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1、公文处理和实用文书写作 公司办田红祥 一 关于公文处理 一 文件管理常识1 什么是文件文件是指各级组织传达方针 政策 下达指示 汇报工作 交流经验 联系上下左右的工具 2 什么是文件管理文件管理是办公室协助领导机构处理文件的一个工作系统 文件管理是办公室工作的重要环节 各单位办公室是公文处理的管理机构 主管本单位的公文处理工作 文件管理不仅能迅速 准确地传达 落实上级的各项决策 而且对提高工作效率有着重要意义 3 文件管理的特性 文件管理具有及时性 准确性 重要性 一 关于公文处理 二 怎样做好文件传阅工作1 签收 1 项目部与分公司合二为一的项目 建立分公司签收账户签收文件 设定一名法定签收
2、人 签收人确定及更换应上报公司办公室登记备案 2 文件网上签收 网络发送必须做到专人负责 文书人员 网管人员应加强学习 强化责任 搞好协作 及时沟通 确保文件发送 接收及办理的及时 准确和高效 凡涉及文件签收的用户必须按照要求签收 正确填写签收回执 一 关于公文处理 普通文件5个工作日内网上签收 紧急文件应当日完成网上签收 逾期 发文部门将强制归档 一 关于公文处理 3 电子公文系统签收文件的步骤 不再详述 强调带有附件的文件要一并收取附件 一 关于公文处理 2 文件传阅规则 1 文件传阅的顺序 文书要根据所在单位办公室负责人的拟办意见对文件进行传阅 一般先送主要领导 主管负责人和主管业务部门
3、阅读 然后送与其他有关需要阅知的对象 2 注意所有传阅的文件均应以文书人员为中心进行传递 一般不得在部门 个人之间直接横传 一 关于公文处理 3 每份传阅的文件 文书人员要在文件首页附上 文件传阅单 文件阅毕后 阅看文件的人员要在 文件传阅单 上签注姓名和日期 一 关于公文处理 3 文件传阅完毕要将文件收集齐全 有查考价值的文件要收齐 编号 及时归档 没有查考价值的文件应按规定进行销毁 三 文件管理中需要注意的问题1 各级办公室应当建立健全本单位公文处理的有关规章制度 2 各单位办公室应当配备专兼职人员负责公文处理工作 如有人员变动 做好工作交接保证工作衔接 要配备专门电脑设备 一 关于公文处
4、理 3 公文处理工作必须严格执行国家保密法律 法规和企业有关保密规定 确保国家秘密 企业商业秘密的安全 对于保密文件 要按文件保密的要求严格执行 不缩小也不扩大知晓范围 4 要建立收文登记制度 作好记录 对下发的重要公文 应当及时了解和反馈执行情况 重要的和限时的文件 承办单位如确定需要延长办理时间 应当告知文秘部门 必要时要向来文单位说明原因 一 关于公文处理 5 对业主 监理或当地政府等其他单位的收文 发文要一并做到严谨 规范 高效 6 对于需要传阅或公示的文件 要予以及时公示 禁止在部门或个人之间私传 二 关于实用文书写作 文书是以文字形式处理各种事务的凭证性工具 常用的有决定 通知 通
5、报 报告 请示 函 批复 会议纪要等 以上文种都是需要我们熟练掌握并能实际应用的 下面我们对以上常用文种的主要特征进行逐一说明 二 关于实用文书写作 一 决定 适用于对重要事项作出安排 奖惩有关人员 要掌握 重要 这一原则 一般的事项和奖惩不用 决定 二 关于实用文书写作 二 通知 通知是适用范围最广的文种 适用于批转下级单位的公文 转发上级单位和不相隶属机关的公文 发布规章 传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项 任免和聘用干部 按内容分 通知可分为 告知性通知 指示性通知 批转性通知 二 关于实用文书写作 三 报告 适用于向上级单位汇报工作 反映问题 提出意见或建议 答复
6、上级单位的询问 报告可分为主动型报告和被动型报告 被动型报告是应上级单位或领导的询问或要求而写的 要按交办要求如实报告 同时交代清楚报告的来由 主动型报告一定要一定要有所为才报 因此这种报告通常要有主题 有分析 有观点 往往还要提出意见或建议 要注意报告中不要夹带请示事项 及要求上级单位必须答复或办理的事项 如有这类事项就应用 请示 二 关于实用文书写作 四 请示 适用于向上级单位请求指示 批准 要特别注意不可把 请示 写成报告 对 报告 上级单位可答复也可不答复 而对请示则必须答复 对 报告 一般是请领导或有关部门 阅 而对于 请示 则是请 阅批 或 阅处 办理要求不同 所以 办公室在审核把
7、关时要加以注意 不要 请示 报告 不分 更不要有 请示报告 这种提法 请示是一文一事 不能把多件需要上级批复的事项以一个公文上报 二 关于实用文书写作 五 函 函是平行文 适用于不相隶属单位相互洽商工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准等 前者易于掌握 但向有关主管部门请求批准 由于相互是 管 与 被管 的关系 是否用函就比较微妙 这里有以下三种情况 二 关于实用文书写作 1 向上级单位的有关主管部门请求批准 这里又有两种情况 一是单位行文 一是单位部门行文 前者与上级单位的部门同级 属于平级关系 后者虽与上级单位的部门不同级 但也非隶属关系 既然两者都是非隶属关系 按规定均应用函 但在
8、实践中 由于处于同一组织系统 上级单位又处于管理的位置 因此 向其请求批准大都用了上行文 这似乎也成了惯例 2 向同一单位的有关主管部门请求批准 单位各部门之间有时也有请求批准事项 虽然单位各部门之间一般不相互行文 但此类事项需有文字资料 此种情况可用便函 便函是函的简单形式 不编文号 标题简单 无需标注主题词 印发机关 时间 3 向组织系统外的有关主管部门请求批准 如有关土地使用等事项 应用 函 但若有其他方面的清醒 也可用上行文 这要灵活处理 二 关于实用文书写作 六 批复 适用于答复下级单位的请示事项 批复开头要把请示来的标题 文号标引清楚 以便对方对号办理 二 关于实用文书写作 七 会
9、议纪要 会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神 议定事项等内容的规定性公文 性质可分为办公室会议纪要和专项会议纪要 表述形式可分为决议式纪要 概述式纪要和记录式纪要 根据内容可分为决议性既要和综合性纪要 会议纪要的结构分为标题 正文 落款三部分 标题 会议纪要的标题一般有会议名称和文种两项构成 正文 包括前言 主题 结尾三项内容 前言概括交代会议的名称 时间 地点 参加人 主持人 会期 形式等组织情况 说明主要议题 然后引出主体 主体是会议纪要的核心内容 主要反映会议情况和会议结果 写作时要注意紧紧围绕中心议题 把会议的精神 特别是会议形成的决定 决议准确概述 结尾是会议纪要的结束语
10、一般是向收文单位提出希望和要求 有的会议纪要没有结尾 3 落款 包括署名和时间两项内容 4 会议纪要正文中若没有详细列出参会人员名单 应在纪要最后附上 参会人员名单 以上所讲只是实用文书写作一些基本的规范 是形式方面的东西 一篇公文成功与否以及水平的高低 做到以上只是必要条件 公文内容的严谨 准确 详略得当也是至关重要的 而内容方面的提高就需要大家的日常多写多练 不断积累了 今年公司 上 总经理行政工作报告明确提出 2011年是隧道股份的 行动年 公司从上到下都要行动起来 特别是公司系统部门 要经常深入项目开展督导检查 办公室系统现在也做了一个督导检查的计划 主要内容就是公文处理 文件管理 固资管理 公章管理以及咱们的基层项目信息化建设的情况 在这里给大家通报一下这个情况 也希望各项目办公室继续一如既往地做好这些基础性的工作 共同为项目的施工生产添砖加瓦 为公司的快速发展贡献力量 最后祝大家工作顺利 生活顺利 返程顺利
