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1、采购绩效评估与控制 1 采购绩效评估概述2 采购绩效评估框架3 采购绩效评估指标4 供应商绩效评价5 采购绩效评估结果的报告6 采购人员的绩效评估 1 采购绩效评估概述 为什么要进行采购绩效评估 不断改进的需要 将实际绩效与标准 目标 对比 以便采取改进措施 提高采购绩效 绩效考评 实施奖惩的需要 为最高管理层了解采购进展提供信息 绩效评估系统 首先要确定已经取得了哪些结果 这些结果是否真的满足顾客需求 并对组织的目标做出贡献 然后从两个方面寻找产生这些结果的原因 采购供应的内部运转系统及其员工 另一方面为外部环境因素的影响 绩效评价是从结果开始 然后要了解为什么会取得这些结果 目的是实现持续
2、改进 什么是好的绩效评估系统 支持公司目标的实现 有助于明确顾客需求和预期的满意度 有广泛的参与基础 覆盖了采购供应的相关领域 建立了及时有效的反馈过程 考虑了内 外部环境因素 能适应不断变化的条件和要求 简单易行 用尽可能少的指标对采购供应执行情况予以准确反映 定量评估和定性评估相结合 2 采购绩效评估框架 采购绩效评估过程 定义绩效评估的相关要素 1 绩效评估过程 2 采购供应目标 采购供应目标是绩效评估的驱动源 因为它是确定具体的绩效标准和目标的基础 采购目标必须与公司的目标和战略保持一致 3 评估涉及的范围 采购绩效评估涉及的范围包括 顾客 采购供应过程 采购项目 顾客 使用者 所购商
3、品和服务的直接使用者 可以是内部顾客 也可以是外部顾客 如生产 研发 计划 维修和客户服务部门等 中间商 在从事商业活动的过程中 采购供应必须与之合作的顾客 包括 供应商 服务提供者 如供应市场信息提供者 货物运送者 运输公司 银行 鉴定和检验机构 海关通行证代理机构等 公司其它部门 如计划 预算 设计 财务 质量控制等 高层管理者 当采购供应对于公司具有战略性意义 绩效评价就会与高层管理者更加紧密相关 采购供应过程 要站在供应链的角度来定义采购供应过程 绩效评价所包含的过程要视具体的情况而定 取决于评价所关注的内容和供应链中不同企业间的合作程度 在一个企业内的采购过程包括 需求和计划管理 分
4、析供应市场 开发供应策略 供应商评估 谈判 合同管理 物流管理 仓库管理等 采购项目 以下是一个制造企业的采购项目 原材料 包装材料 零部件 维修备件 能源 办公用品 工厂建筑及实施 服务 不同采购项目有不同的优先级 取决于它的采购价值 对企业的重要性和供应风险 4 绩效领域 a 企业级的成果 高层管理者的满意度 对生产给予持续性的供应 采购供应对生产灵活性及市场变化快速反应的支持 采购供应对公司差异化生产的支持 采购供应对缩短新产品开发和投入周期的支持 采购供应部门对产品创新的支持 采购供应对公司生产或外购决策的支持 采购供应对公司联盟 合作 合资及合并等工作的支持 采购供应对公司战略的支持
5、 采购供应对公司成本降低计划的贡献 b 职能层成果 顾客满意度 使用者 中间顾客 供应的可获得性 供应范围 供应数量 供应的灵活性 供应的可持续性 采购交付 采购周期缩短 采购周期的灵活性 采购的可靠性 质量 对需求的满足程度 质量可靠性 顾客服务 向顾客提供信息 开发顾客的知识和技能 顾客技术支持和问题解决 成本 降低成本 避免涨价 c 与内部因素有关的绩效 对与内部因素相关的绩效评估包括以下四个方面 基础结构 是否明确了恰当的采购供应目标 是否有合适的采购供应职能结构 IT支持系统情况 采购供应政策 供应商管理 供应数量 供应商关系管理 交易和沟通 供应流程管理 确定需求及供应计划 分析供
6、应市场 制定供应策略 评估和选择供应商 谈判 准备合同 管理合同 管理物流 管理存货 人员管理 分工及职责 团队组建 能力及培训 员工激励 效率 成本效率 员工生产率 效率度量的例子 每份采购订单的平均成本 采购交易成本占采购费用的百分比 每个员工的采购订单数量 设定的供应目标数量 人均培训学时数 向供应商询价 报价的数量 与之发展伙伴合作关系的供应商数量 d 与外部因素有关的绩效 供应环境 供应市场情况 重点关注采购供应预测和分析未来市场情况的能力 供应能力及激励 重点关注提高供应商能力和对供应商进行激励的措施方面 国内环境 基础设施 法律 设备及服务等 关注这些方面对采购绩效的影响 企业环
7、境 企业目标和战略 组织结构 关注采购供应部门在企业中的地位 与其它职能部门的关系 工作技术 重点关注IT在采购供应中的应用程度和效果 投入 资金 人员工资 IT投入 运行费用 专业信息服务的获得 等 人力资源 其它职能的过程投入 3 绩效评估指标 要对采购绩效进行评估 就是要用一些可度量的指标 将采购成果反映出来 并与目标进行比较 以对采购活动进行控制 从而达到改善采购工作的目的 1993年 500强的60位采购主管认为衡量采购绩效最重要的几条标准是 采供双方共同努力降低的材料成本 按材料和供应商分类 主要供应商按时送货的百分比 按材料分类 内部顾客满意度 集中采购带来的成本节约 材料次品率
8、 按材料和供应商分类 有文件证明的战略供应伙伴关系的改善 供应商的平均提前期 按材料分类 主要供应商认同采购方标准的百分比 恰当的长期合同数量 1 关于绩效指标的度量 为什么要度量 设定目标的需要 进行控制的需要 对未来环境进行预测的需要 三种度量方法 二选一 yes no 连续度量值 多项选择 好的度量方法应当 能反映要评估的绩效领域 清楚而明确的 易于计算 定性与定量相结合 2 与绩效领域相关的绩效指标举例 与公司级成果相关的绩效指标 4 采购绩效评估方法 确定采购绩效领域 确定采购绩效度量指标 明确绩效指标的度量方法 设定绩效目标 收集实际数据 计算绩效度量指标 反馈 控制 设定目标的基
9、础 与采购供应目标相联系 与公司目标相联系 过去的经验与现在的情况 行业标准 由第三方研究机构来制订和完善行业采购绩效标准 如CAPS CenterforAdvancedPurchasingStudies 1996年就制定出26个行业的采购绩效标准 其依据是每个行业10 20家大公司得到的公司经营数据 其提供的标准是平均数 标杆对比 Benchmark 良好目标的特征 与公司总目标相关联 有挑战但可实现 具体而明确 有时间限制 可测量性 5 供应商绩效评价 供应商绩效评估的目的是监控供应商的供应绩效 以发现是否需要对某个供应商的不良绩效采取立即的更正行为 如更换供应商或帮助提高供应商的能力 评
10、估的主要内容 质量 成本 交付 服务 每一方面要设定一系列的评估指标 常用的评估方法 分类法 加权评分法 成本比率法 1 分类法 建立一个评价指标 因素 列表 根据所定的指标 由采购供应及与供应商有接触的用户部门共同对供应商绩效进行评级 评级结果为 通过 未通过或待定 这种方法很简单 主观性强 所以适用于低价值 低风险的采购 2 加权评分法 制定评估指标的分值及评分标准 一般可采用百分制 3 成本比率法 通过计算与某一特定供应商相关的采购成本占其采购总价值的百分比 来评估供应商的绩效 对于成本比率的计算 可以按质量保证 交付保证 服务保证等方面分别计算 然后计算汇总成本比率 一个例子 这种方法
11、要求有一个精确的成本会计系统 可以将成本分解到单独的供应商交易上 4 关于评估周期与评估结果的应用 评估周期的长短要根据产品制造周期 供应商的供货周期与频率等因素而定 常用的评估周期 一年一次 每月一次 每季一次 半年一次 评估结果的应用 是否保留供应商的依据 增减订购量的依据 未来合作开发新产品的依据 开发 提高供应商能力的依据 付款的依据 年终奖励的依据 6 采购绩效评估结果的报告 要明确 报告的对象 报告的责任和渠道 多长时间报告一次 周报 月报 季报 年报 报告的主要内容 报告的方式等 报告的对象 高层管理者 为企业高层领导提供决策所需的信息 也让高层管理者了解采购业务的状况和绩效 企业内部用户部门相关部门 主要供应商和服务提供者 报告的形式 印发书面报告 向上汇报 公司网页等 没有任何绩效评价系统能做到一成变 因为顾客需求 采购供应方式 环境和投入都在改变 所以 应对评价系统进行定期检查 以适应不断变化的需求和条件 建立起适合企业自身特点与环境的绩效评估系统 讨论题 试分析评价采购绩效的关键标准 怎样获得信息来评估这些标准
