《精编》工作方法及时间管理

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1、工作方法与时间管理 目录第一章 工作迷思一承认 意愿 改善1 忙碌不已的人2 工作的十大迷思 第二章 为了善于处理工作应有的作法1 工作评价的着眼点应明确2 着手设定工作目标3 明列工作计划与执行步骤4 依照既定的标准执行工作5 积极寻求工作方法的改善与创新 第三章 时间管理1 时间的四种独特之性质2 时间就是成本3 改变习惯是时间管理的成败关键4 时间管理的重要法则5 怎样从事时间管理 第四章 高效率工作的有效行动方案1 不要一有问题就要开会2 创造更多时间的方法3 如何作正确的决定4 由失败的教训中学习5 授权的艺术6 建立良好的人际关系 前言如何花较少的时间与精力来完成更多的事 l要追赶

2、工作 不要被工作追赶 富兰克林 l不浪费时间的只有时间 路纳雨 A 解决时间不够支配困境的唯一方法 便是尽可能地提高办事能力 把工作完成 也就是要好好地善用时间 从容不迫地完成应该做的事 B 想把烦琐的工作 愉快且迅速地完成 在于内在潜力的发挥 健康的身体 敏锐的观察力和渴望成功的意愿 第一章工作迷思一承认 意愿与改善1 忙碌不已的人 其类型如下 1 1过度敏感的人1 2喜欢开会的人1 3梦想型的人1 4多管闲事型的人1 5图表迷1 6被堆积如山的卷宗埋没的人1 7天才型的人1 8门户开发型的人 2 工作的十大迷思 2 1流汗愈多 收获愈多2 2行动就是生产力2 3开夜车2 4自己动手是完成工

3、作的最佳手段2 5投机取巧是最好的方法2 6辛勤努力是美德2 7工作没有乐趣而言2 8最理想的方法只要一种2 9一切都公正2 10压力之下表现最好 第二章为了善于处理工作应有的做法良好的工作方法应该是 定出一套正确的价值观及一套有效的力行方法 而且对于外来的压力与障碍能洞烛机先 体察入微 进而采取对策 以为因应 而更简单地说 就是要依据订定的适当标准去执行并控制 然后将执行结果详做记录与分析 对于异常应即反映 并采取适当的处理措施 使工作效率由Dothingsright提升到另一个的境界Dotherightthing境界 1 工作评价的着眼点应明确良好而有效的工作方法 是由品质 数量 交期 成

4、本 安全以及士气等为其判定的基准 不但要明确而且须广获全员之了解与认同 其主要内容提纲契领如下表 2 着手设定工作目标要拟定一个有效的工作计划 首先就要设定目标 而这个目标必须是设想周全 非常明确才行 否则 只会毫无目的地消耗自己的时间与能力罢了 目标设定之原则如下 2 1设定具挑战性但做得到的目标2 2使你的目标明确而且适度2 3检查你的目标是否协调2 4注意你的目标是否具有弹性2 5设定目标的完成日期 3 明列工作计划与执行步骤3 1为拟订工作计划活用5W 1H3 1 1做什么 What 对象3 1 2为什么 Why 理由 动机3 1 3在何处 Where 场所3 1 4在何时 When

5、时间 期间3 1 5谁 Who 主体 人物3 1 6如何做 How 方法 手段 3 2拟订计划 步骤的检点事项3 2 1是否与目标有充分的一致性及系统化3 2 2是否漏列重要事项 A 目的 目标 方针 手段B 资金C 时间D 场所E 等3 2 3是否为自己满意的内容3 2 4安排程序是否浪费时间3 2 5是否能加以弹性的因应3 2 6是否阶段性的达成目标 3 3设定每日工作计划一行事表设定工作之优先顺序 将最重要的事摆在第一位 然后才逐一持续不断地去执行 4 依照即定的标准执行工作4 1应该了解作业的流程4 2应该了解工作的程序4 3应该了解达成的基准 品质 成本 数量 4 4执行与控制4 5

6、矫正措施与资料回馈 5 积极寻求工作方法的改善与创新一面工作一面思考研究 从工作中运用智慧改善工作 第三章时间管理时间管理的真正用意 在善用时间 使我们能从容不迫地完成应该做的事情 以提升时间的使用价值 充实自己的生活 并且珍惜自己的生命 不重视时间管理 就会不知不觉地浪费自己的生命 贬低自己的成就 使自己无可奈何地生活在后悔与抱憾之中 1 时间的四种独特之性质1 1供给毫无弹性1 2无法加以蓄积1 3无法寻找替代1 4无法失而复得 2 时间就是成本就以加班为例 时间就是成本 而一般人对于加班问题 仅停留在 员工不愿意加班 或者 加班费必须从优给付 的层次 很少人去追究什么员工需要加班 是否工

7、作安排不适当 是否工作效率不能提升 如果是故意拖延 不讲效率而造成加班 势必对企业的经营 产生相当的不利影响 值得重视 2 1计算时间成本之三大原则 2 1 1要倒过来计算不要依 领多少钱做多少工作 的通例 要用 能做多少工作 来换算自己 可以领多少钱 提高自己的工作绩效 用降低自己的时间成本 来换取更高的工作报酬 2 1 2要配合自己的实力年轻时 识浅 经验不足 要 多做 才能够降低成本 年长时 学经验具佳而体力不足 应该 少做 以 完成重要任务 来降低成本 2 1 3要成为时间的主宰我们不应该让时间来管理自己 而必须力求自己去管理时间 不要老以 时间不够用 做为 想做而没有做 的借口 3

8、改变习惯是时间管理成败关键 时间管理的起点 在坦诚承认自己在浪费时间 最终则在把有限时间 拿来处理最为重要的事情 以免浪费时间 不良习惯经常是不求甚解的恶果 而所谓的不良习惯 是指不正当的观念和不正当的行为 养成良好的习惯 包括 3 1珍惜时间的习惯3 2选择事情的习惯3 3优先顺序的习惯3 4凡事计划的习惯3 5机动调整的习惯3 6讲究方法的习惯3 7事后检讨的习惯3 8量力而为的习惯3 9不断学习的习惯3 10轻松管理的习惯 4 时间管理的重要法则 4 1化整为零 聚零为整4 1 1随机应变 举一反三4 1 2慎选时间处理特别事件4 1 3计划变动时间集中处理4 1 4时间分散化时间分散化

9、 就是化整为零的原则 A 各个击破法B 思维方式改变法C 避免过度追求真 善 美 4 2自我出发 掌握现在我们应该充分了解 重要的不是过去 不是未来 而是现在 想成功 不是依靠别人 而是依靠自己 4 3提高效率 增加效能效率是指一件事最好的方法 基本上是一种投入产出的观念 以较少的投入 而获得较多的产出时 就说是 有效率 而效能是指 适切的目标之设定 以及为达成目标所需适切手段的选择 效率的达成 就是 效率 工作的程序化 思考 判断和创造力 5 怎样从事时间管理5 1个人时间管理个人的时间管理 需掌握柏金森定律 工作会延伸 以便填满可供完成工作的时间 以防止养成拖延的坏习惯 而在工作中最重要的

10、是要区分优先顺序 将经常的工作 逐一依照应遵守的原则与要领 养成更有效率的习惯 5 2组织时间管理组织时间管理 大致可分为作业现场 办公室管理及工作关系三个方向 作业现场着重于标准时间的建立 办公室则偏于因应时间管理的合理布置及档案 资料的整理 而工作关系乃为使组织能面对未来的挑战 及早建立其内部的互动 以达到共同参与的目的 5 3主管的时间管理企业内的主管 大致可分为 决策面或经营面的高阶主管 管理面的中阶主管及执行面的基层主管 而各阶段主管均因其工作性质不同 时间分配比例亦不同 例如 高阶主管的时间 多半用于 思考及决策 求变求新 并且有充分的弹性可以应付突发的事件 中阶主管必须将组织内部

11、各种规范及制度建立完整 承上启下 而基层主管则大部分时间在处理人的问题 沟通协调及执行是其主要的课题 第四章高效率工作的有效行动方案1 不要有问题就要开会 会而不议 议而不决 决而不行1 1无效的会议为何开不完1 1 1没有人去在意会议的成本 1 1 2为了满足发表欲 1 1 3为了社交活动 1 1 4为了躲避效益 替延迟找借口 1 1 5习以为常 1 1 6为了推卸责任 1 1 7愚弄别人 使人相信重要决定有他们的功劳 1 2发挥会议的效用1 2 1会议的目的与类型1 2 2会议的计划和准备 A 先决定是否要举行会议 B 拟订议程计划 C 会议资料要齐全 且要事先发给与会人员 D 会议之会场

12、布置 1 2 3会议的程序A 导入议程 B 让与会人员发表意见 C 导出结论 D 总结 1 2 4会议后之反省检讨及执行追踪A 与会人员的自我检讨及反省 检讨表如附页 B 决议事项的执行与追踪 领导者 主席 自我检讨表 续前表 与会者自我检讨表 续前表 2 创造更多时间的方法2 1早起十五分钟 2 2培养速记的能力和速读的技巧 2 3培养记录的习惯和解决文件垃圾 2 4利用所有能够利用的东西 2 5擅于使用电话 2 6尽量避免杂谈 2 7让邮差去跑腿 2 8尽量利用空间的时间 2 9要保持良好的工作环境 2 10重要而且困难的工作要先做 2 11要适当的休息 保持健康 2 12工作中不要胡思乱

13、想 2 13强化学习与记忆的能力 2 14培养书写 演义的技巧 3 如何作正确的决定3 1把握时间的关键 3 2尽量搜集资料 3 3找出解决方法 3 4仔细分析斟酌 3 5选出最好的方法 3 6照你所决定的付诸行动 4 由失败的教训中学习 4 1为什么会失败4 1 1判断错误4 1 2计划不完善4 1 3进行的方式不正确 4 2从失败中站起来4 2 1分析失败的原因4 2 2由各个角度探讨原因4 2 3先想好处理改善的办法4 2 4在失败中学习如何立于不败之地4 2 5重新开始 5 授权艺术5 1将工作交给能处理的最好的人5 2执行工作务必有正确的训练与工具5 3授权是性质与范围应清晰及明确5 4信任被授权的人5 5协助被授权的人5 6回绝反授权5 7授予差异与犯错的权利5 8了解授权并非使你免于负责 5 9以要求而非命令地讲明期望完成时的状态 5 10追踪 6 建立良好的人际关系6 1倾听的艺术 6 2保持沟通管道的畅通 6 3以合作代替争执 6 4良好的人际关系 结论成功不分年龄与时机 也不分职位与环境 任何年龄都是起步的正确时机 工作能有效率地执行 能从容不迫地完成 不是一种幻想 只要有心追求 必然可以实现 本课程的结束 正是你行动的开始 祝福你