《精编》论坛酒会活动策划方案

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1、高协 比赛 酒会策划方案 Planoftheconference CocktailpartyforGolfAssociation 活动概述 活动概述 为了大力推广高尔夫运动在秦皇岛市的发展 提升高尔夫协会形象 加强会员之间的交流 提高凝聚力 活跃招商引资环境 秦皇岛市高尔夫协会特开展 秦皇岛市高尔夫 赛 并在望峪山庄举办 秦皇岛市高尔夫运动 颁奖酒会 在当日高尔夫比赛后 所有参赛选手以及嘉宾将会驱车前往望峪山庄参加本次酒会 酒会中将会给比赛获奖选手颁发奖项以及以秦皇岛市高球产业发展相关的茶话会议 活动概述 为了大力推广高尔夫运动在秦皇岛市的发展 提升高尔夫协会形象 加强会员之间的交流 提高凝聚

2、力 活跃招商引资环境 秦皇岛市高尔夫协会特开展 秦皇岛市高尔夫 赛 并在望峪山庄举办 秦皇岛市高尔夫运动 颁奖酒会 在当日高尔夫比赛后 所有参赛选手以及嘉宾将会驱车前往望峪山庄参加本次酒会 酒会中将会给比赛获奖选手颁发奖项以及以秦皇岛市高球产业发展相关的茶话会议 活动概述 比赛名称 比赛时间 2010年5月8日 9日 比赛地点 黄金海岸球场 酒会地点 望峪山庄 活动规模 70 75人 组织单位 指导单位 中国高尔夫协会主办单位 秦皇岛市体育局 秦皇岛市高尔夫协会承办单位 协办单位 活动概述 邀请人员范围 省市领导 高协理事代表 外地投资客商 高尔夫运动爱好者 主要嘉宾 合作媒体 秦皇岛日报 秦

3、皇岛电视台 秦皇岛体育网 媒介负责人 4月10日前 邀请领导 介绍赛制 不会打也可下场 邀请会员 理事 客商培训 北戴河练习场理事免费培训发放手机 同时办协会专用卡收取会费 凭手机刷卡领取 物资衣服 帽子 鞋 手套 练习枪包 练习发放比赛物资核实参赛人员分组发放比赛物资 活动流程 第一天 专业组球赛 10 00 15 30 黄金海岸第二天 配对赛 9 00 13 30 迷你高尔夫 游艺 14 30 17 30 望域山庄酒会 18 00 20 00 费用预算 前期筹备 筹备要点 人员 与会人员人数 名单 车牌号确定 车位安排 邀请 邀请函发送 短信问候 人员电话确定 物品 现场布置 球赛用品 纪

4、念品 奖品等 酒店 主要领导休息室 司机等工作人员休息室 酒会现场布置 人员 糕点 酒水 鲜花等 礼品存放点 桌牌 门口宣传 签到物资 停车位 服务生等 表演 演员邀请 节目安排 球场 赛道准备 休息室 球童等安排到位 人员 1 与会会员人数以及名单 联系方式在比赛前两周确定 高协安排专门人员负责各参赛人员与协会之间的联系 回馈工作 2 工作人员 摄影师 主持人 礼仪 服务员 演员 调酒师 后勤等 人员人数以及工作安排 在活动前一周确定 邀请 活动前三周发送邀请函 随邀请函附送回执单以及高球礼仪手册 要求发放邀请函后一周内 选手向高协邮寄回执 根据邀请函回执情况确定来宾人数以及领导所需用品等资

5、料 安排领导 理事练球时间以及发放物品 主要领导由高协领导登门送上邀请函 非领导参赛选手通过邮寄方式发放邀请函 以短信的形式提醒受邀人员接受邀请函 邀请函发放后3天电话访问 提醒邀请函回执以及初步确定参赛情况 在活动前1天 电话确定来宾到场情况 根据实际情况安排专业组选手参加配对赛名单 对确认参赛的理事及以上级别人员发放手机 物品 活动前两周确定现场布置方案 现场布置物资于活动前一周到位 参赛选手物资 衣服 球鞋 帽子 手套 练习杆 沙杆 推杆 7 铁 球 NIKE 水杯 莅会礼品 NIKE球一盒 根据参赛选手人数购买 比赛奖品 根据奖项设定 购买奖品 购买后与酒店协商存放地点以及保管情况 由

6、专人负责参赛选手物资发放 酒店 安排当日活动所需房间 提供酒会所需酒品 食物以及餐盘 音箱等必要设施 配合广告公司进行活动现场布置 提供足够的停车位 提供足够的服务生 并进行培训 表演 小提琴 1人 萨克斯 1人 调酒表演 1人 节目安排 进场后至活动结束小提琴与钢琴交替演奏表演 酒会中途由主持人 协会内部人 主持颁奖以及互动游戏等 现场发挥临时的小节目更为酒会增添趣味 球场 赛道提前1天进行清理 安排好接待工作 配合广告公司进行现场布置 与赛会沟通 确定比赛以及联系的方案 车辆安排 赛会准备3台大巴负责球场与望峪山庄之间的人员运送 可以解决山庄的停车问题 还能将人流相对集中 以免中途退出活动

7、 车辆安排方案 在邀请函上表明赛事车辆要求 领导需自配司机 负责当天早晚接送 下午就赛结束后集体坐大巴车由球场去望峪山庄 赛场布置 空飘球 彩虹门 背景 道旗 条幅 户外LED 酒会布置 户外 空飘球 彩虹门 背景 道旗 条幅 活动区域导示牌室内 条幅 照片板 投影 餐桌 展板 活动开始前 活动前一晚准备 广告公司进场安装 停车导视牌 酒店导视牌 签到处背景 酒会灯光音响安装 会场布置 相关电源等 并初步调试 酒店 球场 欢迎横幅 欢迎牌 物资到位 签到处 投影仪 酒会现场布置等 赞助落实 参加人员 球员领导招商客商代表 市领导通知 活动当天准备 相关区域人员就位流程彩排 服务员 区域相关人员

8、等 灯光音响相关电子器材检测 维护 球童 礼仪小姐 演奏演员到场培训 排练 并与广告公司对接流程 正式活动 练习安排 根据回执情况 集中安排领导在4月24 25日以及五一期间到球场集中培训 联系 领导也可自行凭刷卡手机和参赛证明在比赛前两周到球场练习 领导到练习场后发放球杆 衣物等比赛用品 第一天专业组比赛流程 8 30各部门工作人员到位 摄影 摄像 媒体 协会工作人员 球童 礼仪等 8 30 9 40选手签到 做好赛前准备 早到人员可练习场练习9 40 10 00活动简短启动仪式 高协领导讲话 嘉宾开球10 00各球员到自己的发球台进行比赛 比赛正式开始 摄影 摄像 媒体进入自己的工作岗位

9、11 00礼仪进入球场发放饮品12 00 13 00选手就餐 休息 期间可安排摄影师冲印 传送照片 13 00比赛继续13 30礼仪进入球场发放饮品14 30 17 00工作人员引导赛完选手沐浴更衣 并收取成绩卡 工作人员统计成绩 摄像师传送照片以及冲洗照片 17 00当天活动结束 第二天配对赛比赛流程 8 00各部门工作人员到位 摄影 摄像 媒体 协会工作人员 球童 礼仪等 8 00 8 30选手签到 做好赛前准备 早到人员可练习场练习8 40活动简短启动仪式 市领导讲话 嘉宾开球9 00各球员到自己的发球台进行比赛 比赛正式开始 摄影 摄像 媒体进入自己的工作岗位 10 00礼仪进入球场发

10、放饮品11 30 12 30选手就餐 休息 期间可安排摄影师冲印 传送照片 12 30 13 30比赛继续13 30比赛结束 领导球员沐浴更衣完毕后乘坐大巴车前往望峪山庄参加酒会13 30工作人员收取成绩卡 工作人员统计成绩 摄像师传送照片以及冲洗照片 酒会流程 14 00 14 25完成比赛选手陆续山庄签到18 00游艺结束14 25 14 30主要会场准备开始18 00 20 00颁奖酒会14 30 17 40各活动地点同时进行18 05市领导 高协领导讲话鸡尾酒会18 15比赛颁奖飞碟射击19 00抽奖活动MINI高尔夫主题茶话会20 00活动结束15 00 17 00表演音乐演奏 贯穿

11、全场 调酒表演 16 00 入场签到说明 如个人有需求的比赛选手可自行驱车前往望峪山庄 选手车辆将统一张贴高协赛事的标志 第二天没有安排配对赛的选手可在第二天下午自行前去望峪山庄体验射击 MINI高尔夫以及参观等活动 入场签到14 00 14 25 入场沿途设置引导人员 并按照人员地位将车辆指挥进入特定的车位 礼仪引领至签到处 可由礼仪引领至房间也可在大厅休息 重要宾客签到后由礼仪引领至休息室休息 签到后赠送纪念品 现场安排拍照 备注 签到物资 笔 便签等 MINI高尔夫体验14 30 17 40 设置3名教练为嘉宾解说MINI高尔夫 并教学 指导训练 分组进行小比赛 小游戏等 酒店提供水果

12、茶点以及必要的遮阳设施 现场安排拍照 射击体验14 30 17 30 全部人分三组 每组20 25人 进入靶场进行射击体验 现场安排教练分组教学 每组分成若干只队伍进行射击练习与比赛 酒店安排安保人员数名以及必要的医疗急救物品 选手在警报响起后不得入场 在警报接触后第一组人员出场后 第二组人员方可入场 如此类推 酒店提供水果 茶点以及必要的遮阳设施 现场安排拍照 茶话会15 00 17 30 现场放置高尔夫的资料 并投影播放高尔夫宣传片 参赛人员可在此自行聊天 探讨 酒店提供水果 茶点 14 00门口2名礼仪小姐就位 迎接来宾入场 来宾入场时 弯腰 手势邀请等礼仪 14 25暖场钢琴现场弹奏

13、室内灯光采用酒店灯光 调酒师入场准备 服务员分立软饮料桌2侧 14 30来宾入场 服务员开始插端酒服务 在糕点区配备2名酒店工作人员为来宾提供服务 备注 萨克斯和小提琴准备5 6首曲目 循环演奏 调酒师表演后的酒水 如来宾不好拿 建议由模特端杯在主持人引荐下赠送给重要来宾 鸡尾酒会14 30 20 00 17 40各嘉宾将有礼仪引领至酒会现场 18 00主持人宣布颁奖酒会开始 18 10领导简短讲话 18 30颁奖正式开始 大奖设置 专业组总杆奖 配对组总杆奖 差点奖 20 00酒会结束 领导驱车或乘坐大巴回家可设置最佳上镜奖 最佳着装奖等娱乐奖项 活跃现场气氛 会场周围布置选手参赛照片 选手

14、可摘取自己的照片留作纪念 颁奖酒会18 00 20 00 鸡尾酒会细节 鸡尾酒会的形式活泼 简便 便于人们交谈 招待品以酒水为重 略备一些小食品 如点心 面包 香肠等 放在桌子 茶几上或者由服务生拿着托盘 把饮料和点心端给客人 客人可以随意走动 鸡尾酒会不设座椅 仅设桌子 茶几等 因此要端着盘子站着进餐 有时客人需要自己去吧台取酒 服务生也会端着托盘走动 客人可选择小食品或饮品 鸡尾酒会不设刀叉 小食品有的可用牙签取食 没有牙签的可用手拿 因此纸巾必不可少 因为有时用手直接拿食品 比如小点心 饼干之类 而又经常需要和人握手 因此左手持杯 保持手的清洁非常重要 餐巾纸必不可少 以便随时擦手 用完

15、的餐巾纸可丢进垃圾箱或在服务生经过时交给他们 鸡尾酒会布置 身着白色旗袍的礼仪小姐在酒会门口迎宾 白色桌布装扮的鸡尾酒长方形条桌位于会场中央 上面摆放马提尼酒杯所呈装的红酒 欧式铁艺圆形小餐桌4张位于方桌四周 配以白色桌布装点 用于摆放鸡尾酒会点心 水果以及鸡尾酒纸巾 它不同于一般的餐巾纸 它更小巧 可爱 设计新颖 独特 鸡尾酒纸巾可以是白色的 也可以是其他浅色的 可以是绸缎的 也可以是亚麻布制作的 身着制服的4名服务人员 2名分列小餐桌周边为来宾提供糕点服务 2名穿插为来宾提供相应服务 酒水 纸巾等 身着晚礼服的服务员巡场为来宾送酒服务 扮靓酒会风景 舞台上身着燕尾服的萨克斯师和小提琴师弹奏舒缓的乐曲为来宾助兴