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1、国 国美电器有限公司经营管理手册采购系统分册 分部合同外费用收取管理规定归属体系：国美电器有限公司经营管理手册采购系统分册文件编号：国美采011撰写单位：国美电器采购中心版 本：第一版生效日期：2004年4月1日机密等级： 机密 一般合计页数：5页 正文页数：4页附件个数： 无制度正文目录：目 录页次1、目的12、范围13、名词解释14、职责25、作业内容26、注意事项47、附件4总裁审批管理研究室审核撰写人1目的：加强公司合同外费用的管理，及时协助财务中心收取各项费用，合理利用厂家资源，保证公司和供应商双方的利益不受损坏，保证各项收入真正使用于公司的经营活动。2.范围：2.1适用范围：国美电
2、器有限公司总部采销中心、财务中心；分部采购部、市场部、广宣部和财务部2.2发布范围：国美电器总部各中心、各部门；各分部3.名词解释3.1营业场所支持费：是指供应商的产品进入我方营业场所进行销售，需向公司交纳的营业场所支持费。3.2场地使用费：是指供应商在公司营业场所内设置展柜、展台、展架、灯箱等而向公司支付的场地使用费。3.3市场推广费：此项收入是指合同内明确应向供应商收取推广费，包括元旦、春节、五一、国庆、彩电节、制冷节、手机节、家电节、厨卫小家电节、冰洗节、音响节、数码家电节、新公司开业彩排、新公司正式开业、现有地区公司新店开业、现有门店重张开业、司庆、新门店店庆以及销售支持费。3.4促销
3、员管理费：是指我方对供应商的产品有促销的责任，供应商应向我方支付的费用；该收入为合同中明确规定应收取的“促销员管理费”；3.5加盟管理费：是指合作方本着自愿、平等、公平、诚实守信的原则，成为我公司的加盟连锁店，而向我公司支付的费用，具体额度按照加盟管理连锁店特许经营合同书中规定收取；3.6空调安装服务费：安装队向我方支付的空调安装管理费；该费用为空调安装维修合同中明确规定应收取的费用；3.7广告位出租收入,是指门店内、外的广告位出租给厂家而向厂家收取的广告位租金收入；此费用的收取可在销售支持协议中签署；3.8陈列选位费、展台制作费、门店改造费用：是指厂家或供货商对我公司安排的展台位置提出调整要
4、求或厂家、供货商指定展台位置所支付的额外发生的费用；上述费用可作为商品陈列选位费、展台制作费、门店改造费签署到补充协议。3.9占地费：是指在我公司经营多种品类商品的厂家或供货商，为达到完善形象、统一管理的目的，有时要求将商品陈列在一起并制作精品展厅所支付的额外赞助费用。此项费用可作为精品厅占地费签署到补充协议。3.10场地租赁费：此场地租赁费指厂家占用我方场地而支付的费用,包括供应商及经营非家电品类商品的厂家交纳的场地租赁费。（如ATM机占地费、收购废旧物资占地费、自动售货机占地费等）；3.11.厅房费：是指以设置精品屋、店中店等形式占用我方场地而支付的费用；3.12.网上商城宣传费：是指我公
5、司利用国美网站为其他单位提供宣传服务而向其收取的费用；3.13临时广告费：是指公司与厂家联合刊登广告、举办新闻发布会等向厂家收取的合同外费用；3.14.临时促销费：是指公司与厂家联合促销，经与厂家协商同意而向厂家收取的赞助费；3.15展台制作费：是指公司为规范门店展台标识，统一制作展台而向供应商收取的制作费及由于展台磨损而产生的展示费；3.16二次送货费：是指因供应商商品质量原因，发生的应由供应商承担的二次送货费用；3.17商品陈列选位费：是指供应商在进入新店时对所经营商品陈列位置提出特殊要求如挑选优越位置、在门店改造中进行经营位置的调整等厂家应向我方交纳的费用；3.18其它费用：如开业花篮、
6、培训费、工服费等。临时广告费、促销费等临时费用可签署补充协议。4职责4.1财务中心负责合同内费用的收取工作，（不含先款后货商品）；4.2采购中心负责合同外费用：市调补差款、降价款、退残款、促销活动费、广告位招租费的收取。5作业内容5.1采购中心需要协助财务中心收取的各项费用内容：应收返利、降价、退残、折让、应收场地使用费、空调安装费、市场推广费、促销管理费、营业场所支持费等。5.2采购中心的费用管理的具体工作5.2.1负责下达各项费用标准，通过预案及合同对各项费用进行审批。5.2.2合同签订后，要求采购人员对各项费用管理实行“地区一站制”管理，由总部采购中心各部长分管某一个或二个地区的各项费用
7、，由各部长负责、督促各地区费用按时收取，解决收取费用过程中出现的疑难问题。分部采购人员及时负责将未收回的各项费用、款项与供应商协商确保费用的按时收取。5.2.3每月5日、15日、25日由财务中心提供财务报表，根据各地区的欠收情况，与各地区采购人员及供应商联系，了解实际情况，分部采购人员应及时协助财务中心将欠收费用收回。5.2.4差价补偿款的管理：一般由厂家承担，采购人员须在10天之内向厂家收回，若10天内无法收回相关费用则汇报给分部总经理督办，并对相关责任人进行处罚。特殊原因不能收回的，由分部采购部提出申请，分部总经理同意，报总部采购中心总经理审批。5.2.5降价款的管理：为了确保降价收入及时
8、收回，首先要求各地分部采购人员降价后及时取得供应商的确认，降低降价收入回收风险，其次要求财务结算时，应监控降价收入的收回情况。5.2.6退残款的管理：标准采购合同中规定“甲方应在接到乙方（国美）残次通知后3日内更换残次品或退残次品”及“乙方向甲方退回的商品，甲方应在5日内将商品调换到位或在5日内退还货款，如果需要账扣的，甲方应在5日内向乙方签署书面确认函。逾期未调换商品、退还货款或未确认账扣的，乙方有权在下次货款结算中直接扣收”。据此，要求各分部采购人员、财务收入管理员、结算会计严格按照合同把关，做好退残收入收取工作。5.2.7购付款申请的上报与审核A、计划内付款的上报：财务人员在提出付款申请
9、时，填写“付款申请单”及其附件“付款明细单”，并按单据中所列项目逐一核实并填列相关数据，上报总部财务中心审批。B、分部采购部报计划外付款、无合同付款，需报总部采购中心、财务中心共同审批。5.2.8对内部报表及台帐中“其他业务收入“的核算内容及相关解释见名词解释3.83.18；5.2.9新公司开业彩排等市场推广费收费办法：对新公司开业彩排、新公司正式开业、现有地区新店开业、现有门店重张、店庆、司庆这些活动的举办费用收取特做出如下规定：5.2.9.1总部与分部对新公司开业彩排、新公司正式开业、现有地区新店开业、现有门店重张、店庆、司庆这些活动的策划的分工：（1） 由总部负责策划的活动：新公司开业彩
10、排、新公司正式开业两个大型活动；（2） 由分部负责策划的活动：现有门店重张、现有地区新店开业、店庆、司庆等大型活动。5.2.9.2对新公司开业彩排、新公司正式开业、现有地区新店开业、现有门店重张、店庆、司庆这些活动的收费流程：（1） 分部根据总部要求和当地市场情况，召开采、销、财企划负责人员促销联席会。确定实施对新公司开业彩排、新公司正式开业、现有地区新店开业、现有门店重张、店庆、司庆活动；（2） 由分部采购部与供应商协商、确认活动的具体资源、内容。（签订经、代销合同、特价机协议等）活动内容确定后，由分部广宣部负责上报活动的促销计划（按促销计划申请表格填写），并提交财务经理、采销总监（无采销总
11、监的分部由采购经理、市场部经理）、总经理审核签字后，上报总部采销中心；（3） 总部采销中心企划主管、企划部长、销售中心副总、采购中心副总对分部活动计划申请进行汇签审批，批复后由总部企划部传真至分部广宣部；（4） 分部广宣部收到批复报告，将批复原件交分部财务部，同时复印两份，一份交分部采购部相关负责人备案；一份广宣部留存。最后，由分部采购部配合分部财务部共同落实市场推广费的费用收取。5.2.9.3分部采购、广宣、财务人员要求：（1）分部广宣部应在活动举办前15日将活动计划申请表上报总部进行审批；（2）分部广宣部在活动举办前10日将报告批复原件转交财务部，财务部据此进行挂帐，并在活动举办日起5个工
12、作日向供应商收取。 （3）对于新公司开业彩排、新公司正式开业、现有地区公司新店开业，采购部门应在供应商进店之前10日内，与供应商签订供应商上（撤）店协议书，财务依据供应商上（撤）店协议书签订的上店明细进行应收的挂帐，并在活动举办日起5个工作日向供应商收取。（4）在以上活动举办期间，发生的除合同内收入项目，向供应商收取的额外收入，采购部应在活动举办前10日向财务部提供供应商明细。6注意事项6.1费用收取直接关系到公司的利益，需要各级部门的密切配合，分部采购部应做好与供应商的协调工作，及时催交款项；6.2分部采购部应协助供应商及时与财务部沟通，及时解决供应商的应结款项的对帐、结算问题，使公司和供应商双方实现双赢；7附件（无）
