《《精编》秘书公务文书的撰写》由会员分享，可在线阅读，更多相关《《精编》秘书公务文书的撰写（137页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第六章秘书 办文 的工作 学习目标 主要内容 思考练习 本章小结 通过阐述公务文书的概念 性质及党和国家关于公文规范的有关要求 理解 办文 工作 掌握撰写 收发传递 立卷归档等具体文书的办理方法和秘书 办文 工作的规范 提高秘书 办文 工作的基本能力 第一节起草撰写公务文书 第二节收发传递处理文书 第三节针对来文要办理的事务 第四节秘书 办文 工作案例 第一节起草撰写公务文书 本节要点 一 公务文书的概念和性质 二 党和国家关于公文规范的有关要求 三 公务文书的体式 秘书起草撰写公文与撰写其他文章不同 公文撰写有严格的规范要求 这是秘书在 办文 中 尤其是在撰文中必须遵守的 一 公务文书的概念
2、和性质 由于公务文书概念的不同 使其具有了不同的性质 袁世凯批准 二十一条 的文书 敦煌莫高窟出土的文书 一 公务文书的概念 公务文书有广义和狭义两种理解 具体的内容如下 见图4 1 图4 1公务文书的定义 广义 狭义 公务文书的定义 党政机关 企事业单位 社会团体以及一切依法成立的组织在各自的政务 公务 商务等工作和活动中代表本组织形成的规范的文书信函均可以称公文 公务文书是专指国家机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书 广义 这样的公务文书种类很多 随着现代社会公务交际交往和现代文字处理技术的发展 还有新的文种出现 狭义 它是传达 贯彻党和政府的方针 政策 发布行政法规和
3、规章 施行行政措施 请示和答复问题 指导 布置和商洽工作 报告情况 交流经验的重要工具 一般特指在国务院2000年8月24日发布 2001年1月1日起实施的 国家行政机关公文处理办法 中明确规定的13种国家行政机关公文 办法 指出 行政机关的公文 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 二 公务文书的性质 根据公务文书有广义和狭义的划分 其性质有如下的分类 如表4 1所示 表4 1公务文书的性质 续表 国家通过颁布以下的办法和规定来规范公文的写作和处理 见图4 2 二 党和国家关于公文规范的有关要求 图4 2党和国家公文规范的有关要求
4、三 公务文书的体式 国家行政机关公文处理办法 严格规定了行政机关的公文体式 行政机关的公文应严格依法行文 其他组织的公文为庄重规范起见 也形成了相应的体式要求 公文的体式由以下四部分组成 见图4 3 图4 3公文的体式的组成部分 一 公文的结构 公文的结构可以包括以下11部分 见图4 4 图4 4公文的结构 发文机关标识 发文字号 公文标题 附件说明 成文日期 正文 公文生效标识 受文者 发文机关标识 发文机关标识 其作用在于表明公文的责任者 显示公文的权威性与郑重性 通常有两种形式 一是作为文头 又称版头 多采用大号字体套红标识于公文首页上端 由发文机关的全称或规范化简称加 文件 二字构成
5、二是作为署名 用黑色字体将发文机关的全称或规范化简称标于公文末页的落款处 联合行文时 主办机关排列在前 发文字号 作为专指性很强的文件代号 为检索和引用文 件提供便利 同时也便于对文件进行统计和管理 发文字号由发文机关代字 发文年份和发文顺序号构成 如国办发199828号 意为该文件系国务院办公厅1998年所制发的第28份文件 发文年份应写完整 发文顺序号按该年份发文的先后顺序采用大流水的方法依次顺序编写 不得出现重复或漏编的现象 一份公文只有一个发文字号 联合行文时只标注主办机关的发文字号 另外在上行文中还有签发人标识是在公文正文签注代表机关最后核查并批准公文向外发出的领导人的姓名 签发在公
6、文正本首页标题之下 正文之上靠右的位置 公文标题 一般由发文机关名称 事由和文种三部分构成 撰拟公文标题时 在发文机关与事由之间通常用介词 关于 对 连接 在事由与文种之间用助词 的 连接 事由应准确简要地概括公文的主要内容 文种要准确 另外题注是对标题的注解和说明 题注的写法是在公文标题之下标注 受文者 通常分为两种 一种是主送机关 即对公文负办理或答复责任的机关 另一种是抄送机关 即只需要执行或了解公文内容而不承担办理或答复责任的机关 标注受文者时 应使用全称 规范的简称或统称 正文 用于阐述具体内容 表达发文意图 使受文者对文件所传递的信息获得具体 明确的认识 正文的内容一般要求做到一文
7、一事 正文的结构通常包括开头 主体 结语三部分 附件说明 可分为两类 一种是与公文正件具有同等效力的附件 其作用在于进一步补充和完善公文正件的内容 另一种是在公文正件中已申明仅供参考而不具备现实执行效用的附件 其作用在于为受文者正确理解和执行公文正件提供参考数据 附件说明指为附件所做的标记 用以注明附件的顺序和名称等 以便查阅和保存附件 防止附件散乱 丢失 另外为使正文集中表述主要内容 一些不便在正文中直接解释 说明的名词术语 通常在附注中加以注解 成文日期 通常以领导人签发的日期作为公文的成文日期 联合行文时 以最后签发机关的领导人签发的日期为准 经会议讨论通过的公文以会议通过的日期为准 电
8、报以发出日期为准 一般情况下 公文开始生效的时间是以成文日期为准的 公文生效标识 分为两种形式 其一是印章 指作为机关公文权力象征的图章 其二是签署 指有权签发公文的领导人亲笔在公文正本的落款处签名 或代以签名章 需要说明的是 多数公文是盖印表示生效 有些是签署表示生效 有的需要盖印和签署同用 有的则都不需要 二 公文的标记 公文的标记由以下七个部分组成 如表4 2所示 表4 2公文的标记 续表 三 公文的格式 为了维护公文的严肃性 法规性 对公文中所有结构和标记的组成方法 有明确的标识规则 行政机关的公文参照 国家行政机关公文格式 国家标准执行 四 公文的文体 办法 中规定公文应当做到 情况
9、确实 观点明确 表述准确 结构严谨 条理清楚 直述不曲 字词规范 标点正确 篇幅力求简短 公文的文体应当以说明 叙述和议论的表达方法为主 排斥描写 尽量不抒情 公文的语言应当采用现代汉语书面语言 可以有通行的口语 不用俗语和土话 公文的文体力求庄重规范 第二节收发传递处理文书 本节要点 一 办法 中规定的收发文处理程序 二 文书处理工作中应注意的事项 三 现代企业 公司中的新型文书与载体 写文 产生的作用 靠 走文 才能发挥 因此文书的收发传递处理工作必须规范化 一 办法 中规定的收发文处理程序 文书的收发传递处理工作是秘书部门的重要任务之一 为了使机关各部门能够协调运转 秘书要一丝不苟地做好
10、文书管理工作 实现优质服务 以保证各项工作的顺利进行 一 发文的处理程序 机关撰制并向外发出的一切文件 统称发文 在日常生活中 主要按一下程序进行 见图4 5 图4 5发文的处理程序 草拟草拟亦称拟稿 是秘书接受领导的发文意图之后 严格按照领导意图进行草拟公文的过程 也是指撰文秘书接受任务后 搜集有关信息资料 了解情况 酝酿构思 拟制起草提纲以及撰拟文稿的工作 从秘书 办文 工作说 草拟是发文的第一个环节 也可以是收文中 承办 的继续 秘书承办的就是草拟文稿 1 审核审核亦称核稿 是指机关秘书部门或负责拟稿的业务部门的负责人对所拟文稿的审核过程 一般由秘书部门指定有经验的 思想业务水平和文字水
11、平都比较高的秘书负责 所以也叫 把关 或 把口 核稿的目的是为了保证文书质量 节省领导或上级的时间和精力 所以 核稿必须认真负责 全面细致 2 审核的重点内容包括以下六种 见图4 6 图4 6审核的内容 审核的内容 看文件内容是否符合党的方针 政策和国家的法律 法令规定 是否符合 一文一事 的规定 看文字是否通顺准确简明 看涉及有关部门或单位的问题是否协商一致 看提出的要求措施是否明确具体切实可行 看用什么名义和格式行文 是否符合规范要求 看有无发文的必要 随着目前经济活动的扩大 在企业 公司中 已不可能有一套秘书班子来撰文 也不再有专门 把关 的负责人 秘书写文书 往往自己把关 自己核查 这
12、就要求秘书有较高的文字水平和较强的文书处理能力 力争送上的文书 不必改动或稍加修改就可以走入下一个环节 签发签发是文书经有权签发的领导上司核准签字 准予发出 签发也是文书形成的一个重要环节 只是签发人不是秘书 而是有权签发的领导 签发人对要签发的文书全面负责 所以签发之前必须认真审核 3 从秘书的角度看 签发人要对秘书的文书送审稿审核什么呢 主要内容有以下三点 对文书从内容到形式 从文字 标点到行文 语法 逻辑 主题等等要进行全面斟酌 经审阅 文书无大问题的 签发者应在阅后签上明确的意见或批示 签发人姓名及签发日期 对签发时领导提出意见较多的文稿 修改后可再报签发 只需稍加修改的 如果领导也已
13、经签发 就可不再报 如果秘书只是转呈文稿 文稿起草是另一个承办单位 对签发中改动的文稿 秘书要在制文的同时 退一份改动后的稿样给原承办单位 1 2 3 签发的关键是时间问题 及时签发对文书极为重要 但是签发的核心工作并不是秘书的事 对于秘书来说应做好一下三点 见图4 7 图4 7秘书在签发中的任务 复核2001年1月1日施行的 办法 在 签发 之后加入了 复核 环节 办法 第五章 发文办理 第二十九条规定 公文正式印刷前 文秘部门应当进行复核 重点是 审批 签发手续是否完备 附件材料是否齐全 格式是否统一 规范等 这实际上给了秘书部门对文书的又一次把关的机会 也增加了秘书部门对所发文书的责任
14、复核的重点在于文书的形式和程序 4 缮印缮印是对经复核没有问题的定稿进行技术加工 制作文书的正式的过程 缮印就是由定稿制成本份文书的正 副 存本的过程 缮印有各种不同的简捷方式 可以先通过文字处理机或电脑 经编辑排版 使定稿在体式上规范化 如果发文数量小 可以直接打印 复印 数量多的 可以用轻型印刷或激光照排技术 胶印技术 5 下面介绍文书稿本的主要称谓 见图4 8 图4 8文书稿本的称谓 草稿 是文书的原始稿本 反映了文书的撰制 起草过程 主要供修改 讨论 审批使用 草稿不是正式文稿 草稿 并不是指文稿形式上不正规 不规范 而主要是指相对正式文书而言 它在内容上还是不成熟的 不完善的文书 定
15、稿 是正式文书的依据稿 是经领导 上司审阅核准后签发的 或是经过会议讨论通过的稿本 也就是草稿经过签发和复核后形成的稿本 定稿 仍是稿 内容上已经确定 一般不经领导同意秘书不能再加更改 但是它不具备 本 的形式 要经过从 稿 到 本 的技术处理 才产生正式文书 正本 是根据定稿印制或编写的向外发出的文本 在办文中 正本具有法定的实效 副本 是根据正本另行复制的文书 实质上 副本与正本在办文中有许多不同 副本主要用来代替正本供传阅 参考 备查使用 对于上行文 正本是主送给有关批准 审阅的收文机关的 副本是抄报用的 这样 批示 批准 批复意见 应见诸正本 仅仅是传阅 备查的副本 可以是复印件 印迹
16、也可以复印 存本 存本是发文机关留存的印制本 是正本的留查样本 存本一般可以不加盖公章 留存的份数由秘书根据需要定 秘书可以根据自己工作中办文量的实际情况 配备相应的办公室印刷设备 一般大量的文书缮印由专门部门制作 少量的由秘书本人制作 秘书也必须掌握桌面印刷技术 秘书在缮印环节中 还要做好文书的校对 校对是以签发的定稿为基准 对缮印本进行核对 在各方面保证文书准确无误 秘书对缮印要做到准确 清晰 整洁 规格统一 印刷及时 要对原稿负责 如发现有疑误 应与核稿人员研究 不得擅自改动 每件公文从文号 标题 主送机关 抄送机关 成文日期到文件印刷份数 页码 正文 标点 都要认真细致地进行校对 末页应尽量避免无正文现象 如无法避免 应注明 此页无正文 发出的文件必须加盖机关印章 用印用印是指在有必要加盖印章的文书正本上加盖机关或领导人印章的过程 国家行政机关的公文 在制发中一般都要经过盖章这一环节 用印的文件 要以原稿上领导人签发为准 无签发不得用印 也有极少的 针对性很强的文书 如办理某件具体事项的回函 批复 以领导签发的定稿为正本 盖印后复制留存本 正本发出 6 在国家行政机关内包含有以
