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1、2020 5 31 办公软件 EXCEL使用方法与技巧 绿色农华系列培训专题 绿色农华市场部 目录 一 基本方法二 数据输入和编辑技巧三 图形和图表编辑技巧四 函数和公式编辑技巧五 数据分析和管理技巧六 设置技巧 EXCEL 使用方法与技巧 一 基本方法 一 基本方法 快速选中全部工作表表右键单击工作窗口下面的工作表标签 在弹出的菜单中选择 选定全部工作表 命令即可 一 基本方法 快速删除选定区域数据如果用鼠标右键向上或向左 反向 拖动选定单元格区域的填充柄时 没有将其拖出选定区域即释放了鼠标右键 则将删除选定区域中的部分或全部数据 即拖动过程中变成灰色模糊的单元格区域 在释放了鼠标右键后其内
2、容将被删除 一 基本方法 给单元格重新命名Excel给每个单元格都有一个默认的名字 其命名规则是列标加横标 例如D3表示第四列 第三行的单元格 如果要将某单元格重新命名 可以采用下面两种方法 1 只要用鼠标单击某单元格 在表的左上角就会看到它当前的名字 再用鼠标选中名字 就可以输入一个新的名字了 一 基本方法 给单元格重新命名Excel给每个单元格都有一个默认的名字 其命名规则是列标加横标 例如D3表示第四列 第三行的单元格 如果要将某单元格重新命名 可以采用下面两种方法 2 选中要命名的单元格 单击 插入 名称 定义 命令 显示 定义名称 对话框 在 在当前工作簿中的名称 框里输入名字 单击
3、 确定 按钮即可 注意 在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或汉字 它最多可包含255个字符 可以包含大 小写字符 但是名称中不能有空格且不能与单元格引用相同 一 基本方法 在Excel中选择整个单元格范围在Excel中 如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围 按下 Ctrl Shift 注意 该命令将选择整个列和列标题 而不是该列表周围的空白单元格 你将得到所需的单元格 这一技巧不同于全选命令 全选命令将选择工作表中的全部单元格 包括那些你不打算使用的单元格 一 基本方法 快速移动 复制单元格先选定单元格 然后移动鼠标指针到单元格边框上 按下鼠标左键并拖动到新位置 然后释放按键
4、即可移动 若要复制单元格 则在释放鼠标之前按下Ctrl即可 一 基本方法 快速修改单元格式次序在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时 按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序 方法为 选定单元格 按下Shift键 移动鼠标指针至单元格边缘 直至出现拖放指针箭头 然后进行拖放操作 上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平 工 状标志 左右拖拉时会变成垂直 工 状标志 释放鼠标按钮完成操作后 单元格间的次序即发生了变化 一 基本方法 彻底清除单元格内容先选定单元格 然后按Delete键 这时仅删除了单元格内容 它的格式和批注还保留着 要彻底清除单元格 可用以下方法 选定想要清除的单元格
5、或单元格范围 单击 编辑 清除 命令 这时显示 清除 菜单 选择 全部 命令即可 当然你也可以选择删除 格式 内容 或 批注 中的任一个 一 基本方法 选择单元格选择一个单元格 将鼠标指向它单击鼠标左键即可 选择一个单元格区域 可选中左上角的单元格 然后按住鼠标左键向右拖曳 直到需要的位置松开鼠标左键即可 若要选择两个或多个不相邻的单元格区域 在选择一个单元格区域后 可按住Ctrl键 然后再选另一个区域即可 若要选择整行或整列 只需单击行号或列标 这时该行或该列第一个单元格将成为活动的单元格 若单击左上角行号与列标交叉处的按钮 即可选定整个工作表 一 基本方法 为工作表命名为了便于记忆和查找
6、可以将Excel的sheet1 sheet2 sheet3工作命名为容易记忆的名字 有两种方法 1 选择要改名的工作表 单击 格式 工作表 重命名 命令 这时工作表的标签上名字将被反白显示 然后在标签上输入新的表名即可 2 双击当前工作表下部的名称 如 Sheet1 再输入新的名称 一 基本方法 一次性打开多个工作簿利用下面的方法可以快速打开多个工作簿 方法一打开工作簿 xls 所在的文件夹 按住Shift键或Ctrl键 并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿 将它们全部选中 然后按右键单击 选择 打开 命令 系统则启动Excel2002 并将上述选中的工作簿全部打开 方法二将需要一次打开的
7、多个工作簿文件复制到C Windows ApplicationData Microsoft Excel XLSTART文件夹中 以后启动Excel2002时 上述工作簿也同时被全部打开 一 基本方法 一次性打开多个工作簿方法三启动Excel2003 单击 工具 选项 命令 打开 选项 对话框 点击 常规 标签 在 启动时打开此项中的所有文件 后面的方框中输入一个文件夹的完整路径 如d Excel 单击 确定 退出 然后将需要同时打开的工作簿复制到上述文件夹中 以后当启动Excel2003时 上述文件夹中的所有文件 包括非Excel格式的文档 被全部打开 一 基本方法 一次性打开多个工作簿方法四
8、在Excel2003中 单击 文件 打开 命令 按住Shift键或Ctrl键 在弹出的对话框文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿 然后按 打开 按钮 就可以一次打开多个工作簿 方法五用上述方法 将需要同时打开的多个工作簿全部打开 再单击 文件 保存工作区 命令 打开 保存工作区 对话框 取名保存 以后只要用Excel2002打开该工作区文件 则包含在该工作区中的所有工作簿即被同时打开 一 基本方法 快速查找在执行查找操作之前 可以将查找区域确定在某个单元格区域 整个工作表 可选定此工作表内的任意一个单元格 或者工作簿里的多个工作表范围内 在输入查找内容时 可以使用问号 和星号 作为通配符
9、 以方便查找操作 问号 代表一个字符 星号 代表一个或多个字符 需要注意的问题是 既然问号 和星号 作为通配符使用 那么如何查找问号 和星号 呢 只要在这两个字符前加上波浪号 就可以了 一 基本方法 修改默认文件保存路径启动Excel2003 单击 工具 选项 命令 打开 选项 对话框 在 常规 标签中 将 默认文件位置 方框中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径 以后新建Excel工作簿 进行 保存 操作时 系统打开 另存为 对话框后直接定位到你指定的文件夹中 一 基本方法 在多个Excel工作簿间快速切换按下 Ctrl Tab 可在打开的工作簿间切换 快速获取帮助对于工具栏或屏幕区 按组
10、合键 Shift F1 鼠标变成带问号的箭头 用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区 它就弹出一个帮助窗口会显示该元素的详细帮助信息 一 基本方法 快速选定不连续单元格按下组合键 Shift F8 激活 添加选定 模式 此时工作簿下方的状态栏中会显示出 添加 字样 以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定 而不必按住Ctrl键不放 一 基本方法 根据条件选择单元格单击 编辑 定位 命令 在打开的 定位 对话框中单击 定位条件 按钮 根据你要选中区域的类型 在 定位条件 对话框中选择需要选中的单元格类型 例如 常量 公式 等 此时还可以复选 数字 文本 等项目 单击 确定 按钮后符号合条件的所有单元
11、格将被选中 一 基本方法 复制或移动单元格把单元格从一个位置复制或移到另一个位置 其方法为 选择源单元格 单击 编辑 菜单中的 剪切 或 复制 命令 选定目标单元格 从 编辑 菜单中选择 粘贴 命令 则源单元格便被移动或复制到目标单元格中了 完全删除Excel中的单元格想将某单元格 包括该单元格的格式和注释 从工作表中完全删除吗 只要选择需要删除的单元格 然后按下 Ctrl 减号 在弹出的对话框中选择单元格移动的方式 周围的单元格将移过来填充删除后留下的空间 一 基本方法 快速删除空行有时为了删除Excel工作簿中的空行 你可能会将空行一一找出然后删除 这样做非常不方便 你可以利用自动筛选功能
12、来实现 方法是 先在表中插入新的一行 全空 然后选择表中所有的行 单击 数据 筛选 自动筛选 命令 在每一列的顶部 从下拉列表中选择 空白 在所有数据都被选中的情况下 单击 编辑 删除行 然后按 确定 所有的空行将被删去 注意 插入一个空行是为了避免删除第一行数据 一 基本方法 回车键的粘贴功能回车键也有粘贴功能 当复制的区域还有闪动的复制边框标记时 虚线框 按下回车键可以实现粘贴功能 注意 不要在有闪动的复制边框标记时使用回车键在选定区域内的单元格间进行切换 此时你应该使用Tab键或方向键进行单元格切换 快速关闭多个文件按住Shift键 打开 文件 菜单 单击 全部关闭 命令 可将当前打开的
13、所有文件快速关闭 一 基本方法 对多个工作表快速编辑如果想一次操作多张相同的工作表 省略以后的复制 粘贴操作 可采用以下方法 按住Shift键或Ctrl键并配以鼠标操作 在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签 就可以实行多方面的批量处理 一般情况下 进行的操作主要有如下几种 1 页面设置 可快速对选中工作表设置相同的页面 2 输入相同的数据 可快速在多个工作表中输入相同的数据 3 快速操作 在多个工作表中进行一系列相同操作 如设置字号 字体 颜色 进行单元格的合并撤销等 4 输入公式 快速输入相同的公式 进行公式汁算 一 基本方法 移动和复制工作表不仅可以在一个工作簿里移动和复制工作
14、表 还可以把表移动或复制到其它工作簿里 若要移动工作表 只需用鼠标单击要移动的表的标签 然后拖到新的位置即可 若要复制工作表 只需先选定工作表 按下Ctrl键 然后拖动表到新位置即可 当然 用这种方法可以同时移动和复制几个表 移动后 以前不相邻的表可变成相邻表 一 基本方法 工作表的删除单击 编辑 删除工作表 命令 然后单击 确定 按钮 则这个表将从工作簿中永久删除 注意 删除工作表 命令是不能还原的 删除的工作表将不能被恢复 一 基本方法 快速选择单元格在选择单元格 行 列 时 同时按住Shift键可以选中连续的单元格 行 列 在选择单元格 行 列 时 同时按住Ctrl键可以选中不连续的单元
15、格 行 列 快速选定Excel区域 微软Office技巧大赛获奖作品 在Excel中 要想在工作簿中快速选定某块区域 只需单击想选定的区域的左上角单元格 同时按住Shift键不放 再单击想选定的区域的右下角单元格即可 另外 按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域 事实上选定区域和顺序无关 只需首先选定矩形区域的一个角的单元格 在按下Shift的同时单击对角单元格 一 基本方法 备份工件簿单击 文件 保存 命令 打开 另存为 对话框 按右上角的 工具 旁的下拉按钮 单击 常规选项 在随后弹出的对话框中 选中 生成备份 选项 单击 确定 按钮保存 以后修改该工作簿后再保存 系统会自动生成
16、一份备份工作簿 且能直接打开使用 一 基本方法 快速浏览长工作簿当你浏览一个有很长内容的表格时 按下 Ctri Home 键可以回到当前工作表的左上角 即A1单元格 按下 Ctrl End 键可以跳到工作表含有数据部分的右下角 另外 如果你选取了一些内容 那么你可以通过重复按 Ctrl 句号 在所选内容的4个角单元格上按顺时针方向移动 一 基本方法 快速删除工作表中的空行如果用户想删除Excel工作表中的空行 一般的方法是需要将空行都找出来 然后逐行删除 但这样做操作量非常大 很不方便 下面提供一种快速删除工作表中的空行的方法 首先打开要删除空行的工作表 在打开的工作表中单击 插入 列 命令 从而插入一新的列X 在X列中顺序填入整数 然后根据其他任何一列将表中的行排序 使所有空行都集中到表的底部 删去所有空行中X列的数据 以X列重新排序 然后删去X列 一 基本方法 绘制斜线表头一般情况下在Excel中制作表头 都把表格的第一行作为表头 然后输入文字 不过 这样的表头比较简单 更谈不上斜线表头了 能不能在Excel中可以实现斜线表头 下面就是具体的方法 由于作为斜线表头的单元格都要比其他
