《精编》接受订货和订货信息系统

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1、第6章接受订货和订货信息系统 6 1接受订货和订货系统的设计6 2订单输入系统的设计6 3接受订货系统的设计6 4订货缺货系统的设计复习思考题 6 1接受订货和订货系统的设计作为集中订单系统有从订单信息系统挖掘出物流信息系统的作用 针对顾客的订单进行商品的分配 回答什么时候能够满足订货 提供出库信息 出库信息是作为物流信息进行处理的 订单系统是计算机信息系统的入口 基于订单信息才能够运转下面的物流系统 销售管理系统 市场信息系统 财务会计信息系统等 图6 1作为信息入口的接受订货和订货系统 6 2订单输入系统的设计6 2 1订单输入系统的要点1 能够支持顾客希望的接受订货形式支持接受订货的形式

2、会对这个企业的业绩产生巨大的影响 例如 在大型的量贩店中全面地实现了联网的接受订货和订货形式 对联网接受订货和订货对象的厂家的商品趋于固定化 作为本公司以订货业务为对象的合理化要素 需要寻找更简便的方法 2 正确地掌握订货的信息销售店铺在订单信息中利用本公司商品代码进行订货 这样在制造商方面就必须具有将销售店铺的商品代码正确地进行转换的功能 3 订单输入系统应该建立能够使企业获得必要信息的功能订单输入系统由于处于与公司外部信息入口的重要位置 必须建立企业获得信息来源的功能 6 2 2订单输入系统的范围订单输入系统的范围可以考虑接收订单 以及是否将必要的项目进行了正确地登录等 订货的接收可以支持

3、多种多样的接受订货的方式 可以适应各种各样的方法并具备输入订单形式的功能 下面考虑订单中应该包含什么样的信息 通常的订单中有 确定的顾客 确定的送货地点 确定的商品 确定的数量和金额等 6 2 3订单输入系统的功能1 订单输入 用传真 电话所接收的订单从本公司的联网终端进行输入 渠道销售人员从到达的店铺用电话进行订单的输入 用本公司设置在店铺中的终端从店铺直接进行订单的输入 利用增值网络 VAN 从各种各样的设备进行订单的输入 2 订单内容的确认一般情况下 接受订货信息包括客户 商品 数量 金额 到货期 送货地点等 除了以上的项目之外 接受订货时的项目还有对方的订单号 电话号码以及特定的事项

4、还有购入的记录等 当输入的项目发生错误时 与业务形态有关 一定要停止当前的处理 改正相应的错误 必须对每一项订单作出完结的处理 不能够影响下面的工作 3 订单数据库登录输入的订单如果确认正确 就可以向计算机系统做订单数据库的输入处理 在订单数据库中 包括每一个登录的订单 到全部订货出库后计算销售收入为止所保存的订单状态 通过这样的处理 可以将输入的内容进行确认输入清单 让操作员以外的工作人员对清单的内容做再一次的确认 可以起到相互牵制的作用 将以上的内容作为处理的范围 订单输入系统的处理流程如图6 2所示 图6 2订单输入系统的处理流程 6 3接受订货系统的设计6 3 1接受订货系统的要点1

5、将订单信息转换为物流信息将订单信息转换为物流信息 就是如何分配库存做成出库预订的数据 在考虑分配库存的情况下 可有集中订单数据后批次处理方法和订单输入后立即进行分配的方法 2 正确地回答到货期特别是当出现缺货状态时向顾客回答不明确的到货期时 会造成机会损失 3 将接受订货信息和分配信息提供给相关部门接受订货信息如果只是接受订货业务人员的信息 就不能够正确地向生产部门传达市场的状况 使销售和生产的实际出现差距 就不能够控制库存 和导致巨大的损失 企业活动的信息系统就是要发挥信息的作用 正确地向有关的人传达必要的信息 从这个意义上看 接受订货系统也是企业重要信息系统之一 6 3 2接受订货系统的范

6、围接受订货系统包括从订单数据库中取出由订单输入系统所登录的订单 到制定出库预订数据为止的全过程 出库预订数据转移给出库系统 继续完成实际的出库 从订单到出库预订数据之间需要经过各种处理 在这个过程中不限于将全部的订单做成出库预订数据 图6 3表示了接受订货处理的功能关联图 图6 3接受订货处理的功能关联图 1 在通常具有库存 即使发生了缺货马上可以补充的情况下 可以直接进行现货的分配并制定出出库预订的数据 即使在不能够分配的状态下 因为商品马上能够补充 一旦有入库 就能够分配出库 2 从接受订货到到货需要一段时间 缺货时对这笔订单回答不出到货期限 就会让顾客产生不信任感 需要对入库预订信息进行

7、分配 回答到货的期限 3 从订货到到货的周期较长 会出现销售短货的现象 对季节性较强的商品制定的供货计划要控制对市场的供给 6 3 3接受订货系统的功能1 信誉管理检验功能在接受订货中 通过应收款管理所管理的信用与订单所发生的销售债权进行信用范围内的审核 如果在信用范围内则接受订货 如果在信用范围以外则发出警告 需要相应的对策 2 入库预定分配入库预订需要将订货业务系统化 并明确什么时候可以到货 这是对预订到货进行分配的前提 当实际到货时 要取消预定并将预定和实际的到货进行对比和处理 3 供货计划分配根据市场的状况控制商品供货 需要考虑如何将有限的量向市场分配 特别是在全国有若干个配送据点的情

8、况 要及时地掌握市场的动向 根据市场的需求向各个配送据点供货 使库存达到最小 减少浪费 4 销售库存分配所谓销售库存就是营业部门掌握的库存 是为了订单的分配与供货计划相吻合的理论库存 商品一旦进行了入库就要更新实物库存 同时根据供货计划分配入库数量 5 实物库存分配在分配实物库存之前需要考虑完成的工作包括下面3个方面 已经进行了入库的预定分配 已经进行了供应计划的分配和销售库存的分配 进行直接库存分配 即使通过了以上阶段的处理 但还没有决定在哪一个仓库进行分配 这就需要在实物库存分配阶段进行确定 也就是说 实物库存分配的首要工作就是决定仓库 6 仓库日程核实数量关系的分配全部完成了 为了核实什

9、么时候能出库 需要核实仓库的日程 要核实回答了到货期的出库预订日期是否正是出库仓库的休息日 如果是休息日就要往后顺延 7 配车计划分配准备好商品之后 到货日期根据配送手段也可能变化 像固定班车那样 在管理装载效率的情况下进行配车计划的分配 决定出库日期 配车计划的分配方法与如何制定计划有关 8 制定到货期订单登录后 其结果是明确何时能够到货 确认在计算机系统中全部处理的结果的处理就是制定到货期 到以上的第7步为止 进行了订单内容的确认和何时到货期的确认 系统返回到开始的回答 并等待下一步操作 9 生成出库预订数据满足库存分配等全部的条件 对确认了的订单回答到货日到货的情况 生成出库预订数据 1

10、0 生成订货缺货数据不能够满足各分配条件的订单作为订货缺货进行登录 要想知道这些订单什么时候能够分配 要生成订货缺货数据并存入订货缺货数据库 作为订货缺货数据所登录的订单 因为还没有进行库存的分配 根据下次入库时的分配可以得到预订出库数据 在能够分配订单中一部分的情况 进行部分出库 订单被分割的一部分生成出库数据 一部分成为订货缺货数据 全部的状态在订货数据库中用订单进行表示 订货缺货数据作为下面订货缺货系统的开始数据 信息处理的流程如图6 4所示 图6 4接受订货系统的处理流程 6 4订货缺货系统的设计6 4 1订货缺货系统的要点1 正确地掌握订货缺货的状况订货缺货系统的第一个要点就是 如何

11、正确地掌握订货缺货的状况 从接受订单开始到出库为止的过程中 需要正确地掌握计算机和系统的订单处于什么样的状态 作为订单的状态有以下几种情况 成功接收的订单 由于超出了处理的范围仍保留着接收状态 在处理的范围 但在预订入库中没有被分配 在供应计划中也没有被分配的订单 在供应计划中进行了分配 但还没有在销售库存中被分配的订单 在预订入库和销售库存中进行了分配 但在实物库存中还未分配的订单 已经在实物库存中分配了的订单 但为了等待客户所希望的到货时间而等待出库的订单 在一张订单上有许多商品的情况 对应各商品存在着上面所列举的各种情况 作为整张订单 还有这样的状态 不能够分配的订单 进行了部分商品的分

12、配 被分批出库的订单 进行了部分商品的分配 但客户要求全部一次性送货时所等待出库的订单 正确地掌握这些状态 需要系统对上述情况能够及时处理并对订单状态进行监视 例如 在入库后需要判断是否有到了预订发货日期的情况 2 遵守到货日期对库存的分配第二个要点是 为了遵守答复的到货日期 如何对库存进行分配 对预订进行分配 回答到货日期的情况 按照预订对商品是否入库进行监视的同时 预订发生变化时能够事先调整 3 如何处理订单的变化第三个要点是 如何处理订单的改变 尽管接受订货时能够进行分配 全部商品能够出库 但接受订货时的缺货也是不可避免的 6 4 2订货缺货系统的范围订货缺货系统的范围就是对于全部登录的

13、订单所能够做的处理内容 这些内容主要有订货缺货的改变 入库后的订货缺货分配 对于订单改变后的作业 根据改变的内容进行接受订货系统的分配 从而发生接受订货系统的信息传递 订货缺货系统的功能关联 如图6 5所示 图6 5订货缺货系统的功能关联图 6 4 3订货缺货系统的功能订货缺货系统可以列举出下面的主要功能 订货缺货的改变 订货缺货的查询 订货缺货的分配 订货缺货的指示出库 根据这些功能 从订货缺货开始产生出出库预订的数据 1 订货缺货的改变订货缺货的改变是考虑公司内部所发生的改变和公司外部所希望的改变 公司内部的改变主要是到货日期的改变 根据入库预订管理系统 在确认了改变入库预订时 对于分配入

14、库预订的订货缺货需要进行到货日期的改变 2 订货缺货的查询订货缺货的查询是为了回答客户的询问 公司内部要知道订单处在什么样的状态 这是系统必要的功能 确认对方的方法 最简单的就是询问对方的代码 但是有很多客户记不住自己的代码 因此系统需要根据客户的电话号码或客户的名称识别出客户 3 订货缺货的分配订货缺货的重要功能就是订货缺货的分配 分配的种类有对预订入库的分配 对供应计划的分配 对销售库存的分配和对实物库存的分配 分配方法有自动进行分配和可以浏览订货缺货状况进行分配两种方法 实时分配中 存在着自动和人工的分配方法 夜间成批分配处理采用自动的方式 自动处理的特征是 已经确定了分配的顺序 当有情

15、况发生时与之有关的分配根据计算机系统的判断进行自动地处理 表6 1表示了具有各种各样特征 并根据这些特征按照出库的及时性和决定了的分配优先顺序 确定采用哪种方法最佳的情况 即使在一个企业内部 也可以根据商品的特性采用若干种方法进行组合的方式 表6 1分配方法的特征 4 订货缺货的指示出库对订货缺货所登录的订单 当发生入库时要进行订货缺货分配 使这些订单随时能够出库 如果到了回答的到货日期就要进行出库处理 但要分为没有必要向客户确认和需要向客户进行确认两种情况 需要向客户进行确认的情况 按照应该到货日期向客户明确传达何时可以到货 在客户已经准备好接货的情况下能够自动地出库 全部订货缺货系统的流程图如图6 6所示 图6 6订货缺货系统的处理流程 复习思考题1 接受订货和订货系统需要考虑的主要内容有哪些 2 试分析订单输入系统的功能 3 试分析接受订货系统的功能 4 试分析订货缺货系统的功能 5 选择上面3个系统中的其中之一进行详细的分析和设计 6 对有关详细分析和设计的结果编制软件加以实现