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1、名翔恿線股份有限公司採購管理程序書文件編號MS-M2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁 次第1頁共9頁一、目的為使採購作業有所遵循，並能合理地執行，確保能以適時、適價與適質之原物料與生產設備供應生產所需，以提昇公司產品與服務之品質。二、範圍凡公司所採購之原物料、機器、儀器與設備均屬之。三、定義無流程圖N核對Y核決彙集詢/議價Y詢價資料查詢填單/取消採購時機ANBNN進貨Y交期管控逾期採購Y審核送審Y越權CANBNYY記錄存查入庫/移轉/退貨特採不退貨聯絡不合格檢驗/測試CN名翔恿線股份有限公司採購管理程序書文件編號MS-M2-0601制訂日期：89年1
2、0月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁 次第2頁共9頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應用表單No流程相關單位1採購時機6.1採購時機6.1.1當公司有重大決策需採購大批原物料或機器設備時。6.1.2當原物料低於安全庫存量時。6.1.3當產能不足須添購機器、儀器設備時。6.1.4處理行政事務所需之文具或其他備品時。6.1.5當合約審查通過需採購非規格品或非本公司生產之商品時。相關單位2填單/取消6.2填單/取消6.2.1各需求單位人員依其業務所需，填具請購單(MS-M4-0601)如附件1，一式二聯，需就各
3、項目確實填寫，並依核決權限表(MS-M4-0602)如附表1之相關規定，呈核決權限主管審核。6.2.2各單位人員所提出之採購申請，若未奉核可，將請購單(MS-M4-0601)如附件1，一式二聯以碎紙機銷毀或撕毀即可。請購單(MS-M4-0601)核決權限表(MS-M4-0602)相關單位3資料查詢6.3資料查詢6.3.1核決權限主管接獲請購單(MS-M4-0601)如附件1，應即核對所填資料是否齊全，若資料不全或填寫不清楚時，應通知請購單位補齊資料或更正後，再依所請購物品查詢供應商合格名錄(MS-M4-0608)如附件2、供應商資料調查表(MS-M4-0606)如附件3與相關之歷史交易記錄。請
4、購單(MS-M4-0601)供應商合格名錄(MS-M4-0608)供應商資料調查表(MS-M4-0606)相關單位4詢價6.4詢價6.4.1核決權限主管依以下條件判定是否需要詢價，若需要，進入流程5， 進行詢/議價，若不需要，則進入流程7，進行核決。名翔恿線股份有限公司採購管理程序書文件編號MS-M2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁 次第3頁共9頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應用表單No流程6.4.1.1詢價條件A初次採購之生產性原物料且單項物品採購金額超過5000元B
5、初次採購之非生產性原物料且單項物品採購金額超過2000元C有價格更便宜之資訊或有其他相關產品可以替代時。D機器、儀器設備等之採購。E屬於壟斷獨占市場之產品，不需比議價。F凡執行ISO 9002品質系統前已比議價過之原物料，不需比議價。相關單位5詢/議價6.5詢/議價6.5.1核決權限主管依以下規定進行詢/議價作業6.5.1.1詢價A所需採購之品項，如係多家供應商可供應時，需至少有兩家供應商的電話報價或報價單報價。B所需採購之品項若為固定供應商供應時，直接要求其報價。C所需採購之品項若為機械、量規儀器及設備類時，需要求供應商簽訂合約，合約內容需註明如：安裝、試車、保固、訓練與違約罰責等相關事宜。
6、D供應商之報價單中應詳細說明付款條件、付款方式、物品規格、 數量、單價、交期、運送方式與運送地點等相關條件。6.5.1.2議價A比較供應商之條件後，選擇最具競爭力者為優先議價對象。B議價時可以電話或傳真方式進行。詢議價表(MS-M4-0603)名翔恿線股份有限公司採購管理程序書文件編號MS-M2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁 次第4頁共9頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應用表單No流程C將議價結果填入詢議價表(MS-M4-0603)如附件4。相關單位6彙集6.6彙集6.
7、6.1核決權限主管將以下資料彙整後以利於進行審查。6.6.1.1所有供應商之報價單。6.6.1.2詢議價表(MS-M4-0603)如附件4。6.6.1.3合約書：採購機械、量規儀器及設備類時。6.6.1.4供應商資料調查表(MS-M4-0606)如附件3：初次採購非規格品或非本公司生產之商品時。詢議價表(MS-M4-0603)供應商資料調查表(MS-M4-0606)相關單位7核決6.7核決6.7.1核決權限主管由本作業內容6.6之相關資料，決定是否選定供應商以進行採購，若已選定供應商，進入流程8，進行核對，若無法選定供應商，則進入流程5，重新進行詢/議價。6.7.2核決權限主管依現況需求，判定
8、例行採購、無須詢議價與已經詢議價後之品項是否進行採購，若是，進入流程8，進行核對，若否，則進入流程2，取消採購申請，或進入流程5，重新進行詢/議價。會計組8核對6.8核對6.8.1核決權限主管將所選定之供應商之相關資料與核准後之請購單(MS-M4-0601)如附件1之第二聯，於每天下午以以下方式交給會計員，第一聯則交由申請人自行留存，但若屬緊急採購，則將第二聯以傳真或面交方式交給會計員，並以電話或當面告知方式聯繫，以便立即進行相關作業。請購單(MS-M4-0601)名翔恿線股份有限公司採購管理程序書文件編號MS-M2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁
9、次第5頁共9頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應用表單No流程6.8.1.1於每天彙集後，交由司機或外務員轉交。6.8.1.2傳真。6.8.1.3面交。6.8.2會計員依核決權限表(MS-M4-0602)如附表1之相關規定、歷史交易記錄與公司之相關規定，核對核決權限主管之權限與交易條件後，呈會計組主管審閱。核決權限表(MS-M4-0602)會計組9越權6.9越權6.9.1會計組主管依會計員核對之結果，判定核決權限主管是否逾越權限，若是，進入流程10，進行送審，若否，則進入流程12，進行採購。會計組10送審6.10送審
10、6.10.1會計組主管依核決權限表(MS-M4-0602)如附表1之相關規定，將所有之相關資料送交確實之核決權限主管，並由該主管進行審核。核決權限表(MS-M4-0602)相關單位11審核6.11審核6.11.1核決權限主管依所有之相關資料與現況需求，判定是否進行採購，若是，進入流程12，進行採購，若否，則進入流程2，取消採購申請，或進入流程5，重新進行詢/議價。相關單位會計組12採購6.12採購6.12.1核決權限主管與會計員依以下步驟進行採購。6.12.1.1核決權限主管應立即通知供應商，以確保交易條件及交期。6.12.1.2核決權限主管將請購單(MS-M4-0601)如附件1之第二聯與詢
11、議價表(MS-M4-0603)如附件4，交給會計員，開立採購訂單請購單(MS-M4-0601)詢議價表(MS-M4-0603)名翔恿線股份有限公司採購管理程序書文件編號MS-M2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁 次第6頁共9頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應用表單No流程(MS-M4-0604)如附件5，一式兩聯，第一聯傳真予供應商以確認訂購後，做為財務部門付款憑証，第二聯由司機或指定專人送至請購單位申請人做為收貨、驗貨之依據。6.12.1.3若為機械、量規儀器與設備等重
12、要採購時，核決權限主管與供應商簽訂買賣合約書，技術資料的取得、人員訓練、保固條件、安裝試車及將來備品之供應價格應一併列入合約中，如屬於預付款案件時，則應於合約中明訂分批付款時機及付款比例。6.12.1.4會計員於採購訂單(MS-M4-0604)如附件5，傳真予供應商時，填寫供應商交期追蹤管制表(MS-M4-0609)如附件6，即展開交期跟催至供應商如指定交貨日交貨為止。6.12.1.5若為委外加工之採購，需於採購訂單(MS-M4-0604)如附件5中加註指定進貨至委外加工廠，待確認進貨與進貨數量時，開立委外領料單(MS-P4-0612)如附件7與委外加工單(MS-P4-0613)如附件8。採購
13、訂單(MS-M4-0604)供應商交期追蹤管制表(MS-M4-0609)委外領料單(MS-M4-0612)委外加工單(MS-M4-0613)會計組13逾期6.13逾期6.13.1會計員依供應商交期追蹤管制表(MS-M4-0609)如附件6上之交貨日期與實際交貨日期核對，供應商是否逾期交貨，若是，進入流程14，進行交期管控，若否，則進入流程15，進行進貨。供應商交期追蹤管制表(MS-M4-0609)會計組相關單位14交期管控6.14交期管控6.14.1供應商逾期交貨後，相關單位主管向供應商查詢逾期原因，填入供應商品質與交期評等月報表(MS-M4-0610)如附件9，並依【供應供應商管理程序書(MS-M2-0602)供應商品質與交期評等月報表(MS-M4-0610)名翔恿線股份有限公司採購管理程序書文件編號MS-M2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁 次第7頁共9頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應用表單N
