表示对其他部门的尊敬 而用请示 还有的单位连 函 这个文件头都没有 这就是公文的不规范 发文办理 发文办理指以本机关名义制发公文的过程 包括草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发等程序 1 草拟公文 符合法律 法规 规章及其他有关规定 情况确实 观点明确 表述准确 结构严谨 条理清楚 直述不曲 字词规范 标点正确 篇幅力求简短

11、 市局发文签图 2 公文送负责人签发前 应当由办公室进行审核 审核的重点是 是否确需行文 涉及其他部门或地方职权的事项是否已协商 会签 行文方式是否妥当 是否符合 办法 及本实施办法规定的公文种类 公文格式 行文规则和拟制公文的有关要求 如图 3 以本机关名义制发的上行文 由主要负责人 指行政机关的正职或者主持工作的负责人 签发 以本机关名义制发的下行文或平行文 由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发 如图 4 公文正式印制前 应当进行复核 复核的重点是 审批 签发手续是否完备 附件材料是否齐全 公文格式是否统一 规范等 5 各级行政机关应当按照上级机关规定的份数报送公文 市局要求一

12、式三份 主管领导 业务科室 办公室备案 收文办理 1 收文办理指对收到公文的办理过程 包括签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办等程序 2 收到下级机关上报的需要办理的公文 文秘部门应当进行审核 审核的重点是 是否应由本机关办理 是否符合行文规则 内容是否符合法律 法规 规章及其他有关规定 涉及其他部门或地方职权的事项是否已协商 会签 文种使用 公文格式是否规范 3 经审核 对符合条件公文 应当及时登记 分类 并提出分办或拟办意见送有关负责人批示或转有关部门办理 需要两个以上部门办理的 应当明确主办部门 紧急公文 应当明确办理时限 对不符合规定的公文 经办公室负责人批准后 可以退回呈报单位并

13、说明理由 附来文登记表图 4 分办 粘贴公文处理单 如图 5 拟办 一般由办公室负责人对收文如何办理提出建设性意见 拟办意见应简明 具体 得体 如图 6 批办 机关领导对来文提出处置意见 如图 7 承办 承办部门收到交办的公文后应当及时办理 不得延误 推诿 紧急公文应当按时限要求办理 确有困难的 应当及时予以说明 对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的 应当及时退回交办的文秘部门并说明理由 8 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项 主办部门应当主动与有关部门协商 9 注办 由承办人签注文件承办经过和结果及办结日期 如图 10 催办 送负责人批示或者交有关部门办理的公文 文秘部门要负责催办

14、 做到紧急公文跟踪催办 重要公文重点催办 一般公文定期催办 9 受理请示 报告 应当及时答复办理结果 10 要求 公文运转由文秘部门负责 来文单位人员不得持件运转 凡送请负责人阅示 审批和送请有关部门办理的公文 有关人员均应严格登记 各个环节都应在保证质量的前提下抓紧办理 做到一般文件及时办理 急件随到随办 特急件专人限时办理 送批公文 如有关负责人外出 一般可隔过下传或者送代管负责人审批 不能隔过下传或者代批的 视时间要求分别采取等待或者专程送批的办法 公文归档 公文办理完毕后 应当及时整理 立卷 归档 个人不得保存应当归档的公文 公文写作基本要求 一 公文写作基本要求1 符合党和国家的政策

15、法令2 行文周密严谨3 格式合乎规范4 遵守行文规则 把握好文种的选择 二 常用公文的写作要点 三 公文写作中应注意的几个问题1 要准确选择合适的公文文种 应当根据行文目的 发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定 2 人名 地名 数字 引文准确 引用公文应当先引标题 后引发文字号 引用外文应当注明中文含义 日期应当写明具体的年 月 日 我们在公文中常出现 99年 3 应当使用国家法定计量单位 4 公文使用非规范化简称 应当先用全称并注明简称 使用国际组织外文名称或其缩写形式 应当在第一次出现时注明准确的中文译名 5 公文中的数字 除成文日期 部分结构层次序数和在词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 谢谢大家