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1、2009 6 Excel技巧分享 2020 6 1 2 目录 1 Excel的功能介绍2 Excel在行政管理中的应用2 1 抽奖器的应用3 小技巧分享3 1数据合并3 2行列快速转换3 3巧妙删除重复记录3 4记录单快速录入表格数据3 5l单元格文字随时换行3 6消除0值3 7快速录入自然递增数值3 8截屏功能让数据得到实时更新 2020 6 1 3 1 Excel功能介绍 2020 6 1 4 Step1 2 1抽奖器的应用 创建工作簿启动Excel创建一个新的工作簿 然后保存并命名为 Excel自带抽奖器 Step2 降低宏的安全性由于使用抽奖其实需要启动宏 因此事先要降低宏的安全性 依
2、次单击 工具 宏 安全性 如图一 2020 6 1 5 图一 2 1抽奖器的应用 2020 6 1 6 2 1抽奖器的应用 弹出 安全性 的对话框 单击 安全级 选项中的 中 然后单击 确定 按钮 如图二 2020 6 1 7 2 1抽奖器的应用 启动Excel自带抽奖器 依次单击菜单 文件 新建 此事在屏幕的右侧会弹出如图所示的窗口 然后单击 模板 里的 本机上的模板 如图三 Step3 2020 6 1 8 2 1抽奖器的应用 图三 2020 6 1 9 2 1抽奖器的应用 弹出 模板 窗口 单击 电子方案表格 选项卡 此时在 模板 窗口里会显示多个模板类型 单击 抽奖器 图标 然后单击
3、确定 按钮 如图四 2020 6 1 10 2 1抽奖器的应用 系统会自动启动抽奖器REPORT91 xls 如图五 2020 6 1 11 2 1抽奖器的应用 输入候选人名单单击工作表标签 候选名单 使该工作表处于活动状态 然后依次在 请输入候选人名单 栏下面输入要参加抽奖活动的人员姓名 如图六 Step4 2020 6 1 12 2 1抽奖器的应用 设置奖项人数单击工作表标签 设置 使该工作表处于活动状态 然后在 奖项设置 栏里设置各个奖项的人数 如图七 Step5 2020 6 1 13 2 1抽奖器的应用 开始抽奖此时系统将自动转至工作表 抽奖 在该状态下就可以进行抽奖活动了 单击 开
4、抽抽奖 按钮 这时在屏幕的右侧将显示 五等奖 本次获奖名单 并且不断地闪动候选人名单 单击 停止 按钮即可获得获奖员工的名单 如图八 Step6 2020 6 1 14 2 1抽奖器的应用 图八 2020 6 1 15 2 1抽奖器的应用 按照上面的方法可以一次获得各个奖项的员工名单 特等奖抽完后将显示 抽奖结果 按钮 当即该按钮会弹出如图所示的对话框 然后单击 否 按钮即可 如图九若想打印获奖名单 直接单击 打印获奖名单 按钮即可 2020 6 1 16 2 1抽奖器的应用 查看抽奖结果想察看抽奖结果 可以单击工作标签 抽奖结果 在该工作表里记录了刚才抽奖结果 如图十 Step7 2020
5、6 1 17 在Excel中除了之前介绍的抽奖器外 还有许多其他的模板 如考勤记录 通讯录 个人预算表等 这些模板都有非常重要的作用 补充要点 各位一定要记住哟 2 1抽奖器的应用 2020 6 1 18 3 1数据合并 有分列就有合并 如果需要将Excel表格中的多列数据显示到一列中 可以用合并函数来实现 如果希望将B列数据和C列数据组合型显示到D列中 中间添加一个 符号 一个 就搞定了 选中D1单元格 输入公式 B1 C1 敲回车 然后用 填充柄 将其复制到D列下面的单元格中即可 如图十一 2020 6 1 19 3 1数据合并 图十一 2020 6 1 20 如果需要要将Excel按行
6、列 排列的数据 转换为按列 行 排列 可以通过 选择性粘贴 来实现 选中需要转换的数据区域 执行一下 复制 操作 选中保存数据的第一个单元格 执行 编辑选择性粘贴 命令 打开 选择性粘贴 对话框 选中其中的 转置 选项 确定返回即可 如图十二 图十三 3 2行列快速转换 2020 6 1 21 3 2列快速转换 图十二 2020 6 1 22 3 2行列快速转换 图十三 2020 6 1 23 3 3巧妙删除Excel的重复记录 Excel无法自动识别重复的记录 为了清除这些重复记录 我们往往是一个一个手工删 既费时又费力 今天我们利用它的高级筛选功能来达到相同的目的 具体操作步骤如下 打开一
7、份带有重复记录的Excel文档 如图十四所示 2020 6 1 24 3 3巧妙删除Excel的重复记录 图十四 2020 6 1 25 3 3巧妙删除Excel的重复记录 选中图表中的所有记录 注意 此时应将每列的标题行也选择上 否则筛选完的数据表中将不再包含有该标题行 执行 数据 菜单 筛选 高级筛选 命令在弹出的 高级筛选 对话框中选择 将筛选结果复制到其他位置 一项 并点击 复制到 选择框后面的范围按钮来选择一块区域以存放筛选后的数据 注意 此处千万不要与原数据所处的单元格相重合 否则数据表将会混乱 最后 勾选 选择不重复的记录 复选框后 点击 确定 按钮即可 如图十五所示 2020
8、6 1 26 3 3巧妙删除Excel的重复记录 图十五 2020 6 1 27 3 3巧妙删除Excel的重复记录 此时 Excel便会将所有的重复记录自动删除掉 确认无误后 您就可以把新生成的数据清单拷贝到新的工作表中继续使用了 如图十六所示 2020 6 1 28 3 4记录单快速录入表格数据 在一个列数很多的Excel表格中输入数据时 来回拉动滚动条 既麻烦又容易错行 非常不方便 这时 我们可以利用记录单来输入 选中数据区域的任意一个单元格 执行 数据 记录单 命令 打开 记录单 窗体 如图十七 单击其中的 新建 按钮 然后在相应的单元格中输入数据 输入完一条记录后 按下 Enter
9、键或 下一条 按钮 进入下一条记录的输入状态 2020 6 1 29 3 4记录单快速录入表格数据 图十七 2020 6 1 30 在Excel中 我们有时需要在一个单元格中分成几行显示文字等内容 那么实现的方法一般是通过选中格式菜单中的 单元格 下 对齐 的 自动换行 复选项 单击 确定 即可 这种方法使用起来不是特别随心所欲 需要一步步地操作 还有一种方法是 当你需要重起一行输入内容的时候 只要按住Alt键的同时按下回车键即可 3 5单元格文字随时换行 2020 6 1 31 有Excel中当单元格计算结果为0时 默认会显示0 这看起来显然有点碍眼 如果你想显示0时 显示为空白 可以试试下
10、面的方法 打开 工具 选项 视图 取消 0值 复选项前的 确定后 当前工作表中的值为0的单元格将全部显示成空白 3 6消除0值 2020 6 1 32 有时需要输入一些不是成自然递增的数值 如等比序列 2 4 8 我们可以用右键拖拉的方法来完成 先在第1 第2两个单元格中输入该序列的前两个数值 2 4 同时选中上述两个单元格 将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时 按住右键向后 或向下 拖拉至该序列的最后一个单元格 松开右键 此时会弹出一个菜单 如图十八 选 等比序列 选项 则该序列 2 4 8 16 及其 单元格格式 分别输入相应的单元格中 如果选 等差序列 则输入2 4 6 8 3
11、7快速录入自然递增数值 2020 6 1 33 3 7快速录入自然递增数值 图十八 2020 6 1 34 3 8截屏功能让数据得到实时更新 关于截屏 大家的反应可能首先都会是Printscreen 但是Excel中 也有类似的功能 并且截下的对象还会随着数据的修改而修改 首先 选择工具 自定义选项 在跳出的对话框中 选择命令选项 在左边的类别栏里 选择工具 然后再在右边的命令栏中 找到照相机 说道截屏 大家的反应可能首先都会是Printscreen 但是Excel中 也有类似的功能 并且截下的对象还会随着数据的修改而修改 首先 选择工具 自定义选项 在跳出的对话框中 选择命令选项 在左边的类
12、别栏里 选择工具 然后再在右边的命令栏中 找到照相机 如图十九 2020 6 1 35 3 8截屏功能让数据得到实时更新 图十九 2020 6 1 36 拖动照相机选项 不要放开鼠标 直至到工具栏上相应的位置放开鼠标 这时照相机的快捷键便出现在了工具栏中 如图二十 3 8截屏功能让数据得到实时更新 2020 6 1 37 框选想要截的内容 再点击工具栏中照相机图标 便实现了内容的照相了 接着 只需在想要放置图像的地方单击鼠标 照相的内容便粘贴在了相应的位置 照相的内容是以图像的形式保存的 不仅可以粘贴在同一个页面 还可以在其他的Excel页面中粘贴 如图二十一 图二十二 3 8截屏功能让数据得到实时更新 2020 6 1 38 最后 让我们来修改一下拍照部分的数据 可以发现 原来随着拍照部分的数据更新 被粘贴部分也随着同时改变了 这样被截取的部分就实现了实时更新的效果 如图二十三 3 8截屏功能让数据得到实时更新 2020 6 1 39 再次感谢大家的参与
