《精编》制作PowerPoint的基本理论

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1、PPT操作技能提升交流材料 Copyright 2006byHuaAT本文件是华院分析技术 上海 有限公司为北京移动通信有限责任公司所准备 未经华院分析许可不得向第三方透露或用于其他目的 Page2 本交流材料的目标 实现目标 和大家一起交流PowerPoint的编写技巧提高大家制作PowerPoint的效率使PowerPoint的意义更加明确 内容更加容易理解 交流内容 制作PowerPoint的基本理论制作PowerPoint的主要方法制作PowerPoint的注意事项 Page3 本交流材料的目标 交流内容 制作PowerPoint的基本理论制作PowerPoint的主要方法制作Powe

2、rPoint的注意事项 Page4 基本理论 效率感空间感过程感 Page5 第一种方法 选择目标 按 复制 按钮 按 粘贴 按钮 把复制的那个从原始的那个上边移选择正确的位置摆放 16秒 第二种方法 选择目标 按住 shift ctrl 键同时移动目标到合适的位置 2秒 效率感 复制一个对象需要多少时间 绘制页面可以分成很多步骤 并且效率体现在每一步骤中 发现每一个操作的最高效的方法并且把这种操作贯穿在整个的绘制过程中 Page6 就像在一块空地上建造一幢房子一样 不要浪费这块地方也不能超出范围 空间感 编辑框是在编写中可利用的最大空间 在边框内你要保证所有目标的平衡性 我们的答案是 第一个

3、 Page7 如何通过一个好的过程画一张演示图 过程感 Page8 特别提醒 当你完成一个页面或是一个复杂的过程的时候千万不要忘记保存 Ctrl S Page9 本交流材料的目标 交流内容 制作PowerPoint的基本理论制作PowerPoint的主要方法制作PowerPoint的注意事项 Page10 定义自己的 桌面 快捷键移动和复制选中格式化文本格式化线条格式化对象 主要的方法 Page11 这里说的 桌面 是你和PowerPoint的接口 定义桌面的目的就是使工作环境更加的舒服 这样一来就把工作中的干扰减少到最低限度 如何定义 桌面 在菜单栏选择工具定义 然后按 命令 按钮 把要选择

4、的图标移动到活动工具栏中 为什么要定义自己的桌面 定义自己的 桌面 Page12 我常用的 桌面 自选图形 对齐和连接 线条 文本框 填充等 常用的工具栏 Page13 定义自己的桌面 用自己公司的标准格式作为幻灯片的模板 Page14 这些快捷键在我们的左手边 所以当我们的右手在忙着使用鼠标的时候会很方便 多次使用后你会记住它们 使用快捷键是最高效的绘图方法 常见的一些快捷键 Ctrl C 复制Ctrl X 剪切Ctrl V 粘贴Ctrl S 保存Ctrl A 全选Ctrl Z 撤消Ctrl D 复制Ctrl O 打开Ctrl M 插入新幻灯片 Ctrl G 调出网格线Ctrl Shift

5、G 组合Ctrl Shift H 解除组合Ctrl B 字体加粗Ctrl I 斜体Ctrl U 下滑线Ctrl Shift 字体放大Ctrl Shift 字体缩小 Page15 使用鼠标可以很自由的移动对象 但是如果你想纵向或是横向的平行移动 就必须同时按住Shift键 如果你想复制一个对象并且把它移动到和原始对象平行的位置 可以按住Ctrl和Shift的同时移动对象 移动和复制是联系最紧密的操作 移动和复制 Page16 选中 把鼠标移动到一个对象上并且点击 选中对象 按住鼠标左键并且拖动光标 就可以选中所有拖动区域内的对象 如果你想选择一些分散的对象 就可以按住Ctrl键一个一个的选中 C

6、trl A可以进行全选 在一个文本框中 三次点击鼠标左键 可以选择段落 点击两次 可以选择文字 选择文本框的最快的方法是在点击文本的任何地方的时候都按住Shift键或者Ctrl键 编辑对象的时候需要先选中 Page17 字体的大小 最大的96号字 最小的是6号项目符号和编号 PowerPoint中提供了很多的项目编号的样式可供选择项目的缩进 可以利用PowerPoint的标尺实现项目的合理缩进 格式化文本 Page18 格式化文本 格式刷 字体的大小 最大的96号字 最小的是6号项目符号和编号 PowerPoint中提供了很多的项目编号的样式可供选择项目的缩进 可以利用PowerPoint的标

7、尺实现项目的合理缩进 字体的大小 最大的96号字 最小的是6号项目符号和编号 PowerPoint中提供了很多的项目编号的样式可供选择项目的缩进 可以利用PowerPoint的标尺实现项目的合理缩进 字体的大小 最大的96号字 最小的是6号项目符号和编号 PowerPoint中提供了很多的项目编号的样式可供选择项目的缩进 可以利用PowerPoint的标尺实现项目的合理缩进 Page19 画一条直线很简单 画线的时候按住Shift键 这条线或是水平的或是垂直 还可以有一定的角度 15度 30度 45度 60度 75度等 如何画一条折线请不要画三条直线在把他们连接在一起 这个非常浪费时间并且难以

8、编辑 用PowerPoint提供的自选图形功能画 你会发现这非常的方便 Ctrl Shift 曲线 格式化线条 Page20 格式化线条 如何连接几个图形请不要画若干条直线在把他们连接在一起 这个非常浪费时间并且难以编辑 用PowerPoint提供的自选图形连接符 你会发现这非常的方便 Page21 我相信大家都知道如何改变对象的形状 但是如果你想成比例的改变对象 就需要按住Shift键 如果不这样就会导致对象的失真 比如一个圆形会变成一个椭圆形或是一个正方型变成一个长方型 不要太相信自己的眼球 因为这是不精确的 如果你想扩大一个复杂的对象 首先要组合他们 然后点击鼠标右键选择格式化对象 按尺

9、寸选项 在刻度功能中定义扩大或是缩小的精确百分比 格式化对象 扩大和缩小 第一阶段 第二阶段 第三阶段 第一阶段 第二阶段 第三阶段 Page22 如何把下面的等距水平居中对齐 格式化对象 对齐对象 用鼠标拖 再配合肉眼看 高级一些的方法是调出网格线做参考 不 这太浪费时间 而且伤眼睛 正确的方法是使用绘图中的对齐和分布功能 Page23 如何做这个工作 一个一个图形画 不 这太浪费时间 正确的方法是 格式化对象 改变形状 Page24 本交流材料的目标 交流内容 制作PowerPoint的基本理论制作PowerPoint的主要方法制作PowerPoint的注意事项 Page25 文本定量图柱

10、状图饼图折线图组合图定性图组织图流程图矩阵图其他特殊效果 注意事项 Page26 一致性使演示更加的专业 一致性包括 1 字体一致2 标题 字体 样式 大小 编号风格和排列的一致3 一张页面中图的大小和风格一致4 缩写和术语一致5 举例一致性 比如例子的标题 例子的句式 承上启下等等6 叙述风格的一致 文本的注意事项 一致性 Page27 不一致的举例 Page28 文本是很常用的 所以我们经常用不同的字体大小 斜体 黑体来区分不同的文本字体的大小表明文字的重要程度 页面的标题使用的是最大的字体 页面中其他的字体都小于标题 一般 18 20号的字体比较适合做标题 子标题和图的名称都要小于页面的

11、标题 而且他们比较的灵活多样 我们可以调整字体的大小以适应空间 另外在页面中的文字有些应该特别的加粗 在一份要打印的文档中设置的字体最好大于10号 因为小于10号的字体看起来不舒服 要是屏幕演示的话最好大于14号 斜体和粗体的用法非常的灵活 可以用于标注重要的内容并且区别两个不同的文本 文本的注意事项 字体大小 斜体 黑体 Page29 文本的注意事项 字体大小 斜体 黑体 举例 Page30 PowerPoint中最好不要用长篇大论的文字 演示需要用简短的语句表达交流的中心思想 所以建议给文本进行编号 不要所有的编号都用一种类型 子标题和一些不重要的论点可以使用不同的编号 文本的注意事项 编

12、号 Page31 单字换行就是在一段或是一行的最后出现的一个单独的文字 一个文字占一行 调整文本框来避免单字换行 最好在最后一行放更多的字而不是一个字 文本的注意事项 单字换行 Page32 柱状图是演示中最常用的图形 他可以说明不同项目数据的差别 例如不同的品种柱状图的注意事项有 在柱状图的数轴上尽量不写刻度 这样就可以用节省下来的空间使图变的更大 每根柱子上都标注上具体的数值 因为我们不希望客户还去用尺子进行测量 尽量避免使用网格线 这会使图变的杂乱 一般报告打印成黑白的 所以我们把柱子填充成白色 这样页面看上去比较清爽 把特别需要强调的或是使用不同数据的柱子填充成其他的颜色 一张页面中不

13、同图的柱子的宽度应该保持一致 标签的字体也必须一致 页面上的图应该合理的排列 包括横轴 纵轴 标签和图的名称 定量图的注意事项 柱状图 Page33 你能说出下面需要完善的地方吗 定量图的注意事项 柱状图 举例 Page34 完善过的页面 定量图的注意事项 柱状图 举例 Page35 Excel是很好的画定量图的工具 但是Excel默认绘图设置不是很好 所以我们需要把他们修改成我们要的标准 请看一下的原始图和改进过的图 定量图的注意事项 柱状图 修改excel默认格式 Page36 用多维的柱状图表示不同的数据集 这样会更加便于比较 多维柱状图的注意事项 1 避免维度大于三2 每一个维度用不同

14、的颜色 并用标注说明 用深色和浅色来区分不同的维度 需要特别强调的维度用最深的颜色 一般情况下 使用的颜色的顺序是从浅到深3 柱子之间的间距大于一个单独的柱子 但是要小于几个维度柱子的总和4 标注要放在图的下面或是旁边 要使用和图字体一样的字体 定量图的注意事项 柱状图 Page37 柱状图可以修改为表示比例的图 以上两张图都表示了不同维度的不同比例 右边的那个图更加的强调比例 而不是总数 注意事项是 1 3个或者是4个维度为好 2 不要用太多的颜色 但是你可以把要特别说明维度使用不同的颜色 3 如果强调比例 最好使用连接线 并把总数标注在柱子上方 4 整个图中数值和比例的字体要一致 定量图的

15、注意事项 柱状图 Page38 有时候简单的图不能充分表达你的意思 请考虑一下用组合图 请比较以下两张图 定量图的注意事项 组合图 Page39 可以用组合图详细的说明图的某一部分 定量图的注意事项 组合图 Page40 遇到负值应该如何处理 见以下的例子 X和Y轴放在图的最左边和最下面 画一条 0 值线 负值分布在这条线的下方 定量图的注意事项 负值的处理 Page41 散点图可以用来展现每个对象在二维坐标中的位置 便于发现对象存在的问题二维指标的设定是关键 选择不同的指标 展现出对象不同的定位特征 定量图的注意事项 散点图 北京移动普及率 12 12 活跃率 15 93 Page42 气泡

16、图相对散点图来说 展现信息的维度更多 可以用气泡的大小来展现某个指标的大小气泡图至少有三个维度 X Y 气泡大小 维度的设定是关键 选择不同的指标 展现出对象不同的定位特征如果你想强调其中的一个 就用其他的颜色进行填充 并注释出他们都代表什么 定量图的注意事项 气泡图 Page43 定性图非常多变 定性图的唯一目的就是能把事情表达的更加容易理解以下的页面将介绍一些常见类型的定性图 但是要记住 没有固定的格式 要自己创造 定性图的注意事项 Page44 定性图的注意事项 组织结构图 这是一个极端的例子 但是有时候有人会犯左图中的某一个错误 Page45 当遇到在同一层很难排列的时候 你可以如下所示进行排序 定性图的注意事项 组织结构图 举例 Page46 定性图的注意事项 流程图 流程图的注意事项 1 用箭头表示流程的方向 2 用不同类型的线表示不同类型的流程 3 用不用形状的框区别不同的功能 4 用箭头上的百分比表示分配的流向 5 很多组织图的注意事项同样适用于流程图 比如线的格式 框的粗细 宽度等 Page47 矩阵图是分段的强大工具 它不局限于2 2的矩阵 你可以自由的应用2 3