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1、服务网点管理制度目 录第一章 服务网点的建立和取消第二章 配件管理办法第三章 信息管理办法第四章 费用结算要求规范第五章 单台产品退换货管理规范第六章 服务网点培训和考核第七章 其它补充说明 附表1-1 服务网点建立申请表 附表1-2 服务网点取消申请表 附表1-3 服务网点工作移交明细表 附表2-1 零配件申请表附表2-2 故障配件反馈卡附表2-3 零配件使用统计表附表2-4 零配件价格表附表3-1 安装回访登记表附表3-2 维修回访登记表附表3-3 批量产品维修汇总表附表4-1 产品退换货清单附表5-1故障月报表附表6-1危机事件处理审批表附表 7-1 售后工作联系书附表8-1 热线电话咨
2、询操作指引附表9-1 安装/维修工具和常备物品清单第一章 服务网点的建立和取消一、服务网点建立的条件1、 申请建立奥特朗公司服务网点的单位必须具有合法的营业执照和税务登记证等必要证件的国营、私营或集体单位。 2、 服务网点应设置在顾客较集中的城市，交通方便，对周边地区有一定的辐射力，具有独立的办公场地、维修场地和配件仓库，水、电齐全,必备的安装、维修、检测工具，具体见安装/维修工具和常备物品清单。3、 服务网点必须有至少2至6名经过专业培训的固定安装维修人员和信访员、仓管员;4、 服务网点必须有完善的通讯工具和交通工具，包括国内长途直拨电话、传真机、电脑、宽带、打印机、上门安装维修专用车等。5
3、、 服务网点必须有健全的管理制度、稳定的人员队伍、良好的服务意识，能自愿接受服务网点管理制度的管理，并能认真执行。二、服务网点建立的程序1、 区域经理根据当地的销售及服务需求，现场考察服务网点；2、 服务网点填写服务网点建立申请表；（1） 区域经理根据“服务网点建立基本条件”进行审查；（2） 区域经理将符合“服务网点建立基本条件”的服务点资料报公司审批后，公司与服务网点签订授权安装/维修服务协议。三、服务网点取消的程序1) 对违反授权安装/维修服务协议的服务网点,经区域经理提出,并填写服务网点取消申请表，报售后部审批；2) 售后部负责人同意后,区域经理提交服务网点工作移交明细表原件邮到售后部备
4、案;并办理资料和配件回收;3) 售后部收到相关资料后与服务网点进行费用结算；第二章 配件管理办法一、总则 配件管理是售后服务的重要组成部分，配件的供应和回收管理是做好售后服务的基础。为加强配件计划、发放、回收和仓库管理，特制定本办法。二、范围本管理办法适用于售后部、分公司服务中心及服务网点配件的管理。三、配件押金管理1、 服务网点在与我公司签订授权安装/维修服务协议之日起10日内必须向我司交纳配件押金最低一千元（人民币）（可多交），由售后部登记备案。2、 服务网点的配件占用金额不能超过所交配件押金的1：3额度，超出部分需补足押金或以保内旧件冲减后再发放。3、 当服务网点申请取消时，总部对其配件
5、进行盘点、审核，如配件无丢失、损坏，则总部收回所有配件，并退还所交配件押金：如配件有丢失、损坏等情况，则在配件押金中以供价扣除损失部分，并收回其它配件，剩余押金退还服务网点。四、配件申请流程配件申请必须以使用情况和库存情况为基础进行申请。配件申请分为月度配件申请、紧急配件申请、售前机配件申请三种类型。月度配件申请流程如下：1、 服务网点根据当月配件的使用情况，在每月26-30日之前向我公司售后部递交下月零配件申请表。零配件申请表必须加盖服务网点公章，以传真的方式向我公司传递。2、 售后部对服务网点的零配件申请表进行审核：检查配件占用金额是否超过押金额度；检查服务网点的库存、申请数量等信息，确定
6、配件申请是否合理。3、 售后部将审核后的零配件申请表汇总成配件计划，送总经理批准后发放。紧急配件申请流程如下：1、 服务网点根据自己配件的实际情况向我公司售后部递交零配件申请表，注明紧急(紧急情况为：无配件、无周转机，一星期内不帮客户解决机器性能问题就退机或向媒体曝光及向消委会、工商局、技术监督局投诉的)。零配件申请表必须加盖服务网点公章，以传真的方式向我公司递交。售后部对服务网点的零配件申请表进行审核：检查配件占用金额是否超过押金额度；检查服务网点的库存、申请数量等信息，确定配件申请是否合理；检查总部配件仓是否有配件可供发放。2、 售后部将按审核后的零配件申请表发放并跟踪配件发放到位。售前机
7、配件申请流程如下：1、 服务网点根据售前机鉴定情况向我公司递交零配件申请表，注明售前机。零配件申请表必须加盖服务网点公章或经销商公章，并有区域经理的审核签名，以传真的方式向我公司传递。2、 售后部物料员将零配件申请表送售后经理进行审批，审批后，售后部将跟踪到配件发放到位并监控服务网点维修到位。五、配件收发流程1、 售后部根据总经理审批后的配件计划，向仓库领取配件后发放给申请配件的各服务网点。2、 售后部根据审批后的零配件申请表发放各服务网点申请的配件。3、 配件发放一般原则采用随车发放，如三天内无发车计划，可采用零担的方式发放，发放后由总部通过短信的形式通知服务网点。4、 月度配件的发放时间为
8、每月的二十号前，正常情况下，将各网点的申请配件发放到位；紧急配件的申请每月不能超过三次，总部在收到紧急配件申请后，正常情况下，在一周内将配件发放到位；售前机配件的发放时间为收到配件申请后，正常情况下，十五个工作日内发放到位。5、 服务网点收到配件后，必须及时回复总部，如果在15天之内无任何反馈，则视为所收到配件无误。6、 必要时可由当地区域经理申请，网点之间进行配件优化调拨。六、配件核销流程1、 配件核销周期为当月1日至当月31日2、 每月10号之前，服务网点根据上月配件使用情况填写零配件使用统计表和产品维修记录单的第2联（配件联）装订好后与更换后的保内旧件及结算单据一起寄回我公司售后部。3、
9、 售后部根据零配件统计使用表和产品维修记录单的第2联（配件联）对返回的旧件进行入仓核对,如无差异,则按供价制作返厂废旧件对帐单进行配件帐面核销；如有差异，售后部将传真返厂废旧件对帐单至代理商处进行核查，一个工作日内回传至售后部（如无回传则视为默认，将按清单的实物核销），确认后方可进行配件帐面核销。4、 各服务网点必须在通知要求的时间内将保内旧件发回我公司售后部进行实物核销，如退回的旧件超出零配件统计使用表的数量，超出部分公司将给予没收处理。服务网点退回的每个零配件上必须有故障配件反馈卡，经品管部检测故障与故障配件反馈卡一致后才可核销。对于没故障的配件，将原物发回（返回运费由网点承担），并给予返
10、回网点每个零配件40元（人民币）的罚款。5、 售后部对服务网点退回的废旧件进行清点、核对、建帐后移交生控中心处理。注：当月更换的配件如在下月15号（以发出时间为准）前不返回公司核销的，公司将按该批配件金额的90给予核销；超过下月31号返回的零配件公司将不给予核销。保外的配件及超过下月31号返回的零配件返回公司核销，一经发现，我公司将对该代理商或服务网点处予该返回配件总额（按供价）十倍的罚款，该事件一经落实，我司有权直接从该代理商或服务网点配件押金或货款中扣除处罚金额。七、仓库管理1. 仓管员负责物料出入库的帐目处理(含:开单及计帐)、统计、核算工作,保证帐卡相符;及时反映物料库存情况,整理好原
11、始记录,装订成册;2. 负责出入库物料的安全与质量;负责开出的单据办理物料的点货及登记存卡;保证存卡与实物相符,发料及时、准确、保证维修工作的正常进行。3. 物料应有存卡,保证一物一卡,认真填写,不错记不漏记。4. 物料应分区、分类存放，排列要整齐，摆放应上放轻，下放重，中间放经常用的。5. 物料必须妥善保管，防止丢失损坏、锈蚀、霉烂变质、防火防盗，对易燃易爆及容易变质、变形的物料要隔离存放，勤加检查，坚持先进先出的原则。6. 仓管员坚持收发盘点、轮番盘点与全面盘点相结合。收发的物料随时盘点，每月轮番盘点，年终进行全面盘点。7. 仓库物料发现盈亏，仓管员应立即查明原因，及时追回，如无法补救的说
12、明原因，由仓管员负责报部门主管开盘盈、盘亏单提交相关部门审批。8. 每月定期对仓库的帐、卡、物与电脑数据是否一致进行检查，对库容库貌、物料摆放及标识进行检查，对物料的保养是否妥善进行检查。9. 检查各种安全和消防措施是否符合安全要求。10. 检查有无呆滞积压物料，同时对查出的问题必须有跟踪、处理落实。11. 所有配件业务单据上要有必要的印鉴和签名,并整理后存档三年。第三章 信息管理办法一、 信息管理的目的 通过收集、整理、汇总和分析安装维修服务过程中的产品质量信息和服务质量信息，为产品质量、服务质量和服务成本的控制改进提供快速、有效的信息来源和依据。二、 信息反馈的内容产品维修记录单、产品安装
13、记录单、安装回访登记表、维修回访登记表、零配件申请表、零配件使用统计表、故障月报表；三、 信息反馈的要求1. 服务网点应在每月10号前将上月所发生信息(如:安装维修情况及遗留问题等)内容用安装回访登记表、维修回访登记表、零配件使用统计表、故障月报表汇总，以电子邮件的形式：反馈到售后部。2. 超过当月15号收到的结算信息当月单据不给予结算，转下月进行结算；超过当月31号收到的结算单据，按90%在下月进行结算；没电子文档的结算单据公司将不给予结算。3. 信息的预前处理接到用户服务需求,话务员必须按热线电话咨询操作指引进行分析,详细为用户进行解释,并指导用户排除故障,未能排除故障的提供维修服务四、
14、回访比例及要求1. 服务网点应对所发生的安装维修业务进行100%回访.2. 售后部对所发生的安装业务进行15%的抽查回访,维修业务进行30%的抽查回访.3. 通过回访的安装维修业务必须在单据上注明“回访情况”五、 超标准结算的批准权限产品在超标准(如:非免费保修范围)服务，而用户却强烈要求免费服务的情况下，区域经理与售后主管有权批准予以免费服务，并在结算单据上签名确认。1. 区域经理特批次数每月不得超过2次，每次金额不得超过30元；2. 售后主管特批次数每月不得超过10次，每次金额不得超过40元。3. 超出以上权限的必须经售后部经理批准。注：特批的维修单需跟批准的售后工作联系书、每月需结算的安装单一起装订后寄回公司售后部结算。六、服务网点接到售后部传递的顾客安装维修需求，应在规定时间内处理，并将处理结果在一个工作日内反馈回信息来源处。如属其它代理地区卖到另一个代理地区的机器，当地的代理商应按售后保修政策给予顾客提供安装维修及退换机服务。如服务网点没按售后部通知规定的时间去处理，又没有反馈回信息，造成用户投诉，售后部有权对服务网点处予伍拾圆（50元人民币）-壹仟圆（1000元人民币）的罚款，并有权直接将罚款的金额在当月的安装费或维修费用中扣除。如属违反公司销售政策，属窜货行为的，需先为已销售到自己代理区域的顾客进行安装或维修，然后将违反公司销售政策的相关信
