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1、销售计划是解决无序问题的重要管理策略，而销售计划的制定、执行和分析都离不开信息系统的支撑。IT支撑下的销售计划管理企业的销售都是面向全国甚至全球的客户，为了能够覆盖全球的市场，企业必然组建销售团队。通常的情况下，销售组织有着层级多、跨地域广（如图1所示）的特点。在销售渠道日益膨胀延伸、分支机构日益增多，市场变化日益频繁，面对这些无序的变化，如何实现销售的有序管理？这些日益成为销售总监迫切解决的问题。销售计划成为解决无序问题的重要管理策略。计划是对未来活动所作的事前安排、预测和应变处理。尽管计划并不能保证你成功，但能让你为将来作好准备。在销售领域，计划的作用越来越重要，但是传统方式下的销售计划已
2、经不能满足管理的需要，信息系统支撑下的销售计划管理成为一个新的方向。 图1 销售组织图尽管依靠传统的电话、传真，当然也可以制定、执行、分析销售计划。但制定计划时的数据支持不充分；通过电话没有办法监控整个渠道的计划执行；计划执行后，对计划执行情况的分析没有积累，这些问题都困扰着销售总监。通过信息系统这个工具，销售计划能够更好的在整个销售组织中发挥作用。销售计划的制定用数据说话销售计划包括三个部分：销售目标的分解，促销活动的行动，整个组织的质询。销售目标计划 销售目标是龙头，如果计划中的销售目标与实际差异巨大，将直接影响到企业的生产和库存。如果我们生产出来的产品不是市场需要的，将导致大量的库存积压
3、；市场需要的产品缺货，将导致产能的浪费和市场机会的丧失。因此必须尽量准确地确定每个月的销售目标。每个企业，都会有自己清晰的全年销售目标。企业制定销售计划时，往往是根据企业的目标和自己的销售情况安排下一阶段的销售计划。但是这是不全面的，我们的产品从公司发运后是不是真的卖出去了？在销售渠道中我们的库存是多少？我们的经销商的平均销量是多少？我们的终端动销情况如何？我们自己的库存加上整个销售渠道的库存才是我们的真正的库存，整个渠道的销售才是我们的真正销售。如果不考虑渠道，我们制定的销售计划就是闭门造车，其结果或者是导致渠道压货，或者是出现缺货情况。对于企业来说，在确定销售目标前，必须掌握整个渠道的产品
4、库存和产品流向，信息系统在这方面可以帮助企业管理渠道数据。企业首先需要有一个通用的软件平台，这个平台是基础，可以根据销售渠道的组织结构设计，是渠道数据的管理系统，渠道的产品库存和流向数据最终是在该系统中保存。有了这个软件平台，就可以与经销商和终端沟通谈判，获取渠道的信息。有三种可以获取信息的方式，如图2所示。 图2 信息获取方式 经销商接口部分经销商已经走上了信息化的道路，已经拥有简单的进销存等软件系统，企业可以与经销商合作开发接口，每天或者定期从经销商的软件系统中把需要的信息导入到企业的软件平台。条件容许的情况下，企业应该为自己的所有经销商量身定做软件系统，帮助经销商管理业务。 文件导入部分
5、经销商的软件系统还比较落后，或者不愿意开放接口，企业可以采用文件导入的方式，就是经销商先把信息按照格式导出成文件，企业再导入到自己的销售平台中。 手工录入还有一些经销商管理比较落后，还没有信息系统，企业只有通过纸面文本记录信息，然后录入到销售平台中。有了整个渠道中产品的库存和销售情况，销售计划将不仅仅是对企业自己的销售人员的计划，而变成了整个销售渠道的计划。促销活动计划 促销活动能有效的促进销量，消化库存。但在什么地方什么时间做促销活动比较合适呢？促销计划同样要依靠数据说话。通过信息系统，我们可以很清楚地看到渠道中各个产品的批号，哪些是接近保质期，哪些是积压的产品，因此可以有针对性的提前采取促
6、销活动，防止被迫采取降价的方法带来损失。通过信息系统的分析，我们可以更好的判断某些产品销售不好的原因，从而制定更有针对性的促销计划。举例来说，有一家企业，A地区销售良好，而B地区销售不佳，B区的经理说该地区竞争激烈，因此申请特价。但销售总监通过A地区与B地区的对比，发现A地区周边市场的销售占一半以上，而B地区的周边销售仅占10%，销售总监判断根本原因是周边地区开发不力，因此针对周边开发制定了相应的促销计划，B地区的销售迅速增长起来。在制定促销计划时，我们不仅仅需要自己的信息，经销商的信息，还需要及时有效的收集竞争对手的信息，正所谓知己知彼知他，百战百胜。获取竞争对手的哪些信息呢？这需要企业管理
7、层认真分析，一旦确定，一线业务员就行动起来，利用各种方式收集。而要有效利用这些信息，信息系统同样起到巨大作用。在软件中，企业根据需要事先设置各种收集模板，一线人员按照模板收集信息并录入到系统中。软件就可以按照需要整理、分类竞争对手的信息，帮助企业制定有针对性的行动计划。计划的质询 计划，不是单个人的事情，是整个渠道的计划，必须保证上下一致，而质询无疑是最好的一种方式。在每个月固定的时间，区域经理召集下属分支机构召开质询会。在质询会上，每个下属分支机构都需要解释计划制定的原因，以及如何达到目标，区域经理通过质询帮助下属明晰行动计划，并保证上下一致。在一家企业分公司的质询会上，办事处主任通过各种报
8、表展示他发现的销售机会，非常清晰地说明了为什么需要在某区域加强资源投入；然后他调用了上年度的另一个区域的销售报表和市场环境分析报告，向大家解释说，他发现这两个区域虽然时间不同，但所处的市场环境比较类似，而上年度就是采取了一些措施取得了很大的效果，所以他认为今年采取类似的措施也会有相同的效果。由于用数据说话，该办事处的主任很清楚地说明了计划的原因和如何达到目标，分公司经理也很愉快地批准了他的行动计划。销售计划的制定，需要以数据说话。通过信息系统平台收集产品流向等内部信息和竞争情报等外部信息，利用商务智能软件多维度分析，利用知识管理系统整理分析报告，能够有效的帮助销售计划的制定。这里的难点在于，信
9、息是海量的，企业必须判断哪些信息是需要的，哪些是不需要的，要做数据的主人，不能做数据的奴隶。销售计划的执行重点是促销活动的监控计划制定好了，下面就是要执行了。销售组织覆盖区域广，人员分布分散，如何保障整个销售组织按照预想的方向执行就摆在了管理者的面前。监控销售计划的执行，主要是监控目标的达成和资源的使用情况。通过产品流向信息平台，企业可以方便地获取整个渠道的销售目标的达成情况；而资源，主要是线下费用，涉及到活动的申请、审批、报销和付款等环节，是一个复杂的流程。有一个企业，整个促销活动的审批流程共有11道环节，各个环节之间通过电话沟通，通过传真来进行审批，而各级经理基本上都在走访市场，因此传真追
10、着经理全国跑，经过几次审批后传真件已经看不清了，只有再重新审批，浪费了大量的时间和精力，也散失了市场机会。信息系统可以比较容易地解决这样的问题。通过设置不同的流程，在流程上根据需要挂接不同的表单内容，主动推到相关责任人，不仅可以加快审批速度，而且销售费用与活动挂钩，也就是销售费用与业务挂钩，可以方便地按照业务的口径分析费用的使用情况。促销活动是一个流程，以工作流+表单为核心的软件系统能够提供有效支撑。这里的难点在于，下属提供什么样的表单内容，决策层才能放心的审批。销售计划的分析建立可积累的分析框架销售计划执行后，需要与实际进行对比分析，对比计划的销售与实际的销售，计划的费用与实际的费用，如图3
11、所示。通过分析，找到机会，发现问题。图3 矩阵图分析法计划，是原先设想的结果。在计划与实际出现差异后，必须找出原因，为什么没有达到或者超过计划，是出现了什么意外，还是最初考虑的不够周密。利用商务智能软件，也就是我们经常说的BI软件，可以把产品维度、渠道维度和时间维度构成一个完整的分析体系。在多维度的分析报表中，有经验的销售人员能够发现销售机会和问题，形成分析报告，进而采取行动。从多维度分析报表中找出机会或问题，更多的是依靠经验，但如何积累整个组织的经验呢？这需要有记忆的信息系统的帮助，也就是我们常说的知识管理系统。我们应该相信，造成销售不理想的原因虽然众多，但最普遍、最重要的原因是有限的，如果
12、能够遍历所有的主要原因，并且按照鱼骨图的方式深入分析，最终是能够把问题分解到简单原因的。这项工作不可能依靠单个人来完成，这需要动员全体销售人员的智慧。而信息系统能起到重要作用。信息系统覆盖整个销售组织，在信息系统中，每个人都可以把自己的问题挂到某个鱼骨图上，每个人都可以把自己的分析方法体现到鱼骨图上，企业只需要有几个核心人员定期整理，最终利用整个销售组织的智慧形成计划与实际对比分析的知识库。再进一步，企业在鱼骨图上记录每个子原因的潜在解决方案，最终借助信息系统形成的问题分析和解决方案，成为企业核心的知识档案，并服务整个销售组织。如图4所示： 图4 鱼骨图分析法多维度分析，只能展现结果，但还是需
13、要人来判断，形成分析报告，这需要信息系统帮助销售组织管理知识积累。这里的难点在于分析哪些信息，和如何定期整理分析报告。选择合适的信息系统要想实现信息系统支撑的销售计划管理，选择合适的信息系统是关键一步，而如何选择合适的信息系统呢？我们认为，首先要清楚地把握企业销售的特点。销售业务覆盖区域广，层级多，操作人员多，个人能力差别大；销售业务是每一个企业中变动最大的一个部门，经常需要根据市场的需要调整组织结构。在销售计划的制定阶段，需要对内部、外部信息的收集和分析，然后审批计划并传达。在收集阶段，以工作流为核心的信息系统是比较合适的，根据信息的需求，企业定制收集表单挂在工作流中，保证整个组织按照规定收集信息；收集到的结构化信息，利用商务智能软件进行多维分析是比较合适的；收集到的非结构化信息，更多依靠知识管理系统分类管理；计划的审批和传达，通过工作流流转，主动推到面前，是比较快捷的方式。在销售计划的执行阶段，需要提高执行的效率，检查整个组织的执行状况，同样需要工作流+表单的信息系统辅助管理。在销售计划的分析阶段，结构化数据可以利用商务智能软件进行多维分析，对于分析经验的积累，更多的是需要知识管理系统的辅助。销售计划是实现企业销售有序管理的重要手段，对信息系统的要求是复杂的，具体选择什么样的信息系统还需要具体分析企业的业务和管理特点，选择合适的信息系统支撑销售计划管理。
