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1、时间管理 王荣工作室 关于时间的名言 孔子 逝者如斯夫 不舍昼夜 萨士比亚 时间的无声的脚步 是不会因为我们有许多事情要处理而稍停片刻 导语 人生最宝贵的两项资产 一项是头脑 一项是时间 无论你做什么事情 即使不用脑子 也要花费时间 因此 管理时间的水平高低 会决定你事业和生活的成败 时间的论述 古人以 一寸光荫 一寸金 来比喻时间之宝贵 劝世人应该珍惜分秒 好好利用不断流逝的岁月 此理念至今仍是放之四海皆准 在当前社会里 身为主管的你必须有效地利用每天的办公时间 将计划的事项完成 而时间管理其实多属自我管理 主管须要学习如何管理自己 按时把工作完成 这可能要改变个人的工作习惯 时间的论述 人
2、的一生时间有限 也许是80年 这一生里每一个人都想成功 或能够有所意义 人生下来以后 大多数的人成功的机会原则上是一样的 为何经过了30年或40年以后 会有不一样成就的人 答案是不一样成就的人 在前面他把时间做了不同的使用 有些人从小就努力学习勤奋工作 当然他们会比其他人更快速的积累更多的智慧与经验 就有机会 就会步步爬升 时间的论述 相反的也有一些人 不努力学习 工作不勤快 甚至把时间浪费在吃喝玩乐上 也许他本身不知觉 但他的时间已在不知觉中溜走 这又如何来成就呢 回头看看自己 再看看别人总会有启示吧 磨练时间的感觉就是抓住现在 让每一分钟时间做最好的使用 时间失控的原因 1 缺乏计划主管身
3、负重任 很多时候都会同时有多项任务须要完成 而这些任务又各有不同的困难和完成的期限 主管惟有见步行步 而不能事先全盘计划如何完成各项任务 渐渐发现时不予我 其中一二项的时限迫在眉睫 於是匆忙放下手上其他的工作 找寻额外资源去完成 这种处理方法虚耗资源和时间 时间失控的原因 2 缺乏组织主管很多时候须要将工作分配给属下员工处理 或与其他部门配合 假如在分配工作时 没有把员工组织起来 又没有与其他部门取得默契 则员工在执行工作上可能会出错 或彼此产生误会 或因缺乏器材或原料而导致无法完成工作等情况 令主管须花时间去纠正 时间失控的原因 3 用人不当主管於分配工作给各员工时 对他们的情况不甚了解 例
4、如没有考虑员工的工作能力 工作量及组员间的合作性等 忽略这些因素 可能令员工无法顺利如期完成任务 这时主管就要亲自解决或重新分配工作 因而浪费主管和员工的时间 时间失控的原因 4 缺乏控制每项任务都有完成的时限和要求的标准 若主管在分配工作后 没有跟进员工的进度及成效 很可能在限期完结前两三天才发现限期将至 而恐怕工作不能如期完成 导致要花费很多时间急谋对策 或者是在工作完成后 须要从头再做 平白浪费不少时间 时间管理 的2大误区 误区一 工作缺乏计划大量的时间浪费来源于工作缺乏计划 比如 没有考虑工作的可并行性 结果使并行的工作以串行的形式进行 没有考虑工作的后续性 结果工作做了一半 就发现
5、有外部因素限制只能搁置 没有考虑对工作方法的选择 结果长期用低效率高耗时的方法工作 时间管理 的2大误区 误区二 不会适时说 不 时间管理当中最有用的词是 不 时间管理 的2大误区 误区二 不会适时说 不 人们组织工作不当中最常见的一种情况就是不会拒绝 这特别容易发生在热情洋溢的新人身上 新人为了表现自己 往往把来自于各方的请托都一一不假思索地接受下来 但这不是一种明智的行为 时间管理 的2大误区 时间管理 的2大误区 误区二 不会适时说 不 量力而行地说 不 对己对人都是一种负责 首先 自己不能胜任请托的工作 不仅徒费时间 还会对自己其它工作造成障碍 同时 无论是工作延误还是效果无法达标 都
6、会打乱请托人的时间安排 结果 双输 时间管理 的2大误区 时间管理 的2大误区 误区二 不会适时说 不 所以 接到别人的请托 不要急于说 是 而是分析一下自己能不能如期按质地完成工作 如果不能 那要具体与请托人协调 在必要的时刻 要敢于说 不 法宝一 以SMART为导向的目标原则时间管理指出 目标原则不单单是有目标 而且是要让目标达到SMART标准 这里SMART标准是指 具体的 Specific 这是指目标必须是清晰的 可产生行为导向的 比如 目标 我要成为一个优秀的员工 不是一个具体的目标 但目标 我要获得今年的公司最佳员工奖 就算得上是一个具体的目标了 时间管理 的4大法宝 时间管理 的
7、4大法宝 法宝一 以SMART为导向的目标原则可衡量的 Measurable 这是指目标必须用指标量化表达 比如上面这个 我要获得今年的公司最佳员工奖 目标 它就对应着许多量化的指标 出勤 业务量 绩效等 时间管理 的4大法宝 法宝一 以SMART为导向的目标原则可达到的 Attainable 这里 可达到的 有两层意思 一是目标应该在能力范围内 二是目标应该有一定难度 一般人在这点上往往只注意前者 其实后者也相当重要 目标经常达不到的确会让人沮丧 但同时得注意 太容易达到的目标也会让人失去斗志 时间管理 的4大法宝 法宝一 以SMART为导向的目标原则相关的 Relevant 这里的 相关的
8、 是指与现实生活相关 而不是简单的 白日梦 时间管理 的4大法宝 法宝一 以SMART为导向的目标原则基于时间的 Time based 基于时间 就更容易理解了 它是指目标必须确定完成的日期 在这一点上 时间管理指出 不但要确定最终目标的完成时间 还要设立多个小时间段上的 时间里程牌 以便进行工作进度的监控 时间管理 的4大法宝 法宝二 关注第二象限的四象限原则根据重要性和紧迫性 我们可以将所有的事件分成4类 即建立一个二维四象限的指标体系 时间管理 的4大法宝 法宝二 关注第二象限的四象限原则 时间管理 的4大法宝 法宝二 关注第二象限的四象限原则第一类是 重要且紧迫 的事件 例如 处理危机
9、 完成有期限压力的工作等 第二类是 重要但不紧迫 的事件 例如 防患于未然的改善 建立人际关系网络 发展新机会 长期工作规划 有效的休闲 时间管理 的4大法宝 法宝二 关注第二象限的四象限原则第三类是 不重要但紧迫 的事件 例如 不速之客 某些电话 会议 信件 第四类是 不重要且不紧迫 的事件 更直接的来说是 浪费时间 的事件 例如 阅读令人上瘾的无聊小说 收看毫无价值的电视节目等 时间管理 的4大法宝 法宝二 关注第二象限的四象限原则时间管理指出 第三象限的收缩和第四象限的舍弃是众所周知的时间管理方式 但在第一象限与第二象限的处理上 人们却往往不那么明智 很多人更关注于第一象限的事件 这将会
10、使人长期处于高压力的工作状态下 经常忙于收拾残局和处理危机 这很容易使人精疲力竭 长此以往既不利于个人也不利工作 时间管理 的4大法宝 法宝二 关注第二象限的四象限原则大多数新员工在进厂的初期 是一个关注于第一象限事件的人 那时候感觉很糟 天天加班 而且工作质量也不尽如人意 若转换了关注的方向 可以发现整个感觉都会改变 这主要是因为第一象限与第二象限的事本来就是互通的 第二象限的扩大会使第一象限的事件减少 而且处理时由于时间比较充足 效果都会比较好 人也更有自信了 时间管理 的4大法宝 法宝三 赶跑时间第一大盗的韵律原则专业的统计数据指出 人们一般每8分钟会收到1次打扰 每小时大约7次 或者说
11、每天50 60次 平均每次打扰大约是5分钟 总共每天大约4小时 也就是约50 其中80 约3小时 的打扰是没有意义或者极少有价值的 同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟 总共每天大约就是2 5小时 根据以上的统计数据 可以发现 每天因打扰而产生的时间损失约为5 5小时 按8小时工作制算 这占了工作时间的68 7 时间管理 的4大法宝 法宝三 赶跑时间第一大盗的韵律原则时间管理法则 韵律原则 它包括两个方面的内容 一是保持自己的韵律 具体的方法包括 对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断 要多用打扰性不强的沟通方式 如e mail 要适当地与上司沟通减少来自上司地打扰等 二是要与别人的韵律相
12、协调 具体的方法包括 不要唐突地拜访对方 了解对方的行为习惯等 时间管理 的4大法宝 法宝四 执着于流程优化的精简原则 崔西定律 是指 任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比 例如完成一件工作有3个执行步骤 则此工作的困难度是9 而完成另一工作有5个执行步骤 则此工作的困难度是25 所以必须要简化工作流程 如何进行有效的时间管理 1 今年是你生命中的最后一年 法你打算如何去度过 如何进行有效的时间管理 2 时间价值分析法时间价值表 如何进行有效的时间管理 2 时间价值分析法你的时间价值分析 如何进行有效的时间管理 3 成功 价值 速度2 S V C2 E MC2 能量 质量 速度2 做最
13、有价值的事 提升你做事的价值 在单位时间内做最多的事 提升你做事的效率和速度 如何进行有效的时间管理 4 ABC分类法 如何进行有效的时间管理 5 生理节奏法a 注意研究你精力最充沛 脑子最清楚的时段 在此时段做最有价值的事 b 注意研究你注意力集中的时间有多长 在此时间内解决问题 c 该休息的时候一定要休息 在你感到疲倦之前就休息 这样你每天清醒的时间 就多增加了1小时 如何进行有效的时间管理 6 杜拉克时间管理法现代管理之父杜拉克认为 有效的管理者不是从他们的任务开始 而是从他们时间开始 记录时间 分析时间 管理时间 如何进行有效的时间管理 7 柯维时间管理法以原则为重心 配合个人对使命的
14、认知 兼顾重要性与急迫性 强调产品与产能的齐头并进 有效个人管理的六个标准 1 一致 使命与价值观 角色与目标 重点与计划 欲望与自制等应合谐一致 平衡 人应在事业 财富 生活 奉献等方面平行发展 如何进行有效的时间管理 7 柯维时间管理法有效个人管理的六个标准 2 有重心 以一周为单位订计划 每天应各有不同的优先目标 但要相互呼应 最有价值的事先做 重人性 个人管理的目的在人而不在事 有弹性 应可因个人作用和需求的变化而调整 携带方便 管理工具应便于携带 随时记录与调整 如何进行有效的时间管理 7 柯维时间管理法有效个人管理的四个步骤 确定角色 确定你认为重要的角色 选择目标 分别为每个角色
15、确定未来一周要达成的目标 安排进度 为这些目标确定完成时间 逐日调整 每日清晨依据行事历 安排一天做事的顺序 如何进行有效的时间管理 8 艾维 利时间管理法a 写下你明天要做的6件最重要的事 b 用数字标明每件事的重要性次序 c 明天早上第一件事是做第一项 直至完成或达到要求 d 然后再开始完成第二项 第三项 e 每天都要这样做 养成习惯 如何进行有效的时间管理 9 20 80时间管理法a 20 80定律是由意大利经济学家巴莱多发明的 因此 也叫巴莱多定律 b 用80 的时间和精力照顾好能给你带来80 的销售额的20 的优质客户 c 用80 的时间和精力学习能给你产生80 的效果的 20 的最
16、基本的理论和方法 成功者已证明的 d 最20 80定律从你要做的一大堆事中选出最重要的事优先做 如何进行有效的时间管理 10 日程表时间管理法a 我要得到什么样的结果 b 这件事是否可以不干 c 这件事是否可以交给别人去干 d 是否还有更好的方法 如何进行有效的时间管理 11 善用省时工具电话移动电话E mail网址传真交通系统电脑手提电脑PDA语音系统 十大时间节约 1 有用的东西定位放置 2 带着建议开会带着任务离开 3 每个电话都当做一个国际长途 4 把自己的计划当成老板的计划 5 当天的事情当天完成 十大时间节约 6 丢弃无用的东西要快狠 7 事后处理不如事前预防 8 通过别人把自己的事情做好 9 万事以最小的投入达到效果 10 采取积极的人生观 不能管理时间便什么都不能管理 THANKYOU
