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1、企业公文写作与处理 综合部陈剑2009年8月 主要内容 一 公文概念及其作用二 公文写作基本规则三 常用文种写作范式四 企业公文处理要求 公文是公务文书的简称 有广义和狭义之分狭义公文 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 国家行政机关公文处理办法 国发 2000 23号 国家行政机关公文格式 GB T9704 1999 广义公文 是党政机关 人民团体 企事业单位在各自的公务活动中 为处理公务而形成的 具有一定格式的文字材料企业公文 是企业机关治理企业的重要工具 也是企业中的各部门共同使用 企业处理公共事务的书面文字材料 它担负着传达
2、贯彻党和国家的方针 政策 请示答复问题 指导商洽工作 汇报沟通情况 总结交流经验等重要职能 1 公文的概念 公文是规范协调组织各项活动的重要工具实现行政管理 经营管理 的手段 办文 办事 办会 承上启下 联系内外 沟通左右的纽带桥梁 沟通汇报情况 表彰奖惩 指导商洽工作公文制发单位形象的集中直观体现 代表公司在社会中的存在 责任体现公文是体现自我综合素质的重要载体文字表达能力是个人综合能力的最好表现公文写作则是把组织意志通过个人以组织的程序和形式表达出来 2 公文的作用和重要性 形象比喻公文就是一个组织 企业 的脸面 在公务活动中具有代表公司书面沟通与交流的作用 可以说是公司整体水平的书面代表
3、公文处理的正确与规范也代表着公司的管理水平 同时也可为公司创造效益并减少不必要的麻烦 3 公文的特点 规范性 实用性 政策性 时限性 公文的政策性是由其反映的内容决定的 党和国家制定的路线 方针 政策都以公文形式直接下达 公文必须与党的方针政策相符合 保证各项方针政策的贯彻落实 公文的严格规范性是其它文章都不具备的 是否需要行文 文字如何表述 文种如何选用 格式如何安排以及处理程序等 均有严格的规范要求 公文写作的创造性只能在规定的范围内发挥 撰写公文是为了解决实际问题 反映的情况和事例必须确实 有现实的针对性 实用性反映在客观效用上 要通过对文件的传达 贯彻 执行和落实 能够迅速收到实际效果
4、 写作表述上 必须平实简洁 开门见山 直截了当 据事就实 观点直露 实用性是公文写作的出发点 没有实用性 公文也就失去了存在的价值 公文都有着实用目的 迟缓或拖延办理 必然给工作带来损失 因此 撰制者和执行者一定要有强烈的时限观念 要快写 快发 快处理 提高办事效率 4 公文分类 规范性文件 办法 规定领导指导性文件 指示 批复 决定 决议公告性文件 通报 通知陈述呈请性文件 请示 报告商洽性文件 函证明性文件 证明 介绍信 合同记录性文件 会议纪要 会议记录 企事业单位常用公文 按行文方向分类 上行文 平行文 下行文 内用文按作用分类 专用 通用 技术公文按时限要求分类 特急 急 普通按机密
5、程度分类 绝密 机密 秘密 普通按办理性质 办件 阅件 公文分类标准 5 常用文种 文种 用于揭示公文的性质 发文机关的职权范围与行文目的以及发文机关之间的行文关系 是公文标题的组成部分正确选用文种的依据 1 国家的有关法规 不得漏掉 错选或自造文种2 发文机关的职权3 发文机关的行文目的4 发文机关与主送机关之间的行文关系 学习文种目的在于正确选择文种 国家行政机关公文处理办法 国办发 2000 23号 规定的13种文种命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要决定 适用于对重要事项或者重大行为做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的
6、决定事项 中共中央关于国有企业改革和发展若干重大问题的决定 通知 适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免干部 关于展开奥运冲刺阶段传播推广工作的通知 关于XX等职务任免的通知 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 关于XX分公司数据业务弄虚作假的情况通报 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 关于海南公司维护稳定工作排查情况的报告 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 关于变更村通工程基站建设计划的请示 批复 适用于答复下级机关的请示事项 关于抗震救灾捐赠额度的批复 意见 适用于对重要问题提出见
7、解和处理办法 中国移动海南公司关于加强信访工作和接访活动的实施意见 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 关于停止全球通积分兑换保险业务的函 关于共建12315短信平台的函 会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 加快发展海南省电信业工作会议纪要 主要内容 一 公文概念及其作用二 公文写作基本规则三 常用文种写作范式四 企业公文处理要求 1 公文行文的基本规则 行文规则是指公文往来时需要共同遵守的制度和原则遵守行文规则 有利于公文传递方向正确 线路短捷有效 避免公文旅行 阻止部分公文进入不必要的流通过程 抑制无价值公文的产生单位关系确定行文关系 行文
8、规则规定了各级单位的行文关系 即各级机关之间公文的授受关系 它是根据单位的组织系统 领导关系和职权范围来确定的 上行文的行文规则 请示 报告 单头主送 不多头主送 可采取抄送形式逐级行文 不要越级行文要向机关行文 不要向领导者个人行文 请示 应一文一事 只主送一个机关 不抄送下级机关 报告 中不得夹带请示事项 下行文的行文规则 通知 通报 批复 决定 按照职权范围行文部门之间应当经过协商一致 方可就有关问题向下行文通知类普发性文件 各主单位排列顺序应为先外后内 级别先高后低 不同系统间单位用逗号 隔开 系统内单位用顿号 隔开 平行文的行文规则平级之间不宜使用上行或下行文不相隶属机关之间一般用
9、函 行文无论向什么机关行文 无论要求解决什么问题 只要彼此间没有隶属关系 一般都得用函 向政府单位行文用 报告 请示 还是 函 联合行文的规则同级公司 同级公司各部门 上级公司部门与下一级公司可以联合行文 公司与同级党委可以联合行文 公司与地方同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文注 原则上互不隶属之间的同级组织可联合行文 业务涉及其他部门职权范围的可商该有关部门联合行文 并根据职能主从商定或确定一个主办单位属于主管部门职权范围内的具体问题 应直接报送主管部门处理 不得采取联合行文方式禁止联合单位过多 一般在3 5个单位之内 如涉及单位过多 可以提请同级公司协调或以公司名义发文须经
10、公司审批的事项 经公司同意也可以由部门行文 文中应当注明经公司同意 2 公文写作基本要则 公文格式要规范语言表述要准确常见错误要避免 1 公文格式要规范公文框架格式标题 主送机关 主体 结尾标题格式发文机关 事由 文种主送单位格式上行文一般是一个主送单位公文要素字号格式 标题2号小标宋体 发文字号3号仿宋 主送机关和正文3号仿宋 公文结尾格式 根据文种要求 标题 发文单位 事由 文种 如 中国移动海南公司关于XXX的报告 关于XXX的请示 关于XXX的通知 标题使用中 常见的是文种使用错误 其中量最大的是把 申请 当作 请示 把 汇报 当作 报告 申请 和 汇报 不能作为文种来用请示和报告混用
11、 请示需上级单位给予批复 报告是报上级单位阅知 下情上达即可 不需批复规章制度类标题 建议 关于印发 通知 而不是 关于下发 的通知 标题一般不加标点符号 正文 正文中提到撰写此文件的依据时 有时需引用文件 正确引用应为 公司市场经营部 关于XX的通知 海南移动市场 2009 X号 注意各部分的位置 六角括号的用法 方括号 圆括号均不正确若引用文件标题中还含有文件小标题 应为 关于转发集团公司的通知 注意使用单书名号正文层次序数正确使用 第一层一 第二层 一 第三层1 第四层 1 公文中最好不要采用 1 1 1Aa等符号 段落中无论有无层次序数 段落首行须两个汉字符 回行须顶格 若使用自动生成
12、的段落编号 请手动调整排版 正文字体应仿宋 GB2312三号字 行间距为28磅 无特殊要求 字体颜色一般均为黑色 不加粗表格图形等尽量不在正文出现 可放入附件中正文措词施要得体 条理清楚 感情中立 不宜使用语气词或感情色彩较浓的词 结尾语一般要单另一行 语气要谦虚 结束时使用的标点符号 一般为句号 如 妥否 请批示 不宜用感叹号 等 数字间的逗号为半角 如 123 000元 不能写成 123 000元 落款时间应为大写汉字 如二 九年五月十八日 在正文下一行 不空行 左空两字标识 附件 后标冒号 说明附件顺序和名称 并与附件标题一致附件序号用阿拉伯数码附件名称后不加标点符号 附件 2 语言表述
13、要准确语言模式选择词语的选择常用的事物和概念的特殊表达要求 语言模式的选择书面语言 指在表述公文内容的时候 不能用日常说话的口语方式来表述公文内容 而是要用符合书面材料语言要求的方式来表述内容 比如说在公文当中要表述内容的顺序 常常要用到 一是 二是 之类的数字用语 文件 类的公文必须要用书面式语言 程序化语言 格式固定的语言表述方式 比如在一些文件的开头部分 根据 为了 现将有关事宜通知如下 为做好 特制定 现将 印发 请 为加强 公司就 规定如下 词语的选择词语的涵义 截至与截止 制定与制订 其他与其它 作与做 作为 做法 词语的感情色彩 以平实庄重为基本格调 以记叙说明的明确 规范和简洁
14、为特征深圳市原市委书记VS原深圳市委书记领导同志到会一般为 讲话 不是 发言 常用的事物和概念的特殊表达要求时间的表达 今年 明天 本月 年份 1 7月 空间的表达 国外 国内 这里 那里 职务 姓名的表达 全称 多种职务 党内党外 数量的表达 倍数 分数 到 了 以上 以下 范围的表达 全部和部分 程度的表达 很 更 特 最等等 按惯例 以上 以下 表示界限时 一般均包括前面的本数在内 3 常见错误要避免 公文标题方面的错误1 标题要素不全 发文机关 事由 文种 例 标题中的 事由 缺失关键词或随意省略事由 如 公司决定 看不出决定的主要内容 事项和基本观点 缺失文种2 标题不准确 事由概括
15、不准 文种名称不准确 3 标题不够简要 事由 批转文件等过于冗长 4 标题与落款矛盾 请示 最后出现 特此报告 报告 最后出现 妥否 等 时间 数字方面的错误成文日期的错误使用结构层次序数乱用 分为四层一 一 1 1 违反公文中数字使用规则 文字表达方面的错误语不对体例 关于做好安全生产检查各项准备工作问题的通知叙述事实滥用文学语言轻易造新词错用 滥用字 词 差之毫厘失之千里 沁阳 泌阳 败在一撇 重复交叉使用前后矛盾 公文语句结构方面的错误句子成分搭配不当语句位置颠倒语句成分残缺语言结构混乱指代不明 标点符号方面的错误标题中的符号使用不妥 除书名号外标题原则上不符号 例 关于转发 XX省政府
16、关于加强春节安全保卫工作意见 的通知数字之间使用不妥 十之八九 省略号与 等等 的重复使用符号与语气的表达使用 尽量避免 等带有感情色彩的符号 其他方面的错误引用文件表述不规范例如 根据集团公司中移通 2008 100号 关于海南公司 的批复 规范的表述应为 根据集团公司 关于海南公司 的批复 中移通 2007 26号 提示 引用公文 应先引标题 后引发文字号名称表述不规范单位名称在同一公文中出现多种称谓 如 第一次出现时为 中国移动通信集团公司 在未标注简称的情况下 第二次为 移动通信集团公司 第三次出现时却为 移动通信集团 公司OA系统公文管理模块简介 主要内容 一 公文概念及其作用二 公文写作基本规则三 常用文种写作范式四 企业公文处理要求 4 常用公文的写作 1 请示的撰写 2 报告的撰写 3 通知的撰写 4 通报的撰写 5 函的撰写 6 会议纪要的撰写 1 请示的撰写 第一层 写明请示的原因 背景 即 说明请示问题的依据 原因 出发点 说明为什么要请示第二层 写明请示的事项 即 要求上级给予批示 批准的具体事项结尾 妥否 请批示 1 把请示这个公文名称写成 请示报告 2 有
